XXX集团OA协同办公系统实施方案

___________集团OA协同办公系统
实施方案
[XXXX-XX-XX]
目录
1. 项目概况及特点 (5)
1.1_______公司简介 (5)
1.2_______公司管理需求分析 (5)
2. 工作目标和范围 (5)
2.1建设目标（根据实际情况进行修改） (5)
2.2项目目标（包含实施范围、阶段目标、阶段实施主体，根据实际情况进行修改） (6)
2.3项目实施的功能模块 (6)
3. 实施流程介绍 (8)
3.1项目规划阶段 (8)
3.2需求调研阶段 (8)
3.3项目建设阶段 (8)
3.4项目上线阶段 (9)
3.5运行验收阶段 (9)
4. 项目实施计划 (9)
4.1项目组织保障 (9)
4.2科学布署三段论 (10)
4.3项目实施主要工作流程（需要根据方法论更新） (11)
4.4项目实施主计划（需要根据方法论更新） (11)
4.5项目实施进度表 (11)
4.6培训计划 (13)
5. 项目组织结构 (15)
5.1项目组织 (15)
5.1.1 项目组织结构 (15)
5.1.2 _______公司协同项目组织成员 (15)
5.1.3 项目实施方成员介绍 (16)
5.1.4 组织间的协调................................................................................... 错误！未定义书签。

5.2项目成员角色和职责: (16)
5.2.1 _______公司项目组 (16)
5.2.2 北京致远协创软件有限公司项目组 (18)
6.1规划阶段---主要工作和预期成果 (19)
6.1.1 项目成员主要工作 (19)
6.1.2 预期成果 (20)
6.2项目需求调研阶段---主要工作和预期成果 (20)
6.2.1 项目成员主要工作 (20)
6.2.2 预期成果 (20)
6.3项目建设阶段---主要工作和预期成果 (20)
6.3.1项目成员主要工作 (20)
6.3.2预期成果 (21)
6.4项目上线阶段---主要工作和预期成果 (21)
6.4.1项目成员主要工作 (21)
6.4.2预期成果 (21)
6.5项目验收阶段---主要工作和预期成果 (22)
6.5.1项目成员主要工作 (22)
6.5.2预期成果 (22)
7. 项目管理规范和过程 (23)
7.1总则 (23)
7.2组织与职责 (23)
7.3会议管理 (24)
7.4项目汇报管理 ........................................................................................... 错误！未定义书签。

7.5项目变更管理 (24)
7.6项目文档管理 (25)
7.7项目纪律管理 (26)
7.8项目保密管理 (26)
8. 项目实施关键成功因素 (26)
8.1成功因素一：需求不要贪大求全 (26)
8.2成功因素二：高层领导的重视和带头使用 (27)
8.3成功因素三：建立良好的客户内部支撑体系 (27)
8.4成功因素四：做好系统的知识转移工作 (27)
8.5成功因素五：设立带激励的系统运行制度 (27)
8.6其他成功因素 (27)
9.1项目验收里程碑 (28)
9.1.1 里程碑1：项目小组成立 (28)
9.1.2 里程碑2：需求调研 (28)
9.1.3 里程碑3：系统安装调试................................................................ 错误！未定义书签。

9.1.4 里程碑4：系统建设 (29)
9.1.5 里程碑5：系统上线 (29)
9.1.6 里程碑6：项目验收 (29)
9.2产品功能验收标准（标准功能、根据交付的产品进行调整） (29)
9.2.1 系统管理 (29)
9.2.2 协同工作........................................................................................... 错误！未定义书签。

9.2.3 公文管理........................................................................................... 错误！未定义书签。

9.2.4 文档管理........................................................................................... 错误！未定义书签。

9.2.5 公共信息........................................................................................... 错误！未定义书签。

9.2.6 日程/计划/会议................................................................................ 错误！未定义书签。

9.2.7 常用工具及个人设置....................................................................... 错误！未定义书签。

10. 系统升级和售后服务保障（客服部提供最新） (33)
10.1服务体系 (33)
10.2服务宗旨 (33)
10.3服务范围和内容 (33)
10.4响应时间和服务方式 (34)
10.5软件系统服务期限及升级 (34)
10.6软件系统维护 (35)
1. 项目概况及特点
1.1 _______公司简介
1.2 _______公司管理需求分析
✧业务种类比较多,内部工作联系频繁
✧组织结构比较复杂、人员较多
✧有资料共享需求但要有很好的安全保密性
✧各种报表、审批报告等需要跨部门快速传递
✧要求流程灵活性，能方便快速修改以提高效率
✧需要完善的实施服务及培训。

2. 工作目标和范围
2.1 建设目标
通过在_______公司实施北京致远协创协同办公系统，提供协同工作、表单管理、公文管理、公共信息、日程/会议管理、常用工具以及系统管理等应用模块。

使单位日常协作、公文传送等信息在各部
门、分厂、办公室、群组、个人之间进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通处理，从而全面提高_______公司的办公效率和管理应用水平。

2.2 项目目标
项目实施范围
阶段划分及目标
阶段实施主体说明
2.3 项目实施的功能模块
本项目实施的主要功能模块如下所示：
3. 实施流程介绍
北京致远协创软件有限公司的实施流程是北京致远协创软件有限公司实施顾问在多个行业多年来实施协同项目经验总结。

3.1 项目规划阶段
1、项目规划阶段的目的是：对现有业务和IT现状进行调查和初步诊断，明确咨询与实施的目标与范围，根据现状制定具体的实施建议书；
2、确定合适的项目经理，建立双方的项目组织；
3、召开双方项目小组会，建立项目组织的高效的决策和解决问题的机制，并在项目组织内部，对于项目的目标达成共识；
4、召开项目启动会，使客户的高层以至全体员工，对因项目实施带来的过程和方法的变革有清楚的认识，同心协力，推进项目实施。

3.2 需求调研阶段
项目需求调研阶段的目的是：对客户实施范围内的业务进行深入全面的分析，澄清客户的需求，形成需求调研报告；
根据需求调研的情况，并结合产品拟定可行性较高的实施方案。

3.3 项目建设阶段
项目建设阶段的目的是：根据合同进行系统的安装部署，并根据客户签字认可的《需求调研报告》和《项目实施方案》进行系统初始化和应用搭建，完成系统平台的建设工作。

用客户的真实的数据，进行业务流程、公文管理等功能的测试工作，形成测试报告，并和使用部门进行书面确认。

系统平台建设完成后，就项目的建设情况及建设成果，需要实施方项目经理和客户进行书面确认。

3.4 项目上线阶段
项目上线阶段的目的是：
1、完成知识的转移工作，转移的方式以培训为主，包括管理员培训、关键用户培训、普通用户培训、领导培训；
2、为了确保知识转移的效果，建议普通用户的培训工作主要由客户方的关键用户完成，实施方提供技术支持；
3、加强对关键用户和系统管理员的培训工作，协助客户建立内部支撑保障系统；
4、系统上线后，实施方对出现的问题进行分类并快速解决，并把常见问题解决的方法传递给客户方的管理员；
5、系统正式上线后，双方签署《系统上线报告》；
3.5 持续服务阶段
1、客户方内部支撑保障体系对系统上线后出现的问题进行归类分析和快速处理，对于不能解决的问题移交给实施方的实施顾问，并全力协助问题的解决。

2、实施方运维人员（或老客户经营专员）进入项目后期的支持维护工作；并告诉客户致远客户中心的联系方式（包括400电话）；
3、实施方项目小组进行项目文档的整理，并和客户方项目组完成项目的文档交接工作；
4、双方签署《项目验收报告》；
4. 项目实施计划
4.1 项目组织保障
为了更好的实施项目，保证系统的正常运行，建立一个完善的高质量的实施队伍很关键。

我们建议：
第一：高层领导重视。

领导的重视程度对协同办公系统是否能够成功实施起到很重要的作用，因此需要单位高层领导的
大力支持。

高层领导最好亲自带队。

第二：跨部门关键人员组织。

办公习惯和办公制度与协同办公系统要相互适应。

在应用协同办公系统的过程中，必然会对原有的一些办公习惯、办公制度有所冲击。

这一方面要求协同办公系统尽可能地符合原有的办公习惯和办公制度，一方面又要求对原有的办公习惯和办公制度进行一些修改，以利于协同办公系统的推广，从而起到规范办公制度、提高办公效率的作用。

这其中需要各部门积极配合，实施到哪里就要有专人负责协调等工作。

第三：过程结果严谨。

实施双方要本着对实施工作认真负责的态度，要求做到过程结果一丝不苟，高标准要求才能实施出一流的应用。

4.2 科学布署三段论
●共性应用阶段60％（实施阶段主要目标）
最大范围的最小应用推广阶段，快速建立组织级新的行为准则和习惯，避免CIO陷阱，以最低的投入换取成功的基础。

●局部深化阶段（80%）
实施成功的基础上，加深对局部的应用的深化，建议选择商品化软件，通过协同管理平台实现系统级互联，成功渗透到业务细节，形成巩固的应用。

●集成应用阶段（100%）
整体到局部的应用有了相对的稳定性，通过技术实现不同业务系统或局部应用系统与协同的数据级互连和共享，实现全局性螺旋上升建设。