公司档案管理规定

公司档案管理规定 Document number：NOCG-YUNOO-BUYTT-UU986-1986UT

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XXX文件归档制度

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1、目的

加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。

2、适用范围

适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。

3、术语和定义

档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。

4、职责

办公室档案管理员

负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理和项目档案管理。

学习和贯彻执行国家关于档案管理的法令、政策、规定；

建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；

收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。

各职能部门负责人

负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识，及时上交办公室存档。负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知办公室档案管理员；

生产部、化验室、财务部负责管理运营过程中质量管理体系相关记录及文件保存。

常务副总经理

负责对公司档案日常管理工作监督检查以及相关制度流程、方案、报告的审批。

总经理

负责公司档案管理工作的决策和考核。

5、内容

文件、资料的来源和范围：接收、发放，内部文件和外来文件

公司文件、资料归档的范围和归档分类

公司文件归档的编制及编号：公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合：统一归类、轻重有别、一案一号、便利查阅和保管的原则。遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。“C”一般级文档包含：公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和方针、各类通知、任命、年度总结和领导讲话、一般会议资料等。

“B”重要级文档包含：公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、人事薪资档案资料、劳动合同、技术资料、财务资料等。

“A”机密级文档包含：内控的公司经营发展大纲计划、战略性合作协议及其合同。

档案资料的日常管理

文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用。

文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在档案柜中。

电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。

档案借阅

借阅权限：填写《档案借阅审批单》办理借阅手续。

机密级：机密档案需经总经理批准。

重要级：重要级档案需经副总经理批准。

一般级：一般级档案借阅由部门经理批准，借阅其他部门的档案除本部门经理审核外，还需其他部门经理审核。

借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅登记表》。借阅档案原件只限在档案室，不能带出，必须带出档案室查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；

档案外借一般只借复印件，需借原件者须经董事长或总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；

借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；

借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；

外单位借阅档案，应持单位介绍信，并按档案密级经相关领导批准后方能借阅，但不能将档案带离档案室；

外单位摘抄档案的（绝密、机密不允许复印或摘抄），应经总经理批准，对摘抄的材料要进行审查、签章。

档案资料的归档时间

即时归档

下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：

a)公司规定的密级文件；

b)重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；

c)合同、协议书等正本及过程资料；

d)公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的

文件材料；

e)其他认为需要即时归档的资料。

定期归档

a)部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交办公

室。

b)部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司办公

室。

电子声像档案的归档

a)重要电子声像档案应实时进行、随办随归。

b)一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成

光盘脱机保管。

c)每周备份个人电脑文件，每年归档一次。

归档保存期限

文件保存期限依下列规定办理：

a)永久保存：（1）公司章程；（2）股东名册；（3）组织规

程及办事细则；（4）董事会及股东会纪录；（5）财务报

表；（6）政府机关核准文件；（7）不动产所有权及其他债

权凭证；（8）工程设计、竣工资料；（9）其他经核定须永

久保存的文书。

b)长期保存（15～50年）：（1）预算、决算书类；（2）会计

凭证；（3）事业计划资料；（4）其他经核定须保存的文

书。

c)短期保存（15年以下）：（1）期满或解除之合约；（2）其

他经核定保存的文书；（3）结案后无长期保存必要者。

d)各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间

予以保存。

档案交接

a)员工工作变动或离职的，要填写“档案移交清单”（附件

三），由部门负责人指定的档案接收人核实无误后签字，部

门档案管理人员（兼）见证。

b)部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写“档案

移交清单”，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，

公司档案管理员见证。

档案移交公司的流程

a)经办部门档案管理员检查文件或档案，编制移交清单；

b)公司档案管理员根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门

每月提交的档案清单核对；

c)档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上

（一式两份）签字，双方各保存一份；

d)档案管理员按公司档案保管要求整理建档。

档案交接审核要求