九段秘书高效会议管理
九段秘书的工作
秘书的工作
一位培训师出了一道题，总经理想在次日上午九点开一个会议，要求秘书安排通知到所有参会的人员，秘书自己也要参加会议并做记录。
下面是一段到九段秘书的不同做法，大家不妨边看边对照，如果你是这位秘书，你会做到第几段了？
一段秘书的做法：在小黑板上写一个开会的通知，写完话，她开始准备相关会议用品，并参加会议。
二段秘书的做法：发出通知后，再次确认，确保每个人都被及时通知到。
三段秘书的做法：发出通知，落实到人后，第二天会在会前30分钟再次提醒大家，又临时有急事不能参加会议的人，立即向总经理汇报，保证总经理在会前悉知缺席情况。
四段秘书的做法：发通知，落实到人，会前通知后，去试一试开会要用的设备是否正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室几点到几点有会议，以防别人占用。
五段秘书的做法：发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备。
做完这些后，她还去了解了会议的内容，之后她准备了相关资料，打印后发给与会成员。
六段秘书的做法：发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。
七段秘书的做法：前面工作都做好后，她在会后整理好会议记录交给总经理，并把整理好的资料发给与会人员，目的是督促大家把会议的内容落实下去。
八段秘书的做法：她额外做的工作是“定责任”，即将会议上确定的各项任务，一对一的落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理和当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。
九段秘书的做法：会把八段秘书的工作编写成流程，让其他及之后的秘书都能达到八段秘书的水平。
九段秘书
九段秘书总经理要秘书安排会议。
总经理要求秘书安排次日上午9点开一个会议。
在这件事中，什么是任务？什么是结果？通知到所有参会的人员，然后秘书自己也参加会议，来做服务，这是“任务”。
但我们想要的结果是什么呢？下面是一至九段秘书的不同做法，大家不妨边看边对照，如果你是这位秘书，你会做到第几段呢？一段秘书的做法：发通知。
用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。
二段秘书的做法：抓落实。
发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。
三段秘书的做法：重检查。
发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参与，确定有没有变动；对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，为总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。
四段秘书的做法：勤准备。
发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室几月几日(或是周几)几点到几点有会议。
做到这个阶段，说明秘书已经具备了责任心，可以考评为C级，能够胜任本岗工作了。
五段秘书的做法：细准备。
发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备；同时呢，还主动了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考(领导通常都是很健忘的，否则就不会经常为过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵)。
六段秘书的做法：做记录。
发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录(在得到允许的情况下，做一个录音备份)。
七段秘书的做法：发记录。
会后整理好会议记录(录音)给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。
做到这个阶段，说明秘书有上进心，具备培养潜质，可评为B 级。
八段秘书的做法：定责任。
将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。
9段秘书
一段秘书的做法：发通知--用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。二段秘书的做法：抓落实--发通知后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。三段秘书的做法：重检查--发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。四段秘书的做法：勤准备--发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。五段秘书的做法：细准备--发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）。 六段秘书的做法：做记录--发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。七段秘书的做法：发记录--会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请求总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。八段秘书的做法：定责任--将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。 九段秘书的做法：做流程--把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系。
九段秘书
时参加会议，确认有无变动，对临时有事无法参加会 议的人员，需告知董事长，以便董事长做决定。 做到五段的秘书，价值在2000元左右
做汇报、写记录
做汇报：做好会议记录，对会议中决定的事情或安排
的工作记录仔细。 六段秘书价值提升较大，其工作价值在3000元左右。 写记录:七段秘书需要将会议记录进行整理，呈报董事 长，在请示没问题后，将记录发放给与会人员或其他 相关人员。
结语
整个流程类似于做项目，项目成功了便要将成功的经
验分享给大家，而分享的最有利途径便是制作标准化 流程，有了流程做参考标准，其后的工作自然会事半 功倍。
看似简单的流程并不是每个人都可以做到的，即便这
九段都可以做到，也有的做的粗略，有的做的趋近完 美。
个人的价值在工作时便体现在其做事的效果上，有效
发通知、做确认、给材料、看会场、要提醒、做汇报、 写记录、去督促、最后将整个过程作出标准流程，以 便任何一个人都可以根据这个流程，形成不依赖于任 何。
九段秘书每一阶段所凸显的价值不同。其核心观念便
是“完成任务≠结果”，任务和结果是两个不同的概念， 很多人会将之混淆，以下我们将以具体事例阐述任务 与结果的区别，并了解九段秘书的具体工作。
发通知
事例：董事长要求秘书安排一次中高层领导
会议，时间定在次日上午九点。 事例中董事长的要求便是秘书的任务即安排 此次会议在次日九点召开。 那么九段秘书针对这个任务会做出什么结果呢？ 一段秘书：发通知。 通知的格式可能多种多样，发邮件、短信……
简单的通知没有多少价值，工作的价值也体现着人的
价值，所以一段秘书的薪资可能只有800元~
做确认、给材料
二段秘书会在发通知后加以确认，确保每位与会人员
“九段秘书”组织会议注意事项
“九段秘书”组织会议
一段：发通知。
用邮件或在黑板上发会议通知，并准备好相关会议用品，并参加会议。
二段：抓落实。
通知发了后，再打一通电话确认。
三段：重检查。
发通知，落实到人后，在开会当天提前半小时再提醒参会人。
对临时有事无法参加的人，立即汇报上级，保证上级提前知道。
四段：勤准备。
前面的做好后，在开会前，提前测试可能用到的会议设备是否正常。
并提前在会议室前铁上小条，告知会议室在什么时间段已被占用。
五段：细准备。
前面的都做好的同时，了解会议主题，并提前将相关主题准备好，发给参会者做参考。
六段：做记录。
前面的做好的同时，在会议中做好详细的会议记录。
七段：定责任。
整理好记录并发给相关人员。
将会议纪要中的各项任务，一对一落实到相关负责人，再经当事人确认后，形成书面备忘录，交给领导与当事人，一人一份。
八段：追结果。
下发记录，一对一落实，每天或每周定期跟踪各项任务执行情况，并随时汇报给领导。
九段：做流程。
将上述过程做成标准流程，让每一个秘书都能根据这个流程吧会议组织好。
九段秘书工作法
保持专注和自律
九段秘书在工作中保持高度的专 注和自律，避免被外界干扰或诱 惑分散注意力，从而提高工作效 率。
THANKS
感谢观看
九段秘书工作法
汇报人：XX 2024-01-23
目 录
• 九段秘书概述 • 一段秘书：发通知 • 二段秘书：抓落实 • 三段秘书：重检查 • 四段秘书：勤准备
目 录
• 五段秘书：细准备 • 六段秘书：做记录 • 七段秘书：发纪要 • 八段秘书：定责任 • 九段秘书：做流程
01
九段秘书概述
定义与特点
处理突发事件
制定应急预案
针对可能出现的突发事件，如设备故障、场地问题等，制 定相应的应急预案，确保在出现问题时能够迅速解决。
及时沟通和处理
在出现突发事件时，及时与相关人员进行沟通，了解具体 情况并尽快采取措施进行处理，确保会议的顺利进行。
记录和总结
在会议结束后，对出现的突发事件进行记录和总结，分析 原因并提出改进措施，为今后的会议策划和执行提供经验 和借鉴。
对于重要且紧急的纪要，应立即通过电话或其他 快捷方式通知相关人员，确保信息及时传达。
对于一般性的纪要，可以通过邮件或短信等方式 进行发送，同时提醒相关人员查收。
跟踪纪要落实情况
在发送纪要后，及时跟踪纪要 的落实情况，确保各项任务得
到有效执行。
对于未能及时落实的任务， 应主动与相关人员沟通，了 解原因并协助解决问题。
定义
九段秘书工作法是一种高效、系 统、专业的工作方法，旨在提高 秘书工作的效率和质量，满足领 导和组织的各种需求。
特点
强调秘书工作的全面性、主动性 和创新性，注重细节和执行力， 追求高效、精准和卓越。
九段秘书的重要性
2024年九段秘书高效会议管理课件pptx
度和稳定性，确保满足会议需求
助参会人员熟悉网络使用和设备
。
操作。
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高效沟通与协作技巧
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有效倾听和表达观点方法论述
有效倾听
积极倾听他人的观点和意 见，理解他人的立场和需 要，不打断对方讲话，给
予反馈和总结。
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清晰表达
明确表达自己的观点和意 见，避免模棱两可和含糊 不清的表达，使用简单明
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编写详细会议纪要或报告
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在会议过程中，详细记录会议讨论的重点 、结论、决定等。 整理会议记录，编写成纪要或报告，确保 内容完整、准确。 根据需要，将纪要或报告分发给相关人员 ，并跟进执行情况。
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确保信息准确无误，便于查阅
对整理的资料和编写 的纪要或报告进行反 复核对，确保信息准 确无误。
达成共识
在充分讨论和交流的基础 上，促进团队成员达成共 识和一致意见，确保团队 目标和任务的顺利实现。
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05
资料整理与记录要点
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汇总并整理关键信息资料
收集会议相关文件、资料，包括会议议程 、讲稿、背景资料等。
对收集到的信息进行分类、筛选，整理出 关键信息点。
将整理后的资料制作成资料汇编，方便参 会人员查阅。
九段秘书高效会议管理课件 pptx
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CONTENTS
• 会议概述与目标 • 前期筹备与规划 • 现场布置与设备准备 • 高效沟通与协作技巧 • 资料整理与记录要点 • 跟进评估与持续改进
九段秘书
模拟测试：总经理要秘书安排会议一段秘书的做法：发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。
二段秘书的做法：抓落实——发通知后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。
•三段秘书的做法：重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。
四段秘书的做法：勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。
•五段秘书的做法：细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是会？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）。
六段秘书的做法：做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。
•七段秘书的做法：发记录——会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请求总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。
八段秘书的做法：定责任——将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。
•九段秘书的做法：做流程——把上述过程帮成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！•商业关系的本质就是一种结果，或者叫利益交换关系，或者叫买卖关系。
•功劳是价值，苦劳却不是价值。
•睡觉没有价值，睡着才有价值，睡觉但睡不着叫什么？叫失眠。
失眠不仅没价值，而且还是一种病。
九段秘书大法
参考下“九段秘书”的说法，大家对照下，看看你是几段：总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。
在这件事下，什么是任务?什么是结果?通知到所有参会的人员，然后秘书自己也参加会议来做服务，这是“任务”。
但我们想要的结果是什么呢?下面是一至九段秘书的不同做法。
一段秘书的做法:发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。
二段秘书的做法:抓落实——发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。
三段秘书的做法:重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。
四段秘书的做法:勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条:此会议室明天几点到几点有会议，会场安排到哪，桌椅数量够用吗？音响、空调是否正常？白板、笔、纸、本是否充分？我的准备，在物品上，环境上，可以满足开会的需求了吗？五段秘书的做法:细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么?议题是什么?议程怎么安排，然后给与会者发与这个议题相关的资料，供他们参考(领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）。
提前的目的是让参会者有备而来，以便大家开会时提高效率。
六段秘书的做法:做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录(在得到允许的情况下，做一个录音备份)。
会议开完，就完了吗？会议上大家讨论的问题，做出的承诺，领导的安排，部门之间的配合，都有许多会议的成果，需要有人记录下来。
七段秘书的做法:发记录——会后整理好会议记录(录音)给总经理，然后请示总经理会议内容没有问题后，是否发给参加会议的人员，或者其他人员。
企业培训管理九段秘书工作法
培养员工的团队协作能 力：培训让员工更好地 理解团队目标，增强团 队协作精神，提高整体 绩效。
提高员工的忠诚度和归 属感：通过培训，员工 更加认同企业文化，增 强对企业的归属感和忠 诚度。
促进企业可持续发展
提升员工能力：通过培训，员工的专业技能和职业素养得到提高，有助于提升企业整体竞争 力。
增强企业文化：培训管理有助于传播企业文化，增强员工对企业的认同感和归属感。
个性化与协作学习的推进：根据员工需求和特点，提供定制化的学习内容和团队协作的培训 项目。
传统与现代教学方法的融合：结合传统讲授、案例分析、角色扮演等多种教学方法，提高学 员参与度和学习效果。
个性化培训的普及和推广
九段秘书工作法将更加注重个性化培训，以满足员工的不同需求。 随着技术的发展，线上个性化培训将得到更广泛的推广和应用。 企业将更加注重培训效果的评估和反馈，以不断完善个性化培训体系。 未来，个性化培训将成为企业培训管理的重要组成部分，助力企业提升员工素质和绩效。
感谢您的观看
制定培训计划：根据目标制定详细的培训计划，包括培训内容、时间、地点等
确定培训人员：确定参与培训的人员，包括培训师、受训人员等
选择培训方式：根据培训内容和人员情况选择合适的培训方式，如线上培训、线下培训、 内部培训或外部培训等
实施培训计划
制定培训目标： 明确培训的目 的和期望结果
确定培训内容： 根据目标确定 培训的主题和
要点
确定培训方式： 选择适合的培 训形式，如线 上或线下、讲 座或实践操作
等
确定培训时间 和地点：合理 安排培训时间 和地点，确保 参训人员能够
按时参加
培训效果评估
培训后进行知 识测试，评估 学员掌握情况。
案例分享-九段秘书
案例分享九段秘书例：会议安排一段秘书的做法：发通知——首先会用电子邮件发个会议通知,通知开会的相关人员之后再准备好相关会议用品,并参加会议。
二段秘书的做法：抓落实——发通知之后,再打一通电话给参加会议的相关人等确认,确保每人被及时通知到。
三段秘书的做法：重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒参会者，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给领导知悉缺席会议者的情况，也给领导确定缺席者是否必须参加会议留下时间。
四段秘书的做法：勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，再测试会议上使用的投影仪、电脑、麦克等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。
五段秘书的做法：细准备——发通知，落实到人，会前通知，测试设备，还先了解这个会议的主题和性质是什么？领导的议题是什么？然后给参会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考。
六段秘书的做法：做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试设备，了解会议性质？提供相关会议资料，还应该在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份），整理好会议记录并把记录发给相关人员。
七段秘书的做法：定责任——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，了解会议性质？提供相关会议资料，做好会议记录，整理好记录并把记录发给相关人员，将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给领导与当事人一人一份。
八段秘书的做法：追结果——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，了解会议性质？提供相关资料，做好会议记录，整理记录、下发记录，确定任务，一对一落实，当事人确认后、形成书面备忘录，交给领导与当事人一人一份，并每天或每周跟踪各项任务的实际完成情况，并及时汇报领导。
九段秘书的做法：做流程——把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个没有做过的秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！九段秘书之间的最大差别就在于：结果思维“九段秘书“不仅仅是针对秘书这个职务，更重要的是每个人做事情的思维习惯，而九段秘书的逻辑是结果管理；如果每个人或者每个岗位都做好结果管理那么他就是这个岗位的九段。
九等秘书
总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。在这件事下，什么是任务？什么是结果？通知到的所有参会的人员。然后秘书自己也参加会议来做服务，这是“任务”。但我们想要的结果是什么呢？下面是一至九段秘书的不同做法。
一段秘书的做法：发通知--用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品。并参加会议。
九段秘书的做法：做流程--把上述过程做成标准的“会议“流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服段位的秘书的工作方法我们可以看出。由于对结果的追求程度不同，秘书的工作内容也发生了很大的变化。
六段秘书的做法：做记录--发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做个录音备份）。
七段秘书：发记录--会后整理好会议记录（录音）给总经理。然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。
八段秘书的做法：定责任--将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录。交给总经理与当事人一人一份。并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理
四段秘书的做法：勤准备--发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影，电脑等工具是否工作正常。并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。
五段秘书的做法：细准备--发通知。落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事。或者记不清的事争吵）。
二段秘书的做法：抓落实--发通知后，再打一遍电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。
三段秘书的做法：重检查--发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与参会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。
九段秘书工作法则
总经理让秘书安排次日9:00上午一次会议，假如你是秘书你会是几段？一段秘书做法•发通知----用电子邮件或者在黑板上写会议通知，然后准备相关会议用品，准备会议。
二段秘书做法•抓落实-----发通知后，再打一通电话与参会人员确认，确保每一个人被及时通知到。
三段秘书做法•重检查-----发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参加，确认有没有变动。
对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前了解缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。
四段秘书做法•勤准备----发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影仪、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。
五段秘书做法•细准备-----发通知。
落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么，总裁的议题是什么，然后给与会者发过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是健忘的，否则就不会经常为过去一些已经决定了的事情。
或者记不清的事争吵）六段秘书做法•做记录----发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）七段秘书做法•发记录----会后整理好会议记录发给总经理，然后请示总经理是否发给与会人员或其他人员。
八段秘书做法•定责任----将会议上决定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。
九段秘书的做法•作流程----把上述的过程做成标准化的“会议流程”，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系。
每个岗位都要体现每个岗位的价值，九段秘书做出九种结果，体现九种价值。
我们对自己的岗位的认识，对自己岗位的价值体现又能达到几段呢？。
九段秘书
这个会，有结果！
六段秘书的做法：做记录
会议开完了，就完了吗？
会议上大家讨论的问题，做出的承诺，领导的安排，部 门之间的配合，都有许多会议的成果，需要有人详细地 记录下来（在得到允许的情况下，做一个录音备份） 。
七段秘书的做法：发记录
会后整理好会议记录、会议纪要或录音，请总经理过目， 然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人 员，要求他们按照执行。
三段秘书的做法：重检查
发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者 参与，立即汇报给总经理。 保证总经理在会前知悉缺席情况，为总经理确定缺席的 人是否必须参加会议留下时间。
四段秘书的做法： 勤准备
开会要准备什么？ 会场是不是要预定好，不要让别人占用？ 在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议. 会场大小、桌椅数量合适吗？ 需求音响的话，好用吗？
九段秘书
你，要做哪一段？
请问你是几段？你的结果值多少钱？
一段秘书的做法：发通知 二段秘书的做法：抓落实 三段秘书的做法：重检查 四段秘书的做法：勤准备 五段秘书的做法：细准备 六段秘书的做法：做记录 七段秘书的做法：发记录 八段秘书的做法：定责任 九段秘书的做法：做流程 ６００元 ８００元 １０００元 １５００元 ２０００元 ３０００元 ５０００元 １００００元 ３００００元
八段秘书的做法： 定责任
将会议上确定的计划和安排，一对一地落实到相关责 任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总 经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情 况，并及时汇报总经理。
九段秘书的做法：做流程
最优秀的秘书是团队执行的榜样，他会想，如果我一时 不在公司，我调离现在的岗位，或者我离开了公司，或 者有新的同事代替我现在的工作了，那么，我的做法如 何能够成为团队的执行呢？ 只有把上述过程写出来，发出来，共享出来，让任何一 个秘书都可以根据这个标准化的流程，把会议服务的结 果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！ 复 制团队是九段秘书的标志。
由九段秘书想到的
由“九段秘书”想到的‚九段秘书‛的说法，源于一个企业培训讲座的案例，听了以后，感觉对我们办公室工作者来说，或许有一定的启发。
案例是这样的：总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。
针对同一个会议，一段秘书到九段秘书给出了不同的答案。
一段秘书的做法：发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。
二段秘书的做法：抓落实——发通知后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。
三段秘书的做法：重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。
四段秘书的做法：勤准备——发通知，落实到人，会前通知，测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。
五段秘书的做法：细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质？总裁的议题是什么？然后给与会者发与这个议题相关的资料，供他们参考。
六段秘书的做法：做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试设备，提供相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。
七段秘书的做法：发记录——会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请求总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。
八段秘书的做法：定责任——将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。
九段秘书的做法：做流程——把上述过程制成标准化的会议流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！从以上案例我们不难看出，由于对结果的追求程度不同，秘书的工作内容也发生了很大的变化，整个工作结果产生了翻天覆地的变化。
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老大！看这边！我拍 啦！茄子！
戴主任！ 拉回去涨工资！
XX集团
精 英 团 队
结果思维重于泰山啊！
场景三
秘书总会说：我忘记了！ 秘书总会说：我通知了！ 秘书总会说：我不知道！ 秘书总会说：我不会做！ 秘书总会说：我太忙了！
秘书总是很忙，可总是提供不了你要的结果！ 秘书本想帮你分担一些事情，谁知她更多问题 来问你，最后领导变成了秘书的助理！ 秘书换了很多，却没有一个让你满意……
“九段秘书“不仅仅是针对 秘书这个职务，更重要的是 每个人做事情的思维习惯， 而九段秘书的逻辑是结果管 理；如果每个人或者每个岗 位都做好结果管理那么他就
是这个岗位的九段。
九段秘书，九种结果
九段秘书
谢谢观看
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每一次的加油，每一次的努力都是为 了下一 次更好 的自己 。21.2.1021.2.10Wednesday, February 10, 2021
Why 为什么会这样
我们
——九段秘书 集团办
请问法师 该做的都做了 人员通知了 资料也发了 精神传达了 怎么？？？ 工资不涨呢？
开会
你你通通知知所所有有人人了了吗吗
你会议室准备好了吗 你把材料下发了吗
设
结
想 应到40人 应到40人 果
实到40人 实到20人
如果实到人数少了 是你的问题 还是参会人的问题呢
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每天都是美好的一天，新的一天开启 。21.2.1021.2.1012:1612:16:4812:16:48Feb- 21
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人生不是自发的自我发展，而是一长 串机缘 。事件 和决定 ，这些 机缘、 事件和 决定在 它们实 现的当 时是取 决于我 们的意 志的。2021年2月10日 星期三 12时16分48秒 Wednesday, February 10, 2021
3
四段秘书
4
勤准备
1 会议室大门贴上会议时间 2 预约投影，保证资源到位
会前测试投影仪、电脑等设备显 3 示是否正常
四段秘书才基本算是称职！
五段秘书
5
细准备
了解会议的性质及议题
将相关资料发给与会者
这样的秘书比较讨上级
喜欢
六段秘书
6
做记录
有时还需做录音 备份
做好详细 会议记录
6
七段秘书
7
发记录
Board
发会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议
满足部分期望
——只接受任务，叫做什么就做什么
1
二段秘书
2
抓落实
确认下明天的 会议
好的
落实到人
发通知后，再打电话 与参会的人确认，确 保每个人被及时通知
到
2
三段秘书
3
重检查
会前30分钟提醒与会者参会，对临时不能参加会议的人，立 即汇报给总经理
保证总经理在会前知悉缺席情况，以便临时调整
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安全在于心细，事故出在麻痹。21.2.1021.2.1012:16:4812:16:48Februar y 10, 2021
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加强自身建设，增强个人的休养。2021年2月 10日下 午12时 16分21.2.1021.2.10
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扩展市场，开发未来，实现现在。2021年2月 10日星 期三下 午12时 16分48秒12:16:4821.2.10
Why 为什么会这样
秘书
一个优秀的秘书：
❖有追求
好 秘 书
❖负责任 ❖重视细节……
结果
思维
结果思维重于泰山啊！
什么是结果思维？
九段秘书
请看详细分解
总经理通知秘书安排次日上午九点开一个会议
什么是任务？
什么是结果？
12 3
4
5
6
7
8
9
一到九段秘书会给出不一样的答案
一段秘书
1
发通知
Phone
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做专业的企业，做专业的事情，让自 己专业 起来。2021年2月下午 12时16分21.2.1012:16Februar y 10, 2021
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时间是人类发展的空间。2021年2月10日星期 三12时 16分48秒12:16:4810 February 2021
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科学，你是国力的灵魂；同时又是社 会发展 的标志 。下午12时16分48秒 下午12时16分12:16:4821.2.10
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天生我材必有用，千金散尽还复来。12:16:4812:16:4812:162/10/2021 12:16:48 PM
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安全象只弓，不拉它就松，要想保安 全，常 把弓弦 绷。21.2.1012:16:4812:16Feb-2110- Feb-21
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得道多助失道寡助，掌控人心方位上 。12:16:4812:16:4812:16Wednesday, Febr
八段秘书
8
定责任
将会议确定的任务，一 一落 实到责任人
定期跟踪各项任务的完成情况，并及时向总经理汇报
向主管方向迈进…
九段秘书
9
做流程
把上述过程做成标准化的“会议”流程，
形成不依赖于任何人的会议服务体系
下一个行政主管就是
你
九段秘书之间的最大差别就在于：
结果思维
九段秘书 集团办
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感情上的亲密，发展友谊；钱财上的 亲密， 破坏友 谊。21.2.102021年2月 10日星 期三12时16分 48秒21.2.10
谢谢大家！
为了让你更明白
举个实例
请看视频
设想 场景一
陈总，老 大说下午 开会
发通知 发通知 发通知
小李，投影仪怎么 打不开！！
老大，我不知道。。。
老大，我忘带了！
戴主任！ 拉回去好好训训！
场景二
会议室、投影仪、话 筒全部准备好了，老 大，请指示！
会议主题就是学习中旭培 训中的职业化和责任！