出国办理手续手册

出国（境）办理手册
一．规定
根据中共中央办公厅《关于加强和改进教学科研人员因公临时出国管理工作的指导意见》（厅字）[2016]17号）、教育部办公厅《教育部办公厅关于进一步加强因公临时出国（境）管理的通知》（教外厅[2015]1号）和中共湖北省委办公厅《省委组织部、省教育厅、省科技厅、省财政厅、省外侨办关于加强和改进教学科研人员因公临时出国管理工作的实施意见》（鄂办文[2016]75号）相关文件精神，修订了《中国地质大学（武汉）因公出国（境）管理办法》（地大发[2016]62号，简称《办法》）（附办法原文）。

《办法》规定我校教职工出国（境）执行公务必须持因公护照（港澳台通行证），履行因公审批手续；明确因公出国（境）的申请条件、审批程序、经费使用和证照管理等办法，教学科研人员出访可按实际需要申报出国天数。

同时废止原《中国地质大学（武汉）因公出国（境）管理办法》（地大校办字[2014]4号）文。

二．流程（咨询电话：67884356）
1．提交校内批准文件：出访人员确定出国计划后，请填写人事处网站下载的《教职工出国申请表》或《处级干部出国申请表》一式两份（下载地址：
/xzzx.htm）二级单位签章后再到人事处（职能部门处，综合楼1508）签章，一份人事处备案，一份国际合作处备案。

正处级干部还需填写纸质版“申报表”（分管校领导签字）。

交至留学生大楼新丹桂苑205室：
2.办理批件、证照和签证：完成校内批准文件后办理出国（境）因公护照及签证流程(一般提前3月开始办理,否则无法签证成功.)收到外方邀请函后，第一步：填写系列表格电子版（下载地址：
/xzzx1/ygcg.htm）打包发至校外事专办员；
第二步：国际合作处网站公示（5天）；
第三步：拟草出国请示，学校签章套红，专办员在湖北省证照系统网上传出访人个人信息（大约3-4工作日）
第四步：报批湖北省外事办获得批件（等待审批一般情况一星期，如遇到省外办工作繁忙或领导出差，审批时间不定）；
第五步：如需办理新护照，批件下达后预约指纹办理护照（采集指纹要在前一个工作日预约时间，3个工作日出护照；
第六步：送签（因不同国家不同材料，签证时长也不一）
第一步至第四步所需材料（10个表格）：
➊外文/英文邀请函（是正式邀请函有邀请人签名及邀请人单位logo，办理因公护照及签证的必要条件，电子版即可）
❷邀请函的中文翻译版（内容必须翻译成中文，其中人名和地名可根据实际翻译成中文）
❸中文行程表（按日期列出每天或每段时间的公务活动主题内容，时间天数确定是在邀请函注明的基础上，根据距离的远近多加2至4天（考虑路途时间）；还需明确抵离境日期及预估的航班号信息，团组所有成员合填一份）
❹人员名单电子版（团组所有成员合填一份）
❺出国人员报名审批表
❻新因公临时出国人员备案表
❼因公临时出国任务和预算审批意见表（参照文件规定的出访国家的住宿费、伙食费、公杂费开支标准表的费用标准做预算，需盖财务处公章：审核依据为出访费用所支持的经费卡号，其中KZ开头的卡号为科研经费卡，财务处103办公室审核--到财务207办公室盖章---送还留学生大楼205；非科研经费卡号，财务225办公室审核---到财务207办公室盖章---送还留学生楼205，此表国际合作处审核签章后再到财务处签章，专办员通知）
❽经费预算明细表（参照模版格式做预算，各项金额需与《因公临时出国任务和预算审批意见表》保持一致）
❾Word版请示（注明应xx单位xx人邀请；具体日期和天数；经费使用类型是科研经费还是行政经费；此次赴X国的任务；邀请方简介；出访的必要性。

请示要求言简意赅）
（以上材料为省外办报批所必须的材料）
❿新版护照事项卡及护照申请表（3页均需填写完整，团组人员第一二页共用，有因公护照都必须填写，此材料为省外办护签处备案材料）
第六步签证所需材料：签证材料见《各国签证所需》，所必须的是（5样材料）：
➀邀请函（签证所需纸质版，有的国家签证需要原件，除电子签网签国以外）、➁英文行程（按日期列出每天的公务活动内容）、
➂签证个人信息表（不同国家，按不同要求填写）、
➃护照原件、
➄照片【照片规格不一，没有特别要求的为标准照白底彩照近期的3.5*4.5。

欧盟申根国都要求近期照。

对照片有特殊要求的国家：以色列（白底5*5），印度（白底5*5），俄罗斯（白底4.5*3.5面部要求占照片70%-80%），荷兰（白底4.5*3.5面部要求占照片70%-80%，不能露齿），美国（白底5*5不得佩戴眼镜,近期照）、墨西哥（白底4.5*3.5不能戴眼镜不能露齿半年近照）、缅甸（3.8*5.4白底）、哥伦比亚（白底彩照4*4）2寸。

】
机票订单和酒店订单（有的国家签证需要）
三.注意事项
1.批件天数的定义，在外停留天数的计算方法：一律以我出入境边防口岸加盖的出
入境章为准，离抵境当日计入在外停留天数。

（例如：某月1日出境，当月10日抵达国内，该团组在外停留天数即为10天）。

需严格按报批天数和路线执行，否则后果自负，不能报销出访的费用。

2.我校涉密人员出国前需签署《中国地质大学（武汉）涉密人员出国（境）行前保
密教育情况表》>,回国后签署《中国地质大学（武汉）涉密人员出国（境）回访情况表》。

3.出访不同的国家，有的为免签国，有的需签证，有的国家签证为电子签证，还有
的可以落地签。

免签国、电子签和落地签都需要在湖北省外事办护签处办理《出入境证明》。

（如同团组人员较多、出发口岸不一，需向省外办提交申请分开《出入境证明》）
四.常见问题
1.本人已有有效期内的因公护照，不用提前那么多天报批吧？是否可以直接办理签证？
答：因公签证和因公护照办理都属于因公出国手续办理，是连续的两步骤，因公签证不管有无因公护照，都需向湖北省外事办审批处报批，经过以上流程办理批件的手续，才能根据该批件办理签证手续。

2.本人需提前办理因公护照，以备不时之需。

可否现在办理？
答：不会无故办理因公护照，因公护照办理是因出国执行公务，所需经费为科研经费或行政经费，而非自费。

办理因公护照所需的外方邀请函是首要条件。

3.一般什么时间可以办好签证出国？
答：一般有出国计划前，及时向国际合作处咨询，提前3月报批材料最为合宜。

在签证前需办理湖北省批件，湖北省批件和护照出来后，开始办理签证，整理签证材料提交给省外办护签处，再由护签处缴费、打表、出照会，走机要到湖北省外办北京联络处，再提交各国使馆或领事馆（有的国家签证材料需经由外交部提交到各国使馆）。

各国的签证材料及要求不一，时长也不一，此段时间完全由各国签证使馆控制，无法预估，签证期间可能会出现各种状况，需要补充不同的材料，如：行程单与邀请函时间不一致、酒店或居住地点和联系方式、邀请函非原件、机票需实际订单等；有的可能因申请材料不足甚至拒签；有的国家需要到该国使馆采集指纹；美国签证需要预约面签时间，面签前材料送至外交部做照会；等等。

1、因公出访没能成行的主要原因是什么？
出访不能成行最常见原因是提交合格的申请和材料的时间离出访时间间隔太短。

因公出访需要经过审批和送签的诸多环节，所有环节均不能同时进行，故任何环节的延误都会影响出访的成行。

主管部门和各国使领馆也不接受超过3个月以上的提前申请，所以请您一定在出访计划3个月前和我们联系并细心的配合我们根据上级和各国使领馆要求准备好报批材料。

4.为什么按时提交材料也有可能不被获批出访？
答：因公出访不仅必须服从国家相关部门的统筹安排和监管还要受到被访国或地区的政府管控及很多因素影响，不是有意愿有邀请材料就一定能够被双方批准。

5.申请提交后出访人员，时间，行程等可以变更吗？
答：根据上级主管部门和各国使领馆的相关规定，不受理申请提交后对人员、时间、行程的修改变更，如果必须发生变更就需要重新提出申请，重新办理相关手续影响办理的时效。

6.为什么每次提交的材料都可能发生变更？
答：因为我国出入境政策和各国的签证政策根据各国的政府政策随时都在调整，没有统一不变的材料要求，我们要您提供的是基本信息，具体的材料内容要根据我
国和相关国家的政策调整不断发生变化。

7.出境后出入境证件丢失怎么办？
答：出境后妥善保管出入境证件是必须注意的事项，如果发生遗失的情况请立即和中国驻当地使领馆联系办理通行证回国，办理通行证需由湖北省外事办传真相关信息至中国驻外领馆。

请出国前准备好出入境证件复印件和照片随身携带以备不时之需。

8.出境后遇到境外媒体采访和不良宣传怎么办？
因公出访不得擅自接受外方媒体采访，如遇采访，可以申明自己来从事合作交流婉拒采访要求。

如遇不良宣传的情况，请不关注，不辩论。

9.出境后已完成报批任务天数，还能申请延续几天吗？
答：因公出访一报一批，不存在续报的情况。

因公出访应该严格按照报批的路线和天数执行，不能超天数。

10.因公出访怎么处理因私和因公护照混合使用的情况？
答：一事一报，不能混合使用。

五．建议
1）材料齐备，提前申请，明确行程不变更，保持联系畅通。

2）报批前团组团长需了解《因公临时出国（境）告知事项书》并签字，回国一周内归还因公护照。

出访前出访人员需了解当局状况及当地情况，查清驻当地中国使馆或领馆的联系方式，注意人身财产安全。

3）做好行前保密教育工作。

国际合作处
咨询电话：67884356。