秘书课教案3—第一章(二)

教学过程第二节会中服务一、安排会议值班（一）会议值班的工作内容（1）值班人员应做好3项记录：1）值班电话记录（包括来电时间、来电单位、来电人员姓名、来电内容）；2）值班接待记录（记录来访人员的姓名、单位、来访事由、联系方法等）；3）值班日记（对外来的信函、电报、反映情况、外来的电话等进行认真登记，使接班人员保持工作的连续性）。

（2）作好信息传递。

及时将重要或需要紧急处理的信息向有关人员通报。

会议值班的意义：会议值班起着沟通上下、联系内外、协调左右的作用，起着保证上级重要指示、会议精神及时传达和会议发生的重大紧急事情及时反映，保证会议顺利进行的作用。

从一定程度上说，值班工作质量也代表了会议的工作质量，值班工作的好坏直接和影响会议主办方的工作效率。

案例分析：P43（二）制定值班工作制度1．信息处理制度：包括对各种渠道传递来的信息基本处理程序，会议值班员如何记录、登记，哪一类信息应报哪一级领导等。

2．岗位责任制度：规定值班人员在岗期间的工作职责。

3．交接班制度：由前一天的值班员将所接收的信息及处理情况逐一交代给下一班值班员。

对一些尚未办完的事项更要详细讲明处理情况，以便保证工作内容不断线。

（三）明确值班工作任务1．在会议中协助搜集有关情况、文件和资料，传递各种信息。

2．要加强与会议无关人员出入会场的控制，特别是像新产品鉴定会等保密性较强的会议更不能让外人随意进出。

3．手边要有公司和各部门领导的联络方式，以便出了问题及时与之联络、请示。

4．要备有一份设备维修人员、车队调度人员和食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录。

5．要坚守岗位，人不离岗，保证会议信息的畅通无阻。

6．必要时，要负责督导和协助专职会议服务人员为会议做好各项具体的服务。

7．做好会议期间各项活动与各种矛盾的协调工作。

8．必要时，应建立主管领导带班制度。

（四）编制会议值班表值班表：将某一时间段中已经确定的上班人员姓名清晰地记载和表明的表格，是提醒人们按照值班表的要求值班，以保证组织整体工作连续和完成的表格。

编制过程：主管人员安排制表；报送主管领导审批；通知有关部门和值班人员；依值班表考勤或调整。

二、接待采访会议的新闻媒体（一）接待采访会议的新闻媒体的基本原则1．会议新闻要实事求是，与会议基本内容吻合，要利于会议精神的宣传与执行。

2．掌握会议信息的保密度，做到内外有别。

3．报道中的重要观点和提法要经领导审定，以免造成差错或失误。

4．无论是撰写新闻报道稿，还是为新闻媒体采访报道会议情况提供服务，都要准备得全面周到，主动积极。

5．在传递的方式和内容选择上应本着对象、效果、时效、费用的原则综合考虑。

6．在会议中，秘书要随时注意收集外界舆论和新闻媒体对会议的反映信息的报道，为领导准确掌握会议的效果提供参考。

7．会议结束后，秘书要为召开媒体沟通会提供必须的信息资料，使会议领导者能更好地向新闻媒体介绍会议情况。

（二）接待新闻媒体的工作内容1．由秘书撰写新闻报道稿件，经领导者审阅后，向媒体发送。

2．在会议召开期间，邀请有关报社、电台、电视台派记者驻会随访，发布消息。

3．在会议结束时，召开记者报告会，由会议领导者直接介绍会议情况，并亲自回答记者提出的问题。

案例分析：P47（三）接待采访会议新闻媒体的程序1．媒体人员登记2．为媒体人员提供简单的会议材料3．安排拍照和新闻发布会等传统活动4．安排媒体沟通会汇总新闻媒体的各种报道（四）妥善处理新闻媒体的负面报道1．快速作出反应2．联合或聘请专业公关公司处理危机3．让负责人出面4．对未知的事实不要推测5．不要隐瞒事实真相6．为媒体采访敞开大门7．统一口径，用一个声音说话8．频繁沟通三、做好会议的记录工作和简报工作（一）会议记录1．为会议记录做好准备工作：笔、纸、录音机、记录音笔，会议议程表等相关资料和文件，安排好做会议记录的地方，做出与会人员座位图便于识别会议发言者等。

2．会议记录的内容1）基本描述：会议的类型、时间、日期、地点2）与会者姓名。

主席的名字在最前面，办事员的名字在最后。

3）缺席者请假条4）宣读上次会议记录5）由会议记录中产生的问题6）通讯情况7）一般事务——决议应包括会议上的确切措词8）其他事务——按在会上进行的顺序记录9）下次会议日期。

10）主席签名。

会议记录在主席签名后应写上会议日期3．会议记录的结构：标题+正文+尾部（1）标题：1）会议名称+文种。

如“xx集团公司第三届董事会会议记录”。

2）文种。

如“会议记录。

（2）正文：首部+主体+结尾1）首部：会议概况、会议名称、地点、会议主席（主持人）、会议列席和缺席情况。

2）主体：会议议题（如果有多个议题，可以在议题前分别加上序号）、发言人及发言内容（记录每人的发言时都要另起一行，写明发言人的姓名，然后加上冒号）、会议决议（决议事项应分条列出，有表决程序的要记录表决的方式和结果）。

3）结尾：另起行，写明“散会”，并注明散会时间。

（3）尾部：右下方写明“主持人：（签字）”、“记录人：（签字）”。

案例分析：P50、534．会议记录的要求（速度要求、真实性要求、资料性要求）（1）要快速（这是对记录的基本要求）。

（2）真实性：1）准确、2）清楚（书写清楚、记录条理清楚）、3）突出重点（会议记录应该突出的重点：会议中心议题，以及围绕中心议题展开的有关活动；会议讨论、争论的焦点及各方的主要见解；权威人士或代表人物的言论；会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；会议已决议的或议而未决的事项；对会议产生较大影响的其他言论或活动）（3）资料性要求：会议记录可用作分析会议进程、研究会议议程的依据；是编写会议纪要的重要资料；还可作为原始资料编入档案长期保存，以备需要时查阅。

（二）会议简报（此部分内容将在第三章详细讲授）四、收集会议信息（一）会议信息的分类1．按照会议信息的作用划分1）与会者信息：与会者的基本情况信息（国别、地区、代表机构、人数、姓名、性别、年龄、身份、职务、民族、宗教信仰、生活习俗、健康状况等）；与会者的背景信息（与会目的意图、过去参会情况、参会的立场与态度等）；与会者的抵离信息（掌握与会者抵达和离开的时间、交通工具）2）会议指导性、宣传性信息指导性信息：方针政策、法律法规、上级部署和要求；宣传性信息：会议纪要、会议公报、会议简报、会议消息、宣传广告或招贴等。

3）会议议题性信息：工作规划、计划、报告、预算决算、各项决议的草案等。

4）会议主题内容信息：开幕词、闭幕词、讲话稿、代表发言材料、经验介绍材料、专题报告、会议总结报告等。

5）记录性、结果性文件信息记录性文件：会议记录、会谈记录、会见记录等；结果性文件：各种决议、决定、纪要、公报、合同、协议、条约、协定、备忘录、声明、宣言、计划、纲领等。

6）会议的程序性文件信息：议事规则、会议议程与日程安排表、会议时间安排表、选举程序及表决程序安排表等。

7）会议交流性文件信息：事迹报告、经验介绍、学术论文、会议简报。

8）会议参考性信息：下级、群众、社会对会议形成的意见、建议、要求和动向，国内外同行经验教训，帮助说明和阐述会议文件的有关资料。

（调查报告、可行性分析报告、统计报表、技术图纸或图表、典型材料、有关参考文书）9）会议管理性信息：会议通知、会议须知、出席证件、作息安排表及保密规定、会议主席团名单、委员会名单、与会人员名单、票证、签到簿、文件清退表等。

2．按照会议信息的保密性划分1）保密性会议信息2）内部性会议信息3）公开性会议信息（决定、决议、规章等）3．按照会议信息传递方式划分1）会议讲话信息：开幕词、闭幕词、祝贺词、欢迎词、祝酒词、工作报告、发言稿等。

2）会议书面信息3）会议声像信息（二）收集会议信息的要求齐全、及时、准确、有效如何做到有效：1）责任到人、2）履行登记、3）严格保密、4）明确范围、5）有针对性。

（三）收集会议信息的程序1．确定会议信息的收集范围2．选择会议信息的收集渠道3．确定收集会议信息的方法（四）会议信息的作用1．利用信息保证会议的顺利进行1）策划会议、2）把握到会情况、3）进行情况反馈2．利用信息进行会议沟通3．利用信息进行催办4．利用信息为决策服务5．利用信息为商务活动服务6．利用信息进行宣传五、反馈会议信息（一）反馈会议信息的内容1．反馈会前信息2．反馈会中信息3．反馈会后传达落实情况（二）反馈会议信息的要求1．会议的信息反馈要注意点面结合，正负反馈结合。

2．会议的信息反馈的目的要明确，要看服务对象。

3．正、负反馈都要力求适时、适量、适度。

（三）反馈会议信息的工作程序1．布置会议信息收集工作2．会议信息的收集渠道的选择和建设3．建立定期的会议信息反馈制度4．做好会议信息的反馈汇报工作5．抓好会议反馈信息的落实工作（四）会议信息的反馈时机1．在会议工作进展顺利时反馈：鼓舞士气，营造良好氛围2．在会议工作出现问题时反馈：及时发现并解决问题3．在会议工作处于停滞时反馈：发现隐患，及时预防，寻找下一阶段突破口（五）会议信息的反馈方式1．口头反馈：团队反馈、一对一反馈2．书面反馈：正式，有据可查3．会议反馈：反馈会、传达会、座谈会作业题：按照会议记录的要求，为所在班级的某一次班会或团会做一份会议记录。