商务函电

2. 语气语调
在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什 么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意 的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函 中的语气语调来表现。
3. 礼貌
体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。 特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重 对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时， 可以据理力争，说明你的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免 用冒犯性的语言。 还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情， 一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉 承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把 握好“度”，才能达到预期的效果。
7.精确
当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格等等，尽可 能做到精确。
7C原则
完整 complete 正确 correctness 清楚 clearness 简洁 concision 具体 concreteness 礼貌 courtesy 体谅 consideration
二.外贸英语常见缩写
结尾
按时 on time 及时 in time/ in due course 关于with regard to 如果你有任何疑问请联系我 Pls do not hesitate to contact us if you have any questions 期待您的答复 I look forward to hearing from you soon 希望有机会与你方合作 we hope to have the chance/opportunity to work with you 诚挚的 sincerely /faithfully
正文
对….造成损害 do great harm to … 对…有好处 be good for 随函附上 enclose /attached 一式三份 in triplicate 一式二份 in duplicate 我方无法满足你方的要求 we are unable to comply with your request 希望你方注意…we wish to draw your attention to the fact that. 为了避免…in order to avoid
1 C&F(cost&freight) 成本加运费价 2 T/T(telegraphic transfer)电汇 3 D/P(document against payment)付款交单 4 D/A (document against acceptance)承兑交单 5 C.O (certificate of origin)一般原产地证 6 G.S.P.(generalized system of preferences)普惠制 7 CTN/CTNS(carton/cartons)纸箱 8 PCE/PCS(piece/pieces)只、个、支等 9 DL/DLS(dollar/dollars)美元 10 DOZ/DZ(dozen)一打 11 PKG(package)一包，一捆，一扎，一件等 12 WT(weight)重量 13 G.W.(gross weight)毛重 14 N.W.(net weight)净重 15 C/D (customs declaration)报关单
四.范文
1. 对延迟交货的致歉
Subject : Apology for late delivery
First of all, we deeply apologize for delay in shipment.We have contacted the shipping company and have found out that they are on strike. The goods are still on board.We arranged today for another company to deal with the shipment of your order quickly. It will be shipped in a few days. I will advise you as soon as I have received new information. Once again. I am really sorry for any inconvenience caused by this situation.
4.简洁
用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚， 容易理解。 用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以 表达，就不要用词组。 多用短句,更容易理解。少用“and”，“but”，“however”， “consequently”这些让句子变得冗长的连词。 在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。 比如，您前面写了“goods have been sent”，那后面再提到这 件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。因为这 样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。
商务函电
一.商务函电的写作原则 二.外贸英语常见缩写 三.英文电邮常用短语/句型 四.范文
一.商务函电的写作原则 商务函电的写作原则
1.口语化
每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人 都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很 多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生 意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死 气沉沉.多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能 让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样 简单，自然，人性化。
பைடு நூலகம்
31 INV (invoice)发票 32 PCT (percent)百分比 33 REF （reference)参考、查价 34 EMS （express mail special)特快传递 35 STL.(style)式样、款式、类型 36 T或LTX或TX(telex)电传 37 RMB（renminbi)人民币 38 S/M （shipping marks)装船标记 39 PR或PRC(price) 价格 40 PUR (purchase)购买、购货 41 S/C（sales contract)销售确认书 42 L/C （letter of credit)信用证 43 B/L （bill of lading)提单 44 FOB （free on board)离岸价 45 CIF （cost,insurance&freight）成本、保险加运费价
其他句型及例句
提请某人注意某事 call one’s attention to We called your attention to the quality of the batch . 发货出运 effect shipment We wl do our best to effect shipment at the contractual time. 利用机会…Avail oneself of… You may avail yourself of the business opportunity 一收到…就 upon receipt of Upon receipt of your order sheet, we wl arrange the manufacture 高兴做 take pleasure in … We take pleasure in introduction you the new product.
三．英文电邮常用短语/句型 英文电邮常用短语 句型
开头
感谢 be highly appreciated/thank you for 收到 have received / have been on receipt of 期待 look forward to doing sth 按要求 as requested 请注意 pls note that 很遗憾通知你 we are sorry to tell you that /we are sorry to inform you that …
16 EA(each)每个，各 17 W (with)具有 18 w/o(without)没有 19 FAC(facsimile)传真 20 IMP(import)进口 21 EXP（export)出口 22 MAX (maximum)最大的、最大限度的 23 MIN (minimum)最小的，最低限度 24 M 或MED (medium)中等，中级的 25 M/V（merchant vessel)商船 26 S.S(steamship)船运 27 MT或M/T(metric ton)公吨 28 DOC (document)文件、单据 29 INT（international)国际的 30 P/L (packing list)装箱单、明细表
正文
麻烦你 would you pls 同意 be agree with 不同之处 quite differently on 我坚信 I have confidence in 我认为**优势在于 I think **has more advantages 选择—更合适 it is more advisable to choose ** 供您参考 for your ref/ considerations 我保证 we guarantee that 尽最大的努力 try one’s best / make every effort/do one’s almost 任何的延误 any delay in
46 AAMOF(As a matter of fact) 事实上 47 AFAIK(As far as I know) 据我所知 48 BTW(By the way) 顺便找一下 49 CU(See you ) 再会 50 DIIK(Damned if I know) 要是我知道就好了 51 FTF/F2F (Face to face) 面对面 52 FYA(For your amusement)令您感兴趣的 53 FYI(For your information)你要的信息 54 IMO(In my opinion)按我的意见 55 IOW(In other words)换句话说 56 IC (I see) 我明白了 57 NRN(No response necessary)无需答复 58 OTOH(On the other hand)另一方面 59 PMJI(Pardon my jumping in)请原谅我插入 60 SO(Significant other)其他值得注意的 61 TIA(Thanks in advance)预致谢意 62 WRT(With respect to )很荣幸
向某人让步 make a concession to sb It is possible for you to make any further concession in the price in order to obtain the big order. 设法做某事 see one’s way clear to We wl se our way clear to meet your requirement 对…做出补偿 make compensation for The seller has made a promise to make compensation for the damage to the goods. 承担损失 bear the loss We are confident that we shall certainly win the lawsuit if we take legal action against you , so you should bear the loss.
5.回复迅速及时
针对不同客人的特点也应相应的不同对待, 比如对待香港上海客人,对于客人的回复,千万要迅速及时； , , 但是对于美国客人,涉及到时差,故很多问题我们可以集中在一起,下班 前在一封邮件里统一回复,很多客人不喜欢一天里收到很多封邮件。
6.标题
也许很多人都没有意识到，事实上，E-mail的标题是很重要的一个部 分，您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。 刚才说到客人每天会收到不同VENDOR的很多邮件,如果标题没有内容 或者没有针对性的话,客人可能不会及时的查看该邮件甚至会当作垃圾 邮件直接删除. 一个简单明了直击要害的标题也使你的邮件显得更加专业.