《电子文件概述》PPT课件
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《电子档案管理》PPT课件
管理课件
5
3、以“不同属性”为划分标准，数据库文件又有 FOXBASE(动态数据基地)数据库、FOXPRO(“京通” 软件应用的)数据库、ACCESS(通路)数据库、 ORCAL(“灵通”软件应用的)数据库等。而 无论数据 库文件还是非数据库文件，又有文本文件、超文本文 件和纯文本文件之分。文本文 件带有一定的格式。超 文本文件是集文、像、声于一体的多媒体文件。纯文 本文件是不带格 式的文本文件。 以“数据的表现形式”为划分标准，它有字符文件、 表格文件、图文混排文件、数据库文件 、图形文件、 动态影像文件与声音文件之分。
的文件。
管理课件
3
1.2电子文件分类
1、“载体的异同”划分标准，可以把电子文 件分为光盘文件、硬盘文件、软盘文件和磁带 文件。光盘文件要通过光盘驱动器识读，硬盘 文件要通过硬盘驱动器识读，软盘文件要通过 软 盘驱动器识读，磁带文件要通过磁带机识 读。为适应不同的主、客观需求，人们可以通 过一 定的设备和技术，将这一载体上的文件 移植到那一载体上去。
管理课件
7
2电子档案的管理
2.1 电子文件的管理原则包括 1、 完整性原则 2、 可读性原则 3、可靠性原则
管理课件
8
2.2电子档案的管理体系
1、 集中统一管理电子档案的问题 2、 纸质文件和电子文件双套归档问题 3、 文书档案管理一体化问题
管理课件
9
3电子档案归档
3.1机读文件的归档范围 机读文件的归档范围原则上与纸质文件的归档范围相同，凡
管理课件
4
2、以“文件的不同用途”分，又可以把光盘文件、 硬盘文件、软盘文件、磁带文件分为程序文件和数据 文件两大类。程序文件是管理设备、生成数据文件的 文件，数据文件是供人们利用 加工的数据信息的集合。 而程序文件又有系统软件和应用软件之分。以“文件 内数据的组合 形态”为划分标准，数据据文件又有数 据库文件与非数据库文件之分。数据库文件内的数据 关联性强，非数据库文件内的数据关联性弱。
文件管理PPT课件
元数据检索
利用文件的元数据（如作者、创建时间、修改时 间等）进行检索，缩小检索范围。
全文检索
对文件内容进行全文扫描，找出包含特定词汇或 短语的文件。
文件利用技巧
批量操作
对多个文件进行批量处理，如批量重命名、批量转换格式等，提 高工作效率。
文件预览
在不打开文件的情况下，预览文件内容，快速了解文件信息。
文件管理的目标与原则
目标 实现文件的高效、有序存储和访问
保障文件的安全性和完整性
文件管理的目标与原则
• 提高用户对文件的操作便捷性
文件管理的目标与原则
分类存储
根据文件的性质、内容和使用者等因素进行分类存储，便于 查找和使用。
标准化命名
采用统一的命名规则和标准，使文件名具有描述性和辨识度 。
文件管理的目标与原则
防止数据泄露措施
数据脱敏
对敏感数据进行变形、修改或删 除，以减少数据泄露风险。
数据备份与恢复
定期备份重要数据，并制定详细的 数据恢复计划，确保数据安全。
监控与审计
实时监控文件访问行为，并对异常 操作进行记录和报警。
05 文件检索与利用
文件检索方法
关键词检索
通过输入与文件内容相关的关键词，快速定位到 目标文件。
持续改进方向和目标
监控与评估
建立流程监控机制，定期评估流程执行情况和改进效果。
持续改进
根据评估结果和反馈，不断优化流程，提高文件管理效率和质量。
目标设定
设定明确的改进目标，如缩短文件处理周期、降低文件丢失率等， 以量化指标衡量改进成果。
THANKS FOR WATCHING
感谢您的观看
完全备份
对所有文件进行完整备份，提 供最全面的数据保护，但备份
利用文件的元数据（如作者、创建时间、修改时 间等）进行检索，缩小检索范围。
全文检索
对文件内容进行全文扫描，找出包含特定词汇或 短语的文件。
文件利用技巧
批量操作
对多个文件进行批量处理，如批量重命名、批量转换格式等，提 高工作效率。
文件预览
在不打开文件的情况下，预览文件内容，快速了解文件信息。
文件管理的目标与原则
目标 实现文件的高效、有序存储和访问
保障文件的安全性和完整性
文件管理的目标与原则
• 提高用户对文件的操作便捷性
文件管理的目标与原则
分类存储
根据文件的性质、内容和使用者等因素进行分类存储，便于 查找和使用。
标准化命名
采用统一的命名规则和标准，使文件名具有描述性和辨识度 。
文件管理的目标与原则
防止数据泄露措施
数据脱敏
对敏感数据进行变形、修改或删 除，以减少数据泄露风险。
数据备份与恢复
定期备份重要数据，并制定详细的 数据恢复计划，确保数据安全。
监控与审计
实时监控文件访问行为，并对异常 操作进行记录和报警。
05 文件检索与利用
文件检索方法
关键词检索
通过输入与文件内容相关的关键词，快速定位到 目标文件。
持续改进方向和目标
监控与评估
建立流程监控机制，定期评估流程执行情况和改进效果。
持续改进
根据评估结果和反馈，不断优化流程，提高文件管理效率和质量。
目标设定
设定明确的改进目标，如缩短文件处理周期、降低文件丢失率等， 以量化指标衡量改进成果。
THANKS FOR WATCHING
感谢您的观看
完全备份
对所有文件进行完整备份，提 供最全面的数据保护，但备份
《电子文件概述》课件
电子文件格式
PD F
广泛应用于文档传递，保持格式和布局的完整性。
DOCX
微软O ffice的默认文档格式，灵活可编辑。
JPEG
常用于图像压缩，适合存储照片。
MP4
常见的视频格式，支持高压缩率和较好的画质。
电子文件的生成
生成方式
电子文件可以通过扫描、拍照、录音、录像等方 式生成。
生成过程中需要注意的事项
确保文件的完整性、准确性，采用标准的命名和 分类规则。
电子文件的存储和管理
1
存储方式
电子文件可以存储在本地设备、云存储、外部存储介质等位置。
2
管理原则
建立分类结构、制定权限管理、定期备份和归档，确保文件的安全和便捷管理。
3
电子档案管理系统的应用
通过电子档案管理系统实现电子文件的自动分类、检索和智能化管理。
随着科技的不断进步，电子文件将更加智能化、安 全化、高效化。
电子文件管理的重要性和价值
良好的电子文件管理可提高工作效率、减少成本、 保障信息安全。
保密措施和方法
加密、访问控制、水印等手段用于保护电子文件的机密性。
备份和恢复措施
定期备份电子文件，并制定恢复计划以应对意外情况。
电子文件的共享和交换
1
共享方式和工具
通过云存储、共享平台等方式实现电子文件的共享。
2
交换需求和标准
确保电子文件在不同系统、软件之间的兼容性和无损传输。
3
共享和交换注意事项
确保电子文件共享和交换过程中的安全性和合法性。
电子文件的法律和规范
国内相关法律和规范
如《中华人民共和国电子签 名法》、《电子档案管理规 定》等。
国际相关法律和规范
教科版信息技术高一必修 2.3.1文件及其类型 课件 (共17张PPT)
（3）内容：文件中实际包含的数字化信息
二、文件的其他属性
属性
存档
含义
将文件保存在硬盘上
作用
可以让用户下次使用
修改日期 文件最后一次被修改的时间 隐藏 把文件隐藏起来
方便人们了解文件的最近更新 时间
不让用户查看某些重要文件
大小 文件占用空间大小
方便用户了解文件的大小
只读 只能让用户阅读，不能修改 不随便让用户修改文件的内容，起 到禁止作用。
课堂约定:
➢1、按指定的座次表就座。 ➢2、不做与课堂无关的事。 （绝对禁止玩游戏和聊天） ➢3、注意保持机房的卫生，养 成良好的上机习惯。 ➢4、不要大声喧哗。 ➢5、认真完成老师布置的任务。
主讲教师：
学习目标
❖1.了解文件的概念； ❖2.认识文件的各种属性 ； ❖3.掌握并熟记常见的文件类型。
可执行 Exe com
音 频 Midi mp3 wav
压 缩 Rar zip
视 频 Avi mpeg dat rm mov
网 页 Htm asp
其 它 幻灯片、电子表格等
自主探究
探究：如何把文件的扩展名隐藏起来？又 如何将其显示出来？隐藏文件扩展名有什 么好处？
（1）工具\文件夹选项\查看\选中隐藏已知文件类型 的扩展名 （2）取消掉（1）中的选择 （3）方便更改文件名，以防误修改了扩展名
其 它 幻灯片、电子表格等
文件类型
常见扩展名
动 画 Swf
可执行 Exe com
压 缩 Rar zip
网 页 Htm asp
参考答案
单项选择题题，每小题10分，共100分
1、C 2、D 3、D 4、D 5、C 6、D 7、D 8、B 9、C 10、D
二、文件的其他属性
属性
存档
含义
将文件保存在硬盘上
作用
可以让用户下次使用
修改日期 文件最后一次被修改的时间 隐藏 把文件隐藏起来
方便人们了解文件的最近更新 时间
不让用户查看某些重要文件
大小 文件占用空间大小
方便用户了解文件的大小
只读 只能让用户阅读，不能修改 不随便让用户修改文件的内容，起 到禁止作用。
课堂约定:
➢1、按指定的座次表就座。 ➢2、不做与课堂无关的事。 （绝对禁止玩游戏和聊天） ➢3、注意保持机房的卫生，养 成良好的上机习惯。 ➢4、不要大声喧哗。 ➢5、认真完成老师布置的任务。
主讲教师：
学习目标
❖1.了解文件的概念； ❖2.认识文件的各种属性 ； ❖3.掌握并熟记常见的文件类型。
可执行 Exe com
音 频 Midi mp3 wav
压 缩 Rar zip
视 频 Avi mpeg dat rm mov
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其 它 幻灯片、电子表格等
自主探究
探究：如何把文件的扩展名隐藏起来？又 如何将其显示出来？隐藏文件扩展名有什 么好处？
（1）工具\文件夹选项\查看\选中隐藏已知文件类型 的扩展名 （2）取消掉（1）中的选择 （3）方便更改文件名，以防误修改了扩展名
其 它 幻灯片、电子表格等
文件类型
常见扩展名
动 画 Swf
可执行 Exe com
压 缩 Rar zip
网 页 Htm asp
参考答案
单项选择题题，每小题10分，共100分
1、C 2、D 3、D 4、D 5、C 6、D 7、D 8、B 9、C 10、D
1第一章电子文件概述
?电子文件有的是可以复制在硬拷贝（如纸张、胶片） 上的，但有的只能以数字方式存在，无法有效地复制 到硬拷贝上，即无法将其内容完整地显现在硬拷贝上。
?可分为： ?绝对电子文件
?是指目前暂无法形成硬拷贝的那类数字文件，它只能在网络环 境下运行才能表达创建该数字信息资源思想的内容。例如，多 媒体产品、网页、3D图像、声音、视频等。越来越多的有价 值的电子文件只能以数字形式被管理、保存和使用。
2020/3/26
nwuhxrgmail
二、什么是电子文件
1.文件
?该定义说明了文件的特点：
?文件是提供凭证的记录信息。 ?文件必须具有内容、背景与结构。
?文件是提供凭证的信息，这使它与一般的信息区分开来， 同时也使它必须包括三种基本成分，以保证其凭证价值。 这三种基本成分是：内容信息、背景信息与结构信息。
? 2.辅助性电子文件阶段
? 纸质文件为正本，电子文件为副本，电子文件的效力比上一个阶段有所提升。
? 3.正式电子文件阶段
? 电子文件为正本、纸质文件为副本，电子文件的法律效力被确认。纸质文件 只在某些情况下使用。
? 4.无纸电子文件阶段
? 将不存在纸质文件。 ? 我国大多数单位的电子文件管理处于第二、第三阶段，在这个时期，纸质文
2020/3/26
nwuhxrgmail
教材及参考书
李国庆：《数字档案馆概论》，中国档案出版社，2019年版，23万字，263 页，32开；
冯惠玲：《政府电子文件管理》，中国人民大学出版社，2019年版，38万字， 340页，16开；
.[美]比尔曼：《电子证据——当代机构文件管理战略》，中国人民大学出版 社，2000年10月第一版，19.4万字，249页，32开
?可分为： ?绝对电子文件
?是指目前暂无法形成硬拷贝的那类数字文件，它只能在网络环 境下运行才能表达创建该数字信息资源思想的内容。例如，多 媒体产品、网页、3D图像、声音、视频等。越来越多的有价 值的电子文件只能以数字形式被管理、保存和使用。
2020/3/26
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二、什么是电子文件
1.文件
?该定义说明了文件的特点：
?文件是提供凭证的记录信息。 ?文件必须具有内容、背景与结构。
?文件是提供凭证的信息，这使它与一般的信息区分开来， 同时也使它必须包括三种基本成分，以保证其凭证价值。 这三种基本成分是：内容信息、背景信息与结构信息。
? 2.辅助性电子文件阶段
? 纸质文件为正本，电子文件为副本，电子文件的效力比上一个阶段有所提升。
? 3.正式电子文件阶段
? 电子文件为正本、纸质文件为副本，电子文件的法律效力被确认。纸质文件 只在某些情况下使用。
? 4.无纸电子文件阶段
? 将不存在纸质文件。 ? 我国大多数单位的电子文件管理处于第二、第三阶段，在这个时期，纸质文
2020/3/26
nwuhxrgmail
教材及参考书
李国庆：《数字档案馆概论》，中国档案出版社，2019年版，23万字，263 页，32开；
冯惠玲：《政府电子文件管理》，中国人民大学出版社，2019年版，38万字， 340页，16开；
.[美]比尔曼：《电子证据——当代机构文件管理战略》，中国人民大学出版 社，2000年10月第一版，19.4万字，249页，32开
电子文件标准化PPT教学课件
0/12/10
17
行业标准
5，DA/T47-2009 版式电子文件长期保存格式需求
该标准明确了电子文件长期保存格式的需求。 该标准适用于各级档案馆、机关、企业、事
业单位和其他社会组织电子文件的长期保存。
2020/12/10
18
行业标准
6，《DA/T48-2009 基于XML的电子文件封装规范》
2020/12/10
4
二 电子文件标准的类型
中华人民共和国标准法规定，标准可以分 为国家标准、行业标准、地区标准、企业标 准。（此处不包含国际标准）
以此类推，电子文件标准亦可以分为：国 家标准、行业标准、地区标准、企业标准。
2020/12/10
5
2.1 国家标准
1，《GB/T 17678.1-1999 CAD电子文件 光盘存储、归档与档案管理要求 第一部分： 电子文件归档与档案管理》
2020/12/10
13
行业标准
1，《DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范》
该标准规定了纸质档案数字化的主要技术 要求。
适用于采用各种设备对纸质档案的数字化 加工处理及数字化成果的管理。
2020/12/10
14
行业标准
2，《DA/T 32-2005 公务电子邮件归档与管理规则》 该标准规定了公务电子邮件的撰写、传递、 鉴定、归档、整理、移交与保管等规范化程序 与管理规则。 该标准适用于公务电子邮件的归档与管理， 在维护其真实性、完整性和长期可读性的基础
上，为其安全保管和有效开发利用提供依据。
2020/12/10
15
行业标准
3，《DA/T38—2008 电子文件归档光盘技术 要求和应用规范》
本标准规定了电子文件归档所用CDR/DVDR光盘的主要技术指标，光盘标 签，光盘数据刻录及备份要求，性能检测、 保存及使用要求，三级预警线设置及数据迁 移策略。 本标准适用于我国档案部门电子文件的光盘归档 和管理。
17
行业标准
5，DA/T47-2009 版式电子文件长期保存格式需求
该标准明确了电子文件长期保存格式的需求。 该标准适用于各级档案馆、机关、企业、事
业单位和其他社会组织电子文件的长期保存。
2020/12/10
18
行业标准
6，《DA/T48-2009 基于XML的电子文件封装规范》
2020/12/10
4
二 电子文件标准的类型
中华人民共和国标准法规定，标准可以分 为国家标准、行业标准、地区标准、企业标 准。（此处不包含国际标准）
以此类推，电子文件标准亦可以分为：国 家标准、行业标准、地区标准、企业标准。
2020/12/10
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2.1 国家标准
1，《GB/T 17678.1-1999 CAD电子文件 光盘存储、归档与档案管理要求 第一部分： 电子文件归档与档案管理》
2020/12/10
13
行业标准
1，《DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范》
该标准规定了纸质档案数字化的主要技术 要求。
适用于采用各种设备对纸质档案的数字化 加工处理及数字化成果的管理。
2020/12/10
14
行业标准
2，《DA/T 32-2005 公务电子邮件归档与管理规则》 该标准规定了公务电子邮件的撰写、传递、 鉴定、归档、整理、移交与保管等规范化程序 与管理规则。 该标准适用于公务电子邮件的归档与管理， 在维护其真实性、完整性和长期可读性的基础
上，为其安全保管和有效开发利用提供依据。
2020/12/10
15
行业标准
3，《DA/T38—2008 电子文件归档光盘技术 要求和应用规范》
本标准规定了电子文件归档所用CDR/DVDR光盘的主要技术指标，光盘标 签，光盘数据刻录及备份要求，性能检测、 保存及使用要求，三级预警线设置及数据迁 移策略。 本标准适用于我国档案部门电子文件的光盘归档 和管理。
电子文件归档与管理演示课件.ppt
19
2、全程管理原则
电子文件的全程管理是一种全面的管 理，涉及电子文件的流程、管理规则、管理 方法以及质量要求，从而建立一个涵盖电子 文件全部管理活动的目标体系、程序体系和 技术方法体系。
20
3、集成管理原则
集成管理是对将电子文件生成、运行、 保管等活动有关的要素进行合一的互连与组 合，形成具有要素结构的管理体系。
管理措施：有科学、合理的电子文件管 理体系和管理制度；有足以说明电子文件 背景和结构方面的记录信息(元数据)。
技术措施：电子文件载体和信息稳定性 的提高；加密、认证、签署等信息安全技 术的提高和普及。
14
2、保障电子文件的完整性
电子文件的完整性包括三个方面的含义:
作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电 子文件及其他形式的相关文件数量齐全； 每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺 损； 与主文件相关的支持性、辅助性、工具性文件齐 全。
非正式电子文件（U）
正式电子文件（O）
7
三、电子文件的特点
(一)电子文件信息内容与形式之间具有可分离性 (二)信息的不稳定性 (三)信息的可操作性 (四)电子文件信息对硬软件及标准体系的依赖性 (五)电子文件形成系统的异构性
8
四、电子文件管理工作面临的挑战
1、电子文件管理流程的变化
(1)流程程序：
7、命令文件，亦称计算机程序(Program)
8、多媒体文件(Multimedia)
9、超媒体链接文件（Hypermedia）
5
(二)按文件的功能分类。
主文件 支持性文件 辅助性文件 工具性文件
6
(三)按文件的生成方式分类。 原始文件
转换文件 (四)按文件的性质分类。
草稿性电子文件（R）
2、全程管理原则
电子文件的全程管理是一种全面的管 理，涉及电子文件的流程、管理规则、管理 方法以及质量要求，从而建立一个涵盖电子 文件全部管理活动的目标体系、程序体系和 技术方法体系。
20
3、集成管理原则
集成管理是对将电子文件生成、运行、 保管等活动有关的要素进行合一的互连与组 合，形成具有要素结构的管理体系。
管理措施：有科学、合理的电子文件管 理体系和管理制度；有足以说明电子文件 背景和结构方面的记录信息(元数据)。
技术措施：电子文件载体和信息稳定性 的提高；加密、认证、签署等信息安全技 术的提高和普及。
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2、保障电子文件的完整性
电子文件的完整性包括三个方面的含义:
作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电 子文件及其他形式的相关文件数量齐全； 每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺 损； 与主文件相关的支持性、辅助性、工具性文件齐 全。
非正式电子文件（U）
正式电子文件（O）
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三、电子文件的特点
(一)电子文件信息内容与形式之间具有可分离性 (二)信息的不稳定性 (三)信息的可操作性 (四)电子文件信息对硬软件及标准体系的依赖性 (五)电子文件形成系统的异构性
8
四、电子文件管理工作面临的挑战
1、电子文件管理流程的变化
(1)流程程序：
7、命令文件，亦称计算机程序(Program)
8、多媒体文件(Multimedia)
9、超媒体链接文件（Hypermedia）
5
(二)按文件的功能分类。
主文件 支持性文件 辅助性文件 工具性文件
6
(三)按文件的生成方式分类。 原始文件
转换文件 (四)按文件的性质分类。
草稿性电子文件（R）
Word入门基础教程PPT课件
。
保存为PDF或XPS格式文件
01
保存为PDF
点击“文件”-“另存为”，选择PDF格式，可以将Word文档保存为
PDF文件，方便在不同设备和操作系统上查看和打印。
02
保存为XPS
XPS是一种类似于PDF的电子文件格式，也可以选择将Word文档保存
为XPS文件。
03
设置输出选项
在保存为PDF或XPS时，可以设置输出选项，如是否包含非打印信息、
Word给用户提供了用于创建专业而优雅的文档工具，帮助用户节省时间，并得到优 雅美观的结果
作为Office套件的核心程序，Word提供了许多易于使用的文档创建工具，同时也提 供了丰富的功能集供创建复杂的文档使用
Word界面介绍
菜单栏
集中了Word中所有的功能菜 单，是用户进行各种操作的命 令入口
编辑区
插入公式
在“插入”选项卡中选择“公式”按钮， 可以使用内置的公式编辑器输入数学公式 。
04
表格创建与编辑技巧
创建表格并调整表格结构
插入表格
在Word中选择插入表格的 方式，如通过菜单、工具 栏按钮或快捷键。
调整行和列
根据需要添加、删除或合 并行和列，调整表格大小 。
表格属性设置
设置表格的对齐方式、边 距、间距等属性。
是否保留链接等。
导出为其他格式文件
导出为文本文件
可以将Word文档导出为纯文本文件（.txt），方便在其他文本编辑器 中编辑和处理。
导出为HTML
将Word文档导出为HTML网页文件，可以在网页浏览器中查看和分 享。
导出为图片
可以将Word文档中的页面或选定内容导出为图片文件（如JPEG、 PNG等），方便在图像处理软件中编辑和分享。
保存为PDF或XPS格式文件
01
保存为PDF
点击“文件”-“另存为”，选择PDF格式，可以将Word文档保存为
PDF文件，方便在不同设备和操作系统上查看和打印。
02
保存为XPS
XPS是一种类似于PDF的电子文件格式，也可以选择将Word文档保存
为XPS文件。
03
设置输出选项
在保存为PDF或XPS时，可以设置输出选项，如是否包含非打印信息、
Word给用户提供了用于创建专业而优雅的文档工具，帮助用户节省时间，并得到优 雅美观的结果
作为Office套件的核心程序，Word提供了许多易于使用的文档创建工具，同时也提 供了丰富的功能集供创建复杂的文档使用
Word界面介绍
菜单栏
集中了Word中所有的功能菜 单，是用户进行各种操作的命 令入口
编辑区
插入公式
在“插入”选项卡中选择“公式”按钮， 可以使用内置的公式编辑器输入数学公式 。
04
表格创建与编辑技巧
创建表格并调整表格结构
插入表格
在Word中选择插入表格的 方式，如通过菜单、工具 栏按钮或快捷键。
调整行和列
根据需要添加、删除或合 并行和列，调整表格大小 。
表格属性设置
设置表格的对齐方式、边 距、间距等属性。
是否保留链接等。
导出为其他格式文件
导出为文本文件
可以将Word文档导出为纯文本文件（.txt），方便在其他文本编辑器 中编辑和处理。
导出为HTML
将Word文档导出为HTML网页文件，可以在网页浏览器中查看和分 享。
导出为图片
可以将Word文档中的页面或选定内容导出为图片文件（如JPEG、 PNG等），方便在图像处理软件中编辑和分享。
2- 电子文件概述
辨析题：它们是“电子文件”吗？
及时通讯工具（如：QQ、MSN）中 的聊天记录 个人电脑中遗留的上网历史记录 计算机内存中的临时文件
提示: 电子文件必须满足的基本条件
电子文件首先是文件,必须满足文件的 所有条件（符合文件的“要素”） 电子文件是以二进制代码的形式记录在 存储载体上的（技术特性）
1.3.2.5 信息的可操作性
传统的纸制文件往往是静态的 电子文件中所含的数字信息则是动态、 可变、积极的信息。
1.3.2.6 信息的易变性
信息的加工（编辑）更方便 信息需要不断地转移（变更）： （1）存储介质的寿命有限 （2）技术发展、系统升级导致信息 （代码）需要同步更新
1.3.2.7 多种信息媒体的集成性
1.2.2 结构
文件的物理结构是指其信息存储于载体上的 位臵及分布情况，例如文件的正文、图形、 批示、附件等部分各自在载体上的存储位臵。 文件的逻辑结构是指信息自身的结构，例如 文件中的文字排列、章节构成、各页的先后 顺序、插图，标号等。
结构比较
纸质文件的信息物理结构与逻辑结构是一致 的，而且是直观的。例如，排错了文件页码， 就不仅破坏文件信息物理结构也同时破坏其 逻辑结构。 电子文件的信息物理结构和逻辑结构往往是 不一致的。同一份电子文件中的正文、图形、 批示、附件可以不在载体上连续存放，甚至 可以存放在不同的载体上，而不影响其正常 地显示输出。
简单文件：仅由一种格式组成 复合文件：含有图形（签名）或数据（统 计数据或表格）的文件。 复杂文件：含有多种数据类型，如含有多 个媒体（声音、动画、视频等）的文件
1.4.3 按电子文件产生的工作领域划分
公文概述PPTPPT课件
表达简洁明了
总结词
公文应言简意赅，避免冗长和繁琐的表 述，使读者能够快速理解公文的核心内 容。
VS
详细描述
在撰写公文时，应注重语言的精炼和简洁 ，尽量用简练的文字表达完整的意思。同 时，还需注意公文的行文风格，保持客观 、正式的语气和措辞，以增强公文的权威 性和说服力。
03
公文的常见问题与纠正方法
公文适用于公务活动中，如请示、报告、 通知等。
法定效力
公文具有法定的效力，是行使权力、传达 政策、联系公务的依据。
书面文件
公文是书面文件，需要用正式的公文稿纸 书写或打印。
规范格式
公文具有规范的格式，包括文头、正文、 文尾等部分，不同类型公文格式也有所不 同。
公文的分类与格式
分类
根据不同的标准，可以将公文分为不同的类型。如按行文方 向可分为上行文、下行文和平行文；按紧急程度可分为急件 和缓件等。
商务公文
总结词
商务活动中使用的正式文件，用于沟通、协 调和记录。
详细描述
商务公文是商务活动中使用的正式文件，用 于企业或组织内部或与外部的沟通、协调和 记录。商务公文要求格式规范、语言准确、 表达专业，常见的商务公文包括商业计划书
、合同、报告等。
个人应用公文
总结词
个人在日常生活和工作中使用的正式文件。
信息不准确
总结词
公文所包含的信息失真或存在误差。
详细描述
公文的目的是传递信息、沟通情况，因此信息的准确性至关重要。如果信息失真或存在误差，不仅会 影响公文的效力，还可能造成不必要的误解和纠纷。因此，在撰写公文时，要确保所提供信息的真实 性和准确性。
逻辑不严密
总结词
公文的逻辑结构不合理或存在漏洞。
电子文件概述
另外，电子文件的运行环境对标准化的要求很高， 无论是信息加工、存储、传递、检索、还是软件的运 行、载体的更换都受到标准的制约。制作生成要有代 码标准，存储要有机读载体的格式标准，信息压缩要 有算法标准，传输要有网络协议标准，查找要有检索 语言标准等等。
2. 电子文件信息的游动性和共享性
电子文件信息与其存储的载体之间是可游 动的，不再具有物理意义上的固定实体状态， 也不再有固定的物理位置，它可以方便地从一 个载体转移到另一个载体，只要应用计算机系 统的复制和移动功能，任何存储在计算机上的 电子文件可以被复制或移动到另一个载体，甚 至一个电子文件的信息可以分别存储在不同载 体上。
2.按照电子文件功能划分为：
(1)主文件，指表达作者意图、行使职能的文件。 (2)支持性文件，主要指生成和运行主文件的软件，如文 字处理软件、表格处理软件、图形软件、多媒体软件等。 (3)辅助性、工具性文件，主要指在制作、查找主要文件 过程中起辅助、工具作用的文件，如计算机程序类文件 往往附带若干辅助设计文件、图形文件，数据库往往附 带若干辅助数据库和相应的索引文件、备注文件等。 3.按照电子档案产生的环境划分为：一般办公室工作中产 生的文件，计算机辅助设计和制造中产生的文件。 4.按照电子文件的属性划分为：普通文件、只读文件、隐 含文件、加密文件和压缩文件等。
程。光学字符识别技术的准确率取决于图像质量的 优劣，图像中文字的大小，图像分辨率(PPl)的大小 等因素，图像质量高识别的准确率则高，一般OCR 识别要求图像分辨率≥200DPI，文档扫描的分辨率 要求就是依据OCR对图像分辨率的要求而确定的。
(2)拍照。
随着数码相机技术的
快速发展，数码相机的成 像质量迅速提高，拍照成 本不断下降，数码照片逐 步取代传统照片，数码相 机可直接生成数码照片-电子文件(图像)。数码相 机也可以作为档案部门进 行档案数字化的设备，与 扫描仪相比，500万像素 以上的数码相机对实物档 案进行数字化加工，对特 大幅面档案数字化加工时 有着很大的优势。
2. 电子文件信息的游动性和共享性
电子文件信息与其存储的载体之间是可游 动的，不再具有物理意义上的固定实体状态， 也不再有固定的物理位置，它可以方便地从一 个载体转移到另一个载体，只要应用计算机系 统的复制和移动功能，任何存储在计算机上的 电子文件可以被复制或移动到另一个载体，甚 至一个电子文件的信息可以分别存储在不同载 体上。
2.按照电子文件功能划分为：
(1)主文件，指表达作者意图、行使职能的文件。 (2)支持性文件，主要指生成和运行主文件的软件，如文 字处理软件、表格处理软件、图形软件、多媒体软件等。 (3)辅助性、工具性文件，主要指在制作、查找主要文件 过程中起辅助、工具作用的文件，如计算机程序类文件 往往附带若干辅助设计文件、图形文件，数据库往往附 带若干辅助数据库和相应的索引文件、备注文件等。 3.按照电子档案产生的环境划分为：一般办公室工作中产 生的文件，计算机辅助设计和制造中产生的文件。 4.按照电子文件的属性划分为：普通文件、只读文件、隐 含文件、加密文件和压缩文件等。
程。光学字符识别技术的准确率取决于图像质量的 优劣，图像中文字的大小，图像分辨率(PPl)的大小 等因素，图像质量高识别的准确率则高，一般OCR 识别要求图像分辨率≥200DPI，文档扫描的分辨率 要求就是依据OCR对图像分辨率的要求而确定的。
(2)拍照。
随着数码相机技术的
快速发展，数码相机的成 像质量迅速提高，拍照成 本不断下降，数码照片逐 步取代传统照片，数码相 机可直接生成数码照片-电子文件(图像)。数码相 机也可以作为档案部门进 行档案数字化的设备，与 扫描仪相比，500万像素 以上的数码相机对实物档 案进行数字化加工，对特 大幅面档案数字化加工时 有着很大的优势。
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• 潘连根：《数字档案馆研究》，中国档案出版社，2006年版，30万字，281 页，32开；
• 金波、丁华东：《电子文件管理学》，上海大学出版社，2007年11月第一版 ，54.7万字，347页，16开。
2020/11/19
nwuhxr@
第一节 电子文件的概念和种 类
2020/11/19
nwuhxr@
一、电子文件的产生
• 20世纪有两件大事对人类社会的发展产生了重大的影响： • 计算机的产生 • 网络的发展
2020/11/19
nwuhxr@
计算机的发展
• 世界上第一台电子计算机ENIAC（埃尼亚克）是美国于1946年研制成功的。这台 计算机用了18800个电子管，1500个继电器，占地170M2，重达30吨，枆电150千 瓦。运算速度为每秒5000次。
件和电20子20文/1件1/1共9 存，归档时采用双n套wu制hx。r@
二、什么是电子文件
• 1.文件 • 文件：是人们在社会活动中为处理各种事务而形成的、具有特定效用的信息记录 。 • 国际档案理事会电子文件委员会在1997年的《电子文件管理指南》（Guide for M anaging Electronic Records)中对文件的定义是：“文件是由机构或个人在其活动 的开始、进行和结束过程中所产生或接收和记录信息，该记录信息由足以为其活 动提供凭证的内容、背景、和结构而构成，而不管记录的形式或载体如何。”
• 丁海斌：《电子文件管理基础》，中国档案出版社，2002 年版，32万字，395页，32开；
• 刘家真：《电子文件管理理论与实践》，科学出版社，20 03年版；
• 刘家真：《电子文件管理》，科学出版社，2009年版；
2020/11/19
nwuhxr@
教材及参考书
• 李国庆：《数字档案馆概论》，中国档案出版社，2003年版，23万字，263 页，32开；
• 2.辅助性电子文件阶段
• 纸质文件为正本，电子文件为副本，电子文件的效力比上一个阶段有所提升 。
• 3.正式电子文件阶段
• 电子文件为正本、纸质文件为副本，电子文件的法律效力被确认。纸质文件 只在某些情况下使用。
• 4.无纸电子文件阶段
• 将不存在纸质文件。 • 我国大多数单位的电子文件管理处于第二、第三阶段，在这个时期，纸质文
• 1981年，IBM－PC产生，使计算机进入了PC时代，人们开始用PC来制作文件、设 计图纸、管理信息，PC影响人们的工作、生活。
2020/11/19
nwuhxr@
网络的发展
• 1969年12月ARPA建立了ARPANet，以后在美国国家科 学基金会支持下迅速发展。
• 美国副总统戈尔和商业部长荣·布朗（ Ron Brown ） 于 1993 年 9 月宣正式布了 “ 国家信息基础设施 ” （ National Information Infrastructure ，简称 NII ） 计划，人们将其通俗地称为 “ 信息高速公路 ” 计划 。引起了世界范围的关注。
2020/11/19
nwuhxr@
电子文件的生成途径
• 直接生成（原生性电子文件） • 办公自动化 • 数码相机 • 集成制造系统（CIMS）
• 模数转换（再生性电子文件）
2020/11/19
nwuhxr@
电子文件在我国的发展
• 1.草稿性电子文件阶段
• 电子文件仅起到形成纸质文件的工具，先形成电子文件，再形成纸质文件。
• 国家档案局：《电子文件归档与电子档案管理概论》，档 案出版社，1999年第二版，12万字，178页，32开；
• 丁海斌：《电子文件与电子档案管理》，辽宁大学出版社 ，2000年版，25万字，324页，32开；
• 冯惠玲：《电子文件管理教程》，中国人民大学出版社， 2001年版，37.7万字，317页，16开；
• 1994年4月20日，我国通过美国Sprint公司连入Interne t的64K国际专线开通，实现了与Internet的全功能连接 。
• 1996年1月，中国公用计算机互联网（CHINANET）全 国骨干网建成正式开通，全国范围的公用计算机互
联网络开始提供服务。
2020/11/19
nwuhxr@
• 冯惠玲：《政府电子文件管理》，中国人民大学出版社，2004年版，38万字 ，340页，16开；
• .[美]比尔曼：《电子证据——当代机构文件管理战略》，中国人民大学出版 社，2000年10月第一版，19.4万字，249页，32开
• 王建：《电子时代机构核心信息资源管理——OA环境中的文件、档案一体化 管理战略》，档案出版社，2004年版，46万字，431页，16开；
• 刘越男：《建立新秩序——电子文件管理流程研究》，中国人民大学出版社 ，2005年版，24.2万字，318页，32开；
• 唐跃进：《光盘信息存储与保护》，中国档案出版社，2005年版，21万字， 232页，32开；
• 王萍、宋雪雁：《电子档案管理基础》，清华大学出版社，2006年版，45.6 万字，285页，16开；
网络的发展
• 2010年1月15日，中国互联网络信息中心（CNNIC）在京发布了《第25次中国互联网 络发展状况统计报告》，截至2009年12月，我国网民规模已达3.84亿，互联网普及率 进一步提升，达到28.9% 。
2020/11/19
nwuhxr@
电子文件的来源
• 办公自动化（OA）过程中产生的电子文件 • 计算机辅助设计（CAD）和计算机辅助制造（CAM）过程中产生的电子文件 • 模数转换过程中产生的电子文件（包括传统文件的数字化） • 电子商务过程中产生的电子文件 • 收发电子邮件过程中产生的电子文件；
第一章 电子文件概述
2020/11/19
nwuhxr@
教材及参考书
• 冯惠玲，电子文件管理教程，中国人民大学出版社。 • 刘家真，电子文件管理理论与实践，科学出版社。
2020/11/19
nwuhxr@
教材及参考书
• 刘家真：《电子文件管理导论》，武汉大学出版社，32.2 万字，1999年版，389页；
• 金波、丁华东：《电子文件管理学》，上海大学出版社，2007年11月第一版 ，54.7万字，347页，16开。
2020/11/19
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第一节 电子文件的概念和种 类
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一、电子文件的产生
• 20世纪有两件大事对人类社会的发展产生了重大的影响： • 计算机的产生 • 网络的发展
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计算机的发展
• 世界上第一台电子计算机ENIAC（埃尼亚克）是美国于1946年研制成功的。这台 计算机用了18800个电子管，1500个继电器，占地170M2，重达30吨，枆电150千 瓦。运算速度为每秒5000次。
件和电20子20文/1件1/1共9 存，归档时采用双n套wu制hx。r@
二、什么是电子文件
• 1.文件 • 文件：是人们在社会活动中为处理各种事务而形成的、具有特定效用的信息记录 。 • 国际档案理事会电子文件委员会在1997年的《电子文件管理指南》（Guide for M anaging Electronic Records)中对文件的定义是：“文件是由机构或个人在其活动 的开始、进行和结束过程中所产生或接收和记录信息，该记录信息由足以为其活 动提供凭证的内容、背景、和结构而构成，而不管记录的形式或载体如何。”
• 丁海斌：《电子文件管理基础》，中国档案出版社，2002 年版，32万字，395页，32开；
• 刘家真：《电子文件管理理论与实践》，科学出版社，20 03年版；
• 刘家真：《电子文件管理》，科学出版社，2009年版；
2020/11/19
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教材及参考书
• 李国庆：《数字档案馆概论》，中国档案出版社，2003年版，23万字，263 页，32开；
• 2.辅助性电子文件阶段
• 纸质文件为正本，电子文件为副本，电子文件的效力比上一个阶段有所提升 。
• 3.正式电子文件阶段
• 电子文件为正本、纸质文件为副本，电子文件的法律效力被确认。纸质文件 只在某些情况下使用。
• 4.无纸电子文件阶段
• 将不存在纸质文件。 • 我国大多数单位的电子文件管理处于第二、第三阶段，在这个时期，纸质文
• 1981年，IBM－PC产生，使计算机进入了PC时代，人们开始用PC来制作文件、设 计图纸、管理信息，PC影响人们的工作、生活。
2020/11/19
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网络的发展
• 1969年12月ARPA建立了ARPANet，以后在美国国家科 学基金会支持下迅速发展。
• 美国副总统戈尔和商业部长荣·布朗（ Ron Brown ） 于 1993 年 9 月宣正式布了 “ 国家信息基础设施 ” （ National Information Infrastructure ，简称 NII ） 计划，人们将其通俗地称为 “ 信息高速公路 ” 计划 。引起了世界范围的关注。
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电子文件的生成途径
• 直接生成（原生性电子文件） • 办公自动化 • 数码相机 • 集成制造系统（CIMS）
• 模数转换（再生性电子文件）
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电子文件在我国的发展
• 1.草稿性电子文件阶段
• 电子文件仅起到形成纸质文件的工具，先形成电子文件，再形成纸质文件。
• 国家档案局：《电子文件归档与电子档案管理概论》，档 案出版社，1999年第二版，12万字，178页，32开；
• 丁海斌：《电子文件与电子档案管理》，辽宁大学出版社 ，2000年版，25万字，324页，32开；
• 冯惠玲：《电子文件管理教程》，中国人民大学出版社， 2001年版，37.7万字，317页，16开；
• 1994年4月20日，我国通过美国Sprint公司连入Interne t的64K国际专线开通，实现了与Internet的全功能连接 。
• 1996年1月，中国公用计算机互联网（CHINANET）全 国骨干网建成正式开通，全国范围的公用计算机互
联网络开始提供服务。
2020/11/19
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• 冯惠玲：《政府电子文件管理》，中国人民大学出版社，2004年版，38万字 ，340页，16开；
• .[美]比尔曼：《电子证据——当代机构文件管理战略》，中国人民大学出版 社，2000年10月第一版，19.4万字，249页，32开
• 王建：《电子时代机构核心信息资源管理——OA环境中的文件、档案一体化 管理战略》，档案出版社，2004年版，46万字，431页，16开；
• 刘越男：《建立新秩序——电子文件管理流程研究》，中国人民大学出版社 ，2005年版，24.2万字，318页，32开；
• 唐跃进：《光盘信息存储与保护》，中国档案出版社，2005年版，21万字， 232页，32开；
• 王萍、宋雪雁：《电子档案管理基础》，清华大学出版社，2006年版，45.6 万字，285页，16开；
网络的发展
• 2010年1月15日，中国互联网络信息中心（CNNIC）在京发布了《第25次中国互联网 络发展状况统计报告》，截至2009年12月，我国网民规模已达3.84亿，互联网普及率 进一步提升，达到28.9% 。
2020/11/19
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电子文件的来源
• 办公自动化（OA）过程中产生的电子文件 • 计算机辅助设计（CAD）和计算机辅助制造（CAM）过程中产生的电子文件 • 模数转换过程中产生的电子文件（包括传统文件的数字化） • 电子商务过程中产生的电子文件 • 收发电子邮件过程中产生的电子文件；
第一章 电子文件概述
2020/11/19
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教材及参考书
• 冯惠玲，电子文件管理教程，中国人民大学出版社。 • 刘家真，电子文件管理理论与实践，科学出版社。
2020/11/19
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教材及参考书
• 刘家真：《电子文件管理导论》，武汉大学出版社，32.2 万字，1999年版，389页；