电子邮件礼仪培训课件
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《电子邮件礼仪》PPT课件
6.釐清建議或意見 若要表達對某一事情的看法,可先簡要地描述事情緣起,再陳述自己的意見；若是想引發行動, 則應針對事情可能的發展提出看法與建議.有時因訊息太過簡短或標明不夠清楚,收信對象可 能會不清楚發信者陳述的到底是建議或是意見,因而造成不必要的誤解或行動.
一、電子郵件 2 . 回覆電子郵件的禮儀與規範
< 二 >注意撰寫信件內容
切記收信對象是一個「人」,而不是一台機器 因為電子訊息的互動是透過電腦網路產生的,使用者經常會不自覺地「忘記」與自 己真正互動的是遠端的「人」.許多情緒激動的字眼也因此不經意地隨手送出,而傷 到對方甚至引起衝突.記住寫電子郵件,實際上和你寫一封信是完全一樣的,只是差別 在傳遞的方式不同罷了.
7.考慮替代性的溝通管道 回覆電子信件前,再思考一下：為何不拿起電話與對方聊聊或約個時間當面簽覆? 別忘了,電子郵件的溝通缺乏太多人類熟悉的溝通輔助<如表情、肢體語言等>.見 面三分情,即使是使用電話,狀況也會完全不一樣的,更何況目前太多的人都是以非 自己母語的英文進行電子郵件溝通,誤解與糾紛自然在所難免.
2.電子信件「標題」要明確且具描述性 電子郵件一定要註明標題<Subject>,因為有許多網路使用者是以標題來決定是否繼 續詳讀信件的內容.此外,郵件標題應盡量寫得具描述性,或是與內容相關的主旨大意, 讓人一望即知,以便對方快速了解與記憶. 常常郵件到中途討論就離題<跟 Subject 不同>. 這時建議更改郵件標題並移除不相 關的3人.考量他人電腦的容量
3.謹慎處理惡意中傷的郵件 在網際空間中,惡意中傷或會引起爭端的郵件通常被稱之為"Flames".對於Flames的處理要非常謹 慎,以避免中計而造成連鎖反應的汙衊行為.應付Flames最好的方法為：忽視它！離開螢幕繼續過 著自己正常而理性的生活.
一、電子郵件 2 . 回覆電子郵件的禮儀與規範
< 二 >注意撰寫信件內容
切記收信對象是一個「人」,而不是一台機器 因為電子訊息的互動是透過電腦網路產生的,使用者經常會不自覺地「忘記」與自 己真正互動的是遠端的「人」.許多情緒激動的字眼也因此不經意地隨手送出,而傷 到對方甚至引起衝突.記住寫電子郵件,實際上和你寫一封信是完全一樣的,只是差別 在傳遞的方式不同罷了.
7.考慮替代性的溝通管道 回覆電子信件前,再思考一下：為何不拿起電話與對方聊聊或約個時間當面簽覆? 別忘了,電子郵件的溝通缺乏太多人類熟悉的溝通輔助<如表情、肢體語言等>.見 面三分情,即使是使用電話,狀況也會完全不一樣的,更何況目前太多的人都是以非 自己母語的英文進行電子郵件溝通,誤解與糾紛自然在所難免.
2.電子信件「標題」要明確且具描述性 電子郵件一定要註明標題<Subject>,因為有許多網路使用者是以標題來決定是否繼 續詳讀信件的內容.此外,郵件標題應盡量寫得具描述性,或是與內容相關的主旨大意, 讓人一望即知,以便對方快速了解與記憶. 常常郵件到中途討論就離題<跟 Subject 不同>. 這時建議更改郵件標題並移除不相 關的3人.考量他人電腦的容量
3.謹慎處理惡意中傷的郵件 在網際空間中,惡意中傷或會引起爭端的郵件通常被稱之為"Flames".對於Flames的處理要非常謹 慎,以避免中計而造成連鎖反應的汙衊行為.應付Flames最好的方法為：忽視它！離開螢幕繼續過 著自己正常而理性的生活.
《电子邮件礼仪》PPT课件
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整理ppt
关于语言选择和汉字编码
尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件。 ➢ 如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪
明的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你， 也不要用中文回复。
对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。 ➢ 如果发件人的英文表达水平或收件人中某人的英文理
解水平存在问题，会影响邮件所涉及问题的解决。
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整理ppt
关于结尾签名
不要只用一个签名档。 ➢ 对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名
档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得 疏远。可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调 用。
➢ 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英 文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小 一些。
签名信息不宜过多。
➢ 电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包 括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但 信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些 必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自 然会与你联系。
➢ 引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比 如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件 人对象与场合，切记一定要得体。
尽量不要使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信函里面 这样显得比较轻佻。
➢ :) 只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的 场合，比如现在－:)
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整理ppt
关于附件
如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附 件。
附件文件应按有意义的名字命名，不可用难以看懂的 文件名。
正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附 件时。
➢ 正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的 表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让收 件人拉滚动条才能看完邮件。
整理ppt
关于语言选择和汉字编码
尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件。 ➢ 如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪
明的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你， 也不要用中文回复。
对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。 ➢ 如果发件人的英文表达水平或收件人中某人的英文理
解水平存在问题，会影响邮件所涉及问题的解决。
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关于结尾签名
不要只用一个签名档。 ➢ 对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名
档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得 疏远。可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调 用。
➢ 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英 文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小 一些。
签名信息不宜过多。
➢ 电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包 括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但 信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些 必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自 然会与你联系。
➢ 引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比 如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件 人对象与场合，切记一定要得体。
尽量不要使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信函里面 这样显得比较轻佻。
➢ :) 只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的 场合，比如现在－:)
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整理ppt
关于附件
如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附 件。
附件文件应按有意义的名字命名，不可用难以看懂的 文件名。
正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附 件时。
➢ 正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的 表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让收 件人拉滚动条才能看完邮件。
电子邮件书写格式及基本礼仪 ppt课件
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6、邮件回复（2）
2. 进行针对性回复 当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上
答案。 3. 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼
如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅 ，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。
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√“关于XX合同的签订日期” X“您好”
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2、收件人
在写邮件的时候，在界面的右方就可以搜索到对方的姓名（见图一）。
传送电子讯息之前，确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰。
CC（抄送）。 在必要和确定的情况下，抄送给相应需要知道进展情况的人员。 按照业务范围 及工作职责直接抄送给主管领导
附件添加演示，附件太大可以用QQ邮箱的超大附件发送（1G以内）
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5、结束语
不同的邮件内容，最好使用不同的结束语。
如果可提供好的选择，应在结尾处提出。如: 请您考虑，有任 何需要咨询，请电话或EMAIL联系我。
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6、邮件回复（1）
1. 及时回复Email 收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可
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二、基本礼仪
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1、邮件主题
必须写邮件主题
在写邮件的时候，如果不写邮件主题，有人会认为这封邮件 不重要。而且甚至有人甚至不看这封邮件。所以在写邮件的 时候最好写邮件主题。
主题要明确、精练与内容相关
主题要明确、精练与内容相关，表达出对方需要了解的信息， 将邮件内容概括为1-2个词汇，而且可以区分对同一事物的不 同信息，让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。如果邮 件比较紧急、重要，最好在邮件名称的前面注明“紧急”、 “重要”。
电子邮件礼仪培训 ppt课件
电子邮件礼仪
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1
电子邮件礼仪
据统计，如今互联网每天传送的电子邮件已 达数百亿封，但有一半是垃圾邮件或不必要的。
“在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂 得替他节省时间”，电子邮件礼仪的一个重要方 面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给 需要的人。 你作为发信人写每封Email的时候，要想到收 信人会怎样看这封Email，时刻站在对方立场考 虑，将心比心。同时勿对别人之回答过度期望， 当然更不应对别人之回答不屑一顾。
•Email开头结尾最好要有问候语
ppt课件 Regards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了 。
最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”；结尾常见的写个Best
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邮件正文（1）
正文是邮件最重要的部分，注意以下几点：
•Email正文要简明扼要，行文通顺
Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只 作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。 正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让 人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要 学唐僧。
ppt课件 4
称呼与问候
俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好 处的，即便邮件中有些地方表达欠妥，对方也能平静 的看待。注意以下两点：
•恰当地称呼收件者，拿捏尺度
邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮 件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大 家、ALL。 如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务， 则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。 不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文 名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络 。
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电子邮件礼仪
据统计，如今互联网每天传送的电子邮件已 达数百亿封，但有一半是垃圾邮件或不必要的。
“在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂 得替他节省时间”，电子邮件礼仪的一个重要方 面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给 需要的人。 你作为发信人写每封Email的时候，要想到收 信人会怎样看这封Email，时刻站在对方立场考 虑，将心比心。同时勿对别人之回答过度期望， 当然更不应对别人之回答不屑一顾。
•Email开头结尾最好要有问候语
ppt课件 Regards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了 。
最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”；结尾常见的写个Best
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邮件正文（1）
正文是邮件最重要的部分，注意以下几点：
•Email正文要简明扼要，行文通顺
Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只 作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。 正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让 人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要 学唐僧。
ppt课件 4
称呼与问候
俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好 处的，即便邮件中有些地方表达欠妥，对方也能平静 的看待。注意以下两点：
•恰当地称呼收件者，拿捏尺度
邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮 件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大 家、ALL。 如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务， 则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。 不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文 名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络 。
邮件礼仪课件
• 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式， 以免影响使用
• 如果附件过大（不宜超过2MB）应分割成几个小文件 分别发送
电子邮件的基本礼仪（结尾签名）
•签名包含：姓名、公司、电话、传真、地址等信息
•对内、对私、对熟悉的客户等群体应该简化签名。 •设置多个签名档，灵活调用。
•简体、繁体或英文，以免成出现乱码； •字号一般应选择比正文字体小一些。
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案例分析
主题：金恪集团——售后组——大枣
内容 马经理， 您好 ： 我是金恪集团XXX,您的情况我已大致了解， 附件为您本次投诉内容的解决方案 烦请您参考
如果你有任何问题，请及时致电我们集团客服。
祝商祺 电商售后组XXX
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一封好邮件
正确 素养 礼貌
尊重
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随意交流
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为什么职场需要电子邮件？
可保存/追溯
无法保存/追溯
Page 6
电子邮件的基本原则
电子邮件礼仪代表着一个人基本的职业素质和为人处世态度。 核心的指导思想就是——尊重他人、节省时间、只将有价值的信息提供给 需要的人
原则：为他人节省时间就是对人的尊重
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2.注意Email的论述语气
3.Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。
4.一次邮件交待完整信息
5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查。 6.合理提示重要信息 7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 8.不要动不动使用 笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻
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电子邮件的基本礼仪（附件）
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电子邮件的基本礼仪（回复技巧）
办公电子邮件礼仪PPT培训课件教材
得比较轻佻
附件
如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件; 附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名; 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时; 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件; 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响
而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以 响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。
而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个 可能用在非常规场合。
TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排 列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助 于提升你的形象!
于日后整理 5．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引
起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 6．回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE：RE：
一大串。
称呼与问候
恰当地称呼收件者
邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人， 此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情 况下可以称呼大家、各位。
如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人， 以免影响工作。
回复技巧
进行针对性回复
当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后 附
上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让 对
方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。
回复不得少于字 对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、
“谢谢”、 “已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。最少也得10个字，显示出
附件
如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件; 附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名; 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时; 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件; 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响
而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以 响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。
而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个 可能用在非常规场合。
TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排 列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助 于提升你的形象!
于日后整理 5．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引
起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 6．回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE：RE：
一大串。
称呼与问候
恰当地称呼收件者
邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人， 此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情 况下可以称呼大家、各位。
如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人， 以免影响工作。
回复技巧
进行针对性回复
当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后 附
上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让 对
方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。
回复不得少于字 对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、
“谢谢”、 “已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。最少也得10个字，显示出
最新商务邮件礼仪PPT课件
主动控制邮件的来往
为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出 回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、 “仅供参考，无需回复”。
。
Best Service From US
关于邮件回复 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼
•如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流 不畅，说不清楚。此时应采用电话 沟通等其它方式进行交流后 再做判断。 •电子邮件有时并不是最好的交流方式。 对于较为复杂的问题， 多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致 邮件过于冗长笨拙而不可阅读。 •此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用 信息。
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职场电子邮件礼仪
一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚、说准确。不要 过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的 邮件，这会让人很反感。
尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Em ail，最好把拼写检查功能打开。
不要只用一个签名档 •对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进 行简化。过于正式的签名档会让对方显得疏远。你可以在OUTL OOK中设置多个签名档，灵活调用。 •签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免 出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。
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职场电子邮件礼仪
不要动不动使用¤之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显 得比较轻佻 Business Email 不是你的情书，所以¤之类的最好慎用。只用在 某些你确实需要强调出一定的轻 松气氛的场合。
为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出 回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、 “仅供参考，无需回复”。
。
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关于邮件回复 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼
•如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流 不畅，说不清楚。此时应采用电话 沟通等其它方式进行交流后 再做判断。 •电子邮件有时并不是最好的交流方式。 对于较为复杂的问题， 多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致 邮件过于冗长笨拙而不可阅读。 •此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用 信息。
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职场电子邮件礼仪
一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚、说准确。不要 过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的 邮件，这会让人很反感。
尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Em ail，最好把拼写检查功能打开。
不要只用一个签名档 •对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进 行简化。过于正式的签名档会让对方显得疏远。你可以在OUTL OOK中设置多个签名档，灵活调用。 •签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免 出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。
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职场电子邮件礼仪
不要动不动使用¤之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显 得比较轻佻 Business Email 不是你的情书，所以¤之类的最好慎用。只用在 某些你确实需要强调出一定的轻 松气氛的场合。
《电子邮件礼仪》PPT课件
3.考量他人電腦的容量 為確保對方能讀到自己發出的訊息，撰寫郵件時應特別注意傳送對象，考量其是否有 系統的限制。有太大的附件也請記得可刪除時要刪除.
5.了解傳送出去的訊息將潛在會永久留存 儘管信件有一定的郵寄對象，但經過無遠弗屆的網路，也許郵寄出去的信件將會永久 被存於某處私人檔案或轉印成文件到處流通。因此，在送出電子郵件時應謹慎地評閱 所撰寫的字句，以免他日落人把柄。
電子郵件禮儀
課 程 大 綱
一、電子郵件 • 電子郵件溝通的簡單禮儀與規範 • 回覆電子郵件的禮儀與規範
一、電子郵件 1 . 電子郵件溝通的簡單禮儀與規範
（一）慎重選擇發信對象 1.確認傳送訊息的對象，並將Cc：人數降至最低 傳送電子訊息之前，須確認收信對象是否正確，以免造成不必要的困擾。若要將 信函複本同時轉送相關人員以供參考時，可善用Cc：的功能，但要將人數降至最 低，否則，收件人與副本轉送的用途將混淆不清，也製造了一大堆不必要的「垃 圾」。
5.將同一主題的所有後續意見閱讀完畢，再回覆自己的意見 在回覆某一特定信函之前，請先閱讀所有已回覆該信的內容，也許你原定的回覆 內容已有十個人講過相同的意見。若真如此，只須輕描淡寫地表達即可，無須重 複大家已覺厭煩的意見。
6.切勿在未經同意前，將他人信函轉送給第三者 若要把他人的來函轉送給第三者之前，要先徵詢來信者的同意，否則犯期盼他人會立即回覆你的信件 發信者通常會期盼所傳送出去的郵件，能夠讓對方趕快閱讀、處理，以及回覆。我們不要 對他人回覆信件的時效性做過分期許。 2.情緒高漲時避免立即回覆訊息 人們習慣於面對面的口語傳播，臉部表情與身體語言都會輔助溝通的效益。然而，使用電 子郵件溝通卻缺乏這些看得到或聽得到的輔助，極易造成誤解。有很多的字句在日常口語 溝通時並不會冒犯他人，例如有人以「三字經」作為見面時打招呼的口頭禪，但若將其寫 入郵件傳送給不明究理的人，恐怕將引起不可預期的紛爭。當來信引發個人情緒高漲時， 此時應等心情平靜後再看一遍，恢復正常理智時，解讀信件內容的方式或許全然不同。
邮件礼仪.pptx
收件人为直接收件人，需由收件人进行答复或执行。 可抄送与此事件相关的人员，如需配合执行的、对邮件 内容进行学习以及其他需知晓的情况等。
2、除非得到上级同意，永远不要越级汇报。越级邮件需抄 送直接领导。
3、跨部门沟通 抄送对方领导的意义：寻求支持、感谢配合。 抄送自己领导的意义：协调支持、报告进度。 发邮件时： 向高于自己级别的人员—邮件需抄送自己的领导。 向同级别人员—重要邮件需抄送对方领导与自己的领导。 向低于自己级别人员—重要邮件需抄送对方领导。
客户端
@ 首次使用需设置，换 一台电脑使用需重新设置。
@ 无需处于联网状态 就能浏览旧有文件。
@功能较多。（日程管 理，和office的组件集合等）
主要的邮件客户端有: • Outlook • Foxmail
目录
➢电子礼仪的基本介绍 写电子邮件的礼仪
电子邮件的管理 案例分析
收件人与抄送
关于“收件人”与“抄送”：
@不要使用邮件讨论机密信息，转发时谨慎衡量内容可以
转发。
@重要邮件要及时拷贝保存，垃圾邮件要及时清除。有些 来历不明的邮件可能携带病毒，最好不要打开，应直接删 除。
邮件的管理
关于邮件的管理：
回邮件遵循2-24小时法则： 即重要邮件在2小时内回复，为节约时间，有效的进行时 间管理，一般邮件可集中处理，但也最好不要超过24小时。
否则会把对方搞糊涂。 @如“FYI”（For your information，仅供参考）
或“BTW”（By the way，顺便说说）。
2020/12/4
附件
关于附件：
@控制附件大小 @多个文件进行压缩，文件包发送 @避免发送嫌疑文件 @使用通用/标准/兼容格式 @使用有意义的文件名称 @正文提示
2、除非得到上级同意，永远不要越级汇报。越级邮件需抄 送直接领导。
3、跨部门沟通 抄送对方领导的意义：寻求支持、感谢配合。 抄送自己领导的意义：协调支持、报告进度。 发邮件时： 向高于自己级别的人员—邮件需抄送自己的领导。 向同级别人员—重要邮件需抄送对方领导与自己的领导。 向低于自己级别人员—重要邮件需抄送对方领导。
客户端
@ 首次使用需设置，换 一台电脑使用需重新设置。
@ 无需处于联网状态 就能浏览旧有文件。
@功能较多。（日程管 理，和office的组件集合等）
主要的邮件客户端有: • Outlook • Foxmail
目录
➢电子礼仪的基本介绍 写电子邮件的礼仪
电子邮件的管理 案例分析
收件人与抄送
关于“收件人”与“抄送”：
@不要使用邮件讨论机密信息，转发时谨慎衡量内容可以
转发。
@重要邮件要及时拷贝保存，垃圾邮件要及时清除。有些 来历不明的邮件可能携带病毒，最好不要打开，应直接删 除。
邮件的管理
关于邮件的管理：
回邮件遵循2-24小时法则： 即重要邮件在2小时内回复，为节约时间，有效的进行时 间管理，一般邮件可集中处理，但也最好不要超过24小时。
否则会把对方搞糊涂。 @如“FYI”（For your information，仅供参考）
或“BTW”（By the way，顺便说说）。
2020/12/4
附件
关于附件：
@控制附件大小 @多个文件进行压缩，文件包发送 @避免发送嫌疑文件 @使用通用/标准/兼容格式 @使用有意义的文件名称 @正文提示
电子邮件礼仪-职场邮件PPT培训课件
致谢信应简洁明了，避免冗长 的表述和过多的客套话。
具体内容
在致谢信中，要具体说明感谢 的原因和对方的帮助内容，使 对方感受到自己的真诚感激之
情。
THANKS
感谢观看
02
03
04
及时回复
在收到邀请后，应及时回复以 示尊重和礼貌。
肯定态度
在回复中明确表达接受或拒绝 的态度，避免含糊不清。
具体安排
如果接受邀请，应明确说明自 己的出席时间和活动安排，以
便组织者做出相应安排。
实例三：致谢信撰写
总结词
真诚、简洁、具体
真诚表达
在致谢信中，要真诚地表达对 开头：简明扼要地说明 写信的目的和背景，即需 要告知对方某个事项或信 息。
3. 结尾：如有必要，可告 知下一步行动计划或请求 对方回复确认收到通知。
2. 内容：详细介绍需要告 知的事项或信息，确保信 息完整且易于理解。
04
职场邮件中的常见问题及解决方案
如何处理邮件中的敏感话题
敏感话题
薪资、人事变动、投诉等。
1. 开头：简明扼要地说明写信的 目的，即邀请对方参加的活动或 会议。
2. 内容：详细介绍活动或会议的 时间、地点、主题和日程安排， 确保信息完整且易于理解。
3. 结尾：礼貌地请求对方接受邀 请，并告知下一步行动计划。
回复邀请
01
02
回复邀请是对收到的邀 • · 请函的回应，需要明确 表示是否接受邀请，并 说明原因。
电子邮件礼仪-职场邮件 ppt培训课件
• 电子邮件礼仪概述 • 撰写职场邮件的技巧 • 职场邮件的常见类型及其撰写要点 • 职场邮件中的常见问题及解决方案 • 职场邮件的实例分析
01
电子邮件礼仪概述
具体内容
在致谢信中，要具体说明感谢 的原因和对方的帮助内容，使 对方感受到自己的真诚感激之
情。
THANKS
感谢观看
02
03
04
及时回复
在收到邀请后，应及时回复以 示尊重和礼貌。
肯定态度
在回复中明确表达接受或拒绝 的态度，避免含糊不清。
具体安排
如果接受邀请，应明确说明自 己的出席时间和活动安排，以
便组织者做出相应安排。
实例三：致谢信撰写
总结词
真诚、简洁、具体
真诚表达
在致谢信中，要真诚地表达对 开头：简明扼要地说明 写信的目的和背景，即需 要告知对方某个事项或信 息。
3. 结尾：如有必要，可告 知下一步行动计划或请求 对方回复确认收到通知。
2. 内容：详细介绍需要告 知的事项或信息，确保信 息完整且易于理解。
04
职场邮件中的常见问题及解决方案
如何处理邮件中的敏感话题
敏感话题
薪资、人事变动、投诉等。
1. 开头：简明扼要地说明写信的 目的，即邀请对方参加的活动或 会议。
2. 内容：详细介绍活动或会议的 时间、地点、主题和日程安排， 确保信息完整且易于理解。
3. 结尾：礼貌地请求对方接受邀 请，并告知下一步行动计划。
回复邀请
01
02
回复邀请是对收到的邀 • · 请函的回应，需要明确 表示是否接受邀请，并 说明原因。
电子邮件礼仪-职场邮件 ppt培训课件
• 电子邮件礼仪概述 • 撰写职场邮件的技巧 • 职场邮件的常见类型及其撰写要点 • 职场邮件中的常见问题及解决方案 • 职场邮件的实例分析
01
电子邮件礼仪概述
商务电子邮件撰写礼仪课件ppt
息的最好方 式。如果是，使用文字处理系统起草一封邮件。这样的话，在写 好之前不会发送出去，而你会首 先并且务必进行拼写、语法、标点的检查和 文本的编辑。 （二） 使用清晰、简洁、主动、具体的语言使你的邮件能够尽可能快速准确地 传达。避免 使用行话。 （三） 确信你的要点和最重要的信息放在开头。如果必要，加一些词或短句构 建起上下文 （如四所述）。 （四） 如果发现包含很多多余的信息，再筛选一下。或许你没有充分考虑收件 人的需求。 （五） 不要急着挖空心思寻找词语来表达观点，而应该首先考虑收件人和你的 写作目的。
精心选择的！
收件人，抄送人本来就是两种人！
收件人、抄送人在功能上无特别区别，但在指向上 有所区别：主要是为了区分收件人的主次用。
收件人：指的是你邮件的主送人，可以是一个或多个
抄送人：需要告知的人，比如其他相关人员、跨级、 领导
机关也是有规范的！
有关主送、抄送机关的规范
（一）关于主送
应当根据邮件的内容及发文、收文部门（或个人——为 简便，以下统一称为“主送人”、“抄送人”）的隶属关系及职权范 围确定主送人。
需要什么？ 例如： 你方曾询问如果提前一周完工，开销将会增加多少。
第三，电子邮件应当注意编码问题 对电子邮件修饰过多，难免会使其容量增大，收发时间增长，既浪费时间又浪费金钱，而且往往会给人以华而不实之感。 （五） 不要急着挖空心思寻找词语来表达观点，而应该首先考虑收件人和你的写作目的。 因为在屏幕上读这样的信息很费劲、很 耗时，所以最好将其作为附件发送，而邮件主体主要描述或概述附件的主要内容。 主动说出你期待对方做的事情 让我们做个计划吧!
（三） 复杂的信息： 信件的主体最好不要传递复杂信息，比如详细报告。因 为在屏幕上读这样的信息很费劲、很 耗时，所以最好将其作为附件发送，而邮 件主体主要描述或概述附件的主要内容。此外，发现需 要回复的问题不只一个 时，最好能够根据情况采用面对面会谈、及时通讯如 MSN、QQ 或电话等比 电 子邮件更适当、更有效率的方式。
精心选择的！
收件人，抄送人本来就是两种人！
收件人、抄送人在功能上无特别区别，但在指向上 有所区别：主要是为了区分收件人的主次用。
收件人：指的是你邮件的主送人，可以是一个或多个
抄送人：需要告知的人，比如其他相关人员、跨级、 领导
机关也是有规范的！
有关主送、抄送机关的规范
（一）关于主送
应当根据邮件的内容及发文、收文部门（或个人——为 简便，以下统一称为“主送人”、“抄送人”）的隶属关系及职权范 围确定主送人。
需要什么？ 例如： 你方曾询问如果提前一周完工，开销将会增加多少。
第三，电子邮件应当注意编码问题 对电子邮件修饰过多，难免会使其容量增大，收发时间增长，既浪费时间又浪费金钱，而且往往会给人以华而不实之感。 （五） 不要急着挖空心思寻找词语来表达观点，而应该首先考虑收件人和你的写作目的。 因为在屏幕上读这样的信息很费劲、很 耗时，所以最好将其作为附件发送，而邮件主体主要描述或概述附件的主要内容。 主动说出你期待对方做的事情 让我们做个计划吧!
（三） 复杂的信息： 信件的主体最好不要传递复杂信息，比如详细报告。因 为在屏幕上读这样的信息很费劲、很 耗时，所以最好将其作为附件发送，而邮 件主体主要描述或概述附件的主要内容。此外，发现需 要回复的问题不只一个 时，最好能够根据情况采用面对面会谈、及时通讯如 MSN、QQ 或电话等比 电 子邮件更适当、更有效率的方式。
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4
二、养成使用电子邮箱的习惯
你属于哪类人
80%的外企职场人 70%的职场人 30%的职场人
对邮件的重视度
每天上班要做的第一件事，就是打 开电子邮箱收发邮件
下班前的最后一件事是查看邮箱， 确认没有尚未处理的紧急邮件
即使下班或周末在家休息，也要强 迫症式地登录公司邮箱，查有没有 漏掉紧要的任务
3、签名字 体规格
签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或 英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字 体小一些。
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回复技巧
1、1及、时签回名复档Email（回复不得少于10个字），以表对发件人的尊重；并进行针 对性显回示复公，司；
品牌形象
2、一次性交待完整信息，避免发生“补充”与“更正”现象；
3、如果邮件带有附件，应按有意义的名字命名，如果附件是特殊格式文件，因 在正文中说明打开方式，以免影响使用；
2、签名档 4、不所要含对信同息一问题重复讨论，避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部
收件人、抄送人，用见面直接交流代替；
5、要区分Reply和Reply All ；与发件人讨论，讨论好了再告诉大家，不要向上 司频繁发送没有确定结果的邮件；点击“回复全部”前，请三思而后行！
6、主动控制邮件的来往：为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收 件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅 供参考，无需回复”。
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正确使用发送、抄送与密送
To的人是要 受理这封邮 件，理应对 邮件予以回 应。
而CC的人则只 而BCC是密 是需要知道这 送，即收信 回事，CC的人 人是不知道 没有义务对邮 你发给了 件予以回应， BCC的人了 当然如果CC的 的。这个可 人有建议，当 能用在非常 然可以回mail。 规场合。
电子邮件礼仪 East_wang
目录
一
电子邮件沟通的重要性
二 养成使用电子邮箱的习惯
三
电子邮件基本使用原则
四 五
需要发送邮件的情况 邮件格式与回复技巧
六
注意事项
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2
一、电子邮件沟通的重要性
电子邮件是我们与客户以及公司内部沟通的重要方式， 规范电子商务信函不仅是对客户和同事的尊重，也体现自身 的职业素养，从认真拟定标题、规范邮件正文和及时准确回 复邮件开始，让每一封邮件成为我们素质提升的体现！
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7
五、邮件格式与回复技巧
邮件标题 称呼语与问候 正文 附件 结尾签名 回复技巧 正确使用发送、抄送与密送
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8
邮件标题
1
不要空标题
2
标题要简洁
3
标题要真实反映邮件的重要性
4
一封一封信信一一个个主主题，，不不可可大大杂杂烩 烩
5
回复邮件时要更改标题
6
不要随便用紧急标示
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5
三、电子邮件基本使用原则
基本原则——面对面抄送是为了明晰责任
如果当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳也许就忘了，许 多事情从此“死无对证”；
电邮存在公司服务器上，白纸黑字，谁也赖不掉。
作用
使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成 的共识一目了然，并保持跟进直至工作完成；
7
标题千万不要出现错别字
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9
称呼语与问候
1、 Email开头最好要有问候语 。
（1）英文开头写 “HI”，中文开头写 “上午好”或“您好”，问候语是称 呼换行空两格写。如果收件人有职务，应按职务尊称；如果不清楚职务，通常 按性别尊称“先生、女士”；直呼收件人全名是不礼貌的。
（2）结尾常见的写个Best Regards，中文的写个“祝您顺利”之类的也就可 ，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标 准格式，”祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利” 和“敬礼”为再换行顶格写。
（3）俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些 地方不妥，对方也能平静地看待。
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10
称呼语与问候
2、恰当地称呼收件者，拿捏尺度。
（1） 邮件的开头要称呼收件人。 在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。
（2）如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则 应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。
能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当 了作为每个工作项目历史档案的功能；
充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而 不是感受，或其他个性和工作风格上的差异，并以合理的方式 解决意见不和以及争端。
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6
四、需要发送邮件的情况
通知 部门之间事务往来 正式的工作报告 与客户间的信息传递 没有交流条件的其他交流内容 难以简单用口头表达说明清楚的事项
（3）不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。
（4）、关于格式，称呼是第一行顶格写。
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正文
1、Email正文要简明扼要，行文通畅；
2、要用论述的语气；
3、Email正文多用（一、（一）、1、（1）、 A、a）之类的列表； 4、一次邮件交待完整信息； 5、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查这是对别人的尊重，也是 自己态度的体现； 6、合理提示重要信息； 7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述； 8、不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符。
6、如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送。
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结尾签名
1、签名档 显示公司 品牌形象
公司的邮件签名必须采用统一的格式设计，这样体现了 公司品牌形象，尤其是当多个人员或者多个部门都需要 与用户发生通信联系时，这种效应更加明显。
2、签名档 所含信息
签名档可包括姓名、部门、公司、电话、传真、地址等 信息，但信息不宜行数过多。你只需将一些必要信息放 在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系 。
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附件
1、如果邮件带有附件，请在正文里面提示收件人查看附件； 2、附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载 后管理； 3、正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时； 4、附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件； 5、特殊格式文件，应注明打开方式，以免影响使用；