公文整理及文书档案管理
公文的档案管理方法
公文的档案管理方法公文是指政府机关、企事业单位、团体组织等在处理行政事务和业务活动中形成的文件。
公文作为一种重要的文件载体，发挥着重要的行政、管理和业务功能。
所以，公文必须进行有效的档案管理，以确保其安全、准确和可靠。
公文档案管理是指对公文进行分类、整理、保存、利用和销毁的一套科学的管理措施和方法。
下面将从分类、整理、保存、利用和销毁五个方面，对公文的档案管理方法进行详细阐述。
一、分类分类是公文档案管理的第一步，它是按照公文的性质、用途、内容和形式等方面的不同特点，将公文进行合理的归类。
公文可以按照产生部门、发文性质、文件种类、行政层级等来划分分类。
通过分类可以方便地查找和管理公文，提高工作效率。
二、整理整理是指对分类好的公文进行组织和编排，形成规范的档案序列。
整理包括目录编制、文件编号、汇编、装订等过程。
目录编制是将公文逐个列出，形成目录清单，方便快速查找所需文件。
文件编号是为了便于标识和管理公文，可以采用时序编号或者部门编号等方式。
汇编是将同一事项或相关联的公文相互整理，形成案卷或文件袋。
装订是将汇编好的文件按照一定的标准进行装订，确保其安全和完整。
三、保存保存是公文档案管理的核心环节，它是指对公文进行长期保管和维护，以确保其完整性、可读性和安全性。
保存公文需要注意以下几点：1.选择合适的保存场所，保证公文不受损害，例如防潮、防火、防虫等。
2.确定合理的保存期限，根据公文的保管价值和法定规定，制定相应的保存期限。
3.进行定期的检查和翻阅，检查保存的公文是否完整和可读，及时修复和整理。
4.制定公文借阅规定，明确借阅的申请程序和权限，确保公文的安全和准确性。
四、利用公文的档案管理目的不仅仅是为了保存和保管，更重要的是为利用服务。
利用包括内部利用和外部利用两个方面。
1.内部利用：指在组织内部根据需要进行的利用。
利用可以包括查询、复制、提取、展示等。
查询可以根据公文的索引或者目录进行，找到具体的文件资料。
公文及档案管理制度
第一章总则第一条为加强本单位的公文及档案管理工作，确保公文和档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有公文和档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条公文及档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保公文和档案的完整性，不得遗漏、损毁或篡改。
2. 准确性原则：公文和档案的内容必须真实、准确、完整。
3. 安全性原则：采取有效措施，确保公文和档案的安全，防止失密、泄密和损毁。
4. 效率性原则：提高公文和档案管理工作的效率，确保公文和档案的及时利用。
第二章公文管理第四条公文种类及格式1. 本单位公文分为上行文、平行文和下行文三种。
2. 公文格式应符合国家规定的标准，包括标题、主送机关、正文、附件、落款等。
第五条公文处理流程1. 公文起草：由公文起草人根据工作需要和实际情况起草公文。
2. 公文审核：由相关部门负责人或指定人员进行审核，确保公文内容准确、格式规范。
3. 公文签发：由单位负责人或授权人签发公文。
4. 公文印发：由办公室或指定部门负责印发公文。
5. 公文归档：公文印发后，由办公室或指定部门负责归档。
第六条公文归档要求1. 公文归档前应进行整理，确保公文分类、编号、标题、文号等信息的准确性。
2. 公文归档时应填写《公文归档登记表》，并妥善保管。
第三章档案管理第七条档案种类及分类1. 档案种类包括文书档案、科技档案、声像档案、电子档案等。
2. 档案分类应遵循国家档案分类标准，结合本单位实际情况进行。
第八条档案收集与整理1. 档案收集：办公室或指定部门负责收集各类档案，包括文件、照片、录音、录像等。
2. 档案整理：档案整理应遵循国家档案整理规范，包括立卷、归档、编号等。
第九条档案保管1. 档案保管应遵循防潮、防霉、防虫、防火、防盗等原则。
2. 档案库房应保持通风、干燥、清洁，并配备必要的消防、防盗设施。
文书档案管理办法
文书档案管理办法第一条为建立科学、合理、规范的文书档案处理程序，提高文书档案的质量和处理的工作效率，制定本办法。
第二条管理职责后勤保障员负责公文的发送、分发、整理与归档。
第三条公文的种类保卫大队通用的公文种类有：（一）请示。
向上级部门请求请示、批准的事项。
（二）报告。
向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议、答复下级的请示事项。
（三）决定。
对重大事项或重大活动作出安排。
（四）通知。
传达要求下级部门协助或需要周知或共同执行的事项；发布规章、任免聘用事项。
（五）通报。
表彰先进，批评错误，传达重要情况。
（六）会议纪要。
记载和表达会议重要精神及议定事项，要求与会单位共同遵守执行。
（七）工作计划。
对短期或长期工作作出的安排。
（八）工作总结。
对短期或长期工作作出的总结。
（九）活动方案。
对各类活动的组织、实施作出的书面计划和安排。
（十）报道。
为某项工作或事件撰写的宣传稿。
第四条公文格式（一）内容1、公文内容一般包括标题、正文、发文机关、公文日期和附件；2、根据公文的种类和撰写实际，可不包括附件。
（二）用纸公文统一用A4型纸。
（三）印装公文均采用横书横排，双面印刷，左面装订。
第五条行文原则通常按照逐级行文的原则。
遇特殊、紧急情况，或检举、控告直接上级，可越级行文。
第六条文书制作流程及标准（一）拟稿1、有具体承办人员起草，并由部门负责人审核。
2、公文内容简明扼要，一事一议，措词准确规范。
3、可行可不行的文坚决不行，减少行文数量，提高行文权威性和质量。
4、减少联合行文，避免行文过程中时间延误和推诿。
5、行文分清主次，提高行文针对性，减轻行文目标单位或个人的负担。
6、对外行文一般以大队名义发文，对内行为以部门名义发文。
7、符合公文种类、格式和使用规范。
（二）核稿1、拟稿完毕后送各级领导审核。
2、审核有问题时，应及时与有关当事人沟通，统一意见后进行修改。
3、定稿。
（三）缮印、校对1、急件先行处理。
2、保密件专人打印。
3、打印后的校样、废纸等应妥善处理。
文书档案管理工作
文书档案管理工作
文书档案管理工作是指对组织内的文书档案进行收集、整理、归档、保管、检索和销毁等工作。
它是组织内重要的管理工作之一，能够有效地提高工作效率、保障信息安全并便于信息的检索和利用。
文书档案管理工作包括以下几个方面：
1. 文书档案的收集：负责收集组织内产生的各类文书档案，包括公文、合同、报告、会议纪要等。
2. 文书档案的整理：对收集到的文书档案进行分类、编码和整理，使其条理清晰、易于查找。
3. 文书档案的归档：将整理好的文书档案按照一定的分类体系进行归档，如按照文件种类、时间顺序、部门或项目等，以便于管理和查找。
4. 文书档案的保管：对归档好的文书档案进行妥善保管，采取防火、防水、防盗等措施，确保文书档案的安全性和完整性。
5. 文书档案的检索：根据需要，对归档的文书档案进行检索，提供给相关人员使用，如提供某个时间段内的报告、某个部门的合同等。
6. 文书档案的销毁：对已经过时或无需保留的文书档案，按照相关规定进行销毁，如通过纸质文件的破碎机销毁或电子文件的删除。
文书档案管理工作的重要性在于保证组织内信息的有序管理，减少信息的丢失或混乱，并为决策提供准确、及时的依据。
同时，文书档案管理也是一项法定要求，组织需要根据相关法律法规和标准要求进行文书档案的管理。
为了有效地开展文书档案管理工作，组织可以建立规范的管理制度和流程，并运用信息化的手段进行电子档案管理，以提高工作效率和文档档案管理的质量。
此外，还需要加强对人员的培训，提高他们的档案管理意识和技能，确保文书档案管理工作的顺利开展。
文书档案管理制度
文书档案管理制度文书档案治理制度11、文书立卷每年年初机关文书部门或业务部门首先要制订出当年可能形成文件的案卷类目，依据案卷类目做好平常的文件收集、分类工作。
在文件收集齐全的根底上，将文件按以下特征逐项分开。
①分年度。
将文件按其形成的年度分开。
②分级别。
将文件按其之间的关系分成上级、同级、下级。
对相互联系严密的文件，如上级的批复、下级的请示应放在一起。
③分机构。
将文件按其产生或承办部门分开。
④分问题。
将文件按其内容所反映的问题分开。
⑤分期限。
依据《文书档案保管期限的规定》，将文件按不同的保管期限分开。
在文书分类的根底上，依据实际状况，敏捷运用文件各特征（问题、、时间、地区、文件名称、文件往来机关），分别组合成若干个案卷。
拟写案卷标题，简明、准确地反映卷内文件的内容。
案卷正式确定下来后，依据卷内文件时间、重要程序、问题、、地区、文件名称、文书往来机关等详细状况系统排列。
编写卷内文件的页号；填写卷内文件名目和备考表；撤除档案文件上的金属物，装订案卷；填写案卷封面，包括案卷标题、卷内文件的起止年月、页数、件数、保管期限、案卷编号等。
2、档案治理将档案库房的档案柜、架科学排列编号。
保持库房内外清洁卫生。
学习和把握档案爱护技术。
库房要有防高温、防潮、防盗、防光、防尘等安全设施，避开灰尘、有害气体、微生物、虫、鼠等对档案的危害。
3、档案利用预备检索工具。
编制案卷名目、全引名目、专题文件名目、资料卡片、档案资料存放索引、汇编有关文件、参考资料等，并积极开展档案史料的编研工作。
查阅、借阅有关文件，需经秘书长批准；对摘抄、复制的档案资料进展审核、登记，然后在摘抄、复印件上注明出外、时间。
借阅档案，应仔细填写借阅登记薄《档案利用效果登记表》，以便存查。
对借出的档案资料要按时收回入库。
4、档案统计建立档案收进、移出登记簿。
精确编制档案工作状况统计年报，准时上报有关部门。
5、档案鉴定依据国家有关档案保管期限的规定，制定档案保管期限表，由档案部门和有关业务部门的人员组成鉴定小组，定期对档案进展鉴定。
文书档案管理办法
文书档案管理办法文书档案管理办法第一章总则第一条为规范文书档案的管理，维护公文安全和机构正常运转，根据相关法律法规，制定本办法。
第二条文书档案管理的范围包括各级机构的公文、合同、协议、报告、函件等相关文件，以及电子文书档案。
第三条文书档案的管理原则包括合法性原则、真实性原则、保存性原则和可查性原则。
第四条机构应设立专门的文书档案管理部门，负责对文书档案的采集、整理、归档和检索等工作。
第五条文书档案管理部门应制定相关制度和流程，明确文书档案的管理规范和要求。
第六条机构应配备专业的文书档案管理人员，具备相关文书档案管理知识和技能。
第七条机构应加强对文书档案管理人员的培训和考核，提高其文书档案管理水平。
第八条机构应定期进行文书档案的清理和整理工作，及时清理和报废过期的文书档案。
第九条文书档案管理部门应加强对文书档案的防火和防盗措施，确保文书档案的安全。
第十条机构应建立文书档案管理信息系统，便于文书档案的记录、查询和管理。
第二章文书档案的采集和整理第十一条各部门应及时将公文、合同、协议、报告、函件等相关文件送达文书档案管理部门，以备归档。
第十二条文书档案管理部门应按照文件的重要性和时效性进行归档，确保文书档案的及时整理和保存。
第十三条各部门在收到文书档案管理部门的书面通知后应配合提供相关文书档案，并按照规定的要求提供电子文书档案。
第十四条文书档案管理部门应对收到的文书档案进行分类整理，并建立相应的文书档案目录。
第十五条文书档案管理部门应加强对电子文书档案的管理，确保其安全和完整性。
第三章文书档案的归档和检索第十六条文书档案管理部门应按照文书档案的重要性和时效性确定归档期限，并制定相应的归档规范。
第十七条归档的文书档案应按照规定的档案分类和编号进行存放，标注清晰文件名称、日期等信息。
第十八条归档的文书档案应建立合理的档案标签和索引，方便检索和利用。
第十九条文书档案管理部门应建立完善的文书档案检索系统，提供方便快捷的检索服务。
公文__档案管理制度
一、总则为加强公文档案管理，确保公文档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》以及国家档案局的有关规定，结合本单位的实际情况，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本单位的公文档案管理工作，包括公文的形成、收集、整理、保管、鉴定、销毁、统计、提供利用等各个环节。
三、档案管理机构及职责1. 成立公文档案管理领导小组，负责公文档案管理工作的统筹规划、组织实施和监督检查。
2. 设立公文档案室，配备专职档案管理人员，负责公文档案的具体管理工作。
3. 公文档案管理领导小组的职责：（1）制定公文档案管理制度，并组织实施；（2）负责公文档案的鉴定、销毁工作；（3）对公文档案管理情况进行监督检查，确保档案安全；（4）组织开展公文档案的整理、统计、利用等工作。
4. 公文档案室的职责：（1）负责公文档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、统计、提供利用等工作；（2）对公文档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、统计、提供利用等工作进行监督检查；（3）协助公文档案管理领导小组开展公文档案管理工作。
四、公文档案的收集1. 公文档案的收集范围：（1）本单位的正式文件、函件、报告、请示、批复等；（2）本单位的内部刊物、会议记录、工作总结、计划、统计报表等；（3）与本单位业务活动相关的其他文件、资料。
2. 公文档案的收集要求：（1）及时收集，确保档案的完整性；（2）准确分类，便于管理和利用；（3）归档齐全，确保档案的连续性。
五、公文档案的整理1. 公文档案的整理原则：（1）按年度、按类别、按顺序进行整理；（2）保持公文档案的原始性、连续性、完整性和系统性。
2. 公文档案的整理方法：（1）按年度分类，每年为一个保管单位；（2）按类别分类，同一类别内的文件按时间顺序排列；（3）每份公文档案应包括文件本身、文件目录、文件登记表等。
六、公文档案的保管1. 公文档案的保管要求：（1）档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防鼠、防尘、防高温、防强光；（2）档案柜、架应定期检查、维护，确保档案安全；（3）档案管理人员应定期检查档案，发现问题及时报告。
公文整理及文书档案管理
永久（500份）
定期30年 （1000份）
定期10年 （500份）
1999年 （100份）
2000年
2001年 2002年
（100份） （150份） （150份）
同左
示意如左
办法 业 公规 务 室处 处
办法 业 办法 业 公规 务 公规 务 室处 处 室处 处
1- 40 1- 30 1- 30 1- 30 1- 30 1- 401- 50 1- 50 1- 50
文件材料的不归档范围：
1、 上级机关的文件材料中，普发性 不需本机关办理的文件材料，任免、 奖惩非本机关工作人员的文件材料， 供工作参考的抄件等；
2、 本机关文件材料中的重份文件， 无查考利用价值的事务性、临时性 文件，一般性文件的历次修改稿、 各次校对稿，无特殊保存价值的信 封，不需办理的一般性人民来信、 电话记录，机关内部互相抄送的文 件材料，本机关负责人兼任外单位 职务形成的与本机关无关的文件材 料，有关工作参考的文件材料；
确定归档范围时要注意：
1、两个以上单位合作完成的项目，主办单 位保存全套文件材料，协办单位保存与承 担任务相关的正本文件。
2、本单位领导人兼任其他单位职务形成 的文件，由兼职单位负责立卷归档。
3、单位内部文件，如工作计划、总结、 会议记录等，应列入归档范围。
4、在业务工作中收集的有关资料，不属 于归档范围。
（二）公文整理的原则
• 遵循文件材料的形成规律和 特点，保持文件之间的有机联 系，区分不同价值，便于保管 和利用
（三）确定公文整理地点
（四）公文整理需要注意的问题
1、本单位形成的公文材料是公文整 理工作的重点。
2、要保证归档公文材料的齐全完整。 3、加强登记，熟悉家底。
2023文书档案管理制度
2023文书档案管理制度2023文书档案管理制度1一、收文制度1、凡公司收到的文件、函、电报均由收发人员统一签收、拆封、编号、登记(函、电报直接分送有关部门)，及时送质管部主管领导签批后，分送有关领导阅批，部门阅办，并在文件传阅、处理单上签字。
文件阅后及时收回归档，送各部门的文件，由各部门指定专人保管，阅后及时送还。
2、公司领导及有关部门及时阅文，凡需收回的文件如数退回，不得积压、丢失。
3、外出参加会议带回的公文应交文书登记，个人不得保存任何文件。
二、发文制度1、凡以公司名义发出的公文，拟稿人必须用规定文稿纸撰稿，由部门领导签字，统一送秘书核稿，经领导审核签发(属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发)，由文书统一登记、统一印制。
凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）交两份给文书统一收集管理。
2、公司会签外单位文件，经相关部门和领导审核后会签。
外单位会签公司的文稿，由相关部门起草，秘书核稿，公司领导签发后，再送有关部门会签。
3、联合发文经公司领导及联合发文单位领导分别签批后由文书统一编号、印发。
三、档案管理制度1、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
2、重要会议材料，包括会议的通知、报告、决议、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
3、公司在发展过程中获得的被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。
4、公司经营管理活动中产生的各种文件材料（即内部文件），如规章制度、调研材料、机构调整、人事任免、部门管理职能性文件、部门岗位职责等。
5、上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
6、公司在经营管理活动中产生的与上级领导部门间的往来文件（即外部文件），包括请示与上级机关的批复、报告、项目立项、重要函件。
7、公司及各部门的年度工作计划、总结。
8、本公司的各种统计报表。
机关文书档案管理制度(5篇)
机关文书档案管理制度1、立卷归档(1)立卷范围。
上级机关发来的、本机关形成的、非隶属机关抄送的以及下级机关上报的需立卷归档的文件、材料;执法文书中需立卷归档的资料。
(2)立卷方法。
文秘人员在收集齐文件、资料的基础上，对所需立卷归档的资料进行分类、拟写标题、确定保存期限，交专门档案业务人员签订后，填写卷内目录，进行整理装订。
所立成的案卷要材料齐全、完整、准确、分类合理、标题规范、目录清楚、装订牢固。
2、登记保管(1)登记。
将整理好的案卷按照永久、长期、短期三种保管期分别编号、抄写案卷目录，然后入橱上架。
(2)保管。
案卷一经归档，要严格保管，确保万无一失。
档案室门窗要保持坚固，关闭上锁要及时;拒绝无关人员进入档案室。
保持室内清洁卫生，做到防鼠、防盗、防尘、防虫、防潮等;档案室内橱(柜)排列整齐，布局合理，案卷排列科学，便于查找。
3、提供利用(1)档案查阅。
凡到本室查阅档案的，均由档案管理人员负责，并按规定为利用者提供所需档案资料。
(2)注意事项。
本机关的同志查阅档案由管理人员随时提供;外来部门、单位的工作人员查阅档案经批准后，方可按规定提供。
4、办理移交档案在本室保存满____年后，向档案馆办理移交手续。
(1)签定。
所移交的案卷均须符合档案管理部门的要求，确保档案资料齐全、完整、准确。
(2)移交。
移交的档案要抄写案卷目录一式两份，保证移交手续齐全。
局机关自身档案每年整理一次，需存档的重大活动资料由各科室提供，局办公室负责汇总存档。
机关文书档案管理制度（2）是指机关依法规范和管理其产生的各类文书和档案的制度。
该制度的目的是保障机关文书和档案的合法性、完整性、真实性和有效性，提高机关信息管理水平、服务水平和效能。
机关文书档案管理制度一般包括以下内容：1. 机关文书的定义和分类：明确机关文书的概念、种类和分类，如公文、函件、报告、备忘录等。
2. 机关文书的起草、审批和签发：规定机关文书的起草程序、审批程序和签发程序，明确各个环节的责任和权限，确保文书的合法性和准确性。
行政公文档案管理制度
一、总则为加强我单位行政公文档案管理，确保公文档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，特制定本制度。
二、归档范围1. 归档范围：凡涉及我单位职能、业务、管理、决策等方面的公文、文件、资料，均应纳入档案管理范围。
2. 归档内容：包括但不限于以下内容：（1）单位领导签发的文件；（2）单位各部门上报的请示、报告、工作总结、计划等；（3）单位各部门之间、单位与上级机关、下级机关、其他单位之间的往来文件；（4）会议记录、讲话稿、照片、录音、录像等；（5）涉及单位保密的文件、资料；（6）其他具有保存价值的文件、资料。
三、档案管理职责1. 单位档案管理部门负责组织实施本制度的制定、修订和监督执行。
2. 单位各部门负责本单位档案的收集、整理、归档和保管工作。
3. 单位档案管理人员负责档案的日常管理、维护和利用工作。
四、档案管理要求1. 档案收集：各部门应按归档范围及时收集相关文件、资料，确保档案的完整性和准确性。
2. 档案整理：对收集的档案进行分类、排序、编号、装订，确保档案的规范化。
3. 档案归档：按照档案归档要求，定期将整理好的档案移交档案管理部门。
4. 档案保管：档案管理部门应配备必要的档案保管设施，确保档案安全。
5. 档案利用：档案管理部门应建立健全档案查阅制度，方便单位内部工作人员查阅。
五、档案保密1. 档案管理人员应严格遵守国家档案保密法规，确保档案保密。
2. 查阅档案的人员应遵守保密规定，不得泄露档案内容。
3. 涉密档案的借阅、复制等，需经单位领导批准。
六、档案销毁1. 档案销毁应严格按照国家档案保密法规和单位相关规定执行。
2. 档案销毁前，应进行鉴定，确定其是否具有保存价值。
3. 档案销毁过程中，应确保档案资料的安全，防止丢失、泄密。
七、附则1. 本制度自发布之日起施行。
2. 本制度由单位档案管理部门负责解释。
3. 单位各部门应认真执行本制度，确保档案管理工作规范化、制度化、科学化。
文书工作与档案管理
文书工作与档案管理一、文书工作文书工作是指利用文字和图表等表达方式，以文件形式记录、传达、汇报、决策、约束等管理过程中发生的情况、内容和结果的一个过程。
文书工作包括发文、收文、公文处理、档案管理、信息发布、知识管理等方面。
其中，档案管理是文书工作不可缺少的组成部分。
1. 文书的基本要素文书的基本要素包括：书名、文件字号、成文日期、发文机关、主送机关、抄送机关、内容摘要和正文内容。
除此之外，不同的文书根据其性质和用途，还需注明文件类别、行文方式、文件密级、紧急程度、处理要求等方面内容。
2. 发文工作通过发文工作，机关团体可以传达自己的决策和指示，下达工作任务和要求，调度协调相关资源和部门，召集会议和评审等等。
发文工作过程中需要注意的事项包括：（1）审定文稿：发文前需要经过领导或者上级机关的审定，保证文稿内容的准确性和符合政策要求。
（2）填写发文表头：发文表头需要填写发文机关、主送机关、抄送机关、文件字号、紧急程度、处理要求等重要信息。
表头不仅要完整、准确，同时还需有相应的格式通照。
（3）定时发文：发文需要有一定的时间安排和计划，及时完成发文任务，不拖延、不遗漏。
3. 收文工作收文工作是指机关团体接收和管理收到的公文。
收文工作的内容包括：文号、收文日期、来文单位、案卷编号、文件摘要等。
在收文过程中需要注意以下几点：（1）及时签收：收到公文应立即签收并进行初步查阅和处理。
（2）核对文件：应仔细核对收到文件的信息，包括文号是否正确、来文单位是否标明等信息。
（3）妥善处理：对于不同类型的文件，应该分别进行怎样的处理和归档，对该文件进行标明。
4. 公文处理公文处理包括：呈批、承办、审批、审核、拟稿、签发、公文校对、责令整改、处理意见等环节。
公文处理是机关团体运行机制中重要的一环，任何公文处理都要规范、严肃和透明。
5. 档案管理文书资料都需依照规范存储和管理，而档案管理是这一过程中重要的一环。
档案管理能够保障机关团体的正常运转，方便查阅和举证，防止遗失和篡改，保护机关团体合法权益。
文书档案管理制度范本(4篇)
文书档案管理制度范本一、总则1. 为了规范和提高文书档案管理工作水平，有效保护单位的文书档案资源，确保文书档案的完整性、真实性和准确性，特制定本管理制度。
2. 本制度适用于本单位所有的文书档案管理工作。
3. 文书档案管理工作由本单位的档案管理部门负责，其他各部门协助完成。
4. 文书档案管理应严格遵守国家和地方档案管理的法律法规，并按照本制度的规定进行操作。
二、文书档案的分类1. 根据文书的性质和用途，将文书档案分为内部文书和外部文书。
2. 内部文书是指仅在本单位内部使用的文书，如会议纪要、通知等。
3. 外部文书是指需要与外部单位或个人交流的文书，如公函、合同等。
三、文书档案管理的流程1. 文书的起草a. 根据需要起草文书，并明确文书的名称和目的。
b. 文书的起草应清晰、准确，内容完整，以表达意思为主。
c. 文书的起草应严格按照相关部门的规定执行。
2. 文书的审核a. 由相关部门负责人或专人对文书进行审核，确保文书的真实性和准确性。
b. 审核过程中，发现问题应及时提出并进行修改，确保文书符合要求。
3. 文书的签署a. 在文书的末尾加上发文单位的公章、负责人或相关人员的签名，确认文书的有效性。
b. 对于涉及法律效力的文书，应根据相关法律法规的规定进行签署。
4. 文书的复印和分发a. 对于内部文书，根据需要进行复印，确保各部门能够及时了解文书的内容，并加以执行。
b. 对于外部文书，复印后，按照相关部门或人员的要求进行分发。
5. 文书的归档a. 按照文件分类规定，将文书进行分类，并标明文件编号、归档日期等信息。
b. 对于重要的文书，应制作电子档案，并保存在专门的档案系统中。
四、文书档案管理的要求1. 文书档案应按照规定的时间和流程进行处理，并做好相关记录。
2. 不得私自销毁、篡改或隐匿文书档案，一经发现，将依法追责。
3. 对于涉及机密的文书档案，应按照相关规定进行保密处理，并设置相应的访问权限。
4. 文书档案应定期进行检查和整理，确保文书的整齐和易于查阅。
文书档案管理岗位职责
文书档案管理岗位职责文书档案管理岗位职责(精选3篇)文书档案管理岗位职责篇11、负责全公司内外事务性的办公室的日常管理工作；2、负责做好行政事务性工作，包括考勤、人事、财务、治安、保卫、消防、房管、工会、计生、卫生劳动、节假日值班安排、离退休人员等的慰问以及办公用用品的申报、领取、购置、报修等管理工作；3、负责做好处内外各种会议的会务工作；4、按照领导要求，做好会议记录，协助领导贯彻落实会议确定的各项工作任务；5、负责各类文件的起草、打印工作，负责各类文件、公文、函件的接收、登记、保密、传递、保管、督办和文书归档工作；6、做好文书档案的收集、整理工作，做到及时登记，及时归档，定期清理装订成册，案卷符合上级验收标准；7、负责做好上情下达、下情上达的工作；8、负责做好来访人员及对外联络的服务工作；9、完成领导交办的其它工作。
文书档案管理岗位职责篇2一、中心公文的起草、签发，不准用圆珠笔、铅笔、红色笔。
二、以中心名义制发的所有公文，由拟稿人编写发文稿纸，经分管领导或科负责人核稿签字后，由中心主任签发。
三、中心档案包括各种文字、图表、簿册、音像、磁盘、光盘等不同形式、不同载体的档案材料。
四、归档范围是国家、省、市、区文件；中心领导参加上级会议带回的主要文件材料；中心的文件、会议记录、领导讲话、工作总结、资料、照片、音像材料；中心制定的章程、制度、规定等文字材料；中心干部档案、干部花名册、干部奖惩及调动等有关文字材料等内容。
五、归档时间：(一)文书档案，各科应随时形成；(二)会计档案，由财务室整理编目并保存一年，在次年6月底前向档案室移交；(三)声像档案，在声像档案形成后一个月内形成，当事人必须写好材料说明后整理交档案室；(四)外出开会、考察、学习等活动带回的文件材料，按规定处理完毕后及时交档案室。
(五)各科档案应于每年12月底归档完毕。
六、归档要求：(一)各科的文件材料，由该科负责收集齐全、完整造册，年底交档案室管理。
公文档案管理制度.DOC
公文档案管理制度**公文档案管理制度为规范公文档案管理，提高公文的办理质量、效率，根据上级有关公文管理制度，本着精简、及时、程序、质量原则，结合我所实际情况，制定本制度：一、公文管理（一）行政公文由办公室负责登记、编号、送印、封存。
党、工、团等文件材料由各相应部门管理。
（二）各部门会议途径取得的公文，应及时交由办公室处理。
办公室定期对已收文件进行清理，任何人或部门不得私存、拖交、拒交公文原件。
二、公文办理，包括收文办理与发文办理。
（一）我所公文办理实行网上电子办文与纸质办文相结合。
厅、局、处公文以网上电子办文为主，纸质办文为辅，非特殊情况一般不以纸质形式传办文件。
非必要情况不予另行复印纸质文件。
（二）收文办理。
包括收进、启封、登记、分送、批办、承办、催办、归档。
1. 网上电子收文。
办公室秘书须每天查收网上文件，提交办公室主任审核，发送有关部门或所领导批办后发送有关部门。
属于急件的，应电话提醒相关部门查收办理。
2. 纸质文件收文。
厅、局、处网上已发的文件，文件管理员应做好登记、编号、存放归档备查。
特殊情况不能网上办文的应及时填写公文处理笺，办公室提出拟办意见呈单位领导批示后交有关部门阅处。
属急件的应在接件后即时报送。
3 .各部门收到办公室分发的各类文件，应填写办理情况，必要时应转所属部门人员传阅或办理。
文件主要承办部门要写明承办落实情况。
（三）发文办理。
包括拟稿、审核、签发、缮印、传递、存稿、归档、销毁。
1. 起草公文要符合国家法律、法规，符合党的方针、政策及有关规定。
2. 使用文种要准确、文件内容要讲究质量，做到情况确实，观点明确，文字精练，标点正确，力求简洁。
3. 草拟公文应使用统一规格的稿纸，用钢笔、毛笔或黑色签字笔书写，或使用稿纸格式电子文稿打印，但不能用喷墨式打印机打印，不得用铅笔、圆珠笔或红色、纯蓝色墨水笔书写。
拟稿人、核稿人、会签人、签发人应写姓名全称，并注明年、月、日。
4 .部门草拟的公文，由部门负责人严格把关核稿签字，凡涉及多个部门的，由拟稿部门送相关部门会签。
文书档案管理制度范本(5篇)
文书档案管理制度范本【文书档案管理制度】第一条为规范和统一文书档案的管理工作，提高工作效率，保障信息安全，特制定本制度。
第二条文书档案包括各类文件、公文、合同、报告、纪要、备忘录等各类文字资料和电子档案。
第三条文书档案管理工作应遵循以下原则：1. 规范性原则：遵循国家法律法规和公司相关制度，做到统一规范管理。
2. 完整性原则：确保所有文书档案的收集、整理、保存和归档工作全面、完整。
3. 保密性原则：根据文件的性质和涉密程度，制定相应的保密措施，保障信息安全。
4. 便捷性原则：确保文书档案的查阅、调取和归还工作便捷、高效。
第四条文书档案管理工作主要包括以下内容：1. 文书档案的收集：负责收集公司内部各类文书档案，并对其进行分类和整理。
2. 文书档案的保存：制定文书档案的保存期限和方式，并负责文书档案的存储与保管工作。
3. 文书档案的归档：将已停用或完成任务的文书档案进行归档，并编制归档目录。
4. 文书档案的销毁：根据公司相关制度，对即将销毁的文书档案进行审核，确保安全销毁。
5. 文书档案的查阅：负责根据工作需要或领导要求，提供文书档案的查阅服务。
第五条每个部门应指定专人负责本部门文书档案的管理工作，并定期对文书档案进行检查和整理。
第六条违反文书档案管理制度的，将按照公司相关制度予以处理，并承担相应的法律责任。
第七条本制度由公司档案管理部门负责解释和修订，经审批后执行。
【附】文书档案管理流程1. 收集- 每个部门负责将本部门的各类文书档案收集起来，包括纸质文件和电子档案。
- 文书档案应按照分类标准进行整理，如按年度、按部门、按文件类型等。
2. 保存- 确定文书档案的保存期限，按照公司相关制度进行存储和保管。
- 纸质文书档案应保存在密闭的柜子或房间内，防潮、防火、防盗。
- 电子档案应保存在特定的电脑或服务器中，设置密码和权限控制，防止非授权人员访问。
3. 归档- 将停用或完成任务的文书档案进行归档，编制归档目录。
年度行政单位公文处理与档案管理报告
年度行政单位公文处理与档案管理报告一、引言本报告旨在总结和分析年度行政单位的公文处理与档案管理情况，并提出相应的建议和改进措施，以进一步提升行政单位的工作效率和信息管理水平。
本报告将就公文处理、档案管理、信息化建设等方面进行全面分析。
二、公文处理情况分析1. 公文处理流程根据所在行政单位的实际情况，公文处理流程可分为起草、审批、签发、分发、归档等环节。
在此次分析中，我们对各环节进行详细考察，并发现了以下问题：(1) 起草环节：公文起草人员对相关政策法规了解不够，导致部分文件表述不准确。
(2) 审批环节：审批流程繁琐，导致文件审批速度较慢。
(3) 签发环节：签发人员工作繁忙，导致公文签发速度偏慢。
2. 公文处理效率通过对公文处理时间进行统计和对比分析，发现公文处理效率亟需提升。
其中，造成公文处理效率低下的主要原因有：(1) 人为因素：公文处理人员数量不足，工作压力大，导致公文处理效率低下。
(2) 流程优化：公文处理流程存在环节繁琐、重复审批等问题，需要进一步简化和优化。
(3) 技术支持：公文处理所使用的办公软件功能有限，应引入高效的信息化系统。
三、档案管理情况分析1. 档案管理流程根据行政单位档案管理制度，档案管理流程可分为归档申请、档案整理、档案存储等环节。
经过对各环节的调研和分析，发现存在以下问题：(1) 归档申请：部分人员对归档申请流程不够熟悉，导致申请资料填写不全或不准确。
(2) 档案整理：档案整理人员对文件分类和整理规范性要求不够清晰，使得档案管理不规范。
(3) 档案存储：档案保管条件不达标，存在安全隐患。
2. 档案管理效果评估通过对档案管理情况的评估发现，档案管理效果仍有待提高。
主要问题包括：(1) 档案检索：档案检索方式不够便捷，致使查询速度较慢。
(2) 档案保密：档案保密措施不足，存在信息泄露的风险。
(3) 档案利用：档案利用率较低，未能充分发挥档案资源的价值。
四、建议与改进措施为了提升行政单位的公文处理与档案管理水平，我们提出以下建议和改进措施：1. 加强人员培训：加强公文处理人员和档案管理人员的相关培训，提高其政策法规和业务素养水平。
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4、本机关关于重要问题的请示与上 级机关的批复、批示，重要的报告、 总结、综合统计报表等； 5、本机关机构演变、人事任免等文 件材料； 6、本机关房屋买卖、土地征用，重 要的合同协议、资产登记等凭证性 文件材料；
归档号 页数
项目
案卷题名
时间
件数 保管期限
要求：字迹工整、整洁清楚，使用毛笔 或钢笔填写。
（8）装订成卷
四、公文归档
通过建立健全文件材料归档制 度，实现公文的归档。 （一）确定归档范围 1、 反映本机关主要职能活动和基 本历史面貌的，对本机关工作、国 家建设和历史研究具有利用价值的 文件材料；
A 按照问题（内容）特征立卷
这种方法的特点是： （1）灵活性强 （2）根据文件数量的多少， 组成一卷或若干卷 （3）方便，应用广泛
A 按照问题（内容）特征立卷
例1 北京市档案局关于 全市档案工作执法检查的 通知及检查情况通报。 例2 北京市档案局关于 建立新档案馆的请示及上 级批复。
B 按照时间特征立卷
3、 同级机关的文件材料中，不需贯 彻执行的文件材料，不需办理的抄 送文件材料； 4、 下级机关的文件材料中，供参阅 的简报、情况反映，抄送或越级抄 送的文件材料。
（二）确定归档时间
一般是第二年6月底前，完成上一年 度文件材料的归档工作。 下列文件材料应随时归档： • 内部机构变动和职工调动、离岗时留 在部门或个人手中的文件材料； • 其他临时活动中形成的文件材料。
3、专门档案：指一些社会机构和组 织在某些专门业务工作中形成的档 案材料。 包括：会计档案、工商档案、 税务档案、教学档案、艺术档案、 诉讼档案、审计档案、统计档案、 专利档案、外交档案和军事档案等。
（三）档案工作的内容
1、档案业务工作的内容 档案业务工作的基本内容可概括 为档案的收集、整理、鉴定、保管、 统计和利用六个环节。 2、档案工作的基本原则 档案工作实行统一领导、分级管 理的原则，维护档案的完整与安全， 便于社会各方面利用。
10 年
1- 100 201- 300 101- 200 1- 100 301- 400 101-200 1- 100 101-300 201- 300
说明
1、一个机构，不同保管期限的档案排列在一 起，一个流水号 2、30个机构，30个流水号
归档章
全宗号 保管 期限 室编 件号 永久 年度 页数 2004 8
年度——机构——保管期限
例：假设文件总数为2000份
1999年（1000份） 2000年（1000份）
办公室 （300份）
法规处 （300份）
业务处 （400份）
办公室 （300份）
法规处 业务处 （300份） （400份）
永 30 久 年
10 年
永 30 久 年
10 年
永 30 久 年
10 年
永 30 久 年
（二）公文整理的原则
•
遵循文件材料的形成规律和 特点，保持文件之间的有机联 系，区分不同价值，便于保管 和利用
（三）确定公文整理地点
（四）公文整理需要注意的问题
1、本单位形成的公文材料是公文整 理工作的重点。 2、要保证归档公文材料的齐全完整。 3、加强登记，熟悉家底。 4、国家有关公文整理的一些规定。
保管期限——年度——机构
例：假设文件总数为2000份
永久（500份） 定期30年 （1000份） 定期10年 （500份）
1999年 （100份）
2000年 （100份）
2001年 2002年 （150份） （150份） 同左
示意如左
办 法 公 规 室 处
业 务 处
办 法 公 规 室 处
业 务 处
三、公文整理方法
公文整理方法
案卷级整理方法 文件级整理方法
(一)文件级公文整理方法
1、适用范围: 只针对文书档案 2、“件”的界定 “件”是归档文件的整理单位， 一般一份文件为一件；文件正本 与定稿为一件；报表、名册等， 一册为一件；来文与复文可为一 件，也可为两件。
3、归档文件的整理
（1）修整：对破损文件进行修裱、对字迹 模糊或易退变的文件进行复制、去除文 件上易锈蚀的金属物、对过大文件进行 折叠。 （ 2 ）装订：装订时应使用符合档案保护 要求的装订材料 （3）分类 ：推荐使用保管期限－年度－ 机构（问题）或年度－机构（问题）－ 保管期限的分类方法
它是把同一制发机关形成的若 干份公文组合在一起的立卷方法。 北京市人事局关于干部培训、 例1 福利待遇等工作的规定、通知 北京市档案局关于╳╳工作的 例2 通知、计划和总结
D 按照公文名称特征立卷
将具有相同公文名称的若干 份公文组合在一起的立卷方法。 北京市局级单位（2003年） 例1 档案工作情况统计报表
公文整理及文书档案管理
北京市档案局
孙燕芝
一、档案与档案工作概述
（一）档案的概念与特点 本法所称的档案，是指过去和现 在的国家机构、社会组织以及个人 从事政治、军事、经济、科学、技 术、文化、宗教等活动中直接形成 的对国家和社会有保存价值的各种 文字、图表、声像等不同形式的历 史记录。
档案的特点
1、档案是直接形成于社会实践活动的原 始的记录 2、档案是由文件有条件地转化来的 （1）办理完毕的文件才能作为档案保存 （2）对日后工作和研究活动有查考利用 价值的文件才有必要作为档案保存 （3）按照一定规律集中保存起来的文件 才是现代意义的档案 3、档案来源广泛，内容丰富，形式多样
2、 机关工作活动中形成的在维护 国家、集体和公民权益等方面具有 凭证价值的文件材料； 3、本机关需要贯彻执行的上级机 关、同级机关的文件材料；下级机 关报送的重要文件材料； 4、 其他对本机关工作具有查考价 值的文件材料。
归档文件材料来源：
• 上级来文 • 本单位形成的文件 • 下级来文 • 同级或不相隶属机关来文
归
档 文 件 目 录
全宗名称 年 度
保管期限 机 构
（问题） 起止件号
（7）装盒
全宗号 年度
盒 脊
保管期限 机构（问题） 起 止 件 号 盒 号 室 馆
（二）案卷级公文整理方法 1、公文立卷方法
运用公文主要特征立卷
运用公文主要类型立卷
（1）运用公文特征立卷
A 按照问题（内容）特征立卷
也就是把反映同一事物，同一 项工作，同一主题，同一人物的公 文组成一个文件集合（即案卷）的 立卷方法。
3、档案室职责
（1）对本机关文书部门和业务部门 文件材料的归档工作，进行监督和 指导 （2）负责管理本机关的全部档案， 积极提供利用，为机关各项工作服 务，并为党和国家积累史料 （3）负责对本系统和直属单位的档 案工作进行指导、监督与检查
4、相关术语（P25-26）
（1）立档单位：一个独立的机关、社会
公文立卷 操作程序
（1）检查、调整卷内公文
检查卷内公文是否符合归档范围要求；
检查卷内公文是否齐全、完整；
检查组合成的案卷是否保持了公文之间 的有机联系； 检查卷内公文的保存价值是否尽量做到 了统一。
（2）排列卷内公文
正件在前，附件在后；正本在前、定稿 在后；批复在前、请示在后；转发文在 前、被转发文在后；方针政策性公文在 前、业务性公文在后；上级机关公文在 前、本机关和下级机关公文在后；案件 的结论及判决性公文在前、依据性材料 在后；等等。
办 法 公 规 室 处
业 务 处
1- 40 1- 30 1- 30 1- 30 1- 30 1- 401- 50 1- 50 1- 50
说明
1、结合事由，按照时间排列“件”（保管单
位）
2、以机构为单位，每个机构从“1”开始编 制顺序号（流水号） 3、有多少个机构，每种保管期限就有多少个 流水号。如果有30个机构，3种保管期限，每 年度就有90个从1开始编写的顺序号。
文件材料的不归档范围： 1、 上级机关的文件材料中，普发性 不需本机关办理的文件材料，任免、 奖惩非本机关工作人员的文件材料， 供工作参考的抄件等；
2、 本机关文件材料中的重份文件， 无查考利用价值的事务性、临时性 文件，一般性文件的历次修改稿、 各次校对稿，无特殊保存价值的信 封，不需办理的一般性人民来信、 电话记录，机关内部互相抄送的文 件材料，本机关负责人兼任外单位 职务形成的与本机关无关的文件材 料，有关工作参考的文件材料；
√
√
√
√
√ √ √
（5）填写卷内备考表
主要填写卷内公文缺损、 修改、补充、移出、销毁 等情况。
完成立卷后由 立卷者签名 由案卷质量 审核者签名
（6）拟写案卷题名
要求：内容概括确切、文字简明通顺。 结构完整、格式规范。 案卷题名包括责任者、主要内容、公文 名称（文种）三要素。
（7）填写案卷封面 全宗名称Fra bibliotek档号 类目名称
确定归档范围时要注意：
1、两个以上单位合作完成的项目，主办单 位保存全套文件材料，协办单位保存与承 担任务相关的正本文件。 2、本单位领导人兼任其他单位职务形成 的文件，由兼职单位负责立卷归档。 3、单位内部文件，如工作计划、总结、 会议记录等，应列入归档范围。 4、在业务工作中收集的有关资料，不属 于归档范围。
5
馆编件号
办公室
机构（问题）
（6） 编制归档文件目录
应根据分类方案好室编件号的顺序编制 归档文件目目录
件 号 责 任 者 文号 题名 日期 页数 备注
1
市 档 案局
京 档 发 [2006 ]4号
北京市档案局关 于印发北京市档 案工作会议文件 的通知
200603 17
103
2
……
归 档 文 件 目 录 封 面
（4）排列
文件按事由相对集中 , 同一事 由的文件按时间顺序排列 , 同一 部门（问题）内的不同事由按 时间顺序排列 同一份文件的不同稿本排列 次序一般为：发文稿纸（文件 处理单）、正本、附件（被转 发文）、定稿、复制件。