(会议管理)会议和重大活动工作流程和要点

会议和重大活动工作流程和要点（试行）

一、会议筹备工作要点

1、会议筹备工作流程(以公司年度工作会议为例)

会议场所预定→印发会议通知→统计会议回执→编制会议服务指南→会议物品准备→会议资料准备→会场准备→住宿安排→餐饮安排→会议报到（接站）→发放会议资料→就餐→住宿→领导会见→会议召开→会议结束（送站）→会议总结。

2、会议筹备工作事项

（1）印发会议通知。总经理工作部按照公司总经理办公会研究通过的《关于召开公司****年度工作会议筹备方案》，以公司文件印发会议通知。会议通知主要说明会议召开的目的、时间、地点、参会人员、其他事项、联系人及会址路线图等，并附会议回执单。

（2）制作并发送会议请柬。研究用于会议宣读的国家有关领导人批示件的办理、邀请国家有关部委的领导和上级相关组织、机构参会的领导名单，报请公司领导审定。总经理工作部制作会议请柬。国家领导人和国家部委的请柬由总经理工作部负责发送；有关部门和相关组织、机构领导的请

柬由相关部门负责发送。

（3）预定会议场所。根据会议规模预定会议地点。公司年度工作会议一般要根据参会人数预定1个大型会议室、多个分组讨论的中型会议室、分组讨论情况汇报室和贵宾休息室等。

（4）预定与会代表住房。根据参会人数预定会议所需房间数量，并预留少数房间备用。按参会人员级别准备房型、分配房间，包括套房、单人标间、双人标间等。

（5）安排会议餐饮。根据会议规模安排餐饮事项，应考虑能容纳全部参会人员的餐厅。一般会议只安排一次宴请，其余时间为自助餐。会前确定就餐标准,提前制定菜单。注意食品卫生安全，尊重民族饮食习惯。

（6）准备会议文字材料。公司工作会议文字材料主要有：总经理工作报告、会务指南、大会主持词、专题报告、交流（表态）发言、总结讲话等。

（7）草拟会议筹备方案。内容包括：

①确定会议时间、地点、参会人员、会议议程。

②会议组织机构。包括会议总协调和各专业小组成员名单,并详细说明各小组工作分工，做到责任到人。

③制订会议经费预算。

④会场布置情况。包括主会场、主席台、分组讨论会议室、汇报厅、贵宾休息室等。

⑤与会人员报到、住宿、就餐、交通等安排。

⑥会议宣传标语的内容和布置。

⑦会议物品准备情况。

⑧表彰颁奖方案和有关责任制签定仪式方案。

（8）编制会议服务指南。根据会议回执，准确统计参会代表人数，编制会议服务指南。包括：

①会议议程安排、组织机构。包括会议总协调、秘书组、会务组、宣传组等会议工作人员联系电话和房间号。

②会议须知。包括就餐时间和地点、会议要求和注意事项。

③会议代表名单。包括代表姓名、性别、民族、单位职务、房间号、餐桌号（如有集体活动的，还需注明乘车号）。

④召集人汇报安排。包括公司领导、召集人名单和汇报时间、地点。

⑤会议代表分组。包括各组代表、召集人、联络人、讨论地点。

⑥列席代表名单：包括姓名、单位、职务。

⑦会场座次表。

（9）准备会议用品、设施等。主要包括：

①文件袋。文件袋内装代表证、房卡、会议服务指南、签字笔、笔记本。会议文件由秘书组根据情况装袋或直接到会场发放。

②会议引导牌。包括报到处、主会场、餐厅、分组讨论

会场、汇报厅、贵宾接待室等。引导牌采用集团公司统一标识。

③会议办公用品。在会场附近充分准备如电脑、打印机、传真等办公设备以及耗材、办公用品等，达到集中办公条件。

④备好参会领导和会议代表席签。

（10）会议宣传方面准备。本着隆重、热烈、简朴的原则，视情况制定会场内外环境布置方案。可包括：

①会场外布置。包括会议宣传标语、气球、彩虹门等。

②悬挂宣传标语。

③制作会场外欢迎横幅、电子标语。

④制作主会场背景板、会场尾标。

⑤制作宴会厅背景板。

⑥制作会议展板、宣传片等。

⑦制作奖杯、奖牌、绶带和获奖证书。

⑧安排集体合影场地。包括前排座椅、椅签、后排的踏步等。

（11）交通方面准备。

①安排专人负责车辆调度和指挥，做好接送站的工作方案。

②准备好迎接外邀领导的车辆和接送会议代表的中巴车和商务车。

（12）安排会场。

①预定会议用鲜花、绿植，制作主席台效果图并请领导审定。

②安排会场音响、话筒及录音摄像，确定会前、会中和颁奖音乐。提前做好设备调试及保障，确保万无一失。

③根据领导座次安排好代表席签、文具、鲜花、茶水、矿泉水、小毛巾的摆放；贵宾室布置（见附图1——大会领导座次安排）。

④做好会场通风和温度调节预案。

⑤安排好会场礼仪、服务人员等；如有颁奖或责任制签订，需提前进行彩排。

⑥搞好会间服务和会议休息时的茶歇服务。

（13）安排集体合影。提前清空合影场地，必要时请摄影师先查看摄影场地，根据上午或下午的时间，确定摄影的方向和位置，并根据天气变化情况，及早提出变更意见。提前摆放前排领导座椅和后排踏步；按照出席会议的领导名单次序提前贴好领导座位名签（见附图2——照相座次安排）。

集体合影时专人协助摄影师做好现场指挥，尽快安排好后排参会代表的队列，既要迅速，又要注意安全，防止人员拥挤造成跌落；尽可能会议结束前将合影送达代表手中。做好会议照片的归档保存工作。

（14）安排代表房间。做好洗漱用品、水果、鲜花、食品等的配送、会议文件等的分发；检查房间的设备是否完好、查看楼梯及消防通道等。

（15）安排会议期间的值班工作。安排专人值班，及时

解决会议期间临时发生的问题，确保会议顺利进行。值班工作内容包括：完成会议领导机构和领导临时交办的事项；检查会议期间各时段的会场情况；信息的传递工作；采办会议急需的物品；安排落实参观、娱乐活动等；检查落实餐饮、宴会工作；督促检查会议合影的准备工作；解决会议代表的临时性困难；协调会议有关事务。

（16）做好会议结束后工作。包括：清理会场和代表房间，查看有无遗失的文件、资料、笔记等物品，防止因文件丢失造成泄密；清点会议用物品，包括桌签、电脑、打印机、投影仪、会议展板、引导牌、会议资料、烟、酒等物品；清退会议用房间；结算会议所有费用。

（17）会议资料整理归档。

二、庆典、仪式活动筹备工作要点