新形势下事业单位档案管理的优化方法研究

新形势下事业单位档案管理的优化方法研究

摘要：档案管理作为事业单位管理中的重要部分，档案功能的作用也至关重要。事业单位的顺利发展和高效管理离不开档案管理的应用研究，其发挥着维持单位平稳运行的作用。档案管理包含整个单位各种信息资料的存档和保存，其目的是有利于后续查阅等，使其在事业单位的建设和发展中发挥关键性的指导作用。面对社会发展变化所带来的机遇和挑战，事业单位要实现档案管理的创新与改革，不断完善档案管理的办法和制度，优化管理措施，最终实现事业单位在新形势下创新的发展，通过科学合理的优化策略解决问题。

关键词：新形势;事业单位;档案管理;优化方法

引言

随着科学技术的不断发展，大数据时代带给人们的不仅仅是便利性，还有激烈的行业竞争和对传统理念的不断变革。档案数字化管理打破了传统的档案管理方式和方法，在如今这个大数据时代，电子档案管理给人们带来了一定的便利，也为档案工作带来了不小的考验和挑战。

1事业单位档案管理中存在的问题

1.1档案管理业务基础能力不足

目前在事业单位还存在一些忽视档案管理重要性的问题，这一定程度上也阻碍了档案管理的进步。在实际工作中没有按照严格的

标准和要求开展档案管理工作，也极大地给管理效率和能力造成了不良的后果。一些事业单位档案管理上存在基础业务能力不足的情况，给管理带来了不便，容易出现管理混乱不科学的现象。从目前事业单位档案管理的实际情况来看，最普遍存在的问题就是缺少有关管理上的科学制度规范，相应的管理流程和标准也不够完善。还存在一些单位虽然建立了有关档案管理的规范制度，但是受到各种因素的影响导致落实得不够彻底，没有发挥出真正实质作用。档案管理工作缺少专业的管理人才，大部分档案管理人员并非档案专业出身，在单位也是兼任档案管理工作，没有系统学习过相关的业务。这也严重影响了管理的标准化发展，给档案管理带来困扰，无法有效地实现档案信息的真正价值意义，给事业单位的长远发展带来不良的影响。

1.2实用型人才仍处于严重缺乏状态

作为决定社会生产发展速度的主要因素，人才的重要性毋庸置疑。事业单位的档案管理人员由于其工作的特殊性使得其长期占据着重要地位，其自身的工作素质与能力决定着最终的档案管理质量。为进一步提高档案管理水平，作为档案管理者不仅要关注工作流程，还需就管理信息化水平的提升内容进行深入分析。除了熟练应用信息化技术的方式，更要确保其能够独立且熟练的完成设备操作。但现实情况却是往往档案管理人员无法及时获得有效的信息化管理培训，在工作重视程度不高的情况下，档案管理人员仍然在延续着纸质档案管理模式，即使存在先进的信息化技术想要将其融入

至实际的档案管理流程中也较为困难。另外，还有部分档案管理人员缺乏工作积极性，且服务态度较为恶劣，专业水平与职业责任感的严重缺失使得档案管理的整体水平的持续化提升受到了极大限制。

1.3服务观念落后

一般情况下，事业单位档案管理部门和单位其他部门之间的交流少之又少，比较封闭，没有和其他部门进行及时交流，再加上档案管理人员思想比较封建，服务观念比较落后，导致档案管理工作无法满足现代化事业单位管理需求。如果档案管理人员不具备较强的应变能力，就无法给档案应用人员提供准确的帮助。

2新形势下事业单位档案管理的优化措施

2.1引入档案管理人才，提升管理水平

人才是保障档案管理工作顺利落实的重要因素。在全新的档案管理要求下，仅具备单一技能的档案管理人员已经无法满足档案管理需求，有关事业单位应做好人才的引入、培养与应用工作，不断提升人才的服务质量，建立高素质的人才储备机制，依靠人才技能提出可行的档案管理方案，保障档案管理活动的实效性。在档案管理工作中，有关事业单位可在单位内部抽调学习能力出色、服务意识强的相关人才，要求其学习档案管理知识，学习计算机网络技术，并根据单位内部的管理特点建立相应的档案管理方案，保障档案管理的正面价值。事业单位也可在上级单位或社会环境中选择相应的档案管理人才，以高素质、多技能为基础要求，落实人才管理

计划，保障档案管理质量。在有关人才进入岗位之后，事业单位应定期发起档案排查活动，一方面，对相关人才的管理实效性进行检测，根据档案管理工作的质量确定相应的档案管理制度。另一方面，对有关档案进行检测，避免因人员管理能力而引发的档案遗失、损毁等问题。事业单位应建立科学的人才培育机制，依靠人才的支持保障档案管理工作的稳步推进。

2.2加强档案管理规章制度建设

事业单位要想提升档案管理规范化水平，加强档案管理规章制度建设是一个非常有效的方式。档案管理是事业单位工作的重要环节之一，档案管理工作的效率及其规范性如何将会极大地影响事业单位的整体工作情况。因此，做好事业单位的档案管理工作，必须从单位的实际情况出发，妥善制定相应的档案管理制度，或者修正原有的规章制度，以适应现在的工作状态。制度的合理性与规范性也是关乎事业单位档案管理工作的重要因素。档案管理规章制度要从日常工作中切实落实，档案管理人员要以身作则，严格遵守相应的档案管理规章制度，不断推进事业单位的档案管理工作。

2.3加快事业单位档案管理信息化的进程

要充分意识到事业单位档案管理信息化的意义，意识到把信息化应用到事业单位档案管理的重要性。信息化档案管理能够大大提高事业单位档案管理的效率和管理水平。事业单位档案管理人员一定要改变传统的管理思想和理念，要充分认识到档案管理信息化的重要性，对信息化技术要有一定程度的了解。事业单位档案管理人

员还要采取多样、多元化的档案管理方式，结合当今的信息化建设，对整个事业单位的档案进行有序管理和监督。不仅是事业单位的管理人员要树立相关的意识和抛弃传统的管理理念，其他部门的工作人员也要有相应的思想意识的改变，这样才能使信息化建设在事业单位档案管理方面更加健康地进展。

2.4构建完善的事业单位管理信息化网站系统

档案管理工作是否能够实现信息化建设决定了未来的工作持续性，也是有效推进工作深入发展的关键因素。信息时代下，作为档案管理人员应结合各个信息站点的实际情况与人们对档案的实际要求，以满足档案信息化服务要求为基础，为网站系统添加查询、借阅以及信息共享功能，从根本上提高档案管理的综合水平。构建完善的信息化网站系统的同时，也需要为事业单位与档案管理体系之间建立有效联系，实施更为符合现阶段信息应用需求的一体化管理模式。在为其未来事业提供支持条件的基础上，为进一步提升档案管理社会与经济效益做好铺垫。

结束语

为了更高效地开展档案管理工作，要不断地在实践中学习和进步，发现事业单位管理中存在的问题和不足之处，改变传统单位档案管理的模式和形式，解决新形势下档案管理上的矛盾，便于单位工作的开展和利用，为事业单位长远的发展提供重要的支持条件，也能够提高事业单位的综合实力。