材料设备采购管理办法

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材料设备采购管理办法

1．目的

通过规范材料设备采购程序，形成各部门和环节的有效制衡和协作，以保证采购活动满足数量、质量、成本、交货期和服务方面的要求。

2. 适用范围

公司确定自行采购的材料设备。

凡是金额达到招标条件的材料设备采购项目必须严格执行《招标管理办法》来选择合格供应商，后续的管理工作按照本办法执行。

3．相关文件

《招标管理办法》

《经济合同管理办法》

《财务管理制度》

公司有关制度

4．执行原则

4．1“检控并重，以控为主”，控制的关键是选择合格的供应商；

4．2必须体现公司统一的付款和质量原则；

4．3体现运作效率与权力制衡。

5. 职责

5.1 材料设备部

5.1.1负责制订和完善材料设备采购管理制度和流程。

5.1.2收集市场信息，建立材料设备和供应商信息库。

5.1.3负责对供应商进行评审、考核，建立供应商档案和合格供应商名册。

5.1.4制定项目总体的材料设备采购计划。

5.1.5负责组织制定各类材料设备的采购准备文件。

5.1.6负责材料设备采购合同的谈判和拟订。

5.1.7负责材料设备采购合同的报审和修改。

5.1.8负责组织材料设备的进场，组织进场检验。

5.1.9负责组织材料设备质量验证的对外送检工作。

5.1.10参与协调施工过程中与供应商的关系。

5.1.11负责跟踪记录材料设备的使用情况。

5.1.12负责收集整理各种质量合格证书和检验试验文件。

5.1.13参与采购设备的竣工报验。

5.1.14负责协调和管理材料设备的保修服务工作。

5.1.15负责对供应商进行考核评价。

5.2 工程管理部

5.2.1参与制订项目总体采购计划。

5.2.2负责提出材料设备需用计划。

5.2.3参与制作相关的采购准备文件。

5.2.4参与进场材料设备的检验和试验。

5.2.5负责监督材料设备的保管、标识及进入库管理工作。

5.2.6负责组织和协调设备安装施工。

5.2.7负责反馈材料设备使用情况和供应商的服务情况。

5.2.8负责组织设备的竣工报验。

5.3 计划预算部

5.3.1参与制订项目的材料设备采购总体计划。

5.3.2负责提出材料设备采购的计划成本。

5.3.3收集整理市场材料设备价格变化动态，对报价进行监督审查。

5.3.4负责审查材料设备采购合同。

5.3.5负责汇总材料设备价款及变更，及时调整工程总造价。

5.4财务部

5.4.1参与对供应商的银行信用及财务状况调查。

5.4.2参与制订合同的付款条款。

5.4.3汇总制订材料设备资金需用计划。

5.4.4负责对供应商进行材料设备价款支付。

5.5主管副总

5.5.1监督和指导材料设备采购全过程工作的开展。

5.5.2负责选择材料设备供应商。

5.5.3负责审核材料设备采购合同。

5.5.4负责处理材料设备进场和施工过程中的重大事件。

5.5.5负责审核供应商考核结果。

5.5.6负责审查材料设备履约完成证明，对材料设备价款支付出具意见。

6．工作程序

6.1 材料设备采购计划

6.1.1根据材料设备对工程质量和成本的影响程度，将项目物资分成A、B、C三类。量大且对工程质量和成本影响大的物资为A类；量小但对工程质量影响大或量大但对工程质量影响一般的物资为B 类；一般物资为C类。公司应重点控制A类材料设备，具体参见《材料设备分类表》（附件2）。

6.1.2公司根据材料设备重要性分类，由材料设备部与工程管理部会商列明清单，明确该项目由公司自行采购的材料设备，上报主管副总和高层领导审批后，作为项目的采购范围。

6.1.3材料设备部负责组织相关部门制订项目的《材料设备总体采购计划》（附件10），报主管副总审批。

6.1.4工程管理部根据工程进度和现场施工需要，预先提出具体某项材料设备的需用计划，需用计划报送到主管副总通过后，由材料设备部正式启动采购程序。

6.2选择合格的供应商

6.2.1收集产品和供应商的资料和信息

6.2.1.1材料设备部负责收集各类材料设备的市场信息，要针对计划采购的材料设备建立专项数据库，数据库中每项必须收集不少于5家供应商以上的产品信息。

6.2.1.2材料设备部负责向各类材料设备厂家询价，索取产品说明书、样本等资料和信息，并进行分项编目、登记、保管，以备查用。

6.2.1.3材料设备部负责了解市场上新产品、新材料的情况，定期上交专项分析报告。

6.2.1.4材料设备部负责了解政府对材料设备使用的政策、法规。

6.2.2制作采购准备文件

6.2.1.1基础性的采购文件：材料设备部组织编写采购准备文件，明确采购的详细需求作为采购实施的依据，应包括相关图纸、设备型号、性能要求、技术参数、品种、加工要求、数量、交货期、验收标准、现场安装要求、质量保修条件等。

6.2.1.1依据性的采购文件：由材料设备部负责归档管理相关材料设备的国家标准和部颁标准，作为材料设备进场检验的依据。

6.2.1.1计划预算部负责提供材料设备的数量、计划采购成本等。

6.2.1.1工程管理部负责提出材料设备的进场时间要求、现场安装要求、设备型号、参数等，并负责与监理公司沟通，确认采购的相关需求。

6.2.3供应商资格预审

6.2.3.1材料设备要求供应商递交各类证明文件包括：企业介绍、企业的资质证明资料（营业执照、生产许可证、资质证书等）、产品的质量证明资料（合格证、准用证或备案目录、监测报告等）、进口物资的相关证明（进出口许可证、商检证明等）、获奖证书等，并对其资格进行评审。

6.2.3.2材料设备部填写《供应商资格评审表》（附件3），上报主管副总审批后确定入围的供应商，入围的供应商不得少于2家。

6.2.4供应商评价

6.2.4.1针对不同的材料设备特点采取不同的评价方式。

a.对能提供标准产品的，进行样品检测，检测结果作为评价依据。

b.对不能提供样品的，进行厂家或其承包项目的考察，考察结果作为评价的依据。

6.2.4.2样品检测和评价

a.材料设备部要求各供应商，按要求数量送样，并附鉴定书或检测报告；

b.材料设备部收到样品后，立即填写委托单，将样品送到的经过认证的专业检测机构检测。

c.材料设备部负责取得检测报告，并按检测结果对产品进行质量性能评价。

d.必须请监理公司和工程部参与对样品的确认，并进行封样。

6.2.4.3对厂家或其承包的项目考察

a.材料设备部组织工程部、计划预算部及其他专业人员对厂家或其承包项目进行考察，必要时应邀

请监理工程师参与。