水利工程档案管理实施细则20130530

工程档案管理实施细则（修编版）2013年5月30日×××公司工程建设项目档案管理实施细则第一章总则第一条为切实加强×××公司工程建设项目档案管理工作，有效地保护和利用档案，确保工程建设项目档案的准确、系统和安全，充分发挥档案在工程项目建设、管理、运行中的作用，根据《水利工程建设项目档案管理规定》（水办…2005‟480号）、《关于印发水利工程建设项目档案验收管理办法的通知》(水办[2008]366号)、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）及国家档案局、计委颁发的《基本建设项目档案资料管理规定》及有关规定，结合×××公司工程项目建设的实际，制定本实施细则。

第二条×××公司工程建设项目档案是指在工程建设管理工作（包括从项目筹划到工程竣工验收各环节）中直接形成的、对集团公司有保存价值的各种文字、图纸、图表、声像等不同形式与载体的各种历史记录，是对×××公司工程项目进行稽察、审计、监督、管理、验收及运行、维护、改造等的重要依据。

第三条工程建设项目档案工作是工程建设与管理工作的重要组成部分，各参建单位必须将其纳入工程建设与管理的全过程，按照“统一领导，分级管理”的原则，切实加强领导，强化措施，明确职责，确保档案规范化管理。

第四条本实施细则适用于×××公司工程建设项目档案管理（含征地拆迁和移民安置）。

第二章档案管理第五条×××公司工程建设管理部（以下简称工程部）负责制定工程总体档案分类办法，指导项目组及各参建单位进行工程建设档案的编制、整理、归档工作，负责总体工程建设项目档案专项验收工作。

各项目组是工程建设管理的责任主体，对档案管理工作负责。

其他有关单位也要各负其责，要按照“一级对一级负责”的要求，明确分管负责人，落实责任部门。

第六条工程建设项目档案工作要按照在工程建设中的项目所属关系，将档案工作纳入工程质量行政领导责任制，确保档案工作与工程建设同步实施：即从工程建设前期就应进行文件材料收集和整理工作；在工程招标及签订有关工程协议（合同、责任状等）时，应对工程档案的收集、整理、移交提出明确要求，在检查工程进度与施工质量时，要同时检查工程建设项目档案的收集、整理情况；在进行单位与分部工程质量等级评定和验收（包括单位工程验收和阶段工程验收）时，要同时验收应归档文件材料的完整程度和整理质量。

对达不到规定要求的，要限期整改，仍不合格的，按工程质量不合格处理，且不得进行工程竣工验收。

第七条各承建单位要建立健全档案管理工作制度，切实解决档案工作在机构、人员、经费、库房、设备等方面问题，保证档案管理工作的顺利进行。

第八条建设项目声像档案主要包括电影片、录音带、录像带、照片（含底片）、磁盘、光盘等，是工程建设最直观、生动、形象的历史记录，是工程档案的重要组成部分，工程建设初期应明确专人负责，认真做好声像材料的整理和注释工作。

对重大事件、事故，必须有完整的文字和声像材料，否则不予验收。

第九条各有关单位要强化档案部门参加设备开箱工作，凡有科学论证、引进技术或引进设备的项目，要注意做好引进技术、设备资料和图纸的收集整理工作。

无论通过何种渠道获得的与引进技术、设备有关的档案材料，均应及时交档案管理部门或档案管理人员统一管理。

第十条工程技术人员应按要求及时收集材料，定期整理。

档案管理人员按要求做好立卷、归档、排架等档案管理工作，和工程技术人员一起承办鉴定技术档案和销毁已过保管期限的技术档案，做好调借档案等服务工作。

要严格执行党和国家的保密政策和保密制度，维护技术档案的安全和国家的机密，在工程竣工验收时提交完整的档案资料。

任何部门和人员都不能将应归档的各种文件材料据为己有或拒绝归档。

工作调动前必须交清有关档案资料，否则不能办理调动手续。

第三章质量要求第十一条工程档案整理质量必须符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）的质量要求，照片档案整理质量应符合《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）的要求。

具体应做到：（一）字迹清楚、图样清晰，图表整洁，签字手续完备。

（二）凡为易褪色材料（如复写纸、热敏纸等）形成的并需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件。

（三）复印打印文件及照片字迹、线条和影像的清晰牢固程度应符合设备规定质量。

（四）录音、录像文件应保证载体的有效性，并附以必要的情况说明。

（五）电子文件应以光盘为长期介质。

第十二条工程档案质量是工程建设质量体系的重要组成部分，是衡量工程建设与管理工作质量的重要内容，必须将其纳入工程质量管理体系范畴，作为工程质量考核的一个重要方面。

第十三条竣工图是工程的实际反映，是水利工程档案的重要组成部分，必须做到图物相符。

施工单位要在施工过程中认真做好施工记录、检测记录、交接验收和签证，整理好变更文件（单独立卷），按规定及时编制好竣工图。

所有竣工图必须由施工单位在图上加盖竣工图章（竣工图章的内容与规格详见附件1），并履行签字手续后，才能作为竣工图保存。

施工单位需提交竣工图四份。

竣工图的编制形式和深度按以下情形区别对待：一、凡按图施工，没有变动的，可利用原施工图作为竣工图；二、凡在施工过程中，虽有一般性设计变更，但能在原施工图上修改、补充的，可由施工单位在原施工图（必须是新蓝图）上注明修改部分与修改依据和施工说明后，作为竣工图。

三、凡结构、工艺、平面布置、项目以及有其它改变或重大变更的，原施工图不能代替或利用的，必须重新绘制竣工图。

第十四条竣工图章的使用。

（一）所有竣工图应由编制单位逐张加盖、签署竣工图章。

竣工图章的内容填写齐全、清楚，不得代签。

（二）竣工图章盖在图内标题栏附近空白处。

（三）竣工图章使用不褪色红印泥。

第十五条项目文件的组卷要求。

（一）组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。

（二）项目施工文件按单项工程或装置、阶段、结构、专业组卷；设备文件按专业、台件等组卷；管理性文件按问题、时间或依据性、基础性、项目竣工验收文件组卷；设计变更文件、工程联系单、监理文件按文种组卷，原材料试验按单项工程组卷。

（三）案卷及卷内文件不重份，同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限按最长的确定。

第四章项目文件的收集第十六条工程项目文件是指从立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等以纸质、胶片、磁介、光介等载体开工存在的全部文件，都应按要求进行归档。

第十七条收集范围。

凡是反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，都应收集齐全，归入建设项目成套档案。

一、竣工资料编制内容（归档范围）1.前期工作资料：项目建议书、评审记录及批文；可行性研究报告、评审及批文（可研委托）；安全预评价、环评报告、评审及批复文件（安评、环评委托）；有关前期工作文件、纪要等（如原件需归入文书档案，将复印件归入基建档案管理，加盖“原件已存”图章，并注明原件出处）。

2.勘察设计资料：设计委托及委托书评审（勘察、初设、施设）、勘察、设计单位选定（资质审查、队伍确定，如定向议标选定，经上报审批后，组织勘察、设计取费及相关事宜谈判，形成纪要，与会人员在纪要上签字认可）。

工程地质勘察（勘察报告、勘察设计、水文、气象等）资料、设计文件资料（总体规划设计、初步设计、施工图设计、设计计算书、关键技术试验、技术秘密/专利、设计评价/鉴定/审批等）、初步设计及概算审批文件。

3.工程管理资料：项目部成立及职责分工文件；项目投资计划文件、工程建设招、投、中标文件、承发包合同、协议（超过30万的物资采购都要招、议标，应形成的资料有：招议标请示及批复、招议标文件及经济技术审查意见、发标、评委名单及签到表、投标书、开标统计、评委评分及统计、中标通知书、议标多次报价、承诺及会议纪要、定向议标会议纪要及与会人员签字）；施工单位执照、资质证明；征用土地等有关资料（征地批准文件和红线图、征地和拆迁协议书等）；安全卫生“三同时”及消防审批文件；建设项目开工报告（投资2千万以上必须办理）；工程管理计划、管理实施文件等资料；与工程建设有关的文件、纪要等。

4.设备/物资购置资料：国产或引进设备的可行性分析研究报告、审批文件、洽谈记录、合同、协议和往来函件等；国产或引进设备的技术资料（装箱单、出厂合格证、使用说明书、质量证明书、维修保养说明书、备件目录、随机的全套图纸、磁盘、光盘等各种载体的文件材料）；引进材料、设备商检资料；材料、设备验收资料。

二、施工资料内容及要求资料的归档要求（1）归档的资料应为原件。

（2）资料必须完整、准确、系统，并做到字迹清楚、图面整洁、装订整齐、签字手续齐全完备，图片、照片等还要附有关情况说明，所有归档资料不得使用圆珠笔、铅笔和红墨水等易褪色材料书写（包括拟写、修改、补充注释或签名）。

（3）归档分阶段进行，勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位在单位工程验收后，将各自形成的有关工程档案进行归档，其它档案按年度归档。

三、工程建设项目档案包括四卷：第一卷：竣工报告及工程建设设施清单1 分部工程验收签证和单位工程验收鉴定书。

验收鉴定书中要有关于档案资料情况的评价，项目规模较大、较复杂的，应有档案资料验收情况专题报告。

2 竣工报告（1）工程简介：工程名称、位置、工程规模、监理单位、合同开、竣工日期、总造价、总工程量、总机械台班、总材料量、总工日。

（2）施工组织管理、施工方法及过程。

（3）施工中出现的重大问题、处理方法、工艺及效果。

（4）工程质量管理及质量评定。

①工程质量管理体系及组织。

②工程质量评定：分部工程及单元工程的划分，分部工程质量评定情况，单位工程质量评定情况。

砼试块强度统计分析，回填土夯填质量分析，其他（如基础处理、管道压水实验等）。

（5）设计变更情况。

（6）工程占地征地情况。

①占地面积及位置（包括永久、临时）。

②拆迁、附着物及赔偿等。

（7）对今后工程管理运行的建议。

（8）附表、附图：单位工程质量评定汇总表，工程进度统计表（图），工程投资统计表（图），工程量完成统计表（图），工程劳动力、机械台班统计表（图），总平面图、纵横断面图。

（9）移交工程设施清单及说明。

第二卷：竣工图纸竣工图纸是工程建设的实际反映，是水利工程档案的重要组成部分，必须做到图物相符。

施工单位一定要在施工过程中，认真做好施工记录、检测记录、交接验收记录和签证，整理好变更文件，按规定及时编制好竣工图。