毕业晚会项目管理计划

毕业晚会项目管理计划
年级：XX工程管理小组名：TW
小组成员：Dwyane 010******* （组长）
Haslem 020*******
D-Wade 0303030303
时间：2012-XX-XX
成绩：
摘要：
在花红树绿的四月，我们即将送走背上行囊挥手向我们告别的大四学子。

为了让毕业生在校园生活留下最美回忆的浓重一笔，我系特别举办了2012经管系毕业晚会，以此表达对学子踏上崭新人生道路的美好祝愿。

晚会筹办是一个持续性复杂的过程，在筹办过程中需要有多方参与共同协作完成。

为了保证晚会能够达到预期的效果必须对晚会各项工作统筹规划。

经过小组研究讨论决定用项目管理的方法对晚会筹办进行科学合理的统筹安排。

在策划阶段我们对晚会外界因素和内在条件进行全面分析，以此来确定晚会各项目标，对整个过程进行了编制项目计划，对项目进行工作结构的分解，力求各方能够更好的分工合作。

对各方参与者进行沟通，并且着重在时间、质量、风险上进行严格控制。

经过这次晚会的筹办我们小组深刻体会到一个项目团队成员的合作在项目过程中的作用，项目管理在项目当中的重要性。

关键字：留念祝福欢送计划分工协作沟通控制时间保证质量降低风险
目录
前言 (2)
背景分析 (3)
角色分析 (3)
范围管理 (3)
项目合理性和目标 (3)
项目可交付的成果 (4)
项目计划 (4)
项目计划的概述 (4)
WBS图 (6)
晚会责任矩阵 (7)
项目进度管理 (7)
双代号网络图 (8)
双代号网络图计算表 (8)
双代号网络图关键路线 (11)
项目质量管理 (11)
项目质量问题因果分析图 (13)
项目沟通管理 (14)
项目风险管理 (14)
项目风险来源表 (15)
项目应急预案 (16)
收尾管理 (17)
参考文献 (17)
后记 (17)
一、前言：
大学是一个梦想起航的地方，同时也是校园生涯的句点。

大学，有太多的心愿追逐；大学，有太多的离嵩愁梦；大学，也有太多的刻骨铭心！每年到了这个时节，就会从校园里走出一批将要走上社会的莘莘学子，他们满含激情，他们饱含斗志，为了自己的明天，不断的奋斗，不断的拼搏。

而我们，借着这个小小的舞台，表达我们的一份心意和祝福，希望他们可以记得，大学里还有我们的牵挂；希望他们可以感受，大学里还有我们的支持。

在此情况下结合近几年项目管理理论和方法在各个领域应用的越来越广泛，应用案例也越来越多，项目管理体系越发完整。

项目管理在工程项目、IT项目、新产品开发、市场营销等活动中应用的成功案例充分说明了项目管理的科学性和优越性。

如果能够将项目管理的知识、技术、技能、手段应用到晚会当中，对于晚会实施的整个过程来说可以使之更加科学、合理。

晚会实施的整个过程是一个活动的过程，它是具有非重复的一次性活动的特征，它就是一个小项目，因此晚会的实施必然可以应用项目管理的办法进行。

为了在各种有限的资源条件约束下，晚会能够以最佳方法实现我们所希望的预期效果，确保晚会这一项目在整个活动实施过程中各个项目目标都能在计划时间内有质量的完成，我们小组运用项目管理这一工具对整个项目进行合理的策划安排、任务的分解、有效沟通，控制项目的质量、进度、风险的管理。

二、背景分析
毕业是学生时代的结束，也是社会生活的开始。

在盛夏六月的阳光下，重庆邮电大学移通学院经济管理系迎来了新一届毕业生告别的时刻，他们带着青春蓬勃的朝气和远大的志向即将离开我们经济管理系这个团结友爱的大家庭，奔赴新的生活。

我系学工办、团总支学生会决定通过举办毕业生晚会将我系所有学生对毕业生的美好祝愿予以表达，也借此让我系2012届毕业生再次感受我们经济管理系大家庭的温暖以及大学生活的美好回忆，同时也为我系低年级同学刻苦学习、努力拼搏树立良好的榜样。

在这个美好的时刻，他们满载着几年的知识积累，勇敢而自信的走向社会，去追求他们的未来，去实现他们的理想。

为了表达经济管理系对毕业生的祝福之情，同时也为了给毕业生们一个向我系表达感激之情的平台，经管系学工办决定举办一场毕业晚会，并将该项目的筹备工作委托给我们项目小组，为此，我们小组运用所学的项目管理知识进行组织安排和管理办法。

三、角色分析
四、范围管理
（一）项目合理性说明：
毕业是大学生涯的结束，是人生新的起点，毕业意味着同学们各奔前程，意味着离开母校的温暖怀抱。

毕业晚会是一个展示人生新的起点的舞台，在这里可以激情澎湃的展望美好的明天，在舞台上做大学生涯的最终总结，以晚会的美好结束大学的生涯，也以晚会的美好开始新的旅程，毕业晚会是最值得纪念的日子。

技术可行性：舞台搭建承包给校外拥有相关技术的公司、舞台灯光效果聘请校外人员以及演员化妆采取入店化妆。

经济可行性：制定各项费用支出预算表。

合理安排、严格控制项目的各项开销，所有费用由团总支学生会经费和部门自行拉赞助支付。

组织可行性：制定合理的毕业晚会的策划、选择学生会各部门为组织机构、选择有校内晚会经验的管理人员、各部门确定好分工协作关系、对工作人员进行必要的培训，保证项目顺利执行。

（二）项目目标：
总体目标：保证晚会圆满落幕并表达我们对毕业生的真挚祝福。

总体目标：保证晚会圆满落幕并表达我们对毕业生的真挚祝福。

时间目标：保证晚会前进行多方彩排，并且晚会前的各项准备工作都要按时完成。

成本目标：将晚会总成本控制在预期赞助费以及学工办提供款项之内。

效果目标：希望在这欢声笑语中，为她们献上我们的祝福；
希望这个美丽的夜晚，都留下最美的回忆。

（三）项目可交付成果的形式和内容：
形式：毕业晚会的演出
内容：任务分工表、物资采购清单、租赁清单、演出节目清单、晚会时间表、费用清单、邀请函
五、项目计划
（一）★项目计划的概述
1、宣传安排：
前期在学校主干道、学校食堂入口处、学生宿舍大门口张贴海报；系博客宣传；校园广播播报；校园论坛发帖；向各专业辅导员进行宣传，向各专业年级长进行宣传。

2、宣传方式：
（1）出海报进行宣传
（2）向各专业辅导员与年级长进行活动宣传，并请他们协助宣传
（3）制作宣传横幅悬挂于校园显眼处
（4）系博客宣传
（5）校园论坛发帖
（6）校园广播播报
3、宣传时间：2012年3月——2012年4月
4、经费筹集：
以团总支学生会经费申请为主，部门自行拉赞助为辅。

5、节目及主持人选拔
（1）选拔方式：全系学生以专业为单位，在各专业年级自愿报名的基础上，由各专业年级长组织三个以上舞蹈、歌曲、器乐、戏曲、小品、相声、魔术、话剧等节目，参选节目应注意节目丰富多彩，注意传统文化的继承和发扬，突出文化多样性。

原则上保证大一每个专业1个节目，大二、大三各年级2-3个节目，毕业年级2个节目，团总支学生会1个节目，学工办辅导员1个节目，节目总数控制在12-15个以内。

主持人选拔是在以往主持人资源库的基础上则优选择，确保共计四人。

（2）选拔宣传时间：2012年3月
（3）选拔时间：2012年4月
（4）节目推选原则：围绕主题，创新，体现青春活力，表达崇高情怀。

（5）主持人选拔原则：口齿清晰，形象气质俱佳，有一定主持经验。

6、物资筹备
在晚会前至少一个星期准备好一切物品，在活动前至少两个星期将清单交给办公室。

7、嘉宾邀请
在确定好具体的演出时间前由美宣部设计邀请函，在时间确定后填写好相关内容由会长负责嘉宾邀请，领导由学工办主任负责。

8、会场布置
场地布置由美宣部及文艺部共同构思设计。

在活动前至少三星期有具体方案。

9、音控设备
由文艺部联系科技协会向校科技联合会联系租借部分设备为辅，主要以外借音控为主。

10、会场控制
由女生部、生活部、文艺部负责，主要有嘉宾引导、迎宾礼仪、颁奖礼仪、场面控制，学生入场引导，学生提前一个小时左右全部入
场完毕。

预防突发事件的发生并制定相应预案。

11、节目彩排
为保证演出质量，在正式演出之前，安排2次正式的节目彩排。

12、引导退场
活动结束时，所有同学欢送嘉宾离开。

嘉宾离开后，再由青队，理事的工作人员引导观众有序退场。

13、场地清理
晚会结束后，所有工作人员留下做收尾工作，归还设备、场地清洁。

14、特别注意事项：
（1）事前一定要有人负责跟各部门，从流程，音乐，服装，时间，搭台，出场方式，对白。

（2）要让主持人熟悉整个晚会的流程，每部分的内容如何操作。

（3）场景设计，观众区域布置（演员进出口/观众人行道/工作人员人行道/嘉宾席位区，以及学生观望区）
（4）彩排问题。

注意每部分的时间，计算好每部分的时间，每个环节的漏洞，记下每部分的问题，彩排后要汇总和解决。

（5）座位的安排。

礼品的分配，奖状的分配，感谢信的内容等都要考虑周到。

（三）★ WBS图
（四）★晚会筹办的责任矩阵
六、项目进度管理
概述：在项目实施过程中可能会出现项目进度不能在预期时间内完成，针对这一情况，我们小组运用双代号网络图对项目执行过程中各时期的进展程度和项目最终完成的期限进行管理控制。

（一）★双代号网络图
说明：箭头上方1.1---3.6表示活动，活动具体内容参照WBS表格。

箭头下方数字为活动所需天数。

引出框上面为活动，下面为天数。

A---S表示节点。

M表示晚会当天，开始时间为当天8:00，N/24表示活动所需时间N小时。

当天8:00开始进行。

表中单位为天。

ET代表节点最早时间，计算依据双代号网络图中的数据。

当天8:00开始进行。

表中单位为天。

LT代表节点最迟时间，计算依据双代号网络图中的数据。

活动的最早可能结束时间=活动最早可能开始时间+活动作业时间；
活动最迟必须结束时间=活动结束节点的最迟时间；
活动总时差=活动最迟必须开始时间-活动最早可能开始时间；
活动自由时差=紧后活动最早可能开始时间-最早可能结束时间。

关键路线为：1.1——1.2——1.4——1.5——2.4——2.5——2.6——2.7——3.1——3.2——3.3——3.5——3.6
（五）★双代号网络图关键路线
说明：图中双实线箭头为关键路线。

七、项目质量管理
（一）概述
在项目的执行过程中，参与项目执行过程中的人员在个人能力、技术水平以及工作经验上都存在或多或少的差别；项目所需要的设备在质量是否存在缺陷，机械使用过程中是否会突然出现一些故障；材料在订购的时候在质量、数量上和实际要求的数量和质量上是否存在误差；策划方案是否对技术、组织、管理、经济等方面进行全面分析和综合考虑。

在上述情况下，为了确保晚会质量标准的要求能够实现，我们小组通过讨论整个项目在执行过程中最可能出现问题的环节，分析在这些环节上可能导致项目出现
质量问题的原因。

以此来及时发现和纠正项目执行过程中所出现的问题，避免或者减轻这些问题给项目组带来的损失。

为了项目执行过程中导致项目质量问题的各种原因能够清晰直观并且有条理的反应出来，项目质量控制人员能够一目了然的看出，便于项目质的控制，我们小组运用了项目质量问题因果分析图。

说明：项目质量控制分析表是为了全面分析出项目出现质量问题的各个因素，这些因素导致了哪个的项目环节质量问题。

通过表格形式的展示更加便于因果图的绘制。

（三）★项目质量问题因果分析图
八、项目沟通管理
（一）毕业生
沟通需求：为了提高毕业生对晚会的兴趣，带动他们参加晚会的积极性和热情，在晚会宣传过程中要突出晚会的亮点和特色。

项目小组必须将晚会的时间、地点等信息及时准确的传递给毕业生。

沟通方式：横幅、海报、宣传单
（二）系方
沟通需求：晚会的举办需要经管系学工办的批准，必须将晚会的申请第一时间递交给经管系学工办，在得到回复之后展开晚会的筹备工作。

在整个晚会的筹备过程中需要得到经管系的支持，在重大事情上应将具体情况及时地和领导进行沟通，协商办法解决。

沟通方式：文件、面谈
（三）赞助商
沟通需求：赞助商是经费的重要来源，根据赞助商的需求将其公司及产品的宣传方式、时间、地点和宣传力度明确告知对方，再经过相互沟通，协商调整之后确定下来。

外联部要适时进行沟通，确保赞助费的落实。

沟通方式：邮件电子、面谈、电话
（四）晚会表演者
沟通需求：晚会筹备过程中需要表演者的积极配合，各部门要将晚会当中与表演者相关的活动的安排时间提前通知晚会表演者。

文艺部要及时收集晚会表演者的需求信息，汇总之后把晚会所需的服装、道具上报晚会负责人。

沟通方式：通知、电话、面谈
（五）晚会工作人员
沟通需求：晚会工作人员参与项目筹备整个过程，是项目顺利完成的保证力量。

各部门必须把各项任务分配到位，将信息准确无误的传达给晚会工作人员，晚会工作人员要按时向上级汇报完成情况。

在沟通中确保晚会负责人随时掌握晚会的进展情况。

沟通方式：通知、会议、报告、面谈
（六）项目小组
沟通需求：项目小组成员为了更好的分工合作，认清当前各种情况，明确项目目标，达成共识，使项目更好的进行。

沟通方式：小组讨论
九、项目风险管理
（一）概述：我们小组通过分析wbs图，结合以往参与晚会的负责人员经验的总结，整理出在晚会项目过程中容易出现风险的环节和所发生的风险事件。

对风险可能导致的后果进行讨论，把风险后果用系数度量出来，进行了简单的排序，数值越高代表所带来的危害越大。

（二）★风险来源表
（三）★晚会风险分类表
（四）★风险症状分析表
（五）应急预案
停电应急方案：
1、若晚会前停电，晚会最多推迟1小时举行，此间观众自由处理自己的时间;如果１小时后仍没有正常供电，则由主持人宣布晚会改天举办。

2、在晚会前半部分之间停电超过10分钟后由主持人宣布晚会改天重新举行;在晚会后半部分之间停电超过10分钟后由主持人宣布晚会闭幕。

3、在停电期间，由节目组负责演员的组织与服装道具的看管工作;由礼仪组负责
领导及来宾的服务工作;由理事组负责现场秩序的维持;由青队负责舞台、音箱设备、灯光设备等的看管。

4、在主持人宣布晚会改天举办或闭幕后，按“活动后期”中的工作分工细则清理会场。

灯光应急方案：
1、四个照灯两个以内无法正常使用时，正常使用剩余照灯。

2、四个照灯两个以上无法正常使用时，启动事前准备的照明器具。

节目应急方案：
1、上一个节目演出时，其后的两个节目在后台准备，前一节目由于各种原因无法按时出演时，下一个节目即时跟进。

2、任一节目在演出过程中发生失误或无法顺利进行的情况时，由节目的领演人迅速组织演员重演此节目;若重演仍出现问题，则该节目立即退场，视具体情况决定其再次重演或取消。

其它紧急情况发生时，由机动组负责处理。

十、项目收尾管理
（一）、收尾过程各部门需要完成的任务：
1、会后清场：晚会节目后，由美宣部负责把红地毯，桌布等搬回原处，同时进行核实与统计；由生活部负责人员签离；外联部组负责清理场地，将各项物品摆放归位。

2、晚会总结：准备晚会报道稿进行晚会情况宣传；撰写总结报告并核算各项开支；将各资料整理存档。

(二)、收尾的开始与结束：
收尾于晚会嘉宾和观众散场结束后为开始，会后清场在晚会当天结束，晚会总结在晚会结束后第七天完成，并上交。

(三)、收尾检查：
将项目计划、人员、财务等相关资料整理汇总，再上交至学工部。

(四)、项目的交接：
在晚会结束后，应将晚会总结报告及开支核算表交给经管系学工办，汇报晚会情况。

十一、参考文献
1. 池仁勇，王飞绒.项目管理.北京：清华大学出版社.第二版. 2009年
十二、后记
（一）、小组分工:
Dwyane（组长）：任务分工、背景分析、项目计划编制、wbs图、沟通管理Haslem：摘要、责任矩阵、质量管理、收尾管理、经验及感想、排版
D-Wade：前言、进度管理、风险管理
以上任务为小组成员主要负责方面，其余任务均为共同协作完成。

（二）、经验及感想：
我们小组三个人，经过几个星期的讨论与磨合，我们终于完成了这次的项目管理课程设计。

在此过程中，我们学到了很多东西。

由开始的没有条理，到后来的思路清楚、分工明确，小组成员也渐渐有了默契，工作效率也相对提高。

对项目本身的理解也有开始的浅浅的知道大概到深入的了解其中的道理。

完成设计以后，我们意识到，项目开始阶段是一个重要的阶段，起着承前启后的作用。

从开始接手一个新项目的时候，首先要尽可能地从多个方面了解项目的情况，比如，这个项目是大概要做什么事情，目的是什么，了解清楚这一点，才能进行下面的工作；这个项目里面牵扯哪些方面的人，如投资方，具体承办方，主要参与者等，要分析其中的利害关系，把握好各个角色；了解参与者的基本情况，下面的事情就是了解项目所处的环境，这样才能更好的设计其中的具体内容；在做项目之前，还要大致计算一下自己手头上的资源，以便更好的充分周转、利用。

在弄明白了自己手上的资源跟项目的总体策略以后，在开始做项目的时候才能更好地灵活运用我们所学的知识。

总而言之，我们在做完整个项目管理课程设计后，让我们感觉到我们所学的课本上的知识不仅仅停留在书本上了，而且运用到身边的实际的项目中去了，这样我们可以灵活的掌握书本上的知识，可以让我么学以致用。