【表格】大型活动时间筹备表
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提案报价提交 调整报价提交 方案修改中报价实时调整 活动后结算提交 活动后结算的最终确认
核心团队人员确定、启动 项目组内部总体分工 内外部通联表、人员分工安排 项目启动会，人员分工对接 内外部沟通群建立
主KV设计修改、确定 PPT模板设计提交 PPT模板审核确认 延展设计提交（主会场背板及LED画 面/分会场设计/签到处背板/展区设计 /胸卡/指示系统设计等） 延展设计确认 会场摆位图确认 所有场地整体平面图确认 制作物平面设计及完稿提交 制作物平面设计及完稿确认 主舞台布置方案提交 主舞台设计、舞台结构确认 分会场布置方案提交 设计结构确认 招商展台设计提交 设计结构确认 主办方展台设计提交 设计结构确认 外场搭建方案提交 外场搭建方案确认 施工文件制作
场地尺寸核对
主会场与分会场AV设备布置方案确认
AV管理 搭建管理 搭建管理 内容管理
所有主舞台相关素材测试（视频
/PPT/KV/题词） AV进场布展、AV设备调试 AV技术、内容彩排 现场呈现
场地尺寸核对 主舞台及外场搭建结构终稿提供 主舞台及外场搭建结构确认 所有搭建平面输出 所有搭建平面确认 制作材质确认 制作相关小样确认（地毯，防火板，
确认VIP名单 协助VIP服务明细（包括VIP室安排， 会议期间用餐安排等）
协助媒体采访间安排
招商方案提交 招商方案确认(包括调整最终确认) 招商进行 招商最终确认
Logo收集 展位工作人员名单提供 提交展位特别需求表（电力、网络
赞助商展位
等） 提交海报设计
主办方审批
展位结构搭建开始制作
资料、礼品运输清单 确认演讲人(收集演讲人资料，包括简
历、照片和演讲讲义 ) 提Leabharlann Baidu演讲slides初稿 赞助商完成slides修改并最终确认所有
赞助商演讲
内容 收集所有演讲者的演讲需求（是否需
要上网，确定演讲设备及其他需求）
确认彩排时间，并给出最终的彩排时
运输
项目管理 现场执行
间计划 提前一天现场彩排 展区搭建时间 展位set-up
活动执行手册的撰写（含联系分工表
3.2.7
3.2.8 3.2.9 3.2.10
4
项目
描述
项目管理 项目策划
Brife
方案管理 项目进度管理
费用管理 活动费用管理 项目人员管理
内部 人员管理 项目团队对接 创意设计 视觉设计
2D
3D
搭建及后勤管理 AV管理
场地确认 需求确认（参会人数、时间、日程规 划等其它具体需求） 活动方案提案稿提交 活动方案提案稿反馈 活动方案修改版提交 活动方案修改版反馈 确认供应商 时间表提交 时间表确定
8.2.4
8.2.5 8.2.6 8.2.7 8.2.8
演讲管理
Opening Video
演讲video
keynote管理
分会场管理
VIP嘉宾管理 VIP服务 媒体管理 媒体管理
展区管理 招商管理 招商管理 展位管理
脚本提交 脚本确认 素材提供 A Copy提供 视频内容调整修改意见 最终视频确认 video收集（包括开场前循环播放 主题大会流程确认 Speakers信息收集 演讲PPT收集 确认彩排时间，并给出最终的彩排时 间计划 提前一天现场彩排 流程确认 演讲需求收集 确认彩排时间，并给出最终的彩排时 间计划 提前一天现场彩排
券，会议指南） 数码印刷小样确认 数码印刷成品提交 物料运输单整理 物料运输
8.3 8.3.1 8.3.2 8.3.3 8.3.4 8.3.5
项目总结 项目总结
提交活动整体报告 活动剩余物料整理、运输 活动照片整理、刻盘，提交 活动视频编辑、提交 项目总结会
5.2
6 6.1 7 7.1 7.1.1 7.1.2 7.1.3 7.1.4 7.2 7.2.1 7.2.2
7.2.3
7.2.4 7.2.5 7.2.6 7.2.7
7.2.8
7.2.9
7.2.10
7.2.11
7.2.12
7.2.13 7.2.14 7.2.15
8 8.1
8.1.1
8.1.2 8.1.3 8.1.4 8.2 8.2.1 8.2.2 8.2.3
灯箱片等材质） 喷绘小样确认 搭建进场布展 安检检查，消电检
负责人
起始日期
结束日期
4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.1.5 4.1.6 4.1.7 4.1.8 4.1.9 4.1.10
4.1.11
4.1.12 4.1.13 4.1.14
4.1.15
4.1.16 5 5.1
序号
1 1.1 1.1.1
1.1.2
1.1.3 1.1.4 1.1.5 1.1.6 1.1.7 1.1.8 1.1.9 1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.2.5 1.3 1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.3.4 1.3.5
2 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3
、流程、rundown、场地规划图、物
料清单、场地安排、采访间安排、第
执行管理
物料及印刷品 物料
三方人员管理、VIP名单、桌卡名单、 及座位排序等） 活动前TE内部会议 执行手册提交 活动前整体Check Point会议
提交样品（胸卡、礼品） 样品确认 制作完成 数码印刷小样完成并提交（胸卡，餐
印刷品 运输
2.1.4
2.1.5 2.1.6 2.1.7 2.1.8 2.1.9 2.1.10 2.1.11 2.1.12 2.1.13 2.1.14 2.1.15 2.1.16 2.1.17 2.1.18 2.1.19 2.1.20
3 3.1 3.1.1
3.1.2
3.1.3
3.1.4 3.1.5 3.1.6 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.2.5 3.2.6
核心团队人员确定、启动 项目组内部总体分工 内外部通联表、人员分工安排 项目启动会，人员分工对接 内外部沟通群建立
主KV设计修改、确定 PPT模板设计提交 PPT模板审核确认 延展设计提交（主会场背板及LED画 面/分会场设计/签到处背板/展区设计 /胸卡/指示系统设计等） 延展设计确认 会场摆位图确认 所有场地整体平面图确认 制作物平面设计及完稿提交 制作物平面设计及完稿确认 主舞台布置方案提交 主舞台设计、舞台结构确认 分会场布置方案提交 设计结构确认 招商展台设计提交 设计结构确认 主办方展台设计提交 设计结构确认 外场搭建方案提交 外场搭建方案确认 施工文件制作
场地尺寸核对
主会场与分会场AV设备布置方案确认
AV管理 搭建管理 搭建管理 内容管理
所有主舞台相关素材测试（视频
/PPT/KV/题词） AV进场布展、AV设备调试 AV技术、内容彩排 现场呈现
场地尺寸核对 主舞台及外场搭建结构终稿提供 主舞台及外场搭建结构确认 所有搭建平面输出 所有搭建平面确认 制作材质确认 制作相关小样确认（地毯，防火板，
确认VIP名单 协助VIP服务明细（包括VIP室安排， 会议期间用餐安排等）
协助媒体采访间安排
招商方案提交 招商方案确认(包括调整最终确认) 招商进行 招商最终确认
Logo收集 展位工作人员名单提供 提交展位特别需求表（电力、网络
赞助商展位
等） 提交海报设计
主办方审批
展位结构搭建开始制作
资料、礼品运输清单 确认演讲人(收集演讲人资料，包括简
历、照片和演讲讲义 ) 提Leabharlann Baidu演讲slides初稿 赞助商完成slides修改并最终确认所有
赞助商演讲
内容 收集所有演讲者的演讲需求（是否需
要上网，确定演讲设备及其他需求）
确认彩排时间，并给出最终的彩排时
运输
项目管理 现场执行
间计划 提前一天现场彩排 展区搭建时间 展位set-up
活动执行手册的撰写（含联系分工表
3.2.7
3.2.8 3.2.9 3.2.10
4
项目
描述
项目管理 项目策划
Brife
方案管理 项目进度管理
费用管理 活动费用管理 项目人员管理
内部 人员管理 项目团队对接 创意设计 视觉设计
2D
3D
搭建及后勤管理 AV管理
场地确认 需求确认（参会人数、时间、日程规 划等其它具体需求） 活动方案提案稿提交 活动方案提案稿反馈 活动方案修改版提交 活动方案修改版反馈 确认供应商 时间表提交 时间表确定
8.2.4
8.2.5 8.2.6 8.2.7 8.2.8
演讲管理
Opening Video
演讲video
keynote管理
分会场管理
VIP嘉宾管理 VIP服务 媒体管理 媒体管理
展区管理 招商管理 招商管理 展位管理
脚本提交 脚本确认 素材提供 A Copy提供 视频内容调整修改意见 最终视频确认 video收集（包括开场前循环播放 主题大会流程确认 Speakers信息收集 演讲PPT收集 确认彩排时间，并给出最终的彩排时 间计划 提前一天现场彩排 流程确认 演讲需求收集 确认彩排时间，并给出最终的彩排时 间计划 提前一天现场彩排
券，会议指南） 数码印刷小样确认 数码印刷成品提交 物料运输单整理 物料运输
8.3 8.3.1 8.3.2 8.3.3 8.3.4 8.3.5
项目总结 项目总结
提交活动整体报告 活动剩余物料整理、运输 活动照片整理、刻盘，提交 活动视频编辑、提交 项目总结会
5.2
6 6.1 7 7.1 7.1.1 7.1.2 7.1.3 7.1.4 7.2 7.2.1 7.2.2
7.2.3
7.2.4 7.2.5 7.2.6 7.2.7
7.2.8
7.2.9
7.2.10
7.2.11
7.2.12
7.2.13 7.2.14 7.2.15
8 8.1
8.1.1
8.1.2 8.1.3 8.1.4 8.2 8.2.1 8.2.2 8.2.3
灯箱片等材质） 喷绘小样确认 搭建进场布展 安检检查，消电检
负责人
起始日期
结束日期
4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.1.5 4.1.6 4.1.7 4.1.8 4.1.9 4.1.10
4.1.11
4.1.12 4.1.13 4.1.14
4.1.15
4.1.16 5 5.1
序号
1 1.1 1.1.1
1.1.2
1.1.3 1.1.4 1.1.5 1.1.6 1.1.7 1.1.8 1.1.9 1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.2.5 1.3 1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.3.4 1.3.5
2 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3
、流程、rundown、场地规划图、物
料清单、场地安排、采访间安排、第
执行管理
物料及印刷品 物料
三方人员管理、VIP名单、桌卡名单、 及座位排序等） 活动前TE内部会议 执行手册提交 活动前整体Check Point会议
提交样品（胸卡、礼品） 样品确认 制作完成 数码印刷小样完成并提交（胸卡，餐
印刷品 运输
2.1.4
2.1.5 2.1.6 2.1.7 2.1.8 2.1.9 2.1.10 2.1.11 2.1.12 2.1.13 2.1.14 2.1.15 2.1.16 2.1.17 2.1.18 2.1.19 2.1.20
3 3.1 3.1.1
3.1.2
3.1.3
3.1.4 3.1.5 3.1.6 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.2.5 3.2.6