商务管理制度及工作制度(ppt 28页)

报表管理
• 销售日报表由统计员负责制表,于每日上午完 成.该表包括前一日每笔发货、开票、回款的 明细。
• 产成品月报表由出库员负责制表,于每月月初 完成.该表包括产成品上月库存数量、本月出 入库数量以及本月库存数量。
• 销售月报表由统计员负责制表，于每月月初 完成。该表包括上月结存在途、应收帐款， 本月发货、开票、回款汇总，累计发货、开 票、回款汇总，以及本月在途、应收帐款结 存。
• 出库： 库管员凭经审核员及财务员签字的出库单按先 进先出的原则发货。
• 退库：库管员凭退货通知单对退货进行接收，若有特 殊情况，先将药品接收入库。
• 验收：验收员对入库产品和退库产品按照标准进行验 收。
• 养护：养护员对库房按照标准进行养护。对库存药品 按季检查，做好养护，有详细记录，建立药品养护档 案。
• 发货前必须先对商业单位的应收帐款进行确认， 商业单位应收帐超过商业单位档案管理库设定的 信誉额度范围，公司原则上停止向该商业单位发 货。
• 货物一律发到购方单位，办事处均不得存货。
• 设立分库房的大区，由商业主管或地区主管送货 或送发票到购方，要有购方经理或主管在送货单 上或发票签收单上签字。
发货流程
500 万元
/回款 95%
300 万元 两个月回款、发 下月回款任务ห้องสมุดไป่ตู้
200 万元
货/回款 90%
150-200 万元
押批付款
25 件
100-150 万元
押批付款
15 件
50-100 万元
押批付款
10 件
50 万元以下
押批付款
5件
现款现货
回款记录传送制度
对于每笔回款，必须填写回款记录单，注 明回款商业及编码，回款数量及金额，对应发 货日期等。
在合同中应注明双方单位的全称、法人代表、 地址、邮编、电话、开户行、帐号、税号等。特 别注意写明订货单位的名称及地址，以免造成发
货和开票发生错误。并且在验货条款中必须注明
商业单位提货时验货的要求，以免造成丢货时责 任无法确定。
新建商业客户审核制度
对于新户的建立，必须先考虑其销货能力， 避免过多的商业之间产生恶性竞争，也为避免产 生过多的应收帐款。经认真考察后，填写新户申 请单，附三证复印件，上报公司审批。
入库验收流程
供方 药品
待验区
检验
检验合格
检验不合格
合格区
不合格区
供方
GSP要求：
质量验收员要依据有关标准及合同 条款对商品质量逐批验收，并有记录。 各项检查、验收记录应完整、规范。在 验收合格药品的入库凭证、付款凭证上 签章。
发货
• 发货人员必须见合同发货，特殊情况需经相应主 管副总经理批准后方可发货。
谢谢大家
退货申请单 存档
退货处理流程
退货
待验区
合格品发出
合格区
检验 合格
不合格
不合格区
退回
供方
GSP要求
退回药品应专人保管、单独存放，有退货 记录并保存三年。退回药品经检验合格后方能 入合格品区。
不合格药品应专区存放，有明显标志。不 合格药品的确认、报损、销毁应有完善的手续 和记录。
调货查处流程
1、正常串货
商务管理
主讲人：李 荣
纲要
• 工作制度
商务管理制度 GSP管理制度
• 工作流程
商务管理制度
• 对经销商的分级管理制度 • 合同签定制度 • 新建商业客户审核制度 • 随货开票制度 • 中转库管理制度 • 商业单位信誉额度指标 • 回款记录传送制度 • 退货制度 • 超时回款处罚制度 • 调货管理制度 • 建立报表对帐制度
• 定期通过电子邮件准确向公司报告发货的数 量、单位、批号、小号、送货单位。
• 出入库帐、每月盘点按公司库房管理规定执 行，定期上报。
商业单位信誉额度指标
商业 特级商业 一级商业 二级商业 三级商业 普通商业 普通商业 普通商业 普通商业 一次性商业
年销售额
资信状况
应收帐额度
1000 万元 当月回款、发货 下月回款任务
对经销商的分级管理制度
商业分级指标
特级商业：年销售额1000万元，覆盖能力直辖市， 资信情况当月回款、发货/回款95%，合同限制办事处 年销售3000件以上。
一级商业：年销售500万元，覆盖能力全省或省会 城市及周边地区，资信情况当月回款、发货/回款95%， 合同限制办事处年销售2000件以上。
二级商业：年销售300万元，覆盖能力省会及周边 地区、地级市及周边地区，资信情况两个月回款、发 货/回款90%，合同限制办事处年销售1000-2000件
调货管理制度
• 公司规定所销售的药品一律不得跨区域压价调货, 一旦发现将严肃处理。
• 办事处发现调货后，提供有效调货证据，如装箱 单、医院药剂科证明等。每次上报时附上调货证明 备查表，详细列清上报情况，向公司报告。
• 办事处在接到公司调货自查通知后,应在一周内自 查所辖区医药公司和医院调货事实。
• 对于恶性低价调货（低于11.28元/瓶）,无论直销或 易货方式，对于参与调货并有涂改说明书批号等恶 劣行为者,市场经理要配合公司认真调查,上报公司, 公司根据具体情况追究有关人责任. 凡属蓄意调货 者，一经发现，解除职务，并严肃处理。
3、药品购销双方必须签订购销合同。
4、对销售的药品必须有明确的流向，以保证药品的 可追踪性。
退货
• 属于产品质量问题发生的退货，在厂负责期内可 正常换货。
• 其他原因原则上不予退货，特殊情况需退货时， 向商务部递交书面申请报告，经相应主管领导批 准后方可退货。责任人扣罚运费每件20元。退货 接近效期半年内，扣罚货款的50%，退货已过效 期的，扣罚全部货款。
随货开票制度
货物一经出库，必须随货开票，除设立分库房的 大区外，不允许有在途货物。
中转库管理制度
现设有中转库的为北京、上海，北京复方丹参 滴丸、养血清脑颗粒存货各50件，上海复方丹 参滴丸存货100件，养血清脑颗粒存货50件。
• 中转库的管理人员必须做好发货的记录，自 觉遵守公司的有关规定。严格随货开票制度。
报表对帐制度
每月办事处收到对帐单后必须认真核对，无 误后，办事处主任签字，一份留档，另一份于每 月月底前寄回。
对于公司定期的对帐，各办事处应该认真对 待，及时回复。对于公司上次对帐发出的询证函， 返回率不高，各市场应仔细检查是否已返回。
GSP管理制度
• 业务经营管理规程 • 首次经营品种的质量审核管理规程 • 药品入库质量验收及出库符合管理规程 • 药品保管养护管理规程 • 特殊管理药品和贵重品种的管理规程 • 效期药品的标准管理规程 • 不合格药品管理规程 • 退货药品标准管理规程
三级商业：年销售200万元，覆盖能力地级市及周 边地区，资信情况两个月回款、发货/回款90%，合同 限制地级市年销售300件以上
合同签定制度
购销合同由商业主管与订货单位签订，必须要 求需方加盖有效合同章，必须使用由本公司印制 的合同书，且一式三份，原件寄回商务部存档， 另外两份复印件，一份由办事处保存，另一份交 对方商业单位。
• 质量事故报告制度 • 用户访问处理管理规程 • 药品质量信息管理规程 • 计量管理规程 • 产品标准管理规程 • 各级质量责任制度 • 质量否决权制度 • 卫生管理规程
各项工作流程
• 库房管理 入库验收流程 发货流程 退货管理流程
• 调货查处流程 • 报表管理
库房管理
• 入库：库管员凭公司进货通知单对供方送货进行接收。
• 开增值税发票的单位需要退货时，必须将原发票 退回或取得购货单位在当地税务部门开出的“进 货退出索取折让证明单”，亦可由退货方给我方 开具等值增值税发票。否则，按退货货款中的增 值税额扣罚当事人。
办事处
商业单 位
退货接收流程
退货申请单 商务部
批准退货
退 货
成品库房 检验登记
退库记录存 档
领导审 批
销售管理员收到每笔调货证明后记录，每 月末对上报批号进行初查，初查后发通知要求 办事处自查，限定时间内返回，然后确认发单， 通知财务调拨费用与任务。
2、恶意调货
低价货由商业购回后，公司给与更换新货， 并对此批货进行处理。若有故意撕毁批号、小 号者，视为恶意调货。一件货罚款五百元，并 将这批药售回调出商业。
退货制度
办事处要求退换货（不论是质量原因退换货 还是调货收回）必须先填写退货申请单，经领导 批示同意后方可将货物退回，并且必须通知总部 相关人员注意接货。若是退货，必须将发票同时 退回。
超时回款处罚制度
发货半年未回款，从第七个月开始按如下条款进 行处罚：
7-12个月，每月从费用中扣除拖欠货款的1%； 13-18个月，每月从费用中扣除拖欠货款的2%； 19-24个月，每月从费用中扣除拖欠货款的3%； 第25个月，余款全部扣除。 所有扣款在货款收回时，全部返还。其它处罚执 行财务部规定。
应收帐
办事处 购销合同 报站员
查 询 业务
查询
货 物
出库单
库管员
出 库 单
开票员 出库单
批 准 发 货 出库员
商业档案
流水账 批记录
GSP要求：
1、不得将药品售给无“证照”或“证照”不全的药 品经营单位和无医疗机构执业许可证的单位。所 有经营单位都必须有带红章三证复印件存档。
2、依据出库凭证所列项目对药品进行出库复核并有 记录，记录内容完整。内容包括：购货单位、品 名、规格、数量、生产单位、生产批号、质量情 况、发货日期、发货人及复核人签名。