财务部工作流程(1)

制定人：财务部批准人：总经理

执行部门（人）：采购部日期：01/08/10

编号：CW 001 页数：第1页共1页

主题：采购的程序

目的：

1.此守则用于酒店进行采购各类物料时作为依据，若违反此守则中的规定，公司有权不支付供应商的购物货款。

2.必须遵守此守则，在决定进行采购时先以公司利益为前提，绝不受个人利益及其他人为因素所影响。

程序：

一、运作原理：

1．所有的采购必须经采购部以集中采购方式购买，不论数量、用途或物料性质，需有正确计划或遵循，减少个别紧急采购。当采购部人手不够或欠缺技术处理某项采购时，采购的主旨也不能放弃，在此情况下，使用部门负责人须协助进行采购事宜。

2．采购人员一律禁止索取、收受供应商的回扣、酬金或礼品等。

3．所有的部门都不能以任何的理由索取或接受供应商的礼物或金钱。在以下的情况属例外，但必须经酒店总经理同意批准后，以书信或收据的形式给供应商，有采购部协助进行。

A、饭店的周年庆祝或新年员工聚餐等。

B、供应商在节日为酬谢饭店的全年业务而赞助。

4．没有审批完毕的采购单，一律禁止采购。否则，由采购员或使用者共同承担风险。

5．在同等质量和数量的基础，挑选付款方式最好及价格最低的供应商，且该供应商有较强的、及时供货的能力。

6．任何时候，都要公正的选择供应商，公开采购过程。

一．采购要求：

1．购买部门需将要采购的物品的详解：品名、规格、等级、包装以及到货日期、

库存量、上次采购资料等详细在采购申请单（附后）上列明，若有可能应随附样品。

2．采购申请单必须由部门经理申请及签名确认，先交总经理许可购买后交采购部询价，再由财务总监和总经理审批，如是固定资产类则再上报集团审批。3．“采购申请单”一式五份，审批后分发：采购部、财务部、收货部、采购员及申购部门存档。

4．餐饮之每日市场采购单，由厨师长签名于每日下午3点钟前送交成本部审核，成本部须在4 点前将每日市场采购表送交采购部向供应商定购明日到货的鲜活食品。

5．“每日市场采购表”一式三联，分别分发：采购部、收货部、厨房。

6．紧急采购需填写“紧急采购单”（附后）交总经理同意后，且金额应控制在单价人民币贰佰元内。如超过贰佰元，事后要补填采购单。

7．蔬菜、水果及其它小类品种如冰鲜等食品的采购，据厨师长订做的计划，结合饭店的生意状况，每周计划两次至三次到市场现场采购，随同人员必须有厨师长、采购员、成本控制员。

三．供应商

1．采购部需列出一份已审核的供应商名单，用以确定是酒店指定的供应商，以节省审核供应商的时间。

2．经总经理批准的供应商商户，使用部门不得随意更换或停止。如发现品质或服务与饭店的要求不符，需给予机会补救及通知采购部调查。每个季度需讨论现有供应商的货物质量、服务及价格等情况。

3．选择供应商条件：

A．稳固的财政：对保持饭店货品的水准、数量及交货期有保障。

B．品质的统一：供应符合饭店要求的物品，令饭店保持一贯稳定水准。

C．地区：若品质或数量可以接受的话，最好选择本地供应商，可以节省运费、保险以及税项。且联系方便，易于随时检查定单或合同的执行情况。

D．价格：如货品、品质、数量、交货期都符合饭店的要求，应选择价格最低的供应商。若品质条件不同，则与使用部门共同考虑、协商核定最符合酒店要求的供应商。维修保养：好的维修服务能间接影响货品的性能和成本。采购员应向工

程师或使用部门咨询有关的自行维修的可能性及日后的保养维修方法。属于机电、器材等项目的购买，事先一定要向工程部了解所够物品能否与酒店现有配套系统兼容。

四．报价：

1、采购申请单

（1）酒店要求采购物品最少作三家比较，但要视乎货品质量、种类和货源供应而定，倘环境不许可而硬性要求，则将导致业务受阻。有些情况可不须采用三家比较，如：

A、独家代理的产品；

B、指定品牌由厂家生产的产品；

C、设备专用的非标准件只能找原供应商；

D、法律规定的价格；

（2）报价种类：

A、口头报价：只可接受于经常翻订的项目或小额采购、每日市场蔬果采购外，

其它采购业务应尽量避免。

B、书面报价：这是最完善之报价方法，所购货品必须采用此种方法，其它采购

业务也应尽量以此方法进行，以免临时产品变化。

C、投标方法：对于价值大的工程项目，最好发出投标之邀请信给有潜力之供应商，并要求于指定日期内报价逾期作废。酒店方对每一份报价保守秘密，以取得公平竞争，择优选取。

2、每日市场采购单

日常厨房的食品采购可采用合约形式，固定价格，并可确保货源，采购部、餐饮部和成本控制部必须合作，进行价格及质量的比较选定供应商。基本上采购部邀请供应商对酒店常使用的餐饮食品及饮品用料提供每月一次的报价，在综合市场的价格后与各供应商确定固定的本期的供应价。在此确认期间内，供应商将按此固定价提供饭店所需的物料。此报价和供应商的选定必须由财务总监及总经理确认方可有效。

五、采购单之跟催及取消：

1．当定单发出后，采购部须跟催整个过程直至满意收货，以下情况需跟催：

A、货品未能依期交货；

B、交货数量或品质与订单有出入；

C、新聘的供应商或改变供应商；

D、唯一来源但有问题的供应商；

E、供应商未能履行合同责任；

2．

A、饭店欲取消定单：

如因某种原因饭店欲取已发出之定单，供应商可能提出取消的赔偿，故采购部必须预先提供可能的问题及可行解决方法给财务总监决定解决办法。

B、供应商欲取消定单：

如供应商欲取消定单，采购部必须找到另一供应商并立即通知需求部门，为保障饭店利益，供应商必须赔偿酒店人力、时间及其它经济损失。

3．违反合同

合同上应已裁明详细细则，如有违反便应依合同上所列作处理。

六.市场调查：

关于厨房每日采购的食品：蔬菜、水果、家禽、肉类、海鲜及冰鲜冻品类的价格及质量，采购部每月至少安排两次的市场调查，餐饮部、成本部、采购部及收货部必须参加。

七.样品：

任何涉及到将来采用的物品之样品，必须交收货部作记录，必要时要封板，以作日后采购收货之验货标准。

八.未完成采购统计表：

采购部每周要制作本周未完成的采购单统计表，注明进度，抄送财务总监及申购部门。