会务组织流程和注意事项

会务组织

1、与参会各方联络人沟通确定好参会人员数量、名称、职务（可以侧面了解）、到达时间、到达车次（航

班）、住宿标准、是否需要帮预定宾馆等信息；

2、根据会议性质准备会议汇报资料，最好做成PPT形式介绍

●项目启动会（开工会）一般准备资料内容如下：项目概况、项目目前执行情况、组建的项目组织

机构/人员介绍、项目执行计划、质量保证措施等，介绍内容中穿插一些项目相关照片或类似项目实施照片。

●项目制造开工会一般准备资料内容如下：项目概况、项目目前执行情况、项目后续执行计划、质

量保证措施等，介绍内容中穿插一些项目相关照片或类似项目实施照片。

专题资料如：批准的质量计划、制造程序文件、设备制造图、主要设备原材料及质量资料等资料、材料（可根据业主相关要求进行准备）。

●设计联络会一般讨论设计存在问题，确定设计过程中存在分歧，主要是设计人员准备资料，开会

前提前组织召开内部专题会，商讨设计联络会上商讨的设计问题交流原则及交流目标，邀请公司领导参加。

●专题会一般准备资料内容如下：专题会召开背景/项目概况、项目目前执行情况、讨论问题等

3、会议内部准备会召开。会议召开前3-5天组织召开相关会议准备会，邀请各实施部门部长、相关人员

（市场部、设计部、系控部、质量部、设备集成中心）及分管领导参加，内部准备会议召开主要内容如下：

●通报会议召开时间、参加人员（如会议召开时间和参会人员不能准确确定可以会后再通知）；

●我公司各实施部门和公司领导参会人员确定、各部门会议准备工作分工：

工程管理部准备项目汇报资料、接待工作（与市场部配合）如进行酒店、宾馆预定，客人接站、会议室布置；

市场部准备礼品、配合工程管理部进行酒店、宾馆预定，客人接站、会议室布置；

设计部、系控部和质量部准备设计、质保方面交流资料（如有）。

●会议注意事项提醒。

4、根据了解参会人员到站信息，住宿要求，申请车辆，预定宾馆和酒店。

●车辆申请注意事项：根据参会人数及我公司陪同人员人数，合理申请车辆；车辆申请时间要涵

盖整个会议期间包括接站、送站时间；用车与办公室沟通好，记住司机联系方式。

●宾馆预定注意事项：根据参会客人级别安排宾馆（可与市场部商量），如无特殊要求尽量一人一

标间，参会人员尽量安排一家宾馆，住宿标准按照客人标准上限安排，尽量不要超客人住宿标准，如参会人员住宿标准不一样部分客人住宿超标准，超出部分可以代为支付（与宾馆前台交代好，并私下与超标参会人员说明）。

酒店预定注意事项：酒店预定尽量在公司协议酒店内选择；根据就餐人数提前1-2天与酒店预定好包间。一般中午安排在公司接待，需提前1-2天与办公室做好预定并点好餐单；晚餐酒店安排尽量不要重复。点菜根据就餐人员数量合理点菜，冷盘、素菜、荤菜合理搭配。公司就餐陪同人员要提前通知，一般公司陪同人员1-2人（根据客人数量而定）。

5、会议室安排。提前与办公室预定会议室，根据会议情况制作水牌（将水牌内容提交办公室由办公室负

责公司大厅播放）、横幅（可以将内容做成幻灯片，开会时打在幻灯片上）、座牌、鲜花（根据会议重要程度确定）、水果（2-3种水果）、记录本、笔、公司介绍样本、矿泉水。

6、礼品、酒水准备。根据参会人员情况与市场部商定提前准备赠送的礼品；根据会议召开天数，合理申

请酒水（红酒、白酒）、烟。

7、其它。如参会人员有游玩意向，提前安排游玩景点及陪同人员。

以上会议接待准备工作可以按照“会务组织要览表”格式要求提前编制，编制完成发给市场部及相关领导审核，后续按照“会务组织要览表”进行会务组织。