工作分析方法--观察法

5.1观察分析法

5.1. 1观察分析法概述

1.观察分析法的含义

观察分析法就是工作分析人员在工作现场.下，运用感觉器官或在其他工具(如视听器材:录像机、照相机、录音机等)的协助下，针对某些特定的作业活动，通过观察将有关工作的内容、方法、程序、设备、工作环境等信息记录下来，并在此基础上归纳分析有关的工作因素，达到分析目的的一种方法。

2.观察分析法的种类

在实际情景中观察时，可以根据观察者所处的情景特点分为自然观察和控制观察两种。自然观察是在完全自然的情景下，工作分析人员对任职者工作的观察。一般被观察者并不知道自己正处于被观察之中。如搬运工的职位，他的T作基本上是以一天为一个周期，职位分析人员可以一整天跟随着搬运工进行直接工作观察。控制观察是在限定条件下所进行的观察。例如，为了进行时间一动作分析，观察者需要系统地观察工作的操作模式。再如机场的安全检查工作，除了有正常的工作程序以外，还有很多突发事件需要处理，如盘问可疑人员、紧急事务处理等，职位分析人员可通过观察机场安检人员处理突发事件的演习过程，来收集该项工作的信息。

根据观察者和被观察者之间的关系，还可以把观察方法分为参与观察和非参与观察两种。参与观察是指观察者直接参与被观察者的活动，并在共同活动中进行观察的方法。而观察者不参与被观察者的活动，以旁观者的身份进行观察的方法称为非参与观察。

观察法一般适用于工作周期很短、工作任务单一、重复性强、易于观察的生产性工作职位。对于某些工作周期较长的工作，为了能完整地观察到员工的所有工作，必须分阶段进行观察。如筹办大型会议的工作人员，该职位的工作从会议的立项开始到会议闭幕，往往历时较长，为了能够观察到任职者的各项工作任务，必须分阶段进行观察，职位分析人员应随时进行记录，必要时可以使用录影设备，以便确保收集到的信息充分、可靠。

5.1.2观察分析法的设计与运用

1.观察法的使用条件

(1)所分析的职位工作任务应相对稳定，在一定时期内，工作职责、工作内容、工作程序、工作环境不会发生明显变化。

(2)一般来说，观察分析法适用于外显特征较明显、工作标准化程度高、周期较短的岗位工作，如生产线上工人的工作、会计员的工作等。不适合心理素质的分析及工作循环周期很长的、脑力劳动的工作。

(3)工作分析人员要有丰富的实际操作经验，善于从表象中发现和提炼工作的特征。

2.观察提纲的设计

运用观察分析法，最基本的是要准备一份观察提纲。有了观察提纲，才可以做到有的放矢。在设计观察提纲时，应从工作分析的目的出发，从工作过程的各个角度提示工作分析人员如何观察，应观察哪些方面，观察的重点在哪儿。只有这样，收集的信息才会更全面、更准确。如表5-7所示。

一般说来进行职位分析观察主要包括五个操作阶段，如图5-4所示。

1.确定观察目标

针对不同的目的，将会有不同的观察对象、观察视角和内容，因此必须首先明确观察的基本目标。一般来说观察的对象主要有个体、部门和组织三个层面。应根据目标职位的影响范围来确定观察的层面，若目标职位涉及整个组织的运行，则将其置于组织层面，以此类推。

2.掌握现有信息

(1)检查现有的文件资料，形成职位的总体概念，包括工作的目标、工作主要职责、工作流程、工作关系等。

(2)选择一个管理人员或有经验的员工进行面谈，以便了解工作的整体情况。

(3)准备一个初步的观察任务清单，作为观察的框架。

(4)对现有资料和数据不清楚的项目作出重点的标注。

3.观察计划的制订

由于所观察的工作应具有代表性，所以观察前应确定观察计划工作，计划工作中应含有观察对象、观察提纲、观察内容、观察时刻、观察位置等。

1)确定观察对象

从目标职位任职者中选择合适的观察对象，一般选择3 -5位典型的任职者作为观察对象，或者是选取工作表现和绩效典型的任职者作为观察对象。同时对于选定的对象，如果观察时不可避免地会被被观察者发现，那么进行相关培训将是十分必要的。通过培训，应向他们说明职位分析的目的、操作流程及最终的影响等，消除其戒备心理。

2)设计观察提纲

明确观察的具体内容，开发便于记录、分析信息的结构化表格，记录的问题应结构简单，并反映工作有关内容，避免机械记录。

3)确定观察时间地点

为了不影响组织日常运营，观察时间、地点应事先确定。观察的时间、地点应为该职位的典型、常规的工作时间、地点。在选择时间和地点时，应考虑观察法的经济性。同时在收集完整信息的前提下，尽量减少时间跨度和空间的转移。同时，观察的时间、地点尽可能全面、完整。对于周期性工作岗位，观察的时间最好覆盖某一典型的工作周期。

4)设备工具的确定

在观察过程中，应采用一些辅助的手段帮助观察员进行记录，常用的设备包括录音机、摄像机等。但是大量设备的运用会给任职者造成t作压力，从而不知不觉中改变自己惯常的行为方式，造成信息误差。因此，各种记录设备应放置于较为隐蔽、任职者无法看到的位置。另外其他计时、度量的工具应根据实际观察的需要予以配备。

4.观察实施

1）观察分析人员的选拔与培训

观察分析人员的选拔和培训是整个观察法操作过程中最重要的环节，培训质量的高低将直接影响职位分析的成败。一般来说，选拔的观察人员需要具备公正客观的态度、较强的语言和文字表达能力以及对行为理解把握的能力。对于某些特殊的工作，还需要有较强的体力等。对观察人员进行培训的主要

日的是增强观察过程的可信度，使信息收集更加准确o因此，培训的内容应包括职位分析的目的和特点、研究设计的解释说明、观察法的操作办法及要点，以及如何较少或避免观察过程中的误差和错误。

2)观察过程

观察记录质量的好坏更是直接影响工作分析的结果，因此在观察记录的过程中，工作分析人员一定要严格遵守观察记录的流程要求，完成对目标职位每个环节的记录工作。观察过程中要注意以下事项。(1)尽量不要影响员工的工作。这是最基本的原则。如果不能保证观察者的隐秘性，可以用适当的方式介绍给员工，使影响减到最小。

(2)工作分析人员应与工作者保持一定距离，应选择便于观察且不影响工作的位置。

(3)观察后的沟通是十分必要的，工作分析人员可以在工作间歇(如喝水、简短休息)时，与工作者就观察过程中的某些疑问进行探讨。

(4)与任职者建立良好的相互信任关系是观察工作能否顺利开展的基础。为了保证任职者积极主动地配合观察工作，工作分析人员应承诺尊重隐私权并保证信息的匿名性。

5.数据的整理与分析

(1)观察结束后应对收集的信息数据进行归类整理，检查最初的任务和问题清单，确保每一项均己被观察到和得到确认。

(2)对于结构化的观察结果，进行编码，录入计算机，进行数据分析;对于非结构化调查，则应按照一定的逻辑顺序进行整理排列，形成一份描述性的报告。

(3)进行信息的合并，把收集到的各种工作信息合并为一个综合的工作描述，可以加上个人意见。

(4)把工作描述分发给工作承担者及其主管，并附上反馈意见表。

(5)根据反馈意见表，进一步分析观察数据，补充遗漏、明确含糊的地方，形成完整的工作描述。

5.1.4观察分析法的特点

1.优点

(1)观察法收集到的信息多为第一手资料，基本上排除了主观因素的影响，比较客观和准确。

(2)收集信息非常广泛，在观察过程中，除了能有效了解工作内容、工作特征外，还能发现工作中的正式行为和非正式行为、工作人员的工作态度及影响高绩效的因素等，从而提供工作外在特征方面最有深度的信息，为获得工作情景资料提供有效的途径。

(3)观察法在收集信息目的性方面有较大的灵活性，可以根据职位分析的实际需要，有选择地收集各种不同的信息。

2.缺点

(1)适用范围较窄，对于需要运用分析能力和带有创造性的智力工作，以及需处理紧急情况的工作不适用。

(2)观察法的工作量较大，尤其是对于大型企业中工序复杂的职位，需要耗费大量的人力和财力，花费时间较多。

(3)观察法所收集信息的信度会受到被观察对象的影响。在观察过程中，由于被观察的员工多数认为观