办公室文秘工作水平的提升策略初探 曹燕飞

办公室文秘工作水平的提升策略初探曹燕飞

发表时间：2019-12-18T14:55:39.043Z 来源：《基层建设》2019年第26期作者：曹燕飞

[导读] 摘要：企业办公室是整个企业行政管理工作开展的主要阵地，涉及的工作量很大，需要文秘及时向上级汇报现有工作实际情况。

中国葛洲坝集团股份有限公司合川小安溪市政工程项目部重庆市 401520

摘要：企业办公室是整个企业行政管理工作开展的主要阵地，涉及的工作量很大，需要文秘及时向上级汇报现有工作实际情况。办公室工作职责意味着文秘工作水平与组织内部管理有效性存在着较大的关系。低效的办公室文秘工作，必然会降低组织机构的办事效率。因此，必须充分重视办公室文秘工作，并通过有效的措施，提升文秘工作的综合水平。

关键词：企业办公室；文秘工作；重要性；水平提升策略

1办公室文秘工作的重要性

文秘工作在企业的发展中可以说起着承上启下的作用，能够在很大程度上促进企业的正常发展，换句话说，文秘部门在企业占据着核心的地位。文秘工作的主要工作内容是正确传达领导的指示，督促工作人员按照要求工作，使整个企业上下都能够按照要求完成任务。

对于文秘工作人员的要求来说，不仅需要其具备专业的工作能力，也需要具备强大的交流与共同能力，能够全面掌握企业的发展情况，并且对各个部门了如指掌，同时，文秘也要具有一定的乐观精神，采用理性的态度分析问题，使文秘工作的质量能够得到有效的提升。此外，也要要求文秘具有一定的计算机能力，能够通过图形、表格的方式规划出具体任务的操作规范，并且也能够对企业的日常经营发展工作进行记录，采用表格与图形的形式能够使具体的内容更加清晰，从而进一步提高企业的工作效率。 2提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略

2.1企业重视文秘工作并提供各方面支持

企业之所以强大是因为内部结构合理，整体性强，办公室作为企业的重要办公部门，起到连接上下级的作用。但是现阶段我国经济发展飞快，企业也随之快速发展，企业原有的配置反而不足以维持工作。以办公室的工作为例，企业的发展带来了许多新产业和新任务，文秘人员的工作增加了很多。企业需要重视办公室文秘的工作，在各方面为办公室文秘的工作提供便利。比如在选择文秘人员的时候，企业可以提供资金支持，重视选拔过程，为办公室选择优秀的人才；在文秘的日常工作中，企业需要进行大致的观察和引导，为文秘提供学习资源，让文秘工作尽快融入企业。

2.2不断改进办公室文秘工作的方法

国有企业办公室文秘工作必然会涉及国有企业相关政策的制定以及执行，同时，关于政策执行的情况以及所带来的效果都需要办公室文秘进行跟踪负责，可见，文秘工作与国有企业健康发展有着非常密切的关系。基于此，要求国有企业办公室文秘对其工作进行不断改进，主要是根据部门的实际情况，对现有工作的不足进行总结，从而实现优化与创新。在提升工作能力的基础上，建立一个与国有企业特点相符合的工作体系，使企业、办公室以及文秘人员能够实现良性运作。具体来讲，一方面，文秘工作者要结合实际情况，对自己在办公室的位置进行审视，从而掌握工作的特点以及规律，并坚持在工作中不断摸索与总结，这样就可以在众多工作中迅速分析主次，明确轻重缓急，在高强度、高时效要求的工作环境之中也可以做到稳步推进，保障文秘工作能够适应国有企业的需求；另一方面，办公室文秘人员要坚持自我提升与调整，善于抓住各种机遇，养成自我总结的良好习惯，有计划、有步骤地完善自己。此外，因为日常工作的缘故，文秘工作人员还应该对身体、情绪、心理等内在因素进行不断协调，确保保持良好的工作状态，灵活应对组织下达的各种任务。

2.3加强关注办公室文秘工作的细节处理

“细节决定成败”是对办公室文秘工作最直接的描述，因为文秘工作通常都比较繁琐与复杂，而身为文秘工作者，无论面对多么复杂、多么急切的问题一定要保持良好的心态，这样才能以最佳的状态应对各种问题，并将各个细节做好。首先，要树立正确的工作态度，在谦虚谨慎的作风下扎扎实实做好本职工作，面对多样化的文秘工作也要正确对待，在此基础上还要加强对细节的关注，这样才能发挥文秘工作的先决性保障作用。其次，坚持“身体力行”的理念，对文秘工作的细节、过程进行剖析，一方面是能够快速地抓住关键问题；另一方面则产生示范效益，带动其他同事参与进来，养成从细节入手做好工作的良好习惯，在办公室内部建立务实、严谨的工作作风，为国有企业健康发展提供基础性支持并进行细节方面的完善。最后，倘若要当好领导的秘书，那么面对领导下达的每一个任务都必须认真对待：一是拿到任务，要认真分析，从细节之处找到工作能够有效开展的切入点。二是坚持在细节上细心琢磨，加强对过程的控制，力求工作尽善尽美，从而高效率完成领导下达的任务。

2.4善于抓住办公室文秘工作的核心

“主动为组织服务”的理念是办公室文秘人员必须具备的素质，在实际工作中，要对工作进行及时分析，并有效进行整理，然后通过系统加工，最后对其进行快速、准确的传递，保障文秘工作的科学性、严谨性以及准确性，从而为国有企业管理、决策提供基础性的保障与支持。第一，确定信息准确的核心要素，以确保其他环节，例如，收集、整理以及分析等等能够系统地开展，要站在组织长远发展的角度对各类信息、数据、资料进行分析，并将内在的逻辑关系梳理清楚，从而将其中潜在的问题准确找出来，为领导了解真实情况以及提出解决办法奠定坚实的基础。第二，办公室文秘人员要特别注重上级领导可能会忽视的问题，从而及时为领导做好补充，让领导能够做出正确的决策。第三，办公室文秘工作要有自己的特色，从其工作的特点与规律入手，培养自身的良好素养，从而真正发挥文秘人员在企业领导工作开展过程中的科学性、系统性作用。

3结语：综上所述，办公室文秘的工作十分重要。负责各种文件的起草、装订及传递工作；及时处理上级文件的签收、传递、催办工作；文件的回收工作；各种会议的记录工作。办公室文秘的职业能力关系着企业工作的进度，企业在选择文秘人员时应该依据本文所提观点进行专业的选拔，要重视办公室文秘工作，对文秘的各方面能力进行培训，加以提高。在企业激烈竞争时期，拥有专业的文秘人员相当于有了“润滑剂”，能够使企业健康发展。

参考文献：

[1]孙蕾.试论提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略[J].办公室业务，2018（08）：93.

[2]韦永赛.办公室文秘工作质量和水平的提升方式研究[J].文存阅刊，2018（21）：192-193.

[3]唐慧.提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略分析[J].现代职业教育，2018（27）：124.