论档案数字化发展趋势

论档案数字化发展趋势

作者：刘尔娴

来源：《卷宗》2018年第35期

摘要：新时期的网络发展与数字化进步已经推动了整个档案工作的发展和创新，在这个过程中，每一名档案从业管理者都应当担负起完善、创新的重任，通过对现有数字化档案信息技术的完善来提升本领域的竞争实力，在做好基础工作的同时，以一种与时俱进的精神来面对新的机遇和

挑战。

关键词：档案；数字化；发展趋势

1 档案数字化的概念

当前，我国科学发展日新月异，3D打印、无人驾驶、人工智能正在向我们走来，它带动了各行各业的发展与进步。数字化，是指利用计算机信息处理技术，把声、光、电、磁等信号转换成数字信号，或把语音、文字、图像等信息转变为数字编码，再以高速微型计算机对数字编码进行压缩、调制与解调的信息处理技术，通常称为数字化技术。档案管理数字化就是将数字技术应用于档案管理的各个环节，在档案的收集、编制、存储、查找、检索、传输过程中，改变传统纸质、影像、实物档案管理手段，利用数字化技术开发出适用的程序，实现档案信息资源数字化、存储集成化、传递网络化、开发利用的共享化。

2 档案数字化优势

2.1 档案数字化建设有利于资料的保管和保护

现阶段，我国各个领域的档案依旧是以纸质材料作为主要记载媒体，这种档案的记录手段不仅存在一定的缺陷，同时也容易发生破损和丢失。在日常的档案管理工作中，我们进行归档和提档的时候都必须要往返于档案库房和办公室之间，这种工作方式不仅影响了整个查档、归档的速度，同时也会为广大的档案使用者带来种种不便。另一方面，对一些重要的纸质文件复印、查阅的过程中，即便平日工作再细心都难免受到汗渍、灰尘、空气湿度等多方面影响，从而导致一些重要的纸质文件受到高频率的磨损，久而久之便在外观上形成了“霉变老旧”档案，特别是在一些电影档案的使用过程中，更是由于部分内容的折叠而产生了断裂的现象，还有一些手写资料会由于种种原因而受到后期人为篡改、撕毁，这些都会影响档案的真实性。

在这种情况下，数字化档案便能够很好地实现整个档案保管与保护的重要性。一方面，对于一些使用频率较高的电子档案，我们可以通过扫描的方式来进行查阅，同时档案管理者也减少了往返于库房、办公室的时间，通过鼠标和数字化信息系统的帮助在短时间内提供使用者所需要的资料。另一方面，数字化的档案资料还能够最大程度上对缩微胶片等载体进行最大程度

的缩小，在缩小档案存储空间的同时，也避免了空气湿度、人为修改等因素所产生的影响，最大程度上保护了原始档案的完整性和真实性。

2.2 数字化档案有效改善资料利用手段

随着各个领域对于办公自动化OA系统的广泛应用和推动，整个社会的发展和建设更加离不开对电子档案的需要，一旦我们的档案应用水平仅仅停留在日常的应用环节，那么将会极大程度上制约整个档案领域的发展进程和应用广度，特别是传统的档案管理工作中，由于自身所存在的局限性而导致了日常查询的过程中无法突破空间、时间以及地域的限制，单一的文件无法实现有效的共享性，而对于多元化用户的需求更是无从满足。

2.3 数字化档案最大程度上实现了资源的整合

信息化时代的数字档案管理工作不仅要利用扫描等技术手段来实现，同时还应当充分的调动OCR、数字摄影、多媒体传播等存储技术来进行推动，在这种模式下通过对计算机系统的管理和应用，不仅能够有效营造一种有效的档案信息库，同时还能够在大幅画面扫描、零距离平面扫描的帮助下采集纸质文档中所体现的资料，最后再利用流水线的数字化处理手段最终完成数字化电子文档的转换工作。这种工作手段不仅能够最大程度上转变以往档案管理工作，同时还能够有效实现数据收集、数据应用、数据存储的高度融合，在提升整个档案管理效率的同时，通过不断革新实现更加完善的数字化档案建设。

3 档案数字化的发展趋势

3.1 引进云计算，优化档案信息网络

档案数字化的基本内容之一就是建立档案信息网络，实现档案信息资源的开发利用，实现档案信息资源的社会共享。云计算是由网格技术发展而来的，相比原有网络技术具有一些新的优点与特征，引进云计算技术，一是可以增强网络的计算能力。云计算中的所有计算机会运用各种不同方法，搜索众多数据库，为用户提供尽可能完整的搜索结果。二是增强服务功能。云计算的用户不需随身携带文档，只需一台计算机，连接到网络即可获取到相关的信息和服务。以此达到优化网络的功效，提高档案信息网络的运行效率。三是增强数据安全性。云计算具有自动备份存储数据的功能，即使一台电脑终端出现崩溃，还可以从云上获得已经存储的数据。

3.2 建立数字档案馆，实现档案高效快捷服务

档案数字化是档案行业的发展趋势，建立数字档案馆是档案数字化的标志之一。建立数字档案馆就是将原有库存档案通过整理录制以数据库形式进行储存，改变原有纸质档案的存储方式。数字档案馆的建立是档案管理的飞跃，它的优势体现在多个方面：一是它适应档案网络化的需要，为档案网络交流提供电子文献和信息。二是极大地增加了档案储存量，提升档案存储质量和安全保障。三是增强高速快捷的服务功能，使档案查询、开发利用效率得到提升。

3.3 结合物联网，建立互动式档案馆

物联网广泛应用于各个领域，档案管理结合物联网可增强档案管理的智能化程度。如建立互动式档案馆。利用物联网技术，实现参观者利用手势与实物档案进行互动，利用人工智能让档案开口说话，与参观者交流。实现档案库房智能化管理。用RFID标签将存储实物档案的存放地点、来源、背景信息、内容概要等信息详细记录，通过物联网就可以掌握每个物品的准确位置及每一类型物品的数量、内容等相关信息。利用电子设备进行3D虚拟现实。利用物联网技术，提供全三维、逼真的数字档案馆场景。

4 结束语

在科技的发展带动下，我国档案行业正在由传统的实物和纸质档案向数字化、信息化档案发展。由于档案管理数字化发展不平衡，部分基层档案管理人员对于档案管理数字化缺乏全面深刻的认识，对于档案管理的改革缺乏紧迫感和积极性。加强档案管理数字化知识的普及宣传，对于全面推进我国档案管理信息化和数字化的实现具有积极的现实意义。

参考文献

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