浅谈档案数字化管理

档案管理 是研 究档 Hale Waihona Puke Baidu管理工作基本原理 、原则、技术和
方法 的一 门理论性 与实践性很强的应用学科 ， 是档案学中建 立最早 、历史最长 、发展最成熟 的一个分 支。在 互联网高度 普及 的今天 ， 文件档案 的电子化、 数字化 已经成为一种趋势 。
关键字 ， 点击几个按钮 即可保存 ， 读 取的时候只需要明确的
［ 关键词】 数字文件；数据库 ；档案管理
［ 中图分类号］ Ｇ ２ ７ ［ 文献标 识码］ Ａ ［ 文章编号］ １ ０ ０ ８ ． ７ ４ ２ ７（ ２ ０ １ ４ ）０ ３ ． ０ １ ５ ９ ． ０ ２ 备份，形成 良好 的备 份习惯，就几乎没有 安全上 的问题 ） ， 自动化 程序 高 （ 存储 的时候 只要选择 好适当的 目录，整理好
时、准确 、系统的信息 ，而节省大量 的人 力、物力和财力资 源 。档案数字 管理查询速度非常快 ，保存 的时间也非常长 （ 一块硬盘可 以使用 ５到 １ Ｏ年 ， 当硬盘读 写速 度不够快的时
、
档案数字 化的定义
档案是机关 、 组织 和个 人在社会活动 中形成 的，作为历
史记 录保存起来 以备查考 的，文字 、图像 、声音及其 它各种
知 道关键字或者时间 、 地 点， 对 应的人员即可用数据库里的 搜 索功 能进 行查找 ，得到结果往往只需要几秒钟 的时间） 。 第二、档案数字化管理可视性强 、查询快 ，但局限性 明
显
而随着社会 的发展 ， 计算机管理工具不 断被应用 到我们的 日
常工作 中， 它作 为档案管理 的重要信息 资源载 体，在现代档 案管理 中，其原始依据性 、可靠性 、实用性等特 征更加突出
存储 ２ ５ ０ Ｗ 张 扫描 的图片 ， 而如 果使 用文档进行存储 ，一页 ｗｏ ｒ ｄ 文档大概 只有 １ ０ Ｋ不 到， 换算 下来 能存 储 １ 亿 张的ｗｏ ｒ ｄ 页数 ） ，具有很 强的通用性 ，安全 性高 （ 如果不链接外 网， 只是 内网使用或者局域 网使用 ， 就基本没有被外部入侵 的可 能。而对应 的保存 手段 ，一个星期对档案进行一次 备份 ，将 备份 的硬盘 妥善保管 ， 需要 时再 拿出来进 行 内容更新 ， 重新
不可能实现 ，只可 以通 过联 系提出查询 申请 ，由 “ 档案 管理
候可 以更换保存档案 的硬 盘） ，完整性更 高，信息更准确 、
更全面 。但是 以磁盘或光盘等作 为介质 的电子档 案，虽然具
有体积 小、信 息量 大、检索迅捷 的优 势，但其局 限性也不容 忽视 ：它不能有效 防止数据在传输过程 中泄露；电子数字档 案 中的文字 没有个人字迹特征 、 无书 写的新 旧之分 、无文件 形成过程 中的稿 本特 征 ，所以一旦修改 ，无法识别 ；电子档 案没有 “ 原稿 ”概念 ，没有确定 的法律地位 ，所需要硬件系
录 的稳 定期 限不长 。 本来档案就是要有保 密性 ，你说它传输 时没有 安全 保障，更改文件后无法区分 ，无 “ 原稿 ”概念 。 既然如 此，我们为何还要采用数字化档案 管理 ？其实，只要
我们采取一 定的技术 手段 ， 数字化档案管 理可能出现 的一些 问题是完全 可以避 免的。 我们存储档案 的服务器一般 是不会 被允许链接 到外 网 （ 万 维网 ） 上 的，异地通过 互联 网查询就
大 量人员进行整理 、归类、查找 ） ，成本高 （ 纸 张成 本、物
理空间成本 、大量 人员管理成本高 ） 。数字化档 案管 理采用
先进 数字化存储技术 ， 所 需物理空间成本低 （ 只 需要 一台服 务器 ） ，存储量大 （ 如果服务器使用 ｌ Ｔ的硬盘 ，而每张 Ａ４
纸大 小的扫描件一般为 ２ ０ ０ Ｋ到 ４ ０ ０ Ｋ，换算下来 １ Ｔ至少能
方式和载体 的文件 。 档 案数字化是随着计算机技术 、扫描技
术、ＯＣ Ｒ技 术、数字摄 影技术 （ 录音、录像 ） 、数据库技术 、 多媒 体技术 、 存 储技 术的发展而产 生的一种 新型档 案信息形 态 ，它把各种载体 的档 案资源转化为数字化 的档案信 息，以 数字 化的形式存储 ，以网络 化的形式互相连接 ， 利用 计算机 系统进行管理 ， 形成一 个结构有序的档案信息库 ，可为我们
浅谈档案数字化管理
邓 成梅
（ 荆 州广播 电视 大学 ，湖 北 荆州 ４ ３ ４ ０ ２ ０）
［ 内容提要］ 本文结合笔者 自身工作 实际，浅谈 了档案数字 化管理的优势及 问题 ，分析 了档案数字化管理 的
诸多 因素 ，并就档 案数字化管理工作 的要求与 内容提 出了 自己的看法 。
统和应用软件 系统各不相 同， 对软硬件依赖很 大，其图像记
及 时提供利用 ，实现 资源共 享。
二、档案数字化 的优 劣
第一 ， 档 案数字化管理成本低 、容量大 ，但有 安全隐患 传 统的档案为纸质版本 ，需要大量的物理存储 空间，管
理方式为手工档案管理 ，这样的管理方式工作效率低 （ 需要
和明显，具有不可替代 的作 用。随着社会 的发展，以前的劳 动密集型管理慢慢转 向 自动化、程序化管理 ，因此数字化档 案管理 已经显得越来越 重要 。
一
支 持计 算机 联网实时查询 、 浏 览等功 能，可实现资源管 理虚拟 化，通过 网络互联来建设虚拟 资源 ，以达到档案信息 资源共 享。 档案管理越来越智能化 ， 还可 以进行智 能化检索 ， 速度 快，效率高 ，范 围广 ，使用 更方便，我们可 以在任何时 间、任何地点通过计算机方便地使用档案信 息，获取更为及
第３ ４卷
第 ３期
湖 北 广 播 电 视 大 学 学 报
Ｊ ｏ ｕ ｒ ｎ ａ ｌ ｏ ｆ Ｈｕ Ｂｅ ｉ Ｔ Ｖ Ｕｎ ｉ ｖ ｅ ｒ ｓ ｉ ｔ ｙ
Ｖ ｏ １ ． ３ ４ ， Ｎｏ ． ３ Ｍａ ｒ ｃ ｈ ． ２ ０１ ４ ． １ ５ ９～ １ ６ ０
２ ０ １ ４ 年 ３月