简述企业事务信息管理系统的设计

简述企业事务信息管理系统的设计

信息是管理上的一项极为重要的资源,管理工作的成败取决于能否做出有效的决策,而决策的正确程度则在很大程度上取决于信息得质量。所以能否有效的管理信息成为企业的首要问题,管理信息系统MIS在强调管理、强调信息的现代社会中越来越得到普及。企业信息管理通常是比较复杂,由于各类信息繁多难归集,利用计算机支持企业高效率完成企业信息管理,是适应现代企业制度要求,推动企业信息管理走向科学化、社会化、规范化和自动化,从而提高企业信息管理效率。

标签：企业信息管理系统管理信息系统MIS

0 引言

人类社会的发展与生产力的巨大变革密切相关,我们正处在信息时代——一个以信息为基础的新经济时代、一个知识成为生产力的时代。在信息社会时代,信息产业的发展对整个国民经济的发展起着不可替代的推动作用。正因如此,在世纪之交,全球信息化进程明显加快。今日,企业正在比以往更多地利用信息,其经济效益将越来越依赖于企业处理各种信息的准确及时性以及高效性,从而获得更强的竞争优势。但是在信息管理系统日渐流行的同时,我们在看到管理信息系统带来效益的时候,也要正视其在实际开发和应用中出现的问题。

管理信息系统就是MIS(Management Information System),在强调管理,强调信息的现代社会中它变得越来越普及。MIS是一门新的学科,它跨越了若干个领域,比如管理科学、系统科学,运筹学、统计学以及计算机科学。在这些学科的基础上,形成信息收集和加工的方法,从而形成一个纵横交织的系统。

企业信息管理系统是一种典型的信息管理系统(MIS),其开发主要包括后台数据库的建立和维护以及前端应用程序的开发两个方面。对于前者要求建立起数据一致性和完整性强、数据安全性好的库。而对于后者则要求应用程序功能完备,易使用等特点。

1 企业事务信息管理系统的设计

信息管理系统的开发按照不同的立足点通常分为两大类:以进行过程的特点分为一类,以方法的立足点分为另一类。在第一类的开发方法中主要有两种:生命周期法和原型法。目前我国采用的主要的系统开发方法中,占主导地位的还是生命周期法,它符合程序设计的普遍思路和设计规律。

1.1 生命周期法的主要特点

1.1.1 开发目标清晰化结构化生命周期法的系统开发以“用户第一”为目标,开发中要保持与用户的沟通,取得与用户的共识,这使管理信息系统的开发建立在

可靠的基础之上。

1.1.2 工作阶段程式化结构化生命周期法每个阶段的工作内容明确,便于开发过程的控制。每一阶段工作完成后,根据阶段工作目标和要求进行审查,使阶段工作有条不紊,也避免为以后的工作留下隐患。

1.1.3 工作文件规范化结构化生命周期法每一阶段工作完成后,按照要求完成相应的文档报告与图表,以保证各个工作阶段的衔接与系统维护工作的便利。

1.1.4 设计方法结构化结构化生命周期法采用自上而下的结构化、模块化分析与设计方法,使系统间各个子系统间相对独立,便于系统的分析、设计、实现与维护。

1.2 主要设计过程

1.2.1 采用“自顶向下”的方法进行系统分析和设计,把主要的功能逐级分解成具体的、比较单纯的功能。

1.2.2 在整个设计中采用模块化的设计方法,自底向上,逐级实现各个小模块的功能以致最后完成整个系统的功能。

1.2.3 在系统验收前,让用户看到系统的某些主要输出,把一个大的复杂的系统逐级分解成小的易于管理的系统,使用户能够尽早地知道结果,及时提出意见。

1.3 设计流程可行性研究与总体规划——系统需求分析与概要设计——系统详细设计即系统设计——系统实现与测试——系统运行维护与评价。

1.4 实际开发过程

1.4.1 可行性研究与总体规划设计对象:某广告公司。分析:该公司作为一个规模较大的广告公司,每天分析、整理着海量的公司事务数据,传递着大量的信息。为了完善其事务信息管理系统,提高公司的人员间的交流效率、管理水平、经济效益,为员工间提供快捷和优质服务,可对整个公司实施信息化管理,在开发过程中我们用不同的开发方法进行设计,从中可以看到它们的特点和区别。

1.4.2 系统需求分析与概要设计某广告公司要建立事务信息管理系统,系统应基本覆盖全公司的主要事务任务,使管理人员和业务人员能及时准确地录入和获取相关部门的运作状况信息,并据此有效地对其进行控制与管理。建立完善的数据库系统,保证各部门间的信息交换和资源的共享,减少信息冗余。开发过程中应充分考虑广告行业的特点,以工作流程为中心,不依赖于现行的组织机构,来提高系统的通用性和可扩充性。

1.4.3 系统详细设计即系统设计

1.4.3.1 系统实现目标信息管理系统是一个人机结合的过程,随着系统的不断完善,系统建设的目标也在不断提高,因而要考虑企业的发展战略以及计算机的发展,条件的改善,以确保系统的完整性、先进性和科学性。

1.4.3.2 系统结构设计在信息管理系统建设中,充分理顺了信息资源的关系,并对子系统进行合理划分,以便提高数据处理效率和质量。在此系统的划分中,要遵循以下几项原则:

逻辑上相对独立。每个子系统能独立完成某个方面的管理功能。

耦合度小,内聚力大。即各个子系统之间的联系程度要小,各子系统内部各模块的联系程度要大。

1.4.3.3 系统模块划分基于上面所描述的过程和数据类关联矩阵法我们进行了子系统的划分,具体步骤如下:

首先建立数据类关系表。将系统分析归纳出的所有过程按执行顺序,从上向下排列,与过程有关的数据类从左向右排列。

然后形成系统总体逻辑结构图和系统总体数据流程图。根据最大内聚与最小外界耦合的原则,将功能相近的过程组成同一功能集,将相关密切的数据类构成同一数据类集。再经简化与合并,形成总体逻辑结构和总体数据流图。

1.4.3.4 系统实现与测试根据以上的分析和设计,最后划分子系统。根据系统总体逻辑模型,遵循功能相对独立并考虑到业务管理体制相适应的原则,同时结合广告公司的实际需求,可将某广告公司事务信息管理系统划分为多个子系统,具体内容将由专业开发设计人员来完成,例如软硬件系统设备的安装、调试等等工作。

至此某广告公司的事务信息管理系统的设计就已结束,在这个例子里面我们能够看到生命周期法的整个开发过程。

实际上无论是采用哪一种方法进行信息管理系统的开发,最终的目的都是实现最佳的企业管理,建立良好的企业形象,为企业在激烈的市场竞争中争得一席之地。企业管理信息系统使得信息的高度集成和共享已经成为可能。在今后的企业全面信息化建设中,应以组建系统的观点看待企业管理模式的变革、企业信息网建设和企业管理软件规划之间的关系。将企业的信息化管理同调整企业经营管理模式、管理软件规划有机地结合起来,才能真正实现企业信息化管理的目标,把企业层次推向一个新高度。

参考文献:

[1]杨志主编:企业信息管理.北京:清华大学出版社.2005年.

[2]刘晓华,陈亚强.J2EE应用开发详解.北京:电子工业出版社.2005.