加强办公室基础管理,发挥服务职能作用

加强办公室基础管理，发挥服务职能作用

银行办公室（综合管理部，下同）作为一个综合、全面的办事机构，既担负着执行、调研、智囊等宏观管理职能，又担负着档案管理、督办协调、信访接待、公文处理、舆情监控等具体任务，是一个行承上启下、协调左右、联系内外的“枢纽”，位置特殊，任务繁重。办公室能否贯彻落实行党委提出的工作思路，真正做到“强基固本”，充分发挥服务管理职能，直接影响到该行的办事效率和质量。现就加强办公室基础管理方面谈谈几点意见：

一、办公室的职能作用

（一）参谋中心作用。为领导决策出主意、当参谋是办公室的首要职能，参谋服务水平的高低对于领导决策的民主化、科学化至关重要。办公室的参谋助手作用主要体现在调查研究、提供信息、起草文稿、提出建议等方面。办公室人员要通过调查研究，为领导有针对性地制定决策提供真实、准确、切实可行的第一手资料；通过高效率的信息工作，为领导制定决策、指导工作提供可靠的依据；通过高质量的文稿起草和提出建议，做到以文辅政，服务于领导决策。

（二）指挥中心作用。办公室是各行本部工作运转的“心脏”和“发动机”，因此要科学谋划工作，准确掌握进度。对全局工作决策和领导指示精神，要及时向下传达，确保上情下达，政令畅通；对了解掌握的新情况、新问题，要及时向上级部门和领导反映，确保下情上达，服务领导决策；对各类大型会议组织

和活动安排，要提前介入，作好预案，周密部署，精心组织，力求万无一失。

（三）信息中心作用。办公室人员要不断强化信息意识，增强信息观念，重视信息工作，健全信息网络，提高信息水平。要适时掌握各种信息，对政策变化要及时掌握，重大活动要及时知晓，领导意图要及时领会，全面情况要及时了解。要注重对各类信息的收集、加工、报送，使之真正发挥辅助决策、服务宣传的效能。要密切关注、及时反映工作中出现的新情况、新动向，去伪存真，去粗取真，展现工作特色和亮点，提高信息的参考价值。

（四）服务中心作用。办公室人员要端正思想，摆正位置，在服务好领导的同时，坚持便捷、廉洁、高效的原则，不断提高为领导、为机关和为基层服务的水平。扎扎实实做好值班、信访、文秘、档案、机要、宣传等综合事务工作，确保各项工作运转有序、进展顺利。

二、当前银行办公室管理中普遍存在的问题

以海南农行为例，近几年来，全省农行办公室在各级行党委的正确领导下，紧紧围绕各个时期的中心任务，扎实工作，主动作为，在决策参谋、调查研究、宣传报道、办文办会、档案管理、舆情监控等方面发挥了较大作用，在领导、部门、群众中的满意度明显提高。但与该行业务经营发展不断推进以及打造优秀大型上市银行提出的新要求还有较大差距，各行间办公室工作水平参差不齐。归纳起来，主要存在以下几个方面的问题：

（一）对办公室职能的认识存在误区。办公室工作水平能不能得到有效提高，关键在于领导对办公室工作的认识和重视程度。

但在实际工作中，有些行并没有充分认识到办公室工作的重要性，甚至认为办公室工作无非就是处理一些日常极为简单的工作，认为这些工作（如档案管理、公文处理等）技术含量不高，任何人都能做，并不需要什么专门的培训以及高素质的人员。有些行甚至把办公室单纯地作为后勤服务机构而忽视其参谋助手等作用，办公室就变成了勤杂室，办公室人员每天就沉浸于纷繁零碎的琐事之中，就没有时间去抓信息工作和搞调查研究等等。长此以往，办公室人员就对文字工作越来越陌生，谈不上了解下情，谈不上找准全局和中心工作的切入点，谈不上能给领导提供参谋意见。有些行整个办公室竟然找不出一个真正能“写”的人。

（二）办公室工作人员的素质参差不齐。办公室各项工作的实施，最终要靠办公室人员去完成。没有一支高素质的办公室人员队伍，各项部署措施的落实程度肯定会大打折扣。因此，办公室工作，人员素质是关键。具体来讲，办公室人员的素质主要包括三个方面的内容，即政治素质、业务素质和工作作风。由于办公室工作的性质和特点，办公室人员更多的时间都忙于一些具体事务，而在处理这些事务中往往就会因为时间不足或其他原因而忽视对于理论知识的系统学习。缺乏对于理论知识的学习，自然要影响到办公室人员自身政治素质的提高。而在业务素质方面，由于时间的缺乏，办公室人员无暇接受一些业务技能的培训，下基层调研的时间也微乎其微，这也就直接制约和影响着整个办公室队伍业务素质的提高。同时，有些办公室人员对本岗位业务了解不深，操作不规范，有随意行为。在工作作风上，“推、拖、拉”等不良风气也在某些办公室人员身上可以得到体现。

（三）办公室工作配备设施和激励机制不够健全。一是配备设施不够健全。如在前期省农行保密专项检查小组开展的专项保密检查中发现，部分行对机要室、远程工作站没有按保密有关规定设置单独的工作间，档案室、机要室也没有设置隔离区和阅文室，防护设施形同虚设，没有安装电子视频监控，保密工作管理存在较大安全隐患。二是激励机制不够健全。长期以来，由于办公室的工作大都是一些繁杂琐事，整天忙忙碌碌，不像一线“实战”部门，今天拉了多少存款，放了多少贷款，获得了多少中间业务收入，能一目了然。与此同时，为了积极引导业务的有效开展，资源考核配置一直倾斜于前台部门，不太注重对办公室工作的考核和奖惩。办公室工作过分倚重思想道德教育，忽视物质激励作用，这样往往不利于吸引人才和推动工作。如目前各行对向省行办公室各类载体的投稿工作明显不重视，这与激励机制不够健全不无关系。

三、加强办公室基础管理的几点思考

（一）充分重视办公室工作。一是各级行领导要把办公室工作提上重要的议事日程。目前是银行发展的重要时期，经营压力大，工作千头万绪。各行领导要想大事，抓主要问题，就必须调动群体的力量，充分发挥办公室的职能作用，利用办公室为自己的决策提供服务，提告决策的准确性和可行性。各级领导要经常性地研究办公室工作，重视办公室工作，切忌把办公室当作一个打杂差、干杂活的部门，要根据全行工作安排给办公室下任务、压担子，促进办公室提高工作质量。二是各级行领导要关心和支持办公室工作。要配足、配好办公室工作人员，把懂业务、文字

综合能力强、思想道德品质好的优秀人才选拔到办公室岗位上。同时，对办公室在管理、协调过程中遇到的问题，行领导要出面予以解决，疏通关系，并为办公室参与业务、参与管理提供条件，支持办公室在职责范围内开展工作。

（二）加强队伍建设。

1.加强学习，不断提高业务素质。办公室人员应树立终身学习的理念。终身学习是21世纪的生存理念，是世界性的发展潮流。不学习，知识就会老化，思想就会僵化，观念就会固化，能力就会退化。办公室的每一名成员，不仅要把学习当成是一种生活态度，一种生活方式，一种生活时尚，更应该当成是一种工作责任、一种精神追求、一种境界提升，真正树立终身学习的理念，提供学习的自觉性，使学习成为自己工作、生活的重要组成部分，使一切有益的文化和知识入脑入心，沉淀在我们的血液里，融汇在我们的思想中，落实在我们的行动上。一是注重实际，提高学习的针对性。首先，办公室属于行政部门，其管理职能决定了其工作人员不仅要重视政治理论的学习，还要注重政策文件的学习和领会；其次，不仅要重视本岗位业务知识的学习，还要开展相关岗位专业知识的学习。例如办公室的金融研究岗位、宣传岗位、秘书岗位、公文审核岗位等，除了要熟悉本岗位业务以外，对其他业务知识必须要有所了解，否则将难以写稿及审稿。再次，要提高综合写作水平。办公室担当着全行性的材料综合、文件起草，以及其它公文写作，对基层工作的指导也大部分是通过文字表达，所以办公室人员必须具备较高的文字表达能力，熟悉各种文体，只有这样才能准确地表达领导的意图，起到指导基层工作的目的。