Outlook使用技巧大全之一

Outlook使用技巧大全之一

将标题图标更改为文字

“收件箱”中的标题栏有些是用图标来表示的，为了使其更直观，可以用文字来标注，具体操作方法如下。

第1步打开“收件箱”文件夹，执行“视图”→“排列方式”→“当前视图”→“设置列格式”命令，打开“设置列格式”对话框。

第2步在“可用字段”列表中选择需要更改的字段名称，在“格式”下拉列表中将它设置为“带弹出列表的文本”，如图6-69所示。

图6-69

第3步单击“确定”按钮完成即可，这样那些用图标来标注的项目都会以文字表示了。

更改工具栏下拉列表框的宽度

如果在某个工具栏上输入的文字内容超过了的列表框的宽度，就会出现只能看到所输入的一部分文字的情况。其实工具栏上的列表框宽度是可以改变的，具体实现步骤如下：

第1步执行“工具”→“自定义”命令，打开“自定义”对话框。

第2步在“自定义”对话框打开的情况下，单击选中要更改的列表框，用鼠标指向框的左边缘或右边缘，当指针变成一个双向箭头时，拖动边缘即可更改列表框的宽度，如图6-70所示。

图6-70

快速按类型整理“收件箱”中的邮件

如果收件箱存贮的邮件太多，而接收到邮件后又是按先后顺序放置在收件箱中的，这样，对于某些特殊的查找就不太方便，这时可以通过下面的方法将邮件按类型进行重新整理存储。

第1步打开“收件箱”文件夹，执行“视图”→“排列方式”→“当前视图”命令，如图所示。

第2步在其子菜单中可以选择“发件人”、“收件人”、“未读的邮件”等多种类型来对收件箱中的邮件进行重新整理。

设置新建邮件自动使用签名

如果需要在发送邮件时，自动应用签名效果，可通过下面的方法进行设置。

第1步执行“工具”→“选项”命令，打开“选项”对话框。切换到

“邮件格式”标签，单击“签名”按钮，如图6-71所示。

第2步在打开的“创建签名”对话框中单击“新建”按钮，进入“创建新签名”对话框。

第3步输入新签名的名称后单击“下一步”按钮，在“编辑签名”对话框中输入签名信息并对格式进行设置，如图6-72所示。

图6-71

图6-72

第4步如果有自己的电子名片，可单击“联系人的新电子名片”按钮将电了名片导入进来。

第5步设置完成后单击“确定”按钮，返回到“创建签名”对话框，在“预览”栏可以看到签名效果。

第6步如果对签名效果不满意，可单击“编辑”按钮进行修改。连续单击“确定”按钮即可完成签名设置。

拆分大容量邮件

对于不能一次发送的大容量邮件，可将其进行拆分处理，让一个邮件分解成几部分，然后再传送出去。

第1步执行“工具”→“账户”命令，在打开的对话框中选择“属性”

命令，弹出“属性”对话框。

第2步切换到“高级”标签，在“发送”栏勾选“拆分大小”，并设置好拆分的最小单位，就可以实现在发送大容量邮件时分批将邮件发送出去。

自动清空“已删除”文件夹

通常，在收件箱中删除掉的邮件还会保存到“已删除邮件”文件夹中，如果希望退出Outlook时能自动清空“已删除邮件”文件夹中的邮件，可以通过下面的步骤进行操作。

第1步执行“工具”→“选项”命令，打开“选项”对话框，切换到

“其他”标签。

第2步勾选“退出时清空‘已删除邮件’文件夹”复选项，然后单击“确定”按钮即可，如图6-73所示。

图6-73

回复邮件时不包含原邮件内容

当我们对某一封邮件进行回复时，在打开的回复邮件窗口中就会包含原邮件的内容，如果希望在回复时不出现原邮件内容，则可以执行下面的操作。

第1步执行“工具”→“选项”命令，打开“选项”对话框。

第2步选择“首选参数”标签，单击“电子邮件选项”按钮，打开“电子邮件选项”对话框。

第3步在“答复邮件时”下拉列表中选择“不包含邮件原件”选项，然后单击“确定”按钮即可。

同时查看收件箱和日历

如果想同时查看到收件箱、发件箱、联系人等某两个或多个文件夹，可以通过下面的方法将这些文件夹并排放在屏幕上。具体设置步骤如下：

第1步在左边的“文件夹列表”中单击“收件箱”。

第2步然后在“文件夹列表”中的“日历”快捷方式上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“在新窗口中打开”命令。

第3步接着在Windows任务栏的空白区域单击鼠标右键，选择“纵向平铺窗口”选项即可。

允许保存或打开可能包含病毒的附件

默认情况下，用户不能打开可能含有病毒的附件，通过本设置可以取消这样的限制。

第1步在注册表编辑器中展开HKEY_CURRENT_

USER\Software\Microsoft\Outlook Express子键。

第2步在右侧窗口中新建或编辑一个名为“BlockExeAttachments”的DWORD 键值项，将其键值改为1。

第3步关闭注册表编辑器并重新启动系统，设置即可生效。

让答复邮件自动转发给其他联系人

如果需要将某一邮件的答复内容同时发送给其他相关人员，可通过下面的操作来实现。

第1步在邮件编辑窗口中单击工具栏中的“选项”按钮，打开“邮件选项”对话框。

第2步在“传递选项”栏中勾选“将答复发送给”复选框，然后单击“选择姓名”按钮，弹出“将答复发送给”对话框。

第3步在“名称”栏中双击要答复的联系人，将其添加到“答复到”栏，然后单击“确定”按钮，即可在“将答复发送给”框中显示答复联系人，如图6-74所示。

图6-74

第4步设置完成后单击“关闭”按钮，退出“邮件选项”对话框即可。

按类型整理“联系人”文件夹

除了使用建立文件夹的方式重新整理“联系人”文件夹外，还可以对“联系人”文件夹中的联系人进行分类，具体设置方法如下。