edoc2企业文档管理系统简介(系统概述).

完成的申请文件作为记录并根 据规范实施遵从策略
记录管理
存储管理系统
edoc2的功能易用性简介
• 在线的便捷操作
– 在线预览 – 在线编辑
edoc2
• 访问控制
• 全文检索 • 文档发布与邮件集成
• 可协作的多人文档办公
• 文档的订阅通知 • 带有桌面特性Web操作 • 自定义的分类以及属性
edoc2的功能可管理性简介
订单
业务挑战 – 信息工作者
edoc2
• 如何才能找到我需要的文档？
• 如何保证手头的文档总是最新的版本？
• 如何将文档很好的分类存放，方便浏 览？ • 企业内部各部门、各级人员无法有效 共享特定业务文档。 （有些文档需要 一些特定的流程才能正式生效或者被 使用，比如报价单，合同的审批。无 系统会占用很多人力资源，效率低下） • 与客户、供应商、合作伙伴等外部企 业无法有效进行文档共享、团队协作。 （大文件的传递）
•存储 •加密压缩 •转换 •索引 •关联 •协同 •安全控制 •版本控制 •审计 •同步 •分布存储 •…
•搜索 •多视图 •智能桌面 •内容目录树 •订阅 •提醒 •讨论 •共享 •贡献 •发布 •…
底层数据库以及文档门户平台
面向文档管理中所有的参与者
edoc2
文档管理
修订 审批 搜索 浏览 查看
• 基于Ajax便捷应用
– 用户熟悉的windows和Web界面
– 学习/维护成本低
edoc2
• 灵活的架构和扩展能力
– 成熟的产品和架构 – 二次开发标准API以及服务体系
• 端到端的完整解决方案
全面掌控公司的文档资源
• 集中式的存储管理
– 建立文档的集中式的存储，对文档进行有效的分类管理
- 项目部 • 分类文件夹 • 推广方案 - 销售部 • 客户档案 • 报价 - 行政部 • 申请表格 • 会议管理 - 法务部 • 法律文本 - 人力资源部 • 人事档案 • 评估表格
事务处理流程
其它文档通过扫描变成文件
edoc2
申请信息通过电子表单输入 评估资料 表单提交到edoc2
客户文件在edoc2中自动生成 实现与内部或外部系统之间数据 交换 文档衍生系统 更多的文档和相关信息自动生成并 呈递到客户面前
edoc2 使用工作流,客户文件通过申请流程被转 发到相关人员实施评估/审核/确认 申请文件按照IT策略转移到适 合的存储系统中
• 安全控制（三重保护，主动式病毒防御） • 全面的管理掌控
– 统计报表
edoc2
– 日志跟踪
• 提供完整的电子文档生命周期管理
– 文档的创建，文档的共享和协作，文档的权限管理，文档的发布和分发流程，文档 的存储，归档和销毁，文档的审计
• 异地数据同步存储 • 符合行业标准,可扩展的架构
– 电子签章
edoc2
edoc2-企业文档管理系统简介
Macrowing Information Technology Co., Ltd
2008-05
内容介绍
• 企业文档管理所面临的问题
• edoc2 所对应的解决方案
edoc2
企业所面临的业务挑战
企业80％数据信息是非结构化的
网站信息 技术白皮书 产品需求分析 NDA emails 会议纪要 项目计划 动画
•
文档的订阅通知管理
用户操作
• • • • • • • • • • • 查看文档属性 查看文档列表 查看文档内容 查看版本 查看注释 …… 编辑文档属性 更新文档 删除文档 删除版本 编辑注释 ……
edoc2
edoc2存储库
用户 角色
Fra Baidu bibliotek组织
发生特定操作触发相应服务
用户 角色 组织
通知
eDoc2 服务器
统
• edoc2作为目前国内领先的文档及知识管理系统， 自上市以来已经为国内外超过5家大型企业提供了 解决方案
部分客户列表
edoc2
edoc2
www.edoc2.com 400-886-1516
业务挑战 – 管理者
edoc2
• 如何保护企业中的保密文档？ • 如何得到集中、安全的文档 存放中心？ • 现在知识人员的流动都比较 大，这样很容易造成知识的 流失。（人才流失=知识流失） • 缺乏有效机制鼓励员工为企 业贡献和分享他们的经验和 知识。 （打造学习型组织， 培养企业竞争能力） • 缺乏有效手段对纸质文档进 行电子化，形成可重用的文 档。 （书籍，资料，文献）
信息使用
创建/收集
文档创建
edoc2 文档中心
edoc2文档管理系统的简易之道
多种获取方式 集中存储管 理 全面的文档 管理
edoc2
全面的流程管理 共享
讨论及纪要 桌面应用上传 集 中 存 储 扫描识别 邮件信息 其他组件 内 容 管 理
安全控制 关联 共享 转换 索引 协 同 管 理
应用系统导入
– 与其他系统的整合（API）
edoc2解决方案适用场景
edoc2
• 文控中心 Document Control Center
– 研发中心
– 制造型企业 – 设计院
• 资料管理 Record Management
– 咨询公司 – 政府: 政府/公检法 – 律师事务所
• 其他文档管理场景
解决方案优势
Ultimus 工作流引擎
分发
修订
归档
销毁
管理支撑
分析报表
消息服务
人员组织
操作日志
基于SHARP的事务内容管理
输入
扫描和传真
工作流处理
Analyze
edoc2
发布
门户 数据和文档
Monitor 应用输出
Deploy
优化
纸张和表单 Execute
企业业务应用
edoc2
归档库 记录和遵从管理 信息保护和安全 与企业应用集成 优化的存储
edoc2
• 文稿 • 图片 • 合同 • 方案 • 设备管理 • 用品管理 • 合同 • 人事合同 • 员工手册 • 案例 • 培训资料 •档案 • 多媒体文件 • 会谈纪要 • 销售报告
转换服务
edoc2 存储库
版本管理
压缩服务
索引服务
传输
关联服务
检索服务
- 财务部 • 会计凭证 • 合同 • 审计报告 • 发票及单据 • 财务报表 - 科研部 • 纸质及电子图纸 • 技术白皮书 • 使用手册 • 设计创意及理念 • 测试报告
严格的权限控制
edoc2
完整的日志记录所有用户的操作
edoc2
AutoCAD格式的直接在线预览
edoc2
智能桌面
edoc2
元数据自定义和自动关联
edoc2
全文检索
edoc2
在线编辑
•
edoc2
在大多数文档管理系统中，对文件的编辑和保存是相当麻烦的事情，你需要 先下载，然后在本地编辑，编辑完了之后再上传回服务器保存。现在 edoc2V3提供了一个强大的“扩展编辑器”： 扩展编辑器可将edoc2和桌面编辑器集成起来，简化文件的下载、编辑、上 传流程。你可以直接在edoc2服务端打开文件，编辑完之后可以自动保存会 服务器，同时会保留前一个版本的文档内容。
多个文档修改者/审 批者
文档需要 安全保护
edoc2文档管理系统的简易之道
文档获取 文档管理 文档应用
edoc2
文档分析 •系统资源 •访问日志 •贡献程度 •关注度排名 •活跃程度排名 •审计跟踪 •统计报表 •智能分析 •…
•识别 •文档 •任务 •消息 •邮件 •讨论 •项目 •联系人/公司 •员工/专家 •业务流程 •知识库 •…
edoc2
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edoc2的背景介绍
edoc2 -企业文档管理简易之道
edoc2
• edoc2的开发团队有近十年为世界级企业提供服 务的经验，并且非常了解他们的需求、遇到的问 题和实际的管理运营模式 • 针对这些问题和长时间的积累，2005年向市场推 出了成熟的企业文档解决方案edoc2企业文档管理系