财务报销及付款管理制度

财务报销及付款管理制度

一、总则

1、为加强公司成本费用及资金的管理，规范报销付款时的作业流程，特制定本制度

2、本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，分别说明报销相关的借款流程及各

项费用具体的财务报销制度和付款流程；现将费用分为两部分：日常费用和其他专项费用，以下分别说明日常费用报销及其他专项费用支付的相关制度及流程

3、本制度适用公司全体人员（包括股东）。

二、日常费用报销规定

1、日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、业务招待费、培训费、资料

费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算

2、报销时间

每两周报销一次，无特殊原因，报销时间为周五，其他时间不予报销。特殊情况另行处理,报销人员需在报销日前一天将报销单交于财务（闫雪莲），如错过报销日，到下个报销日方可报销

3、报销时由报销人（经办人）填写报销单

4、报销单填写

4.1报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改；

4.2在空白粘贴单上将原始报账凭证按小票在下、大票在上的要求，从右至左呈阶梯状

依次粘贴，各票据应均匀贴在粘贴单上；整份报销单各部分厚度应尽量保持一致；若报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列粘贴；报销单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量粘贴在一块，并按金额大小排列；报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额；报销事项应于报销发票相对应；报销单和粘贴单要上下整齐，不可错位。

4.3报销单椐各项目应填写完整，大小写金额要一致，并经财务、总经理批准才有效；

报销单据不得涂改，粘贴好后需仔细核对金额

4.4粘贴过程中应区别费用性质（如：交通费、住宿费、餐饮费、招待费、办公费等）

分类粘贴，便于归类计算和整理。

4.5报销单据一律用黑色签字笔填写；填写时要字迹工整清晰、不得潦草及涂改；当

事人在填写“报销单”时，应遵照“实事求是、准确无误”的原则，将费用的发生时间、地点、发生原因、发生金额及相关人员等明细列于报销单右侧备注栏内，并在报销人处签署报销人的名字

4.6填制报销单时，须将发票和收据作为原始凭证分开报销, 不得将发票与收据混合报销

5、市内交通费规定：相关人员外出办事原则上乘坐公交车或地铁，需出现以下情况方

可乘坐出租车：

1、公交车、地铁无法抵达目的地的的

2、晚上开会、加班到23点以后的

3、时间确实迫切，急需赶时间的

4、其他必须乘坐出租车的情况（如携带重物等）

5、除加班到23点以后乘坐出租车可以直接报销外，其他无论何种原因报销出租

车费的均须附经总经理（贺禧）审批过的《出租车出行申请单》，否则不予报销6、费用报销流程

报销人（经办人）整理报销单据并填写对应费用报销单→ 须办理申请的应附批准后的申请单→部门总监审核签字→会计（闫雪莲）签字审核→总经理（贺禧）审批→出纳（刘思颖）报销费用。

三、其他专项费用的付款流程

1、专项费用主要包括软件、固定资产及办公用品的购置、咨询顾问费用、广告宣

传活动费、人员招聘费用、公司员工活动费用、办公室装修及其他公司相关费用等。

2、申请：如需购置物品或公司有其他待办事项，应先提出书面申请，并经领导签

字批准方可执行

3、签订合同：如需签订合同，由直接负责人与合作方签订正式合作合同，（合同

签订前填写合同申批单并由部门总监审核、财务（闫雪莲）签字、总经理（贺禧）审批、加盖公司公章，合同应注明付款方式等）。

4、付款流程

4.1物品验收（软件应安装调试）无误或合同执行完毕，经相关责任人确认后，

经办人凭发票及已审批的申请单或合同等资料，按规定填写付款申请单

4.2按审批程序审批：主管部门总监审核签字→ 财务（闫雪莲）审核→总经理（贺

禧）审批；

4.3出纳（刘思颖）根据审批后的付款申请单金额付款；

4.4付款方式为银行转账支付

4.5若需提前借款，应按规定办理借支手续，并在7个工作日内办理报销手续。

4.6付款后须及时跟合作商索取发票交于财务

四、报销或付款时的原始凭证

1、采购固定资产和办公用品所取得的发票（所记载的经济内容与报销项目完全一致）

2、业务招待费所取得的宾馆发票、酒店及餐馆发票等

3、出差时所取得的车票、船票、机票、住宿发票等相关票据

4、其他各项费用所取得发票。

5、报销人应取得真实合法的原始凭证；

6、报销人员因特殊原因确实不能取得合法凭证时，允许以普通收据报销；收据需盖章（若无章，需提供收据并用其他发票代替），对于既没发票，也没收据的，需说明原因方可；（原则上必须提供发票，特殊情况不能取得发票时依据本条款）私自用其他无关票据代替的无效，不得给予报销

7、经签字审批的申请单或合同

五、关于借款

1、公司人员因公需要借款时，应合理预计所需金额并填写借款单（借款单在财务处领取）经财务、总经理审批

2、借款人持审批后的“借款单”到财务部，根据公司的资金状况、出纳确定是否予以支付。若支付，应按照批准金额予以支付；

3、借款人借款后必须及时报销。借款不得超过7天，差旅费借款必须在返回公司上班之日起5天内报销。（特殊情况除外）

4、借款人在事项完成之后要及时报销，原则是前账不清，后账不借；

五、其他相关规定

1、如属现金支付的日常费用，经办人在取得发票之后，应在十个工作日内办理报销手续，差旅费用以出差人员回公司时为取得发票时间，最迟不得超过发票开出时间的45天，其他费用均以对方开具发票时间为准。

2、报销单据必须直接交到财务部人员手中，不得随意丢放。

3、员工在书写大写金额时一律按标准字书写，如书写错误不得报销、付款。

4、原始票据遗失一律不得报销；商场、超市所购物品报销时要附购物原始小票清单，如无原始购物清单一律不得报销。

5、员工在填写报销单或付款申请单时不得出现涂改液修改的现象。

6、发票的收款人名称要正确和完整，开具公司全称，要加盖开具单位的发票专用章。

7、所有报销发票金额必须大于或等于所报销金额，如果所附发票金额小于报销金额则不予报销

8、审核人对报销凭据的合法性、真实性、合理性认真复核，无误后方可签字；财务人员在收到报销单据后应审核报销单据是否填写、粘贴规范，是否经过有效批准，所附单据是否合法合规等，对符合要求的报销单据应及时审核并经总经理审批后交与出纳付款，对不符合要求的应退回报销人并向报销人说明退回理由。

8、必须经相关人员签字审核无误后，出纳人员方能付款