高校后勤信息化管理调研提纲-20161223

高校后勤信息化管理调研提纲

1访谈目的

探讨高校后勤信息化的建设愿景、建设思路、IT系统总体架构图，以及各业务系统的演进规划；

●了解现有高校后勤管理情况，现有管理业务流程的现状及存在问题；

●了解高校后勤部门日常工作重点，明确其对IT支撑手段的初步需求；

●了解已有的信息化手段在日常业务中的支撑情况，了解期望的关键改进点和提升建议；

●了解高校后勤中各部门间的业务交互，以及相关的业务流程；

2各部门的职责

2.1 高校后勤的组织架构是什么样的？

答：后勤五个中心一个机关，无外包企业；物业中心六个部门一个办公室，无外包企业。

2.2 部门的具体职责是什么？

答：机关负责修缮、招投标、综合管理事务；物业中心负责水电暖、土建修缮、家属区物业、教学区物业、校园清洁绿化等物业保障性工作；餐饮中心负责学校食堂；学宿中心负责学生宿舍管理；商贸中心负责学校商铺承租和学子超市、励耘超市、教工合作社等经营工作；外事中心负责励耘学苑、兰蕙公寓出租管理，以及留学生宿舍日常管理工作。

2.3 部门内包含多少种具体的用户职责，每类用户的工作职责

主要负责哪些业务

答：人事管理、财务管理、档案管理、维修记录

2.4 具体岗位的KPI？

答：顾客满意率。

3IT现状

3.1 现阶段高校后勤存在哪些IT系统？对应的使用部门。

答：网络报修系统热力、动力保障部

物业纪实微信平台中心办公室

库房管理系统

3.2 相互间关联关系如何？接口格式？承建厂家，具体使用效

果如何？存在什么问题？有哪些数据？数据库类型？主机情况。

答：独自分离系统；Internet 网络接口；效果很好；无；报修时间，处理人；sql数据；一般台式电脑。

3.3 有哪些需求没有IT支撑，可分类列。

答：

电子巡更

智能抄表

4已交流产品的调研方案

4.1 供应链管理系统

4.1.1 职责相关

4.1.1.1 物资管理的组织及审批层级包含哪些？

答：各部门设立库管员；库管员申请、经理审批、中心核查。

4.1.1.2 物资供应链管理系统建成后的使用人员包含哪些？

答：库管员、会计、经理

4.1.1.3 物资管理由哪个部门在管理（负责采购及仓储）？

答：各部门自行管理。

4.1.1.4 系统建成后大致有多少人员使用系统，有多少人同时在线

使用

答：应用管理软件，无联网系统。

4.1.2 业务相关

4.1.2.1 当前的物资采购需求如何收集？大致的流程是什么样的？答：备用基本保障用料，专项材料进行询价采购，大宗材料进行招投标。

4.1.2.2 "每年采购规模金额能达到多少？合同量，订单量大致有多

少？

答：

4.1.2.3 管理哪些类物资？是否存在相对固定的产品目录？

答：电器耗材类，电动工具类，管材阀门类，土建五金类，保洁工具类等，是存在相对固定的产品目录。

4.1.2.4 采购资金包含几类？比如成本预算？分别有哪些特点？"

答：只有成本预算，根据往年成本进行预估推算。

4.1.2.5 "需求收集汇总后，如何开展采购招投标工作，大致的流程

是什么样的？是否有用其他专业的招投标网站或系统？如果此部分

在本次的系统中建设，大致的管理目标是什么？要达到哪些管理要

求？

答：确定需求，核算确定标的，制定招标方案，上网公开招标；有；分门别类，要细化子目录。

4.1.2.6 只做过程跟踪记录管理还是做到整个过程执行支撑？建议

先做过程记录跟踪即可"

答：整个过程执行支撑。

4.1.2.7 招投标完成后，如何进行合同签署？如何与招投标过程衔

接？大致的管理流程如何？合同管理需要达到哪些目标？

答：按照招投标中标结果及细则，进行合同签订。…..

4.1.2.8 招投标实施是否引入第三方专业的招标代理机构进行招标

采购？

答：是

4.1.2.9 合同签署后，对合同履约跟踪，合同变更有哪些具体要求？

管理上有哪些关键点？

答：履约按照合同的规定执行，确定质量、数量、型号、产地等符合合同要求。合同变更必须由双方同意并签字确认。如下：

1、按照公司要求，超过2000元以上的设备（材料）采购不得采用现金支

付形式，必须签订正式的采购合同。

2、专业人员提出的并经负责人审定批准的材料清单是采购设备（材料）的唯一依据。

3、消耗材料的采购一般采用定点采购的形式进行，采购点的确定必须经过主管领导确认同意，方可签定长期定点采购合同。

4、合同签订必须包含以下内容：合同签订前必须完成对供货商的资格审查工作，业主有要求时，对产品样本和资格确认应有业主代表的文字确认。1）产品的规格型号2）产品数量3）产品的质量标准4）产品价格和支付方式5）产品供货日期6）双方违约责任

5、合同必须按项目和编号进行管理。

4.1.2.10 是否支持框架+订单管理模式的采购？如果支持则具体的管

理流程是什么？订单如何进行付款结算？

答：不支持。

4.1.2.11 合同付款结算如何才能达到付款的条件？需要提供做哪些

管控？提供哪些能力

答：按照合同付款方式进行；1）产品的规格型号2）产品数量3）产品的质量标准4）产品价格和支付方式5）产品供货日期。

4.1.2.12 系统是否提供与供应商进行在线合同、订单交易协同能力？

以及后续供应商的付款申请发起协同？

答：不提供

4.1.2.13 采购物资在订单或合同签署后，整个供货流程是什么样的，

需要系统支持到那个程度？是否提供供应商在线进行发货单的发起

及提交？与收货人进行线上协同？

答：供货方送货，库管员验收，登记入库；全部流程；不需要；不需要。

4.1.2.14 采购物资是否进行仓储管理（是否管理出入库盘点等业务）？

如果进行仓储管理，大致有多少仓库？仓库结构与职能管理部门的