办公室文秘工作流程

公司办公室文秘工作流程

任务1：撰写公司总结、发言稿等各种生产经营性材料工作程序：上报材料----撰写初稿----领导审阅修改……上交定稿第一个步骤：上报材料

（1）办公室按集团要求，及时通知各部门上报材料；

（2）各单位按照时间、内容要求，上报季度、年度总结等材料（电子版）。

存在问题及处理建议：

（1）个别部门不能按时上报

产生的原因：工作效率低，最重要是领导重视程度差

解决方法1: 电话催促（可控）

解决方法2：行政手段加大考核力度

（2）总结内容不全面，主要是工作措施多，数据支撑力度不够产生的原因：一是个别部门负责人工作能力很强，但文字总结能力较弱，其总结不能全面深入地反映工作成绩；二是个别部门平时忙于生产，月底时因时间紧不能及时提供准确数据，罗列成绩、措施多，总结分析不够深入；四是部门分工不同，个别职能部门的工作成果难以用数据量化。

解决方法：一是各部门负责人在干好日常工作的同时，加强学习和总结，提高文字总结和分析能力；二是办公室多与各部门加强沟通，督促各部门及时补充提供各种数据；三是各部门要重视对工作的分析总结，做到全面、深入，能确实发现问题、总结出经验、提出对策、

做好下一步工作计划。

（3）生产、销售、财务部门提供的数据存在不统一现象，向集团上报时难以确定。

产生的原因：一是各部门统计的依据、计算方法不同；

解决办法：一是生产科提供的数据必须经主管领导批准后，以向集团上报的数据为准；财务科提供的数据必须在向集团上报数据的基础上，经董事长或总经理确认；二是对外报的总结中，生产数据以生产科提供为准，各车间数据作为参考；收入、利润、回款等经营数据以财务科提供为准，销售部数据为参考；管理费用、营销费用、采购费用等其他数据以财务科提供为准，各部门意见为参考。

第二个步骤：完成初稿（主要是需上交集团的材料）

根据集团及公司要求，办公室文秘人员对各部门工作重点进行梳理，统筹考虑公司全年重点任务及各系统、各方面的工作，全面、深入、有序地总结工作成绩及存在的问题，并根据公司领导班子的意见，提出下一年的工作计划及重点措施。

第三个步骤：初稿审核及修改

（1）办公室文秘人员形成初稿后，交办公室主任审核；

（2）办公室主任确定后，电子版发各主管领导审阅，并请提出修改意见

（3）办公室根据各主管领导的意见对初稿进行完善修改

第四个布骤：定稿并上交

（1）将修改后的初稿交总经理审阅并定稿；

（2）定稿根据要求，发集团相关部门

任务2：文件管理

工作流程：接受文件……登记签批……执行落实……整理归档

第一个步骤：接受文件

办公室根据集团通知，指派人员取文件或通过会议等其他途径获取文件

第二个步骤：登记签批

（1）文秘人员对外来文件进行登记（来文时间、单位、主要内容等）：

（2）文秘人员填好文件处理签后，交办公室主任填写处理意见；

（3）根据处理意见交主管领导批示；

（4）根据领导批示印发相关部门执行。

第三个步骤：文秘人员将处理过的文件按要求进行归档。

任务3：制度建设

工作程序：制订计划……制定完善制度……审阅修改……批准执行第一个步骤：制订计划：

（1）办公室组织各部门根据实际情况上报制度建设计划：

第二个步骤：制定完善制度

（1）办公室根据公司要求下发制度建设计划；

（2）办公室组织督促各部门根据本部门工作实际，制订完善各

项管理制度。

问题：上报不及时，个别部门制度过于简单，不深入不全面。

产生的原因：个别部门负责人忙于事务工作，疏于分析总结经验教训，对制订完善管理制度，加强科学管理重视不够。

解决办法：一是提高部门负责人的科学管理意识，强化按制度管理理念；二是部门负责人要加强学习，善于总结管理经验，增强全面管理意识；三是要增强所订制度的有效性和可操作性，便于制度的贯彻执行；四是办公室做好与各部门的沟通，及时传达领导意见和要求。

第三个步骤：审阅修改

（1）各部门将所订制度交主管领导审阅，并提出修改意见。

（2）各部门根据意见修改完善，交主管领导签字确认。

存在问题：个别部门制度交领导后，未及时通知领导审阅，使文件长久搁置，无法执行。

解决办法：各部门对交领导审阅的制度，及时跟踪落实修改意见。

第四个步骤：批准执行

（1）各部门对主管领导确认过的制度，及时上交公司办公室，统一管理归档。

（2）办公室对各部门上交的制度，根据情况及时征求领导意见，属公司层面的重要制度，及时请经总经理签字下发文件；属部门内部制度的，由各部门根据主管领导意见执行。

任务4：督查落实

工作流程：

（1）根据每周例会上领导布置工作制做督查表并下发相关部门；

（2）每周五收集各部门工作完成情况表及部门周计划完成表；

（3）每月29日前，根据月初第一次会议上领导布置的本月工作及各项指标，实际督查各部门完成情况。由各职能部门及车间提供相关的生产、经营数据。汇总后交公司领导或在下月例会上通报评价结果。

任务5：其他阶段性活动材料的准备

工作流程：根据公司安排，按要求及时完成。