物料编码优化方案

××集团物料编码优化方案

一、物料编码现状

××集团在内部编码方面处于比较落后的状态，集团还没有形成一个统一的、科学的、规范的内部编码规则和方法。总体来讲目前××集团公司的物料编码编制没有站在集团的高度来考虑，整体过于分散；集团没有专门的部门管理；缺少规范性指导；编码简单可识别性差；编码规则不统一，非常不利于企业信息化建设等问题，因此对企业物料编码进行统一规划。

物料编码，是一件简单的事情，但绝对不是一件容易做好的事情；物料编码，是一件绝对重要且有意义的事情，但不是每家企业都做好了的事情。编码的真正使用部门除了技术部门外，使用最多的是物料管理部门、财务部门、购买管理部，所以制定物料编码，应该联合技术部门、物料管理部门、购买管理部门、财务部门、信息中心一起组成一个团队来完成。

二、物料编码方案

××集团的物料编码必须从集团层面统一管理，统一制定编码规则，包括物料分类和编制方法，建立一套完善的编码编制流程，项目组建议采用字母加数定混合法进行物料编码。

（一）物料编码规则

1物料编码编制原则

1)统一性原则

一个组织只能使用一套物料编码，以方便组织内不同企业数据交换。××集团共享。

2)唯一性原则

一种物料只能使用一个物料编码，同样一个物料编码只能对应一种物料。

3)严谨性原则

所有物料编码需要授权专人负责，以保证其正确性。

4)终身制原则

即使某物料以后不再使用，其编码不再分配给其它物料。

5)简单化原则

编码必须简单，复杂的编码容易产生过多的成本，同时不易推广。

6)清晰性原则

编码中使用的字母和数字必须清晰辨认，不易出现引起混淆的字母和数字。如字母“O”和数字“0”，字母“Q”和数字“0”。

7)扩展性原则

考虑预留足够的扩展空间，以便以后记录新增的物料编码。

2物料分类规则

要对物料统一编码首先要进行集团所有物料分类，便于管理和责任划分。将所有物料分大、中、小三个类别，大类为根据物料的用途划分大的物料类别，中类按物料的特征来划分，小类按物料属性来划分。首先按照物料的用途先分为生产原料、生产辅料、设备仪器及配件、办公用品、基建与生活用品。生产型物料定义为成品BOM中需要的原材料；生产辅料定义为车间或实验室日常消耗品；设备仪器及配件定义为生产车间、仓库和实验室常用设备和测量用具及其配件；办公用品定义为各办公室用品如桌子、椅子、空调、纸张和笔等；基建与生活用品定义为基建用品、劳保用品（衣服、口罩）和日常清洁用品（卫生纸、清洁工具和清洁试剂）。生产原料根据物料特征可以分为大宗材料（煤、铝锭、硅、镁等）、塑料件（装饰盖、装饰带和装饰钉）、五金件（金属制品）、印刷包装类（纸箱、不干胶、托盘、封箱胶带）。设备仪器及配件可以分为生产车间设备（加工中心等）、仓库设备（叉车、铲车）、刀具类（车刀、铣刀）、量具（等）、消防设备（灭火器等）等。办公用品、基建与生活用品如参下表2-1。

3物料编码编制规则

编码统一采用12位编码，前2位为字母，其它10位采用数字，前两位字母

表示大类为物料类别码（生产原料用SY、生产辅料SF、设备仪器及配件SB、办公用品BY、基建与生活用品JS）,首2位数字表示中类为物料特征码，第3、4、5位数字表示小类为物料属性码，最后一位为后缀码，其它4位为顺序码。后缀码用来去分原材料、半成品和成品。如下图2-1所示：

大类两位字母类别码

中类

两位数字

特征码

小类

三位数字

属性码

顺序码

四位数字

识别码

一位数字图2-1 物料编码规则

表2-1××集团物料编码规则参考表

4统一物料命名规则

在实际使用物料编码的过程中，判断编码是否有错误、是否出现重复编码是依靠名称、规格等来判断的，所以如果物料命名规则没有统一，依据编码原则产生出的编码无法判断其正确性。例：垫片，也可以叫垫圈，如果不同部分对物料的表述不一致就会影响到编码的效果，所以只有统一了游戏规则，各部门对同样的物料表述一致，才能共同享受编码带来的效益。

5、制订物料编码规范

在物料编码完成之后，制订物料编码管理规范，并在全集团公司推广实施。

（二）物料编码实施策略

企业花了大量的人力、财力制定出来一套科学的、合乎企业实际情况的物料编码体系，在部分企业，就像他们企业制定的“厚厚”的管理制度一样，制定完成，就锁进了文件柜里，仅供质量体系认证时使用。制定物料编码规范只是物料编码的第一步。如何使制定的编码规范在全公司得到推行，改变技术、物管、财务各自为政，多套编码并存、多种物料称谓流行的混乱状况，才是物料编码工作中最实质性的一步。企业制定出来的物料编码规范得不到推行，直接原因是在推行组织机构设定、物料编码流程的执行方面有不到位的地方，所以在物料编码实施过程中

首先成立专业的实施团队

建设统一的物料编码是一项工作量非常大的工作，所以选择企业中对部门业务熟悉，且有丰富工作经验的人员组成专业项目团队，共同完成物料编码编制非常必要。由于物料编码编制工作是一项长期复杂的枯燥的工作，挑选出的人选一定要能承担这个压力，耐得住性子。专业人员的业务能力要强，很多工作是一项重复性的工作。

目前××公司物料编码涉及到购买管理部、企业管理部、生产科、信息中心、总裁办、设备科、技术开发科、质控科等部门，为了完成整个集团的物料编码工作，建议各个部门各抽出一名熟悉物料的人员作为项目实施团队成员，由总裁办负责人担任项目团队负责人，详细制定出项目目标实施计划与每个成员工作详细职责，如生产原料和生产辅料编码由各公司生产科编制管理，设备仪器类由设备科编制管理，办公用品和基建生活用品由集团后勤部编制管理，最后由购买管理部和企业管理部共同核查。团队组织图如下图2-2所示：

图2-2 物料编码编制团队架构图