公文处理基本流程(修订版)16页

公文处理流程规范

一、公文处理的原则要求

1、原则：实事求是、精简、高效

2、要求：及时、准确、安全

二、公文的处理环节

（一）公文的拟制：

1、确定公文的范围，原则上一文一事，不可一文多事的报送。

2、正确选用行政公文的文种，是正确撰写行政公文的前提。现行使用的《国家行政机关公文处理办法》规定行政公文种类有命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种。现根据企业行文实际，仅列出常用文种的适用范围

3、公文的格式

公文一般是由眉首、主体、版记三部组成。

眉首：首页红色反线之上的部分（此红色反线上粗下细，名为武文武文线）。包括：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号。

（1）公文份数序号：公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

（2）秘密等级和保密期限：需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

(3 )紧急程度:如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

(4) 发文机关标识：由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”

组成。

(5) 发文字号：发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

主体：即文件的正文部分。包括：公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间。

（1）公文标题：红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

（2）主送机关：标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

（3）公文正文：主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

（4）附件：公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文序号并在其后标

识附件。

（5）成文日期：用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”，以负责人签发时间为准。

版记：应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。包括：主题词、抄送、印发机关和印发时间、份数。

（1）主题词：用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号词目用3 标宋体字；词目之间空1字。

（2）抄送：公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

（3）印发机关和印发时间：位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文复印的日期为准，用阿拉伯数码标识（二）公文的发文办理程序（见下图）

部门拟稿——部门负责人签字——办公室核稿———单位领导签发——公文编号——排版——印发——存档

1、公文初拟人员职责：负责草拟公文文稿，做到语言通顺、结构合理、内容正确；填写发文处理单中人名、时间、表述等（发文底稿单见后附表2）。初拟人员应认真研究、组织起草，严格把关，拟好草稿后由主要负责人签名。

2、办公室拟稿人员初核职责：审核公文文字、段落结构是否正确，会签手续是否齐全，公文内容是否真实、合理、合规、合法和可行。

3、办公室复核职责：审核公文业务内容是否准确体现领导意图，是否符合法律法规和政策规定，是否符合实际；是否具有可操作性，是否需要进一步组织有关部门研究和协商会签。公文用词是否恰当，表述是否准确，语句是否精炼，段落结构是否合理。协调公文间的关系，内容是否正确，是否必须发文；签发程序和公文格式是否正确，行文关系和发送范围是否恰当，密级和紧急程度标注是否准确等。

4、办公室核稿中，对公文质量不高、内容不完善、格式不规范等问题，视情况请拟文部门自行完善、退回补正。

5、拟稿人、审核人均应在统一格式的公文底稿指的指定栏目内签名表态，以示负责。

6、未经办公室和有关办公室领导审核的文稿，不得直接呈领导签发。

7、各级领导审批和签发公文，要签署自己的意见、姓名和日期，不能只签姓名或者只签姓不签名，也不能划圈代签。

8、制发公文应当确有必要，注重效用，力戒照抄照转、内容空泛。要严格控制文件规格和发文数量，可发可不发的文件一律不发。

（三）公文的收文办理程序（见下图）

签收——登记——拟办——请办——传阅——承办——催办——注办签收、登记、拟办、请办、传阅、承办、催办等程序。

1、登记：对于收到的公文，要在第一时间贴上公文处理卡，写清登记来文标题、密级、发文字号、发文机关、份数、收文日期等内容。（见文件处理卡附表3）

2、拟办：文秘工作人员填写收文处理卡后，送办公室主任提出办理意见，按照主任意见呈主管领导批示或转有关部门办理。

3、请办：办公室根据领导批示将需要办理的公文转有关部门办理。对需要两个以上部门办理的，应当指明主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。

5、传阅：办公室根据主管领导批示，将公文送有关领导阅知或者批示。文秘工作人员应当随时掌握公文传阅去向，避免漏传、误传和延误。机要文件传阅要当天送、当天收回，或阅文者在阅文室阅读。

6、承办：凡属承办部门职权范围内的事项，承办部门根据领导批示、按照文件要求办理；凡涉及其他部门的事项，承办部门应当主动与有关部门协商办理。

7、催办：办公室对公文的承办情况进行督促检查，对紧急或者重要公文应当及时催办，对一般公文应当定期催办，并随时或定期向主管领导汇报办理情况。

8、对涉及其他部门职责的，主办部门要主动搞好协调，协办部门

要积极配合。

9、要严格落实督办制度，做到事事有回音、件件有着落，确保领导批示落到实处。