酒店档案管理规范 - 360文档中心

酒店日常档案管理制度

第一章总则第一条为加强酒店档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高酒店管理水平和服务质量，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的法律法规，结合本酒店实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于酒店所有部门和员工，是酒店档案管理的规范和依据。

第三条酒店档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中管理，便于利用；（三）规范操作，确保安全；（四）科学管理，提高效率。

第二章档案分类与归档第四条酒店档案分为以下类别：（一）文书档案；（二）会计档案；（三）人事档案；（四）工程档案；（五）设备档案；（六）客户档案；（七）其他档案。

第五条档案归档应遵循以下要求：（一）归档文件应齐全、完整，不得随意抽撤、伪造或销毁；（二）归档文件应按照档案分类标准进行分类；（三）归档文件应按照档案编号顺序排列；（四）归档文件应进行编号、登记、分类、装订等整理工作；（五）归档文件应注明归档时间、归档人、归档部门等基本信息。

第三章档案保管与维护第六条酒店应设立专门的档案室，配备必要的档案保管设施和设备，确保档案的安全和完好。

第七条档案保管应遵循以下要求：（一）档案室应保持通风、干燥，防止档案受潮、霉变；（二）档案柜应保持清洁、整齐，档案摆放有序；（三）档案应定期进行消毒、防虫、防鼠等处理；（四）档案应定期进行检查、整理，确保档案的完整性和准确性；（五）档案应实行严格的安全保卫制度，防止档案丢失、损毁。

第八条档案维护应遵循以下要求：（一）档案应定期进行数字化处理，实现档案的电子化管理；（二）档案数字化应遵循国家相关标准和规范；（三）档案数字化应确保档案的准确性和完整性；（四）档案数字化应定期进行备份，防止数据丢失。

第四章档案利用与查询第九条酒店档案应实行开放利用制度，确保档案的利用效率。

第十条档案查询应遵循以下要求：（一）查询档案应填写查询申请，说明查询目的、范围和用途；（二）查询档案应经档案管理人员审核批准；（三）查询档案应遵守保密规定，不得泄露档案内容；（四）查询档案应确保档案的完整性和准确性。

酒店档案管理规定

酒店档案管理规定1. 引言为了保障酒店的档案信息完整、准确、安全，并提高档案管理的效率，制定本酒店档案管理规定。

2. 适用范围本规定适用于酒店所有相关部门及员工，包括但不限于前台、客房部、人事部等。

3. 档案的定义档案是指酒店工作过程中产生的各类纸质或电子记录，包括合同、报表、人事档案等。

4. 档案管理的目标•维护酒店的资料完整性和准确性；•提高档案管理的效率；•保护档案的安全性和机密性；5. 档案管理的原则5.1. 完整性原则所有酒店档案应按照完整原件和副本的要求进行保存，并按照一定的分类和存储规则进行管理。

5.2. 准确性原则酒店档案管理人员应确保档案信息的真实、准确、完整。

5.3. 安全性原则酒店档案应妥善保管，防止遗失、损毁或非法获取。

5.4. 机密性原则酒店档案中的敏感信息应严格保密，仅限授权人员访问和使用。

6. 档案管理的流程6.1. 档案的收集酒店各部门应及时、准确地收集工作中所产生的相关档案，并交由专门的档案管理员进行管理。

6.2. 档案的分类和整理酒店档案应按照一定的分类标准进行整理，便于后续的查询和利用。

6.3. 档案的存储和保管酒店档案应按照一定的存储规则进行保管，包括使用防护手段、防火防潮等。

6.4. 档案的利用和查询酒店员工在进行档案查询和利用时，应按照相关规定提出申请，并经过审批后方可进行操作。

6.5. 档案的销毁酒店档案的销毁应按照一定的规定进行，在销毁前需进行相关审核，并做好销毁记录。

7. 档案管理的责任7.1. 酒店所有部门负责人对本部门档案的管理负有直接责任。

7.2. 档案管理员负责对酒店档案进行管理、整理、存储、查询等工作，并保障档案的安全性。

7.3. 酒店员工应按照相关规定正确使用和保管档案，并及时将工作中产生的档案移交给档案管理员。

8. 档案管理的监督和评估8.1. 酒店应定期对档案管理进行监督和检查，发现问题及时纠正。

8.2. 酒店应对档案管理工作进行定期评估，确定改进措施并加以落实。

酒店档案室规章制度

酒店档案室规章制度一、总则为规范酒店档案室管理，提高档案工作效率和安全性，特制定本规章制度。

二、档案室管理职责1. 档案室管理人员要保证档案室内档案的完整性和安全性，保障档案的保密性和准确性；2. 档案室管理人员要负责对档案室内档案的管理、整理、借阅和归档工作；3. 档案室管理人员要负责对档案室内设备的维护和安全管理。

三、档案室工作流程1. 档案室的开放时间为每周一至周五，上午9:00至下午5:00；2. 档案室内档案的管理采取电子化管理和实物管理相结合的方式，建立档案管理系统；3. 档案室内的档案应按照日期、部门、内容等分类存放，并建立详细的档案目录；4. 档案室管理人员应及时更新档案目录，保证档案的可查性和追溯性；5. 档案室内的档案借阅要求应填写借阅申请表，经审批后方可借阅档案；6. 档案室内的档案借阅时间不得超过3个工作日，逾期需重新申请借阅；7. 档案室内的档案应定期清理，将无用档案进行销毁或归档处理。

四、档案室安全管理1. 档案室内禁止带入易燃、易爆、腐蚀物品；2. 档案室内禁止吸烟、饮食，保持环境清洁；3. 档案室内应定期进行消防检查，保证消防设备完好；4. 档案室内应安装监控设备，以确保档案室的安全；5. 档案室内的门窗应随时关闭，确保档案室的安全性。

五、档案室信息安全管理1. 档案室内的档案信息仅限工作需要的人员查阅，不得外传；2. 档案室内的电子档案要采取加密措施，防止信息泄露；3. 档案室管理人员要签订保密协议，保护档案信息的安全；4. 档案室内的档案信息如遇丢失或泄露，需立即向上级主管报告并进行处理。

六、档案室管理人员的职责1. 档案室管理人员要遵守本规章制度，严格执行档案室管理规定；2. 档案室管理人员要不定期进行档案管理培训，提高管理水平；3. 档案室管理人员要定期检查档案室内档案的存放情况，保证档案的整齐和可查性；4. 档案室管理人员要及时处理借阅、归还、调取等工作，保障工作效率；5. 档案室管理人员要保证档案室内设备的正常运转和安全使用。

酒店人事档案管理规定

酒店人事档案管理规定为了更好地管理酒店人力资源，规范酒店人事档案管理工作，完善人事档案建设机制，提高档案信息的利用效率，保证酒店人事档案的合法性、真实性、完整性和保密性，特制定本规定。

一、适用范围本规定适用于全体员工的人事档案管理。

二、人事档案的建立和归档1.建立酒店员工档案的时机酒店员工档案应在其报到前一天审核通过后及时建立，包括个人基本信息、学历证书、职业资格证书、健康证明、身份证明及其他有关材料。

其中身份证复印件、就业登记证、学位证书等不宜存于员工本人手中。

2.人事档案资料的保存期限酒店员工档案要妥善保管，档案资料原则上永久保存，但凡因年限或其他原因需要销毁或转移的，需在规定时间内按规定程序办理。

3.人事档案的分级管理和归档酒店员工档案分为一、二、三级管理，分别对应不同的保密等级和查阅权限。

一级管理的员工档案，由人事部工作人员负责管理，对外不予开放，保密性极高。

二级管理的员工档案，由人事部工作人员负责管理，需要经过一定程序才能查阅。

三级管理的员工档案，由人事部工作人员负责管理，各部门经过授权可以进行查阅。

三、人事档案查询和使用员工本人不随意抽查、阅览、复制、泄露任何与自己无关的文件材料。

员工档案、档案转移、档案复制等必须有书面申请，经审批后方可查阅、使用。

资料中涉及法律、财务、纪检等方面文件材料必须在经过法律顾问、财务经理和纪检部门同意后，才能对外开放。

未经员工所知情书面同意，不得擅自向个人或单位提供个人档案内容。

四、人事档案的保密1.酒店员工档案应加强保密管理，确保档案信息的封存，不得随意泄露。

2.门卫、保洁员等工作人员在安全门岗位离岗前，必须关闭电脑并锁屏，离开岗位时酒店员工档案必须保持最高级别的密级。

如发现档案遗失或泄露，应立即报告人事部，并启动紧急保密预案。

五、违规处理1.如发现泄密或丢失行为，要及时上报有关主管部门，追查原因，做好身份审查，吸取教训，加强保密意识教育。

2.对于恶意泄露、盗用档案等违法行为，将移交公安机关处理。

酒店客房档案管理制度

一、目的与原则1. 目的为规范酒店客房管理，确保客房档案的完整、准确和安全，提高客房服务质量，特制定本制度。

2. 原则（1）集中统一管理：酒店客房档案由客房部统一管理，实现专人、专室、专柜管理。

（2）依法管理：遵循国家有关档案管理的法律法规，确保档案管理的合法合规。

（3）科学管理：运用现代管理手段，提高档案管理效率。

（4）安全保密：加强档案安全管理，确保档案信息不泄露。

二、档案管理机构及职责1. 管理机构酒店客房档案由客房部负责管理，设立客房档案室，配备专职档案管理人员。

2. 职责（1）客房部负责制定客房档案管理制度，并组织实施。

（2）客房档案室负责客房档案的收集、整理、保管、借阅、销毁等工作。

（3）专职档案管理人员负责具体执行档案管理工作，包括档案的收集、整理、归档、查询、销毁等。

三、档案收集与整理1. 收集范围（1）客房入住登记表；（2）客房维修记录；（3）客房设施设备使用记录；（4）客房安全检查记录；（5）客房员工培训记录；（6）客房投诉处理记录；（7）客房合同、协议等文件；（8）其他与客房管理相关的资料。

2. 整理要求（1）档案资料应分类存放，便于查阅；（2）档案资料应按照时间顺序排列，确保档案的连续性；（3）档案资料应采用规范的档案编号和标签；（4）档案资料应定期进行整理、归档。

四、档案保管与利用1. 保管要求（1）客房档案室应保持通风、干燥、防潮、防尘、防虫、防鼠、防火、防盗等；（2）档案资料应定期进行检查，发现问题及时处理；（3）档案资料不得擅自借阅、复制、泄露；（4）档案管理人员应妥善保管档案资料，确保档案安全。

2. 利用要求（1）客房档案的查阅、复制等需经客房部负责人批准；（2）查阅档案时，应遵守档案查阅规定，不得损坏、丢失档案资料；（3）客房档案的借阅、复制等需填写借阅单，并注明用途。

五、档案销毁1. 销毁范围（1）已过保管期限的档案；（2）无保存价值的档案；（3）经鉴定确需销毁的档案。

酒店档案管理规定（4篇）

酒店档案管理规定一、总则为规范酒店档案的管理工作，确保档案的完整性、准确性和保密性，提高档案利用效率，制定本规定。

二、档案管理机构1. 酒店应设立档案管理机构，负责酒店档案的管理和维护工作。

档案管理机构的组织架构和职责由酒店依据实际情况自行确定，并报酒店管理层备案。

2. 档案管理机构应配备专业的档案管理人员，具备相关的档案管理知识和技能，并定期进行培训。

三、档案的归档与整理1. 酒店的各类档案按照文件形式进行归档，按照文件目录结构进行分类。

归档的标准和方法由档案管理机构制定并实施。

2. 酒店档案应按照归档时间和文件编号等进行整理，保证档案的有序性和可检索性。

3. 档案管理机构应定期对档案进行巡检和整理，确保档案的完整性和准确性。

四、档案的保管与利用1. 酒店档案应设立专门的档案库进行保管，确保档案的安全和完好无损。

2. 档案的利用需经过授权，并严格按照档案管理规定进行操作。

档案管理机构应制定档案利用流程和操作规程，并对档案利用人员进行培训和监督。

3. 档案管理机构应制定档案利用申请和审批制度，并建立利用档案的登记和统计制度。

4. 档案的外借需要经过酒店管理层的审批，并按照规定的借阅期限和借阅范围进行操作。

五、档案的检索与索引1. 酒店档案应进行索引和编目，建立档案检索系统。

检索系统应具备高效、准确和便捷的功能。

2. 档案管理机构应制定档案检索和索引的规则和标准，并对档案管理人员进行培训。

3. 档案检索应坚持“谁档案、谁负责”的原则，确保档案的安全和完整性。

六、档案的保密与销毁1. 酒店档案的保密工作应严格按照相关法律、法规和规定执行。

2. 档案管理机构应制定档案保密制度，并对档案管理人员进行保密教育和培训。

3. 档案管理机构应制定档案销毁的规则和标准，并按照规定的程序和时间进行销毁。

销毁的档案应做好记录和备份工作。

七、档案管理的监督与评估1. 酒店管理层对档案管理工作应加强监督，确保档案管理规定的执行。

酒店前台客人档案管理制度

一、目的为规范酒店前台客人档案的管理，确保客人信息的安全、准确和完整，提高服务质量，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于酒店前台所有客人档案的管理工作。

三、客人档案内容1. 基本信息：姓名、性别、年龄、身份证号码、联系方式、职业、国籍等；2. 预订信息：预订日期、入住日期、离店日期、房型、房价、预付款项等；3. 入住信息：入住时间、入住人数、付款方式、押金金额等；4. 特殊需求：房间内设施需求、餐饮需求、特殊服务需求等；5. 联系人信息：紧急联系人姓名、联系方式、关系等；6. 客人反馈：对酒店服务的评价、投诉、建议等。

四、客人档案管理职责1. 前台接待员：负责客人档案的收集、录入、更新、查询等工作；2. 部门主管：负责监督、指导前台接待员做好客人档案管理工作；3. 信息技术部：负责客人档案系统的维护、更新和升级；4. 人力资源部：负责对前台接待员进行相关培训，提高其业务水平。

五、客人档案管理流程1. 客人预订：客人通过电话、网络或其他方式预订房间，前台接待员收集客人信息，录入系统；2. 客人入住：客人到达酒店后，前台接待员核对客人信息，办理入住手续，更新客人档案；3. 客人离店：客人离店时，前台接待员核实客人付款情况，结清账单，更新客人档案；4. 客人反馈：客人离店后，前台接待员收集客人反馈信息，更新客人档案；5. 档案查询：各部门需查询客人信息时，经部门主管批准后，前台接待员提供查询服务。

六、客人档案保密1. 严格保密客人档案，不得向无关人员泄露；2. 前台接待员对客人档案负有保密责任，不得擅自向他人透露客人信息；3. 部门主管定期检查客人档案保密情况，发现问题及时处理。

七、客人档案存档1. 客人档案应按照规定期限进行存档，确保客人信息的完整性；2. 存档客人档案应分类整理，便于查阅；3. 存档客人档案应妥善保管，防止丢失、损坏。

八、附则1. 本制度自发布之日起施行；2. 本制度由酒店前台部负责解释；3. 酒店其他部门应积极配合前台部做好客人档案管理工作。

酒店档案管理制度

酒店档案管理制度第一章总则第一条为加强酒店档案管理，确保档案资料的完整、准确、及时和安全，提高档案利用率，根据国家档案管理法律法规和酒店实际情况，制定本制度。

第二条酒店档案是指酒店在经营活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文档等不同形式的历史记录。

第三条酒店档案管理实行统一领导、分级负责、分类管理、安全保密的原则。

第四条酒店档案管理部门负责酒店档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

第五条酒店全体员工应严格遵守档案管理制度，维护档案的完整与安全。

第二章档案的收集与整理第六条酒店各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和归档工作。

第七条档案收集范围包括：（一）酒店经营活动中形成的合同、协议、报告、总结、计划等文件；（二）酒店内部管理制度、会议纪要、通知等文件；（三）酒店员工档案、培训、考核、奖惩等人事资料；（四）酒店财务报表、审计报告、会计凭证等财务资料；（五）酒店客户资料、投诉处理、售后服务等客户服务资料；（六）酒店工程图纸、设备资料、维修记录等工程资料；（七）酒店营销活动、宣传材料、广告文案等市场营销资料；（八）酒店其他具有保存价值的资料。

第八条档案整理应遵循以下原则：（一）分类清晰，便于检索；（二）文件齐全，内容完整；（三）顺序合理，便于查阅；（四）格式统一，便于管理。

第三章档案的归档与保管第九条酒店档案管理部门负责档案的归档工作，归档时间一般为每年12月底前。

第十条档案归档应遵循以下程序：（一）部门档案整理完成后，由部门负责人签字确认；（二）将档案移交档案管理部门；（三）档案管理部门对归档档案进行审核，确保档案齐全、完整、规范；（四）档案管理部门对审核通过的档案进行编号、登记，并按照档案分类和保管期限进行归档。

第十一条档案保管应遵循以下原则：（一）档案保管场所应安全、整洁、通风、防潮、防虫、防鼠、防火、防盗；（二）档案应按照保管期限分类存放，长期、短期、永久档案分开保管；（三）档案应按照编号顺序排列，便于查找；（四）档案应定期检查、维护，确保档案安全。

酒店的档案管理制度

一、总则为加强酒店档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家档案法律法规和行业规定，结合酒店实际情况，特制定本制度。

二、档案管理范围1. 酒店内部管理制度、政策文件、规章制度等；2. 酒店经营、管理、服务等各类合同、协议、函件等；3. 酒店财务、人事、设备、工程等各项报表、凭证、资料等；4. 酒店营销、公关、宣传、活动等各类资料；5. 酒店顾客信息、客房预订、入住登记等客史档案；6. 酒店员工培训、考核、奖惩等人事档案；7. 酒店各部门、各岗位的日常工作记录、文件资料等。

三、档案管理职责1. 酒店档案管理部门负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作；2. 各部门、各岗位负责按照档案管理要求，及时、准确地收集、整理、归档本部门、本岗位的档案；3. 档案管理人员负责档案的日常管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。

四、档案管理流程1. 收集：各部门、各岗位按照档案管理要求，及时、准确地收集各类档案；2. 整理：档案管理人员对收集到的档案进行分类、编目、整理，确保档案的有序；3. 归档：档案管理人员将整理好的档案按照规定时间、规定程序归档；4. 保管：档案管理人员负责档案的保管工作，确保档案的安全；5. 鉴定：档案管理人员定期对档案进行鉴定，对失去保存价值的档案进行销毁；6. 利用：档案管理人员根据酒店实际需求，提供档案查阅、复制等服务。

五、档案安全与保密1. 档案管理人员应严格执行档案保密制度，对涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的档案，应严格保密；2. 档案库房应配备必要的防火、防盗、防潮、防虫等设施，确保档案安全；3. 档案管理人员应定期对档案库房进行检查，发现安全隐患及时报告并采取措施。

六、档案信息化管理1. 酒店应积极推进档案信息化建设，建立电子档案管理系统，实现档案的数字化、网络化、智能化；2. 档案管理人员应熟练掌握电子档案管理系统，确保档案信息的准确、完整和安全；3. 档案管理人员应定期对电子档案进行备份，确保档案数据的长期保存。

酒店档案管理规定模版

酒店档案管理规定模版第一章总则第一条为加强酒店档案管理，规范档案工作，提高信息化水平，保障酒店正常运营，根据国家有关法律法规，制定本规定。

第二条酒店档案管理应遵循依法、合规、科学、规范的原则，确保档案安全、完整、准确、可控。

第三条酒店档案管理的目标是建立高效、便捷的档案管理体系，提升信息化水平，促进酒店发展。

第四条酒店档案管理的范围包括酒店基本情况档案、客户档案、员工档案、运营档案等。

第五条酒店档案管理应建立相应的档案管理制度，明确责任和权限，保证档案的有序管理。

第六条酒店确保档案安全，应加强档案的保管、传输和销毁，防止遗失、泄密、损毁的发生。

第七条酒店档案管理应利用现代信息技术手段，提高档案管理效率，降低管理成本。

第八条酒店档案管理应遵守有关法律法规，不得私自销毁、篡改、丢失档案信息。

第二章档案管理制度第九条酒店应建立档案管理制度，明确档案的收集、整理、传输、保管和利用等具体流程和要求。

第十条酒店应指定专人负责档案管理工作，明确责任和权限，确保档案管理工作顺利进行。

第十一条酒店应制定档案收集计划，明确各类档案的归属和归档要求，保证档案及时收集、整理和交接。

第十二条酒店应建立档案数字化管理系统，实现档案信息的统一管理、快速检索和安全传输。

第十三条酒店应加强档案保管，保证档案的安全和完整。

档案室应设有专门的防火、防潮、防盗设备。

第十四条酒店档案应定期进行备份和存档，确保档案信息的完整和可恢复性。

第十五条酒店应合理利用档案，推动信息共享和利用，提供数据支持和决策参考。

第三章档案管理流程第十六条酒店档案管理流程分为收集、整理、传输、保管、利用和销毁六个环节。

第十七条酒店应及时收集各类档案，并进行分类和目录编制，确保档案的有效整理和管理。

第十八条酒店档案的传输应采用安全可靠的方式，确保档案信息的准确性和完整性。

第十九条酒店档案的保管应符合档案保密的要求，建立档案保管目录，完善档案管理系统。

第二十条酒店档案的利用应遵循依法、合规、科学、规范的原则，明确利用权限和范围。

酒店旅社档案管理制度

第一章总则第一条为加强酒店旅社档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本酒店旅社实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本酒店旅社所有档案的管理工作，包括文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案、电子档案等。

第三条酒店旅社档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的完整、准确，不得损毁、伪造、篡改档案；2. 安全性原则：采取有效措施，确保档案的安全，防止档案丢失、损毁和泄密；3. 有效性原则：提高档案的利用率，为酒店旅社的经营管理、决策提供依据；4. 规范性原则：按照国家档案管理的相关规定，建立健全档案管理制度，规范档案管理工作。

第二章档案分类与编号第四条档案分类应遵循以下原则：1. 按档案内容分类；2. 按档案形成者分类；3. 按档案保管期限分类。

第五条档案编号应采用统一编号方法，编号应包括分类号、年度号、顺序号。

第三章档案收集与整理第六条档案收集应遵循以下原则：1. 全面性原则：收集应包括酒店旅社所有业务活动和管理的各类档案；2. 及时性原则：及时收集各类档案，确保档案的完整性和准确性；3. 真实性原则：收集的档案应真实反映酒店旅社的业务活动和管理工作。

第七条档案整理应遵循以下原则：1. 按照档案分类、编号和保管期限的要求进行整理；2. 按照时间顺序排列，确保档案的连续性和完整性；3. 对档案进行编号、编目、归档等工作。

第四章档案保管与利用第八条档案保管应遵循以下原则：1. 专用库房原则：设立专用档案库房，保持库房通风、防潮、防虫、防鼠、防火、防盗等；2. 分级保管原则：根据档案的保管期限和重要性，实行分级保管；3. 定期检查原则：定期对档案进行检查，确保档案的安全和完整。

第九条档案利用应遵循以下原则：1. 依法利用原则：按照国家档案管理的相关规定，依法提供档案利用；2. 保密原则：对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格控制利用；3. 便民原则：为利用者提供便捷的档案查询、复制等服务。

酒店订房中心档案管理规定

酒店订房中心档案管理规定酒店订房中心是酒店服务的重要组成部分，其档案管理是酒店管理的重要组成部分，对保障酒店服务和管理效率具有重要意义。

为此，酒店订房中心应制定相应的档案管理规定，以规范档案的管理，做到便于查找、更新、保护和归档，以下是酒店订房中心档案管理规定。

一、档案的分类与归档1、酒店订房中心的档案应按照时间、内容分类，并设有防火、防潮、防虫、防盗措施。

2、按照时间分类。

将档案分为当年档案和历史档案。

当年档案每月底归档，历史档案将按5年、10年、15年的时间段分批归档。

3、按照内容分类。

将档案分为客户订房档案和酒店房态档案。

客户订房档案包括客户信息、预订信息、房态信息、入住信息等；酒店房态档案包括房态表、历史入住情况、协议单位及房态等。

二、档案的存放1、档案应在专门的档案室内存放，并应设有防火、防潮、防虫、防盗设施。

2、档案室温度应控制在18℃到22℃之间，相对湿度应在50%到60%之间。

3、档案柜门应加安全锁，档案柜内部设有小金属格为存放贵重物品。

4、档案室应当定期清扫、通风，定期消毒，保证档案空气环境的清洁。

三、档案的更新1、对于新订的房间预订，应当及时记录，做到即时更新，确保记录完整准确。

2、对于更改或取消房间预订的情况，应当及时更新档案，旧档案应当标注更改、撤回或取消等情况。

3、对于客户信息变更、协议单位变更等情况，应及时更新档案，确保档案信息准确完整。

四、档案的借阅和归还1、档案室负责人应建立借阅制度，如有需要借阅档案，须提出借阅申请，并经档案室负责人同意后方可借阅。

2、借阅者应持有借阅申请单和有效证件，并按期归还档案，若因特殊原因未能按时归还，应按规定缴纳费用。

3、借阅期限应根据需要合理设置，并在借阅记录中注明借阅期限，并提前通知借阅者。

4、档案归还应由档案室负责人审核并记录归还记录，确保档案完整归档。

五、档案管理的安全1、档案室门禁应由专人控制，严禁“门禁卡跑腿”。

2、密切关注档案室内是否有人员进出、异常情况等，并及时上报，保障档案安全。

酒店档案管理规定范本

酒店档案管理规定范本第一章总则第一条为规范酒店档案管理工作，提高档案利用效率，加强档案保管和使用，制定本规定。

第二条本规定适用于酒店的档案管理工作，包括酒店门店、总部及分支机构的档案管理。

第三条酒店档案管理应遵循依法、规范、科学、高效的原则，确保档案资料的完整性、真实性、及时性和可靠性。

第四条酒店档案管理工作应建立健全相应的内部管理制度，完善保密措施，确保档案资料的安全和防止丢失。

第五条酒店档案管理工作应充分利用现代信息技术手段，提高档案管理的科技化水平。

第六条酒店档案管理应加强对员工的培训和学习，提高他们的档案管理意识和能力。

第二章档案管理制度第七条酒店应建立档案管理制度，明确档案的组织结构、职责分工和工作流程。

第八条酒店档案管理制度应包括以下内容：（一）档案的归档、整理、检索、借阅和销毁等程序的规定；（二）档案的保管期限和存放场所的规定；（三）档案的电子化管理和信息共享的规定；（四）档案的借阅权限和审批程序的规定；（五）档案的安全保密措施和防火措施的规定；（六）档案管理违规行为的处理办法。

第九条酒店应建立档案管理流程，明确档案工作的每个环节，包括档案的收集、整理、归档、借阅、销毁和备份等。

第十条酒店档案管理工作应实行责任制，明确各级管理人员的责任和权限。

档案管理工作由专人负责，实行定岗定责。

第三章档案管理措施第十一条酒店应建立档案室或档案存放区，保证档案的安全和整洁。

第十二条酒店档案应按照分类、编号、盘点和编研等要求进行整理和管理，确保档案的有序性和可检索性。

第十三条酒店档案管理应实行电子化管理，建立酒店档案数据库，便于信息的检索和共享。

第十四条酒店档案应定期进行备份，确保档案信息的安全和可靠性。

第十五条酒店档案的销毁应按照相关规定进行，严禁私自销毁档案。

第十六条酒店档案应保证档案的保密性，严格控制档案的查阅和复制。

第十七条酒店档案管理工作应定期进行自查和督导，发现问题及时整改。

第四章档案利用与服务第十八条酒店档案管理部门应建立档案利用和服务制度，为相关部门和个人提供档案查询和复制服务。

酒店人员档案管理制度

一、总则为了加强酒店人员管理，提高酒店服务质量，确保酒店各项工作的顺利进行，特制定本制度。

本制度适用于酒店全体员工，包括但不限于前台接待、客房服务、餐饮服务、安保人员等。

二、档案管理原则1. 完整性原则：酒店人员档案应全面、准确地反映员工的个人基本信息、工作经历、培训记录、奖惩情况等。

2. 及时性原则：档案管理人员应及时更新员工档案信息，确保档案的时效性。

3. 安全性原则：加强档案保密工作，确保档案安全，防止信息泄露。

4. 规范性原则：严格按照国家有关法律法规和酒店内部规定，规范档案管理工作。

三、档案管理职责1. 酒店人力资源部负责制定酒店人员档案管理制度，并对档案管理工作进行监督、检查和指导。

2. 各部门负责人负责对本部门员工的档案进行管理，确保档案的完整、准确和及时。

3. 档案管理人员负责具体实施档案管理工作，包括档案的收集、整理、归档、查询、借阅等。

四、档案管理内容1. 基本信息档案：包括员工姓名、性别、出生日期、民族、身份证号码、学历、婚姻状况、联系方式等。

2. 工作经历档案：包括员工入职时间、离职时间、工作部门、职位、工作表现、绩效考核等。

3. 培训记录档案：包括员工参加的各类培训课程、培训时间、培训内容、培训效果等。

4. 奖惩记录档案：包括员工获得的各类奖励、处罚情况等。

5. 合同档案：包括员工劳动合同、保密协议、竞业禁止协议等。

6. 其他相关档案：如员工健康证明、社保缴纳证明等。

五、档案管理流程1. 收集档案：各部门负责人负责收集本部门员工的档案材料，并按照规定格式进行整理。

2. 整理档案：档案管理人员对收集到的档案材料进行分类、编号、整理，确保档案的完整性和准确性。

3. 归档：将整理好的档案材料按照档案目录进行归档，并建立档案目录索引。

4. 查询：档案管理人员负责为各部门提供档案查询服务，确保档案的及时性和有效性。

5. 借阅：员工需借阅档案时，需填写借阅申请，经相关部门负责人审批后，方可借阅。

酒店宾客档案管理规范

酒店宾客档案管理规范随着社会的发展，人们的休闲娱乐方式越来越多样化，酒店成为人们休闲娱乐的一个重要场所。

在酒店中，宾客档案是非常重要的一部分，是酒店管理的重要组成部分之一。

酒店宾客档案是记录客人身份信息和住店行为的重要文件，这不仅是酒店运营的必要依据，还是保护客人权益、提升酒店形象的重要保障。

因此，酒店宾客档案管理规范显得尤为重要。

一、酒店宾客档案的构成酒店宾客档案是由客人的个人信息和住店行为信息构成的。

客人的个人信息包括姓名、性别、年龄、身份证号、住址、电话、职业等；住店行为信息包括住店时间、房间号、住店费用、客房消费记录等。

二、酒店宾客档案的管理流程1、客人登记客人在酒店办理入住手续时，需要填写登记表，登记表中要写明客人的基本信息和住店行为信息。

2、客人身份验证酒店需要验证客人身份，确保客人提供的身份证明文件真实有效。

如客人没有身份证明文件，酒店可以根据客人的形象特征或者其他有效证件进行身份验证。

3、信息存储客人填写的登记表需要存储到宾客档案中，宾客档案要求数据真实、完整、准确、保密。

酒店要建立专门的宾客档案管理制度，规定文件的存储周期、保密性、档案处置等问题。

4、信息查询酒店工作人员需要在客人离店前查询宾客档案，以确保客人住店经历的准确性。

如果发现宾客档案中存在错误信息，甚至是重要信息遗漏，酒店工作人员应当及时告知客人修改或补充相关信息。

三、酒店宾客档案管理的注意事项1、保障客人的个人隐私权酒店要严格遵守国家相关法律法规，保障客人的个人隐私权。

客人的个人信息只用于服务客人本人，不得泄露给第三方。

2、严格管理宾客档案酒店要建立健全的宾客档案管理制度，制定具体的档案保管规定，并对相关人员进行培训和宣传，确保所有工作人员对宾客档案保密工作的认识和意识。

3、建立健全的档案安全保障措施酒店应该采用完善的信息管理系统和安全技术手段，加强数据备份和紧急应对措施，确保宾客档案的安全。

四、结论在如今这个数字化时代，酒店宾客档案管理规范已经成为酒店管理中一个不可或缺的部分。

酒店客户档案管理制度模板

一、总则第一条为加强酒店客户档案管理，提高客户服务质量，保障酒店经营活动的顺利进行，特制定本制度。

第二条本制度适用于酒店所有部门，涉及客户档案的收集、整理、归档、保管、使用等各个环节。

二、档案收集第三条客户档案的收集应遵循真实性、完整性、及时性原则。

第四条客户档案的收集渠道包括：1. 客户入住登记；2. 客户预订信息；3. 客户投诉及建议；4. 客户反馈调查；5. 社交媒体及网络平台信息；6. 其他相关渠道。

三、档案整理第五条客户档案的整理应按照以下要求进行：1. 按照档案类别进行分类，包括基本信息、入住记录、消费记录、投诉记录、评价记录等；2. 档案资料应按照时间顺序排列；3. 客户档案的纸质文件和电子文件应分别归档；4. 客户档案的整理应确保信息的准确性和完整性。

四、档案归档第六条客户档案的归档应遵循以下规定：1. 归档时间：客户档案应在收集整理后及时归档；2. 归档地点：客户档案应存放在酒店档案室，并由专人负责管理；3. 归档方式：客户档案应按照档案类别、时间顺序等进行排列，确保查阅方便。

五、档案保管第七条客户档案的保管应遵循以下要求：1. 保管环境：档案室应保持恒温、恒湿、防潮、防虫、防火、防盗等条件；2. 保管设施：档案室应配备必要的档案柜、文件架等保管设施；3. 保管人员：档案室应配备专职或兼职档案保管人员，负责档案的日常管理；4. 保管期限：客户档案的保管期限根据国家档案管理相关规定执行。

六、档案使用第八条客户档案的使用应遵循以下规定：1. 使用权限：酒店各部门在办理业务时，需经档案保管人员审核，方可查阅、复制客户档案；2. 使用范围：客户档案的使用仅限于酒店内部，不得对外泄露；3. 使用方式：查阅、复制客户档案应填写《档案查阅申请表》，并经档案保管人员审批。

七、附则第九条本制度由酒店行政部门负责解释。

第十条本制度自发布之日起实施。

附件：1. 客户档案收集表2. 客户档案整理表3. 客户档案归档表4. 档案查阅申请表。

酒店档案管理制度

酒店档案管理制度1. 引言酒店档案管理制度旨在规范酒店档案的收集、保存和利用，并确保相关信息的安全性和保密性。

本制度适用于酒店内所有档案工作人员。

2. 档案收集和归档- 档案工作人员负责收集、整理和归档酒店相关档案。

包括但不限于客户信息、员工档案、合同文件等。

- 档案必须按照一定的分类和编号系统进行归档，以便于查找和管理。

- 归档完成后，应及时将档案存放在指定的安全存储设施中，并制定存储期限和销毁规定。

3. 档案查阅和利用- 酒店内部各部门可以根据需要查阅和利用档案，但必须符合权限控制规定，严禁私自查阅和利用他人档案。

- 档案工作人员应对外部人员的查阅申请进行审核，确保符合相关法律法规和酒店内部规定。

4. 档案保密- 档案工作人员必须严守档案保密责任，对涉及个人隐私和商业机密的档案信息进行保密。

- 在处理档案时应采取必要的安全措施，如加密、密码保护等，防止信息泄露和不当使用。

5. 档案销毁- 按照存储期限和销毁规定，档案工作人员应及时销毁不再需要保存的档案。

- 档案销毁必须遵循相关法律法规和档案管理制度的规定，并且应有明确的记录和证明。

6. 监督和评估- 酒店将建立监督机制，定期对档案管理制度的执行情况进行评估，并及时纠正发现的问题和不足。

- 档案管理人员应接受培训，提高档案管理水平和业务能力。

7. 附则本制度的修订和补充以及档案管理相关事宜的具体操作细则，由酒店档案管理委员会负责制定和解释。

以上为酒店档案管理制度的基本内容，酒店档案工作人员应按照该制度执行，确保档案工作的规范和有效性。

酒店档案管理制度范本

第一章总则第一条为规范酒店档案管理工作，提高档案管理水平，确保档案的真实性、完整性、准确性和安全性，特制定本制度。

第二条本制度适用于酒店内部所有档案的管理工作，包括但不限于文书档案、工程档案、财务档案、人力资源档案、客户档案等。

第三条酒店档案管理应遵循国家档案管理法规，坚持“统一领导、分级管理、集中保管、方便利用”的原则。

第二章档案管理机构及职责第四条酒店设立档案室，负责酒店档案的收集、整理、保管、利用和销毁工作。

第五条档案室设立档案管理员，负责档案管理的日常工作，其主要职责如下：（一）负责制定和实施酒店档案管理制度，确保档案管理工作的规范化、制度化。

（二）负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。

（三）负责档案的查询、借阅、复制、利用等工作。

（四）负责档案室的安全保卫工作，确保档案资料的安全。

（五）负责档案管理人员的培训工作。

第三章档案收集与整理第六条酒店各部门应按照档案收集范围和标准，及时、完整地收集各类档案。

第七条档案收集范围包括：（一）酒店各类会议记录、文件、报告、请示、批复等文书档案。

（二）酒店工程建设、维修、改造等相关档案。

（三）酒店财务报表、凭证、账簿等财务档案。

（四）酒店人力资源档案，包括员工入职、离职、培训、考核等资料。

（五）酒店客户档案，包括客户基本信息、消费记录、服务评价等。

第八条档案整理应按照档案分类、编号、编目等要求进行，确保档案的有序存放。

第四章档案保管与利用第九条档案保管应遵循以下原则：（一）分类存放，便于查找。

（二）妥善保管，防止损坏、丢失。

（三）定期检查，发现问题及时处理。

第十条档案利用应遵循以下规定：（一）档案借阅需经档案管理员批准，填写借阅单。

（二）借阅档案应妥善保管，不得擅自复制、翻印、泄露。

（三）借阅档案应在规定时间内归还。

第五章档案鉴定与销毁第十一条档案鉴定应按照国家档案管理法规和酒店实际情况进行，鉴定结果报酒店领导审批。

第十二条应销毁的档案，需经档案管理员鉴定，并填写销毁清单，经酒店领导审批后销毁。

酒店文件档案管理制度

第一章总则第一条为加强酒店文件档案的管理，确保文件档案的完整、准确、安全和有效利用，提高酒店管理水平和办公效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于酒店所有文件档案的管理工作，包括但不限于行政文件、财务文件、人力资源文件、工程文件、客史档案等。

第三条文件档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保文件档案的完整、系统，不得遗失、损坏或篡改。

2. 准确性原则：文件档案内容应真实、准确，符合国家法律法规和酒店规章制度。

3. 安全性原则：采取有效措施，确保文件档案的物理和信息安全。

4. 有效性原则：提高文件档案的利用率，为酒店各项工作提供有力支持。

第二章文件档案的分类与归档第四条文件档案按照内容、形式、来源等不同标准进行分类。

1. 按内容分类：分为行政文件、财务文件、人力资源文件、工程文件、客史档案等。

2. 按形式分类：分为纸质文件、电子文件、声像文件等。

3. 按来源分类：分为内部文件、外部文件、报送文件等。

第五条文件档案的归档范围包括：1. 酒店内部产生的文件档案；2. 酒店与其他单位、个人之间的往来文件；3. 酒店报送上级单位、政府部门、行业协会的文件；4. 酒店接收上级单位、政府部门、行业协会下发的文件；5. 酒店与其他单位、个人之间的协议、合同等。

第六条文件档案的归档要求：1. 归档文件应按照分类、时间、顺序排列；2. 归档文件应注明文件编号、名称、来源、页数、密级等基本信息；3. 归档文件应使用统一的文件袋、文件夹，并贴上标签；4. 归档文件应定期进行整理、清理，保持档案室整洁有序。

第三章文件档案的保管与利用第七条文件档案的保管：1. 档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设施，确保文件档案的安全；2. 文件档案应按照密级进行分类保管，非涉密文件可对外借阅；3. 档案员应定期检查文件档案的保管情况，发现问题及时处理；4. 档案员应做好文件档案的登记、统计工作，确保档案信息的准确性。

第八条文件档案的利用：1. 酒店员工需查阅文件档案时，应填写借阅单，经档案员审批后方可借阅；2. 借阅文件档案时，应爱护档案，不得折叠、涂改、损坏；3. 借阅文件档案应在规定时间内归还，如需延长借阅期限，应提前办理手续；4. 档案员应定期对借阅情况进行统计，确保文件档案的完整性和利用率。

酒店日常档案管理制度

一、目的与意义为规范酒店档案管理工作，确保档案资料的真实性、完整性、安全性，提高档案管理效率，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于酒店各部门、各岗位在日常工作中产生的各类档案资料。

三、档案分类与归档1. 档案分类：根据档案的性质、内容、用途等，将档案分为以下几类：（1）行政管理档案；（2）人力资源档案；（3）财务管理档案；（4）市场营销档案；（5）客房管理档案；（6）餐饮管理档案；（7）设备设施管理档案；（8）安全保卫档案；（9）其他档案。

2. 归档要求：（1）各类档案应按照档案分类进行整理、归档；（2）档案资料应齐全、完整，无缺漏；（3）档案资料应按照时间顺序排列，便于查阅；（4）档案资料应按照规定格式填写，字迹清晰，不得涂改、伪造；（5）电子档案应进行备份，确保数据安全。

四、档案管理职责1. 部门职责：（1）各部门负责人对本部门档案管理工作负责，确保档案资料的真实性、完整性、安全性；（2）各部门应建立健全档案管理制度，明确档案管理人员职责；（3）各部门应定期对档案资料进行清理、归档。

2. 档案管理人员职责：（1）负责档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作；（2）负责档案资料的分类、编号、编目等工作；（3）负责档案资料的查询、借阅、归还等工作；（4）负责档案资料的数字化处理和备份工作；（5）负责档案管理制度的宣传、培训和监督检查工作。

五、档案保管与利用1. 保管要求：（1）档案资料应存放在安全、通风、防潮、防虫、防尘、防盗的场所；（2）档案资料应按照规定期限进行保存，不得随意销毁；（3）档案资料应定期进行清点、核对，确保档案资料齐全、完整。

2. 利用要求：（1）档案资料查阅需填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后方可查阅；（2）查阅档案资料时，应爱护档案资料，不得损坏、涂改、伪造；（3）查阅档案资料后，应将档案资料归还原位，并办理归还手续。

六、奖惩措施1. 对遵守档案管理制度、认真履行档案管理职责的部门和个人给予表彰和奖励；2. 对违反档案管理制度、造成档案资料丢失、损坏的部门和个人，给予批评教育，并按相关规定进行处理。