国有公司公文管理制度

XX公司

公文管理制度

一、总则

为进一步规范公司文件处理工作，确保文件能够及时发挥承上启下的枢纽作用，提高办公效率与质量，结合公司实际情况，制订本制度。

二、管理职责

1.综合部为公文归口管理部门，主要履行以下职责：

（1）签收、整理与登记外部文件，并报送领导阅批；

（2）对文件进行归档；

（3）对公司日常、行政事务等文件进行拟稿；

（4）负责文件格式及词语规范，以文件定稿为基准进行校对；

（5）使用专用发文稿纸填写文件报送详情并拟签意见。

2.公司各部门、下属公司作为公文管理的参与部门，主要职责如下：

（1）由相关部门、下属公司人员对业务性文件进行拟稿；

（2）联合发文的需要相关部门、下属公司负责人核定内容；

（3）业务性文件由相关部门、下属公司人员负责报请分管副总、总经理会签，董事长签发。

三、管理内容和方法

（一）收文办理程序

1.收文登记。凡是从外部送达本公司的正式红头文件，上级来文、转发文，同级单位来文、转发文，其他来文等，一律由综合部专人负责文件签收，根据文件内容对其进行基本整理与登记。

2.文件报签。综合部主任对基本整理与登记过的来文进行择选，依据来文内容拟签处理意见，报主要领导阅批。

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3.文件承办。综合部明确专人负责处理领导的阅批指示。阅批指示为传阅，则将文件传阅每个部门负责人，阅签后收回归档；阅批指示为指定某个部门或某人办理，则将文件移交至指定部门或指定人签字阅办。阅办人可自行复印一份副本留底，文件正本则由综合部归档。文件传阅工作应在5个工作日内办结。

4.急件办理。上级来文为急件的，应及时向主要领导和相关负责人汇报，收文手续后补。

（二）发文办理程序

1.拟写稿件。原则上公司日常、行政事务等文件由综合部负责拟稿，其他业务性文件由相关部门人员负责拟稿。特定文件、针对性回文等，可按照领导阅批指示，指派专人进行拟稿。拟稿人为第一责任人，对文件质量负责。

2.核定稿件。拟稿人所在部门负责人负责核定文稿内容，部门联合发文的需要相关部门负责人核定内容，综合部负责文件格式及词语规范。文件报送领导审核后定稿。

3.校对文件。文稿经签发后由发稿人、综合部以文件定稿为基准进行校对。

4.签发文件。文件定稿后，综合部专人负责按照公文规定格式及文件类别进行编号登记，使用专用发文稿纸填写文件报送详情并由综合部主任拟签意见。公司日常、行政事务等文件由综合部负责报请分管副总、总经理会签，董事长签发；其他业务性文件由相关部门人员负责报请分管副总、总经理会签，董事长签发。经签发后的文件，不可私自随意更改。

5.打印与盖章。对已校对完毕可印发的文稿进行印制，在印制过程中须以定稿为准，格式规范统一。在印制完毕的公文上加盖公司印章，应端正、清晰、位置恰当。

6.分发文件。发放文件时，内部发文严格履行收文人签字手续，并如实登记，确保发文准确无误且有据可查。外部发文，确保送达及时准确，密切关注对方回文。

（三）其他

申请性文件按政府办的要求拟制，指定专人负责，分管领导跟踪进度。

四、附则

本制度由公司综合部负责制订、修改并解释。此前集团的相关管理规定，凡与本办法有抵触的，均依照本制度执行。

本制度未尽事宜，执行国家有关法律、法规和公司的有关规定。

本制度经公司董事会审议通过后生效实施。

五、附件

附件1：收文登记表

附件2：公文批办事项落实情况督办表

附件3：发文签收登记表

附件1：

收文登记表

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附件2：

公文批办事项落实情况督办表

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附件3：

发文签收登记表

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