行政前台接待管理制度

行政前台管理制度

一、实施目的

为规范公司行政前台管理，树立良好的公司形象特制定本制度。

二、行政前台的工作职责

1、服从人事行政部的领导，按规定的程序与标准向接待来访客户；

2、负责前台电话的接听和转接，做好来电咨询工作，重要事项认真记录并传达给相关人员，不遗漏、不延误；

3、保持公司清洁卫生，展示公司良好形象，负责公司快递、信件、包裹的收发工作；

4、负责办公用品的盘点工作，做好登记存档；并对办公用品的领用、发放、出入库做好登记；不定时检查办公用品库存，及时做好后勤保障工作；

5、负责配合上级完成部分文件的打印、复印、文字工作；复印、打印等设备的使用与管理工作，合理使用，降低材料消耗；

6、熟练掌握公司概况和产品介绍，能够回答客人提出的一般性问题，提供常规的非保密信息；

7、负责公司文件、通知的分发，做好分发记录并保存；

8、维护前台区域内、接待区、接待室的整洁，不定时进行环境清洁；

9、执行公司考勤制度，负责员工的考勤记录汇总、外出登记；

10、对工作中出现的各种问题及时汇报，提出工作改进意见；

11、负责整理、分类、保管公司常用表格并依据实际使用情况进行增补；

12、做好会前准备、会议记录和会后内容整理工作，做好材料收集、档案管理等工作；

13、员工通讯地址和电话簿的更新和管理；

14、协助上级完成公司行政事务工作及部门内部日常事务工作；

15、协助上级进行内务、安全管理，为其他部门提供及时有效的行政服务；

16、协助人事行政部经理做好公司各部门之间的协调工作，积极完成上级交办的临时事务。

三、工作要求

1、行政前台应该遵守更加严格的作息时间，平时要在正常工作时间提前10分钟到岗，推迟20分钟下班。

2、行政前台在见到入门的领导、同事、宾客后须微笑打招呼问好（早），或起立点头微笑。

3、接待公司访客应礼貌安排座位并给客人倒水，再通知部门相关人员接见，属客户的对接相关部门，属于了解、洽谈产品合作情况的引导客户进入商学院或VIP室。

4、工作时间内严禁脱岗、串岗、提前离岗等行为，行政前台工作的特殊性决定了其离座不应该太久，一般不能超过10分钟。如工作中因公务需暂离工作岗位时，需及时通知其他同事替岗，并交待清楚。

5、保持前台工作区清洁、整齐，维持前台工作秩序，不浏览与工作不相干的网页、不聊天、不吃零食、不大声喧哗。

6、严格落实《办公管理制度》，仪表仪容要求整洁、端庄做到服装整洁、规范，言行举止温和、谦恭，使用文明用语，坐姿端正，站姿挺立。

7、行政前台不应使用前台电话拨打或接听私人电话，如接听私人电话，应尽可能快的结束通话。

8、办公桌面不得堆放与工作无关的私人物品，如私人照片、化妆镜等，随时保持前台桌面的干净整齐。

9、随时整理各种文件、报纸、杂志等物品，按部门及物品种类进行分类，物品柜中公私物品要分类放置。

10、负责接待室、接待区、会议室的整洁，并主动给相关人员倒茶水，会议结束后，立即清理会议室。

11、要热情、大方、活泼、自然，有问有答、待人礼貌，能办理的事项明确答复，对不能办理的说明理由，并婉言拒绝。

四、仪容仪表

1、服装：行政前台应着职业套装，服饰整齐端庄，搭配协调，每天上午九点前必须穿着好公司统一制服。

2、头发：要经常清洗，保持梳理整齐不零乱。

3、化妆：化淡妆，忌浓妆。