行政物资管理制度

行政物资管理制度

1、目的

为规范公司行政物资管理，明确行政物资管理流程，保证公司行政物资合理配置，特制定本制度。

2、范围

指用于公司日常行政办公的非生产相关物资的采购、入库、领用、维修、报废、清查等一系列管理工作。适用于公司全体部门及个人。

3、行政物资分类

公司行政物资主要分为两大类，分别为固定资产类和低值损耗品类。

3.1固定资产（价值1000元以上），如打印机、电脑、空调、投影仪等；

3.2低值损耗品（价值1000元以下）：

3.2.1价值50元—1000元的低值损耗品，如电话、传真机、文件柜、办公桌椅等；

3.2.2价值49元以下的低值易耗品，其中包括部门所需品和个人所需品。

3.2.2.1部门所需品：传真纸、复（写）印纸、打印纸、墨水、胶水、订书机、回形针、计算器、文件栏、笔筒、文件夹等。

3.2.2.2个人所需品：签字笔（芯）、圆珠笔（芯）、铅笔、笔记本、双面胶、回形针、信笺纸等。

4、管理部门

行政部是公司日常办公用品的管理部门，负责行政物资的管理工作。

5、行政物资采购

5.1行政物资采购条件

5.1.1行政物资由行政人员每月5号前进行集中采购。

5.1.2各部门每月，填制办公用品需求单，经本部门主管审批后递交行政部。以下两种条件至少满足一种时，应着手办理行政物资采购相关事宜：

a各部门需要而公司库房没有备存该类行政物品；

b库房该类行政物资数量低于用品需求量。

5.2行政物资采购流程

5.2.1在满足物资采购条件时，行政部跟据库存记录，提出采购申请，填写《行政物资采购申请单》（详见附件1）;

5.2.2价值1000元以下的低值损耗品，由分管行政的副总经理审核；

5.2.3价值1000元以上的行政物资，由分管行政的副总经理审核、总经理审定；

5.2.4价值20000元以上的行政物资，由分管行政的副总经理、总经理双审核后，经管会审定；

5.2.5行政部物资管理相关人员凭审定后的《行政物资采购申请单》进行采购；

（1）凡采用单一来源采购方式（包括定点采购）的，遵循择优的原则，按照权限由行政部门与行政部分管副总共同确定供应商。

（2）所采购的办公用品到货后，由行政人员按送货单进行验收，经核对（名称、规格、数量、单价、金额、质量等）无误后，在送货单上（一式二联）签字，并逐一登记电脑中，然后将送货联留存归类，另一送货回单联交送货人带回送货单位做结算凭据。

（3）付款方式，行政部收到供货单位发票后，须与电脑中登记数据及存根的送货单核对无误后，填写付款通知单，逐级审核签字后，做好登记，最后交财务处负责支付或结算。

（4）办公用品由行政部根据各个部门所提需求进行分发，各部门登记，写明日期、品名与数量等，另有需要时领用人要填写领用登记表。

注意事项：

a、各部门每25-30号递交办公用品需求表到行政部。

b、按照先审批后购置的原则，未经审批购置的办公用品将不予报销。

c、各部门及个人领用的办公用品（固定资产）不得挪做私用、避免浪费、

损坏和丢失。

5.2.6供应商的选择由行政部年初向三家以上供应商进行综合比价，选择价低质优的供应商对日常采购货物进行供货并签定协议供货合同；

5.2.7行政物资一般由行政部向供应商采购，电子类行政物资（如个人计算机）,

可以经行政副总同意并授权相关部门采购；

5.2.8对特殊需求的行政物资由行政部进行三家以上供应商比价，选择价低质优的供应商方能采购；

5.2.9行政部应建立行政物资库存量档案，每月限定时间清查账本，发现库存物资不够应及时添置。

6、行政物资入库

6.1经检验合格的采购物资可以办理物资入库手续。

6.2行政物资入库流程

6.2.1采购来的行政物资交给物资管理相关人员管理；

6.2.2物资管理人员再次清点《购销合同》和《行政物资采购申请单》上所列各项指标，对照质量和数量；

6.2.3清点无误后根据入库物品、时间、型号等填写《行政物资入库明细表》（详见附件2）同时备份存档。

6.3行政物资入库要求

6.3.1拒绝不合格或手续不齐全的物资入库，杜绝只见入库单不见实物的现象；

6.3.2入库时，行政部相关人员必须查点物资的数量、规格型号、合格证件等项目，如发现物资数量、质量不合格时，不得办理入库手续；

6.3.3如有多领的行政物资需要退库时，必须由物资管理员填写物资入库单，办妥手续后方可入库；

6.3.4人员离职时，由物资管理员将分派给个人的行政物资收回入库，如物资回收时因保管、使用不当或故意损坏造成损失，由使用者酌情赔偿。

7、行政物资领用

7.1行政物资领用依据

7.1.1被规划为公司固定资产的行政物资，在员工入职时按各岗位、职级等对应标准领用，原则上不再增补，若破损、残旧需更换的必须向行政部提出申请；

7.1.2低值损耗品的领用可依据历史记录(如以过去半年耗用平均数),经验法则(估计消耗时间)设定领用频率，并可随部门或人员的工作状况随时调整发放频率，

同时低值损耗品的领用实行以旧换新原则，但纯消耗品不在此列；

7.2行政物资领用流程

行政物资由领用人填写《行政物资领用申请单》（详见附件3），由部门负责人签字确认后方可领用；

7.3行政部将《行政物资领用申请单》附着在《行政物资出库明细单》后存档，按照物资领用单上所列名目向领用人发放行政物资。

7.4行政物资领用要求

7.4.1本着节约与自愿的原则，可不领用或少领用的应尽量节约；

7.4.2需要以旧换新的行政物资，如发生遗失，更换时视具体情况给予一定经济赔偿；

7.4.3新入职职员到职时如需要领行政用品的,由人力资源部按流程统一向行政部提出行政用品申领要求；

7.4.4物品领用后，遵从谁领用，谁管理的原则。个人物资由申请者个人负责，部门物资由该部门负责人负责，具体界定范围参考本制度第三条；

7.4.5领用的行政物资严禁个人带回家使用；

8、行政物资报修

8.1行政物资的报修条件

以下两种条件同时满足可将损坏物资交至行政部联系维修，其中属个人物资由个人提出报修申请，部门物资由该部门负责人申请。

8.1.1价值为50元以上的低值损耗品或固定资产；

8.1.2物资在正常工作当中由于自然磨损等原因造成非人为损坏；

8.2行政物资报修流程

8.2.1损坏物资为电脑、传真机等电子产品，由物资使用人先行联系系统集成部技术人员进行初期检查、维修、调试；

8.2.2经系统集成部调试确定为发生严重损坏的行政物资，由物资使用者向行政部提出维修申请，并填写《行政物资报修申请单》（详见附件5），按照物资采购相应审批标准由相关负责人审核、审定；