浅析秘书应具备的素质和修养

浅析秘书应具备的素质和修养

【摘要】秘书素质与修养的强弱直接关系到工作质量与效率的高低，关系到党和国家方针政策的正确贯彻与各项事业的兴衰成败。本文从秘书应具备的品德、知识、能力、心理、政治和作风素养等方面予以阐述，并就提高素养的方法和途经进行了探讨。

【关键词】素质与修养；参谋；协调；服务

秘书是领导人的智囊和助手。他辅助领导人从事各项管理工作，负有参政设谋、承上启下、协调服务、调查研究、信息督查等重大责任。秘书人员必须具备较高的政治、思想、品德、智能、身心等方面的素质。但仅有其基本素质显然是不行的，欲达到完成秘书使命的优化标准，还应有自己特殊的知识素养、品德素养、作风素养方面的要求。知识素养、能力素养、心理素养好不好，是一个秘书称职不称职的问题；品德修养、政治修养、作风修养好不好，是一个秘书合格不合格的问题。因此，秘书要自觉地、全面地加强这六个方面的素养，努力把自己造就成为德才兼备、既合格又称职的国家特殊岗位上的工作人员。

一、品德素养

“德才兼备，以德为重”。一个秘书人员，若不能把“德”放在首位，即使有“满腹经纶”，也不能算是一个合格的秘书。秘书工作处于领导机关的纽带的地位，秘书人员的言行举止，往往直接影响领导机关的形象和威信，影响领导工作的正常运转。“君子修道重德，不为困而改节”的思想品德，廉洁奉公、勤政为民、艰苦奋斗、

一尘不染的政治本色，忍辱负重、任劳任怨的工作态度，是干不好秘书工作的。秘书应注重养成良好的品德素养。

二、知识素养

在现代信息社会的时代中，现代管理对各级领导者的知识结构提出了新的要求，因而对秘书的知识水平要求越来越高。秘书必须不断地扩大和提高自己的知识结构和层次，与领导者知识结构的发展保持同步性。秘书应具备广博的基础知识、精深的专业知识与实用的辅助知识才能胜任这项工作。基础知识是秘书知识结构中的根基部分，广博、扎实、牢固的基础知识是一个人从事学习、工作的主要资本，也是产生智慧和能力的源泉，秘书掌握到的基础知识越丰富，越能融会贯通，就越能产生新的认识，并使之上升为理论。

三、能力素养

秘书是应用型人才，不仅要有合理的知识结构，而且还应具有最佳的智能结构。这就要求秘书具备观察和创造能力、综合分析能力、组织协调能力等。一是观察和创造能力。秘书人员要“眼观六路、耳听八方”，即目光要敏锐，善于捕捉信息。事实上，由于现代组织机构自身和面对的外部环境都是错综复杂构成的统一体，这种千丝万缕、不可分割的关系决定了秘书应有较为敏锐的观察能力，以便比较全面深入地了解各种社会经济活动中的矛盾。二是综合分析能力。秘书人员的综合分析能力，主要指秘书对本单位和相关单位政治经济活动中存在的各种矛盾、问题，经过细致的分析、对比、研究，发现本单位的优、劣势。三是组织协调能力。在当今市场经

济体制下，一切社会活动都要学会组织协调，才能处理好各方面的关系。具体到一个单位中，秘书部门便是不可缺少的综合协调机构，它一头衔接领导，一头衔接干部职工，处于中心枢纽地位，承担着协调重任。

四、心理素养

我们这里所说的心理素养，是非智力因素的心理状态，即起动力作用的人脑机能，是人们对自己的思想、言行带有指向支配、左右作用的动机、志趣、意志、气质、情绪及性格等方面的心理素质与修养。履行参谋辅助职能的秘书人员，其职能特征使之责任很大，负荷繁重，矛盾突出，付出与获得的反差明显。因此，秘书人员要适应并做好参谋辅助工作，必须要有一个健康、良好的个性心理素养，概括起来，大致有以下三种个性心理素养：坚韧的意志、稳定的情绪和宽容的胸怀。秘书是领导形象的补充，甚至可以说是领导的分身，因此有责任以宽容的胸怀为领导分忧排难。比如，工作中受了客户的气，不可当场大发脾气，让领导下不了台。又如，与同事之间要竞而不妒，不应处处“监督”以抓其痛脚。为了协调工作的需要，秘书对下要容，对上要忍；容则能合众，忍则能抗压。

五、政治素养

我国的国情以及秘书工作的地位与作用决定了我国秘书人员在任

何时候都要把正确的政治方向放在第一位。一是坚定的政治信念。文秘工作涉及到的每一个方面，政治性都很强。在很大程度上，代表着一个部门的主张，反映着本部门的形象，连接着单位和职工的

切身利益。对事关政治性的问题，善于从政治上观察、分析和处理问题，在大是大非面前头脑清醒，旗帜鲜明，立场坚定，不随波逐流、人云亦云。二是丰实的理论功底。一个人的理论素养越高，预测、把握和解决问题的能力就越强。必须善始善终地把学习放在第一位，在工作运作中，要讲效率、科学有序、操作规范、线条清楚。在工作效果上，要多出精品、减少次品。“三个服务”是新时期秘书工作的指导思想，概括说：秘书人员、秘书部门应做好“三个服务”即为领导工作服务，为机关服务，为人民群众服务。

六、作风素养

秘书工作是一种对工作效能和灵活反映能力要求很高的工作，培养秘书人员的优良作风，可以提高秘书工作的效率，对秘书工作适应新时期的新任务有重要意义。秘书要养成良好的作风素养，第一、要严谨、细致、一丝不苟。严谨就是秘书人员考虑问题要全面周密，处理工作要井井有条。细致要求秘书人员在办事时都要细心检查，不能有半点疏漏。一丝不苟是秘书人员不论做什么事一是一，二是二，不能走样，反映情况、处理问题力求准确具体。秘书文明礼貌的作风还表现在不卑不亢的傲慢矜持，做到真诚、恳切，淳朴可信。