秘书课教案-第一章一

第一章会议管理章首概说：本章的学习内容由会前筹备、会中服务以及会后总结3部分组成，是对五级内容的补充与深化。

对于秘书人员而言，会务管理是主要工作之一，通过对本章的学习，使学习者能够明白在会议的各个阶段秘书人员应当完成的工作，掌握协助领导开好会议的方法与技巧。

第一节会前筹备一、拟订会议议程、日程（一）相关知识1．会议议程的内容会议议程是为完成议题而作出的顺序计划。

大中型会议的议程一般安排如下：开幕式；领导和来宾致辞；领导做报告；分组讨论；大会发言；参观或其他活动；会议总结，宣读决议；闭幕式。

2．会议日程的内容根据议程逐日作出的具体安排，以天为单位，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。

3．会议议程和日程的作用通过了解会议议程和日程，与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题，清楚会议顺序计划，即获得有效信息。

会议议程更是一个沟通的平台，一个高效的市场管理工具。

（二）工作程序1．会议议程的制定程序（1）明确目标和参加者（2）安排各议程事项的时间（3）确定每一项议程：（4）决定会议讨论形式（5）决定会议决策的方式案例讨论：《英豪公司销售团队会议议程表》存在问题，并重新设计。

（详见P2）点评：该会议议程表有3个问题：（1）未注明参加此次会议的人员范围和参加会议的一些特殊议程的人员范围，例如：确定销售二部的经理人选。

（2）议程的顺序不当。

应将重要的，具有保密内容的议程放在最后。

（3）部分程序表达不清，例如“销售一部关于内部沟通问题的发言”应为“销售一部经理关于加强内部沟通的典型经验发言”。

2．会议日程的编制方法（1）应注意议题所涉各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对议程顺序的明确规定。

（2）明确会议活动人员、日期和时间、地点、有关的餐饮安排。

多采用表格形式。

（3）宣布议程，说明有关此次会议事务性的内容。

（4）集中安排同类问题，便于讨论和人员到会和退席。

（5）保密性较强的议题，一般放在后面。

（三）注意事项1．会议议程和日程的区别议程：对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，会前发给与会者。

日程：会议在一定时间内的具体安排。

多采用表格式，以天为单位，分为上午、下午、晚上3个时段。

二者功能不同，议程一般不变，日程的时间地点人员等可随情况做相应调整。

二、提供会议地点的备选方案（一）相关知识1．会议地点选择的要求：（综合考虑各种因素，选择恰当的会议地点）（1）交通便利、（2）会场大小应与会议规模相符、（3）场地要有良好的设备配置、（4）场地应不受外界干扰、（5）选择会议地点应考虑有无停车场所、（6）场地租借的成本必须合理。

2．会议酒店的类型划分：按类型划分：1）商务型酒店、2）度假型酒店；按地点划分：1）位于市中心、2）位于市郊。

（二）如何选择会议地点1．考虑会议目的与形态2．考虑实质上的需求和与会者的期望3．列出选择会议场地需求的工作清单，确定会议场地清单包括：1）所在地区情况，2）会场的环境，3）会议地点的设施。

4．对会议地点进行确认核对会场：1）检查考虑中的全部会议室或场地，2）随意抽查房间设备，3）检查会议登记部门、管理服务部门以及其他后勤所在地，4）检查膳食供应，5）如被指定房间不在同一层楼，则须检查电梯的服务情况，6）检查服务项目、营业时间，了解社交与娱乐活动的费用，7）了解交通及停车设施。

5．签订书面合同合同或协议包括：1）确定全部会议场地使用时间，2）确定保证的客房间数和与会者来去日期，3）确定由旅馆提供的商品和服务，4）说明特殊设备安装或改装所需服务和开支情况，5）确定预定和开票手续，6）列明应向参加者个人直接收取的费用，7）指定可以取消预订而不向参会单位收费的一段时间或最后期限。

案例讨论：（见P11）（三）注意事项1．广泛悼念会议地点的信息2．实地考察会议地点的注意事项1）会见能作决策的人，2）在酒店建议的日期去参观，3）不要重复参观酒店，4）不要带家属同行参观，5）可以考虑微服私访，6）考虑另外一两家酒店作“备选”。

三、布置会场和安排座次（一）相关知识1．会场整体布局的要求1）庄重、美观、舒适，体现会议的主题和气氛，2）要根据会议的性质和形式营造出和谐的氛围，3）中大型会议要保证一个绝对的主持和发言中心，注意进退场的方便，4）小型会场要注意集中和方便。

2．主席台的座次和场内座次（见下一环节）（二）工作程序1．会场整体布局安排1）确定会场形式，2）合理摆放桌椅，3）布置附属性设备，4）布置装饰。

2．主席台的座次和场内座次安排（1）主席台座次：1）依职务的高低和选举的结果安排，2）主持人或在前排边座或按职务顺序就座，3）编排制表上报审核，4）于座位上旋转姓名台签。

（2）场内座次：1）小型会场内座位安排：考虑与会者就座习惯，突出主持人和发言人，注意分清上下座。

2）中大型会场内座位安排：横排法，竖排法，左后排列法。

案例讨论：（见P16）四、发布会议信息（一）相关知识1．会议信息的内容会议的报名时间、地点、费用及方法；会务联系电话与联系人；会议报到及会议议程、日程；与会者的信息；会议报送的交流信息；会议的记录和纪要内容；会议的宣传报道内容；会议的决议内容。

2．会议信息的类型：（见下一环节）（二）工作程序1．传递会议通知信息传递方式：当面告知、打电话、发传真、书面形式或电子邮件的形式进行。

内容要求：要尽可能详尽、明确，书面一般应包括：会议名称、主办者、会议内容、参加对象、会议的时间与地点、其他事项，联络信息。

2．分发传递会议文件分发环节：1）准备，2）登记，3）附清退目录，4）装封，5）发出。

发出方法：1）提前发出，2）签到时发出，3）会中发出，4）现场发出。

3．沟通传递会议有前情况1）会场内外的沟通与联系，2）办好会议简报，3）向领导传递信息，4）发布会议新闻（三）注意事项1．发布会议信息前要进行报审2．要对媒体进行选择案例讨论：（见P20）五、安排会议食宿（一）相关知识1．会议餐饮的常识2．会议住宿的常识（二）工作程序1．安排会议餐饮1）根据会议经费和人员情况决定会议餐饮标准，2）就餐方式也由会议规模和性质确定，3）事先确定好餐饮时间地点，4）设计和确定就餐凭证，5）与饭店一起确定工作间，6）备好干净的饮食用具，7）给误了用餐的人员预留饭菜，8）做了饮水、饮料供应。

2．安排会议住宿案例讨论：（见P26）六、邀请会议嘉宾（一）相关知识1．会议嘉宾的类型：1）组织方的上级领导和政府官员，2）企业的重要客户和各种利益相关方，3）社会名流和影视明星，4）对实现会议目标有潜在贡献的人。

2．嘉宾邀请的要求：1）先确定嘉宾名单，与嘉宾事先做好沟通；2）要发出正式邀请函；3）要盛情邀请有礼貌；4）了解嘉宾背景，处理好嘉宾间的关系；5）对可请可不请的“宁可邀请，而不排斥”；6）嘉宾人数不宜过多（二）工作程序1．开会研究，确定嘉宾名单。

2．拟写并发送嘉宾请柬。

3．逐一与嘉宾联络确认其参会情况。

4．会议召开要确认嘉宾的接送。

案例讨论：（见P30）七、准备会议资料、会议用品（一）相关知识1．会议资料的类型：来宾资料、会务资料、沟通资料。

2．会议用品的类型（1）必备用品和设备：会场内如灯光、音响、空调等；常用的电脑、照相机，饮用水等（2）特殊用品：选举、谈判、庆典、展览等需要特殊用品和设备，如伴奏带、投票箱、旗帜、仪仗队、鲜花等。

（二）工作程序1．准备会议资料2．准备会议用品八、安排会议礼仪服务（一）相关知识1．会议的通用礼仪：会议文书礼仪、迎送礼仪、参会礼仪、服务礼仪。

2．主持人的礼仪3．会议发言者礼仪4．会议参加者礼仪（二）工作程序1．选择会议礼仪服务人员：从组织内部的员工中选择，聘请专业礼仪公司或礼仪人员承担会议主要的礼仪服务。

2．分解工作程序：对礼仪服务人员进行分工，接站、签到、引领等各个环节都诮有相应的服务人员。

3．培训会议礼仪服务人员：对会议工作的宗旨和合作精神的培训，对会议礼仪知识和工作技能的培训，对会议的设备和用品的使用常培训。

4．准备服装用具：礼仪服务人员的服装，迎接与会者的鲜花（一般的与会者不需要）等。

5．礼仪执行：接待礼仪及程序，引领，乘车的座次安排案例讨论：（见P36）九、检查会议常用视听设备是否正常（一）相关知识1．会议常用视听设备的选用（二）工作程序1．确定工作人员的职责2．预演和检查会场视听设备（三）注意事项1．会议承办者应在会前向设备供应商明确询问具体的解决程序2．会前由专门人员负责检查所有设备3．检查人员要有便于与相关部门联络的电话号码4．在会场准备一些备用设备5．发现故障要及时请有关专业机构派人修理6．设备出现故障时就先更换新设备，会后再进行修理。

案例讨论：（见P39）课下作业拟写一份会议请柬（以课内所讨论案例中的会议为内容进行拟定，见P20）附：请柬格式尊敬的先生/女士：您好！我们很荣幸地邀请您参加将于×月××日在×××××××××举办的××××××××××会议。

本次会议的主题是：××××××××× 真诚地期待着您的积极支持与参与！敬请光临公司××年×月×日 . .。