办公室文秘部工作设想

办公室文秘部工作设想

经我一年工作感受在文秘部现有几点不足之处可以改进。其一，办公效率较低，不能快速的完成部门工作，且不能及时的向老师反馈情况；其二，部门采用分组倒班制，各小组之间缺少交流与信息反馈，不能及时的改正错误，导致错误的累积；其三，文秘部工作较为复杂，新招干事不能快速的上手，需要学长较长时间的指导，而仅靠三名部级干部不足以满足需求。针对以上几点，我有一些设想来改进。

一优秀干事留部

一般情况下大多数干事会在大二退部，但是在文秘部只有部级干部不足以满足对新干事的指导工作。可以在原文秘部留下2到3个优秀干事（工作时间半年）和部级干部一起分成两个组循环对新干事进行1对2，1对3的专业指导，帮助他们快速的掌握文秘部工作细节，减少错误的发生。对于留部的优秀干事，给予他们加较高的技能分和操勤分。

二细致分岗流水作业及定期换岗

在之前的文秘部工作中一般是一个人做一套工作，没有明确的分工，导致了办公效率的较为低下。可以把文秘部工作明确的分为三个岗位:收发岗，记录岗和打印岗。收发岗主要从事晚点名报表及其他文件的发放与晚点名报表的回收工作。在回收的过程中要严格的按照老师所发的机材学院班级人数与班长团支书

所交上报表人数进行核对，且对此负责。记录岗就是把收发岗干事所回收的报表进行记录和统计，且对此负责。打印岗是把记录岗干事所统计的数据输入电脑中并打印出来，递给老师，且对打印报表统计负责，在打印完后对办公室进行打扫。收发岗一般需要3人，记录岗一般需要两人，打印岗一般需要2人。在干事熟悉本岗工作之后定期进行换岗工作，让干事了解文秘部全部的工作流程。在第一个学期中，由部级干部带队且全权负责，晚点名所需文件的打印也由干部负责。在第二学期时，干部的工作就全部移交给各小组负责人。

三每周干事进行工作总结

干事在进行完晚点名后，抽出课余时间进行工作总结，发到工作群中，大家进行交流学习，并有专人把各干事的总结进行记录与存档。干事的总结包括自己的工作经验，本周老师所交代的注意事项，在晚点名工作中所犯下的错误，还有对晚点名工作的建议与意见。在总结中，大家提出先进经验，用来提高晚点名工作效率。