项目建设甲供物资管理办法

新疆石油分公司网络建设物资管理办法1 总则1.1 为加强网络建设物资管理，规范物资采购，保证物资供应，理顺中国石化新疆石油分公司（简称新疆石油分公司）负责供应的物资（简称甲供物资）管理流程，特制定本办法1.2 本办法适用于新疆石油分公司下达立项批复的项目（包括加油站、加气站、零星购置、隐患整改、大中型设备维修等），新疆石油分公司机关各部门、各地市分公司应严格遵照执行。

1.3 物资管理主要任务：在确保工程进度和安全的前提下，建立甲供物资入库出库控制管理系统，明确职责、严格把关、做到采购时间合理、采购数量准确，满足项目建设进度需要。

为建成投产后取得良好经济效益奠定基础。

1.4 物资管理基本原则1.4.1 总体协调、分段管理、各负其责的责任制原则。

1.4.2 物资申请、采购、调运、验收及出入库管理工作必须遵循相关规定的程序化原则。

1.4.3 物资管理流程应尽量减少环节，节省流转时间，提高工作效能的效率原则。

2 管理机构和职责范围2.1 新疆石油分公司发展规划处为甲供物资管理归口部门(办公设备除外)，全面负责甲供物资管理工作，负责其采购范围内的采购工作，具体职责如下：2.1.1 负责新建、改造、形改加油（气）站和油库甲供材物资的采购。

2.1.2 统采物资严格执行总部采购目录,自采物资严格按照新疆石油分公司设备招标结果进行相关采购。

2.1.3 建立物资采购管理台帐。

2.1.4 负责新建、改造和形改加油（气）站、油库甲供材物资采购合同的签订。

2.1.5 负责与供应商的对外协调。

2.1.6 负责对各地市分公司甲供材保管情况进行检查、督促和考核。

2.1.7 负责统计新建、形改、改造加油（气）站甲供物资及零购物资的需求计划。

2.1.8 负责编制修订物资管理办法和采购制度。

2.1.9 负责零购资金支付的申请及相关资料的收集整理。

2.2 地市分公司发展基建部（以下简称发展部）为地市分公司甲供物资归口管理部门，具体职责如下：2.2.1 提报、审核新建、改造和形改加油（气）站甲供材物资申请。

2.2.2 负责以书面形式通知供应商货物到场时间、地址及特殊产品的相关信息。

2.2.3 负责甲供物资到场前的催货、跟踪、到货验收和物资到场后的管理。

2.2.4 按照新疆石油分公司统一格式要求建立物资采购管理台账，填写《物资出库单》。

2.2.5 负责协调、监督施工单位之间的甲供物资交接，留存交接签收单。

2.2.6 负责新建、改造和形改加油（气）站甲供物资到场后的验收。

2.2.7 负责甲供物资保管及调运。

2.2.8 负责编写、修订和完善地市分公司物资管理办法。

2.2.9 负责提报下一年度新建、形改、改造加油（气）站甲供物资及零购物资需求整体计划。

2.2.10 负责质保金的退还。

3 验收标准3.1 外观、数量验收：包括整体外观验收和单件外观验收和数量验收，整体外观验收即对一批次的供货整体外观进行验收，要求无外观重大损坏。

单件外观验收即将整体包装拆除后对单件进行外观验收，要求无外观损伤、退色、变形等。

数量验收即对照订单清点数量、核对型号。

如发现损伤、数量缺失或型号有误，现场人员应留存照片，第一时间与供货商联系，要求退换货、补货。

3.2 质量验收：在外观、数量和型号验收无误，按照施工进度，分别在统一采购物资安装完毕后，对物资的使用、性能、质量进行验收，如发现问题及时与供货商联系退换货事宜。

3.3 配套附件的验收：根据设备采购合同及设备配套说明书对设备配套附件进行验收，如发现缺失及时与供货商联系补货事宜。

3.4 甲供物资存在数量、质量缺陷时，地市公司发展部须以书面形式告知供应商（取得回函）。

供应商出现处理不及时或推诿扯皮现象的，须48小时内报送新疆石油分公司发展规划处物采管理岗。

4 申请4.1 申报计划4.1.1 施工单位根据施工图纸和设计要求，申报需求的同时编制物资采购申请表报地市分公司发展部，发展部负责对设备、材料申请计划进行审核，审核内容包括：名称、材质、规格型号、数量等。

4.1.2 施工单位应于材料使用前35日，设备使用前45日向项目所属地市公司进行申报。

长周期设备及材料应根据供货周期提前提报。

4.1.3 施工单位申报物资计划时，须注明以下内容：①领用单位②单项工程名称③使用日期④材料名称、材质、规格型号、数量⑤设备名称、材质、规格型号、数量。

有专门技术要求的应附上图纸资料或技术附件；如需指定供货厂商，应注明理由和厂商的单位全称、通讯地址、电话号码等有关资料，供物资部参考。

施工单位根据施工图编制物资领料计划，并对领料计划的准确性负责，负责领用材料的使用、保管。

4.1.4 申请新建加油站甲供物资时，须同时填写物资采购申请表和提交该站项目批复。

物资采购申请表需经办人、部门负责人、分公司分管领导签字盖章后方可生效。

如项目属于形改、改造项目，需经办人、部门负责人、分公司分管领导签字、盖章并经新疆石油分公司项目负责人签字后方可生效。

4.1.5 申请新建加气站甲供物资时，须同时填写物资采购申请表、项目批复、该站所在地发改委立项批复及红线图。

CNG标准站设备需提供相应设备的技术规格书。

物资采购申请表需经办人、部门负责人、分公司分管领导签字、盖章并经新疆石油分公司项目负责人签字后方可生效。

4.1.6 申请非投资、形改、改造项目物资时，须同时提供物资采购申请表及相应工作呈报单。

4.1.7 新疆石油分公司部门申请物资时，需提供该物资申请的工作呈报单。

5 调运、返修5.1 调运5.1.1 发展部须提前30日向发展处递交物资采购申请。

5.1.2 区公司发展处接到符合要求的采购申请后向中标单位发送订货单，同时将订货单下达发展部。

5.1.3 发展部收到发展处下达的订单后须提前20日以书面形式通知中标单位准备供货或发货（取得回函），且将收货地址，收货联系人（至少两个）以书面形式告知供货厂家。

5.2 出库运输5.2.1 原则上，我公司供应的材料及小型设备出库，应运至工地仓库或现场指定堆放地点，材料及小型设备卸车后的场内水平和垂直运输、材料的二次转运均由施工单位自行负责。

5.2.2 由施工单位从我公司仓库实施出库搬运的材料及小型设备，应在物资出库单上注明“自提”，且尽量按重量注明，以便按新疆地区有关标准计算出库搬运费，如有特殊情况按照当地实际市场价结算。

5.2.3 大型设备由发展部负责牵头运至安装现场指定堆放地点，如果由施工单位负责运输，应由发展部另行委托或办理经济签证，经济签证须由新疆石油分公司发展规划处项目管理人员复核后进入工程结算。

5.3 返修5.3.1 因供货原因发生的现场返修费用，由地市分公司物资管理部门根据采购合同的相关约定确定责任范围，并负责处理，各相关部门应积极配合。

5.3.2 返修发生的费用包括：拆卸费、恢复安装费、运输费等。

5.3.3 返修如果由施工单位实施，且该费用须支付给施工单位的，地市分公司物资管理部门应将返修费用单独列出。

6 验收6.1 新建、改造、形改加油（气）站《统一物资采购验收单》的验收人必须是发展基建部岗位人员、零售片区管理人员或加油（气）站站长。

6.2 隐患整改、大中型维修项目《统一物资采购验收单》的验收人必须是安全数质量部岗位人员或零售片区安全数质量管理人员。

6.3 零星购置的加油站内设备《统一物资采购验收单》的验收人必须是零售片区管理人员或加油站站长。

6.4 零星购置的办公设备《统一物资采购验收单》的验收人必须是综合部岗位管理人员。

6.5 超出以上范围的甲供物资本着谁申请、谁验收的原则进行相关材料、设备的各项验收工作及表格的填写。

6.6 统一物资采购验收单须经验收人、物资申请部门主任、发展部物资管理员、发展基建部主任、分公司分管领导签字盖章方可生效。

6.7 统一物资采购验收单统一由发展基建部物资管理岗位人员负责填写，按程序流转并归口管理。

6.8 施工材料由监理公司与地市分公司发展部一同负责入场检验、验收，由发展部填报物资采购统一验收单（附件8）。

7 出入库管理7.1 编码、采购、检验、入库和仓储发展部根据公司统一要求对物资进行编码、检验、入库和保管。

采购物资经验收合格后，物资管理员应在三个工作日内完成该物资的台账建立，五个工作日内完成物资的验收工作，七个工作日内将完整的验收单扫描发送至新疆石油分公司物资管理岗，如有特殊情况应作说明。

7.2 出库、领用7.2.1 物资出库单由发展部开具，经手人、部门负责人需签字确认。

7.2.2 发展部应正确填制统一的物资出库单。

物资出库单必须注明以下内容：①领用单位②整体项目名称③单项工程名称④出库单编码⑤领用日期⑥材料名称、材质、规格型号、数量、单价、分项单价合计、总价⑦设备名称及位号、生产厂家、材质、重量、规格型号、单价、总价⑧施工单位自行提货的，应注明“自提”，⑨领取人签字确认，注明时间⑩设备附属物资。

7.2.3 设备、材料不能在同一张物资出库单同时出库；设备、材料成批供应的，须附明细清单；对于成套供应的撬体设备，由地市分公司物资管理部门向供应商索取，整撬设备所含分项设备材料价格及相关技术资料和数据，做好档案登记，建立台账。

7.2.4 设备及其附属物资为散件供货的，应在同一张出库单上按散件分列。

7.2.5 原则上，施工单位应全部领出地市分公司物资管理部门按计划采购的设备、材料，不得以任何借口不领或少领。

7.2.6 施工单位之间进行甲供物资交接的，须填写交接清单（一式三份），地市公司、两方施工队各执一份。

7.3 代用7.3.1 设备、材料代用必须以设计人员认可的书面文件为依据。

7.3.2 地市分公司物资管理部门、监理公司、施工单位等，可以就设备、材料的代用向新疆石油分公司发展规划处提出书面建议，由新疆石油分公司发展规划处项目管理人员与设计单位书面确认后方可代用。

7.3.3 地市分公司物资管理部门在出库单上须注明被代用物资、代用数量，以及依据的设计认可的书面文件号。

7.4 退料7.4.1 退料工作由发展基建部主办，监理公司配合其完成。

7.4.2 非施工单位原因造成的设备、材料不能使用的，可以由地市分公司物资管理部门进行项目之间的调剂。

7.4.3 预算定额规定的损耗属甲供物资的合理损耗，由施工单位包干使用，定额损耗内节余的材料，由施工单位报发展部，由发展部安排集中统一存放。

超预算定额部分，施工单位自行承担。

7.5 设备附属物资7.5.1 随设备本体成套采购的附属物资包括：①配件备件(如阀门、仪器仪表、螺栓、垫片等)、外协件、成品梯子栏杆平台、设备与管道连接的第一个法兰以内的接管及法兰②附属于设备本体的油类、化学药品③工艺设备的填料等。

7.5.2 定型设备的附属物资，一般属于与设备本体成套供货的范围。

7.5.3 非标设备的附属物资是否成套供货，根据采购合同而定。