项目设计文件资料管理规定
工程项目文档管理条例
第一章总则第一条为加强工程项目文档管理，确保工程项目顺利实施，提高项目管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，制定本规定。
第二条本条例适用于我国境内各类工程项目，包括新建、改建、扩建和技术改造项目。
第三条工程项目文档管理应遵循以下原则：（一）依法管理，规范有序；（二）统一标准，分级管理；（三）全程跟踪，确保完整；（四）安全保密，合理利用。
第二章文档分类与内容第四条工程项目文档分为以下类别：（一）项目前期文档：包括可行性研究报告、立项批复、初步设计等；（二）施工图设计文档：包括施工图设计文件、设计变更等；（三）施工组织设计文档：包括施工组织设计文件、施工方案等；（四）施工过程文档：包括施工日志、材料进场检验记录、隐蔽工程验收记录等；（五）验收交付文档：包括竣工验收报告、工程结算报告等；（六）运维管理文档：包括设备维护保养记录、运行日志等。
第五条工程项目文档应包括以下内容：（一）项目概况：项目名称、建设规模、建设地点、建设单位、设计单位、施工单位等；（二）设计文件：施工图设计文件、设计变更等；（三）施工文件：施工组织设计、施工方案、施工日志、材料进场检验记录、隐蔽工程验收记录等；（四）验收文件：竣工验收报告、工程结算报告等；（五）运维文件：设备维护保养记录、运行日志等。
第三章文档管理要求第六条工程项目文档管理应按照以下要求进行：（一）建立文档管理体系，明确文档管理的组织机构、职责和权限；（二）制定文档管理制度，明确文档的收集、整理、归档、保管、利用、销毁等环节的要求；（三）配备专职或兼职文档管理人员，负责文档的收集、整理、归档和保管工作；（四）采用电子文档管理系统，实现文档的数字化、网络化、智能化管理；（五）加强文档安全保密，确保文档的真实性、完整性和可用性。
第七条工程项目文档收集、整理、归档应遵循以下原则：（一）全面性：收集齐全各类文档，确保项目实施全过程的完整记录；（二）准确性：对收集到的文档进行审核、整理，确保文档的真实性、准确性和完整性；（三）及时性：及时收集、整理、归档各类文档，确保文档的时效性。
工程项目文件记录管理制度
工程项目文件记录管理制度一、总则为规范工程项目文件记录管理工作，确保工程项目文件记录的完整、准确、及时、安全，提高工程项目文件记录利用效率和管理水平，保障工程项目各部门之间信息的流通和共享，特制定本制度。
二、适用范围适用于公司内所有工程项目文件记录的管理和使用。
三、文件记录归档管理1. 文件记录的归档工作由公司指定的专人负责。
负责归档工作的人员应具备相关资质。
2. 文件记录应按照工程项目的进度和分类顺序进行归档，并严格按照文件管理要求进行整理，以便随时检索和使用。
3. 归档文件应定期进行整理，清理过期、重复、无用的文件记录，并及时将处理结果上报给领导。
4. 归档文件的存放位置应设置密封、防潮、防火的文件柜或文件箱内，并定期进行检查和维护。
5. 对于有安全保密要求的文件记录，应特别注意加强保密措施，确保不泄露给非相关人员。
四、文件记录的保管期限1. 普通工程项目文件记录的保管期限为5年，特殊工程项目文件记录的保管期限应根据实际情况确定。
2. 文件记录的保管期限到期后，应根据公司规定进行处理，涉及公司机密的文件记录应进行销毁，不得外泄。
3. 对于有参考价值的文件记录，可以在保管期限到期后转存到长期存储档案中，以备日后研究参考。
五、文件记录的检索和利用1. 文件记录的检索应遵循“先查简表、再查明细表”的原则，便于快速准确找到所需文件记录。
2. 对于需要借阅的文件记录，应填写借阅申请表，并在规定时间内归还，不得私自擅取、更改、销毁文件记录。
3. 对于经常使用的文件记录，可以将其扫描保存在电子设备中，方便随时使用和查阅。
4. 对于外部部门或者相关单位需要的文件记录，应在经领导批准后进行提供，不得私自泄露。
六、文件记录的备份和保护1. 对于重要的文件记录，应定期进行备份，并保存在不同地点以防止数据丢失。
2. 对于电子文件记录，应设置密码和权限管理，防止被非法窃取或篡改。
3. 对于纸质文件记录，应做好防潮、防火等保护措施，确保文件记录的完整性。
工程项目设计管理办法
工程项目设计管理办法一、总则1.为规范工程项目设计管理行为，提高设计效益，保障工程设计质量，制定本办法。
2.本办法适用于所有工程项目的设计管理，包括但不限于建筑工程、市政工程、装饰工程等。
二、设计管理部门1.设计管理部门是工程项目设计的组织者和监督者，负责协调各类资源，推动设计工作的顺利进行。
2.设计管理部门应当设立专业的设计管理团队，包括项目经理、设计师等。
三、设计管理流程1.设计管理流程包括设计前期准备、方案设计、施工图设计、设计变更管理等。
2.设计前期准备包括确定设计任务、编制设计方案、进行初步勘察和调研等。
3.方案设计阶段，设计师应当按照设计任务书的要求进行设计，提出符合规范要求和审批程序的设计方案，并进行评审、修改。
4.施工图设计阶段，设计师应当在方案设计的基础上编制施工图，符合相关法规和技术标准。
5.设计变更管理是指在设计过程中，由于各种原因导致设计方案或施工图需要修改，应当按照相关规定进行。
四、设计文件管理1.设计文件应当按照工程项目的不同阶段进行管理，包括设计任务书、设计方案、施工图等。
2.设计文件应当进行编号和归档，方便查阅和保密。
3.设计文件的修改和调整应当经过设计管理部门的审批。
五、设计质量管理1.设计师应当具备相应的专业知识和经验，确保设计质量符合规范要求。
2.设计管理部门应当制定质量控制标准，进行质量检查，发现问题及时整改。
3.设计质量纠纷应当按照相关法规予以处理，维护设计师的合法权益。
六、安全管理1.设计师应当按照相关安全规范进行设计，确保施工安全。
2.设计管理部门应当制定安全管理制度，进行安全评估和监督，并及时整改安全隐患。
七、费用管理1.设计费用应当按照设计合同和相关规定进行支付。
2.设计变更产生的费用应当按照变更合同进行支付。
3.设计管理部门应当加强对设计费用的预算和监督，确保费用的合理性和合法性。
八、附则1.本办法自颁布之日起生效。
2.对违反本办法的行为，相关责任人将承担相应的法律责任和纪律处分。
工程项目文件管理制度
第一章总则第一条为了加强工程项目文件管理，确保工程项目文件的完整、准确、安全，提高工程项目管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本工程项目实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本工程项目所有文件的管理，包括设计文件、施工文件、监理文件、合同文件、验收文件、竣工文件等。
第三条本制度遵循以下原则：（一）统一管理原则：工程项目文件实行统一归口管理，明确管理职责，确保文件管理的规范化、标准化。
（二）分级管理原则：根据文件的重要性和密级，实行分级管理，确保文件的安全。
（三）归档原则：工程项目文件必须按照规定进行归档，保证文件的真实性、完整性和可用性。
（四）保密原则：对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文件，严格保密，确保信息安全。
第二章文件分类及归档第四条工程项目文件分为以下类别：（一）设计文件：包括设计方案、施工图纸、设计变更等。
（二）施工文件：包括施工组织设计、施工方案、施工记录、施工验收记录等。
（三）监理文件：包括监理规划、监理实施细则、监理日志、监理通知等。
（四）合同文件：包括合同文本、补充协议、变更协议等。
（五）验收文件：包括验收报告、验收记录、验收证明等。
（六）竣工文件：包括竣工图纸、竣工报告、竣工资料等。
第五条工程项目文件归档要求：（一）文件应按照类别、时间顺序进行整理，便于查阅。
（二）文件应注明文件名称、编制单位、编制日期、密级等信息。
（三）文件应使用规范化的文件格式，保证文件的可读性。
（四）文件归档前，应进行审查、核实，确保文件的真实性、完整性和准确性。
第三章文件管理职责第六条工程项目文件管理实行责任制，具体职责如下：（一）项目经理负责工程项目文件的整体管理工作，对文件管理质量负总责。
（二）项目技术负责人负责设计文件、施工文件、监理文件的管理工作。
（三）项目合同负责人负责合同文件的管理工作。
（四）项目验收负责人负责验收文件的管理工作。
（五）项目档案管理员负责工程项目文件的归档、保管、借阅等工作。
工程项目文件管理办法
第一章总则第一条为了加强工程项目文件的管理，确保文件的真实性、完整性和有效性，提高项目管理水平，根据国家有关法律法规和公司相关规定，特制定本办法。
第二条本办法适用于公司所有工程项目文件的管理。
第三条工程项目文件管理应遵循以下原则：（一）真实性：工程项目文件应真实反映项目实施过程中的实际情况。
（二）完整性：工程项目文件应涵盖项目实施过程中的全部资料。
（三）有效性：工程项目文件应具有法律效力，可作为项目验收、结算、争议解决等依据。
（四）保密性：工程项目文件涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的，应采取保密措施。
第二章文件分类第四条工程项目文件分为以下类别：（一）施工文件：包括施工图纸、施工组织设计、施工方案、施工日志、工程验收记录等。
（二）设计文件：包括设计图纸、设计变更、设计审查意见、设计交底记录等。
（三）合同文件：包括合同、补充协议、变更协议等。
（四）财务文件：包括工程预算、结算、发票、付款凭证等。
（五）其他文件：包括项目管理文件、验收文件、会议记录、往来函件等。
第三章文件管理职责第五条工程项目文件管理实行项目经理责任制，由项目经理全面负责工程项目文件的管理工作。
第六条项目经理应指定专人负责工程项目文件的具体管理工作，包括：（一）文件的收集、整理、归档。
（二）文件的借阅、传递、保管。
（三）文件的保密、销毁。
（四）文件的查询、复制。
第四章文件管理要求第七条工程项目文件应按照以下要求进行管理：（一）文件收集：在项目实施过程中，应按要求及时收集各类文件，确保文件的真实性和完整性。
（二）文件整理：对收集到的文件进行分类、编号、编制目录，确保文件有序。
（三）文件归档：按照国家档案管理要求，对工程项目文件进行归档。
（四）文件保管：采用防火、防盗、防潮、防虫等措施，确保文件安全。
（五）文件借阅：严格借阅手续，登记借阅人、借阅时间、归还时间等。
（六）文件传递：按照保密要求，采用加密、加密传输等方式传递文件。
（七）文件销毁：按照国家档案管理要求，对失去保存价值的文件进行销毁。
项目资料整理、归档管理规定
项目资料整理、归档管理规定
1范围
本标准规范了项目资料整理，归档管理规定
2规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
3管理规定
3.1 项目结束（通常指项目考核验收结束）后，项目经理应组织项目组成员在三个月内完成项目管理文件和资料的整理、归档入库工作。
3.2 项目管理文件应按照下列分类进行整理：
-项目综合类管理文件
-合同管理文件
-项目基础资料
-设计管理文件
-施工管理文件
-开车管理文件
-项目进度管理文件
-项目材料管理文件
-项目风险管理文件
-项目职业健康、安全和环保管理文件
-项目验收及收尾管理文件
3.3 项目管理文件的编号见《文件编号规定》
3.4 项目组成员应在项目实施过程中，就按照管理文件的分类和编码进行管理，以防止管理文件的丢失或项目结束时项目管理文件混乱。
3.5 项目结束后项目组有关成员，在项目实施过程中保存的管理文件，均应按本文件第2.2款的类目整理，送交项目文控员供整编入库。
3.6 按照规定不需要归档入库的文件和资料（例如草稿、草图等）在项目结束之后应
清理销毁。
3.7 项目管理文件的立卷成册工作，由项目经理指定负责人，立卷成册之后由立卷成册负责人签字，送项目经理审核确认。
3.8 项目管理文件的归档入库工作由项目资料员办理入库手续。
4项目存档资料明细表
项目存档资料明细表。
建筑工程设计资料管理制度
建筑工程设计资料管理制度第一章总则第一条根据国家和行业相关法律法规，为规范建筑工程设计资料的管理，提高设计质量和效率，保障建筑工程进度与质量，制定本制度。
第二条本制度适用于本公司所有建筑工程设计项目的资料管理工作。
第三条设计资料管理应遵循便捷、规范、规范、完整原则，建立健全设计资料管理制度，确保设计过程及时、完整、准确记录、保存和交接。
第四条设计部门应当严格按照本制度的要求，加强对工程设计资料管理的监督和考核，确保各项管理工作得以有效实施。
第五条本制度由公司设计部门负责执行，相关部门人员应当自觉遵守。
第二章设计资料管理范围第六条建筑工程设计资料包括但不限于项目基本资料、项目前期资料、方案设计资料、施工图设计资料、竣工图设计资料等。
第七条对于涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等敏感信息的设计资料，应当严格按照相关规定进行保密管理。
第八条设计资料的管理要求包括记录管理、存档管理、传递管理、查询管理等。
第三章设计资料的记录管理第九条设计人员在完成每一项设计任务之后，应当按照规定的格式和要求，准确记录设计过程和结果。
第十条设计记录将包括设计任务书、初步设计方案、设计变更记录、施工图纸、设计计算书等。
第十一条设计记录应当使用规范化格式进行记录，并且应当签字盖章确认，确保完整性和可追溯性。
第十二条设计记录应当按照工程项目的进度，及时整理归档，并且应当在设计部门内部建立相应的档案管理系统。
第四章设计资料的存档管理第十三条设计资料的存档应当按照项目阶段和文件种类进行分类存放，并且应当在存档文件上进行标识。
第十四条设计资料的存档应当采用防火、防水、防盗等措施，确保资料的安全性。
第十五条设计资料的存档要求实现电子化管理，确保资料的及时、准确、方便的查询和交流。
第五章设计资料的传递管理第十六条设计人员在交接设计任务的过程中，应当及时准确地将设计资料转交给接收人。
第十七条设计人员应当在转交设计资料时，确认接收人已经了解相关内容，并且签署设计资料交接表。
工程资料管理规章制度(6篇)
工程资料管理规章制度文件和资料的管理1、由项目部办公室负责管理性文件的收发、传阅、编制清单归类保存。
由项目技术负责人负责施工图、技术核定单、变更通知单的收发，负责编制目录，分发清单，所有施工图的持有人应对图纸的修改，变更及时标识。
2、所有文件资料由文件批准人决定发放范围和份数，文件发放人应填写《文件和资料发放登记表》，按发放范围和数量发放文件，并做好编号及登记。
3、文件领用人在收到文件和资料时，应在文件发放的表格上登记签字。
4、在发放过程中，文件使用部门应及时撤出作废/失效文件。
5、当文件使用人的文件破损严重，影响使用时，应向文件发放部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件、编号不变，文件发放部门应将原破损文件收回处理。
6、文件使用人文件丢失后，应向文件发放部门办理补领手续，在补领申请时必须作出书面说明，文件发放部门在补发文件时应重新进行分发编号，并注明作废。
7、在用有效文件控制清单项目部办公室负责编制管理性《有效文件控制清单》，项目工程部负责编制技术性《有效文件控制清单》，以识别和管理在用有效文件及现行修订状态。
8、文件和资料的更改a.当文件和资料需要更改时，应由文件更改人或更改部门填写《文件和资料更改申请表》，说明更改的理由依据和更改内容，如更改涉及其它部门时，应重新会审。
b.文件更改原则上应由原审批人审批，当原审批人不在或需指定其它人员审批时，则该人应得到相应的授权书和文件审批所需的有关背景资料。
c.经更改审批的文件，由审批人填写《文件和资料更改通知单》，并发至有关部门。
d.文件持有人根据《文件和资料更改通知单》的指令，直接在文件的相应处进行更改，但应确保内容的正确、清晰，并将《文件更改通知单》附于文件后或收回原文件，并做好发放登记。
e.文件更改后，文件更改部门应将更改内容审批件存档备查。
f.文件更改应做好记录和标识。
9、作废的文件应加盖“作盖”印章，已作废、失效的文件应在文件的使用场合中撤出。
项目工程技术资料管理制度
项目工程技术资料管理制度第一章总则第一条为规范项目工程技术资料的管理，提高资料管理工作效率，增强资料管理工作的科学性和规范性，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位承建的各类项目工程技术资料的管理工作。
第三条项目工程技术资料是指项目设计、施工、验收、竣工的全部过程中产生的计划、设计、施工、验收、竣工和运行管理等各类文件、图纸、技术资料和信息。
第四条项目工程技术资料管理工作应当遵循“存、传、用、删”的原则，确保资料的保存完整、正确、便于查找和利用。
第五条本单位应当建立健全专门的项目工程技术资料管理部门，负责具体的资料管理工作。
第六条本单位应当制定项目工程技术资料管理制度，明确资料管理的职责、权限和流程，加强对资料管理工作的监督和检查。
第七条项目工程技术资料的管理工作应当符合国家有关法律、法规和政策的要求。
第八条项目工程技术资料管理的职责分工如下：（一）项目管理部门负责对项目工程技术资料管理工作的组织和协调。
（二）技术质量部门负责对项目工程技术资料的审核和审批。
（三）资料管理部门负责对项目工程技术资料的存档、整理、传递和销毁。
第二章项目工程技术资料的管理流程第九条项目工程技术资料的管理流程包括资料的收集、整理、归档、传递和销毁等环节。
第十条项目工程技术资料的收集应当及时、准确地收集全过程中产生的各类资料，并根据资料的性质和用途进行分类和整理。
第十一条项目工程技术资料的整理应当按照规范的要求进行，保证资料的整理工作的科学性和规范性。
第十二条项目工程技术资料的归档应当遵循规范的存档程序，确保资料的保存完整、正确、便于查找和利用。
第十三条项目工程技术资料的传递应当及时和准确传递各类资料，避免信息的遗漏和错误。
第十四条项目工程技术资料的销毁应当按照规范的程序进行，确保资料的安全和保密。
第十五条项目工程技术资料管理工作应当定期进行资料的整理和清查，确保资料的及时更新和完整性。
第十六条项目工程技术资料管理工作应当建立健全资料管理的档案系统，保证各类档案的完整性和安全性。
项目资料及工程档案管理措施
项目资料及工程档案管理措施项目资料及工程档案管理措施一、项目资料的管理措施1）管理职责为了有效管理施工资料，项目实行技术负责人负责制，并逐级建立、健全施工文件管理岗位责任制。
同时，配备专职档案管理员，负责施工资料的管理工作。
每个工程项目的施工文件都应设立专门的部门（专人）负责收集和整理。
此外，负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总承包单位。
最后，在竣工前按要求将施工文件整理汇总完毕。
2）质量要求为了保证资料的质量，归档的工程文件一般应为原件。
工程文件的内容及其深度必须符合国家有关技术规范、标准和规程。
此外，工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
工程文件应打印或采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水。
工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm）。
图纸宜采用国家标准图幅。
工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。
图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。
计算机出图必须清晰，不得使用计算机所出图纸的复印件。
所有竣工图均应加盖竣工图章。
利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据。
凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。
不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面。
工程文件应采用打印的形式并使用档案规定用笔，手工签字。
在不能够使用原件时，应在复印件或抄件上加盖公章并注明原件保存处。
3）档案的分类针对土建工程，施工资料应分为以下四类：1.施工技术准备文件：包括施工组织设计、技术交底、图纸会审记录、施工预算的编制和审查、施工日志等。
2.施工现场准备：包括控制网设置资料、工程定位测量资料、基槽开挖线测量资料、施工安全措施、施工环保措施等。
3.地基处理记录：包括地基钎探记录和钎探平面布点图、验槽记录和地基处理记录、桩基施工记录、试桩记录等。
工程项目资料管理制度范本
工程项目资料管理制度范本第一章总则第一条为了规范工程项目资料管理，确保工程项目的顺利进行，保障工程项目资料的安全性和完整性，特制定本制度。
第二条本制度适用于所有工程项目的资料管理工作，包括工程设计、施工、监理和验收等阶段。
第三条工程项目资料包括但不限于设计文件、施工图纸、合同文书、报告材料等各类资料。
第四条工程项目资料管理应遵循科学性、规范性、及时性、合法性的原则。
第五条工程项目资料管理工作由项目管理部门负责组织和实施，各参与方应配合完成。
第二章工程项目资料的分类与归档第六条工程项目资料按照不同的性质和用途分为设计文件、合同文书、施工图纸、报告材料等类别，分别进行归档管理。
第七条设计文件应按照设计阶段、设计性质和设计专业等要素进行分类，分别进行归档管理。
第八条合同文书包括招标文件、合同文本、变更文件等，应按照合同类别、签订时间、内容等要素进行分类，分别进行归档管理。
第九条施工图纸应按照工程部位、施工阶段、专业等要素进行分类，分别进行归档管理。
第十条报告材料包括施工进度报告、质量报告、安全报告等，应按照报告类型、报告时间、内容等要素进行分类，分别进行归档管理。
第三章工程项目资料的存储和传输第十一条工程项目资料应采取电子化管理为主，纸质文件备份为辅的方式进行存储。
第十二条工程项目资料应存放在专门的资料库中，设置严格的权限管理和备份机制，确保资料的安全性和可靠性。
第十三条工程项目资料可以通过网络传输、移动存储设备等方式进行传输，但必须确保传输过程中的安全性和完整性。
第四章工程项目资料的查阅和利用第十四条工程项目资料的查阅和利用应遵循核实、审批、登记、归还的原则。
第十五条工程项目资料的查阅和利用应按照不同的管理权限和流程进行，确保资料的使用合法合规。
第十六条工程项目资料的利用应充分利用其记录和信息价值，为工程项目的决策和实施提供支持。
第五章工程项目资料的保密和销毁第十七条工程项目资料涉及商业秘密、技术机密等敏感信息的应当严格保密，未经授权不得泄露。
公司项目部资料管理制度
公司项目部资料管理制度项目部资料管理制度的核心在于明确资料的分类、存储、使用及传递流程。
以下是一份基础的资料管理制度范本，企业可根据自身实际情况进行调整和完善。
一、资料分类与编号为保证资料的有序管理，所有项目资料应按照统一的标准进行分类和编号。
分类可根据资料性质划分为技术资料、合同文件、会议纪要、进度报告等。
编号规则应简洁明了，便于检索，如“项目名称-资料类别-日期-版本号”。
二、资料存储所有纸质资料应归档至专门的档案室，电子版资料则储存于企业服务器或云端，确保数据的安全性和可恢复性。
同时，应对敏感资料进行加密处理，限制访问权限。
三、资料使用员工在使用项目资料时，需遵循“最小必要原则”，即只能访问完成工作所必需的资料。
对于重要资料的借阅和使用应有明确的记录，以便追踪和审计。
四、资料传递项目部内部资料的传递应通过规定的渠道进行，比如内部邮件系统或者专门的项目管理软件。
对于外部传递的资料，应经过严格的审核流程，确保不会泄露敏感信息。
五、版本控制为避免资料版本的混乱，应实施严格的版本控制制度。
任何资料的修改都应及时更新版本号，并通知所有相关人员。
同时，保留历史版本的备份，以备不时之需。
六、资料作废与销毁对于过时或作废的资料，应及时从所有存储媒介中删除，并对纸质文件进行安全销毁。
销毁过程应有记录，并由授权人员监督执行。
七、定期检查与更新项目部应定期对资料管理制度进行检查和更新，以适应项目管理的实际需求和技术发展的新变化。
这包括对资料分类、存储方式、使用规则等进行优化。
八、培训与宣导为确保资料管理制度的有效执行，企业应对员工进行定期的培训和宣导，提高他们对资料管理重要性的认识，以及熟悉相关的操作流程和规范。
九、违规处理对于违反资料管理制度的行为，应有明确的处罚措施。
这不仅能够维护制度的严肃性，也是对企业信息安全的一种保障。
十、持续改进资料管理制度不是一成不变的，它需要根据项目实践和管理经验的积累不断进行优化和调整。
工程项目文档管理规定
第一章总则第一条为了规范工程项目文档管理，确保工程项目的顺利实施和高效运作，根据国家有关法律法规，结合我单位实际情况，制定本规定。
第二条本规定适用于我单位所有工程项目，包括但不限于新建、改建、扩建、维修等工程项目。
第三条工程项目文档管理应遵循以下原则：（一）统一管理：工程项目文档实行统一管理，确保文档的完整、准确、安全。
（二）分级负责：工程项目文档管理实行分级负责制，明确各相关部门和人员的职责。
（三）及时更新：工程项目文档应及时更新，确保文档内容的时效性。
（四）保密安全：工程项目文档涉及保密内容的，应按照国家保密规定进行管理。
第二章文档分类及内容第四条工程项目文档分为以下类别：（一）可行性研究报告：包括项目背景、市场需求、投资估算、经济效益分析等内容。
（二）设计文件：包括总体设计、基础设计、详细设计等文件。
（三）施工图设计：包括施工图纸、施工组织设计、施工方案等。
（四）合同文件：包括工程合同、采购合同、分包合同等。
（五）施工文件：包括施工记录、施工日志、质量验收记录等。
（六）验收文件：包括竣工验收报告、工程质量验收记录等。
（七）其他文件：包括项目总结、项目评估、项目验收等。
第五条各类文档内容应包括以下基本要素：（一）项目名称、项目编号、项目类别、项目地点等基本信息。
（二）项目实施单位、项目管理部门、项目监理单位等参与单位。
（三）项目实施时间、项目实施进度、项目投资等关键信息。
（四）项目实施过程中产生的相关文件、数据、资料等。
第三章文档管理职责第六条工程项目文档管理实行责任制，各部门和人员应按照职责分工，认真履行以下职责：（一）项目管理部门负责项目文档的编制、收集、整理、归档和保管。
（二）设计单位负责设计文件的编制、审查、修改和归档。
（三）施工单位负责施工文件的编制、记录、整理和归档。
（四）监理单位负责监理文件的编制、审查、记录和归档。
（五）其他相关部门和人员按照职责分工，配合做好工程项目文档管理工作。
项目档案资料管理制度
项目档案资料管理制度项目文件的收集标准第一条：项目文件的形成和积累项目文件产生于项目建设全过程。
其形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制。
并有相应的检查、控制及考核措施。
第二条、项目建设各阶段文件的收集及其责任1、项目准备阶段建设单位各机构负责收集、积累和整理项目前期文件以及设备，工艺和涉外文件：勘查、设计单位负责收集、积累勘查、设计文件，并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件。
2、项目施工阶段项目实行总承包的。
由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，并提交总承包单位汇总；由建设单位分别向几个单位发包的。
由各承保单位负责收集、积累其承包项目的全部文件；项目监理单位负责收集，积累项目监理文件。
建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况、审核，签认竣工文件。
并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。
3、项目试运行阶段试运行单位负责收集、积累在生产技术准备试运行中形成的文件：项目器材供应、财务管理单位或部门应负责收集、积累所承担项目的器材供应和财务管理中形成的文件。
第三条、收集范围1、反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，规入建设项目档案。
2、项目文件归档范围和保管期限见附表1第四条、收集时间各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集：引进技术、设备文件应首先由建设单位或接受委托的承包单位登记、归档、再行译校、复印和分发使用。
第五条、项目文件质量要求1、字迹清楚，图样清晰。
图表整洁、签字手续完备。
2、需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。
3、复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设计标定质量的要求。
4、录音、录像文件应保证载体的有效性。
5、长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。
项目文档资料管理制度及实施措施
文档资料管理制度及实施措施第一节、公司技术档案管理层次公司领导综合部主任工程部主任公司档案室工程部资料室各部门兼职档案员第二节、综合部公司档案室的直接管理部门（1）负责建立规范的公司档案室，设立专职工程技术档案管理人员。
（2）负责根据国家和行业的档案法规，制定公司工程技术档案管理制度，报公司批准后，印发各部门执行。
及时向公司档案室移交本部门构成档案元素的工程项目资料。
第三节、公司档案室负责公司工程技术资料及档案的日常管理工作（1）负责图纸、设备资料、合同文件、信函传真文件、综合文档等的接收、发放、借阅及其登记、微机录入及编码归档。
（2）负责归档数据库的数据备份。
负责指导公司各部门收集、整理相关工程技术资料。
负责档案设施、设备的维护管理，负责库存工程技术档案的安全及保密工作。
负责达标投产的资料整理工作。
（3）工程部建立规范的工程技术资料室，设立专职工程技术档案管理人员。
督促参建各单位（包括监理单位、施工单位、调试单位）严格遵守公司工程技术档案资料管理办法，并纳入合同条款中进行管理。
协调参建各单位工程技术资料管理的重大问题。
审定经过监理单位审查的各类技术资料，并及时移交资料室。
第四节、工程部资料室职责（1）负责图纸、设备资料、技术协议、信函传真文件、综合文档等的接收、传递及移交公司档案室前的保管。
（2）负责各种工地会议纪要、施工措施、监理月报、质检报验单等的接收整理、登记、发放和借阅。
负责工作联系单、变更单的接收、发放和登记。
（3）负责进口设备有关外文资料的翻译。
参加设备开箱验收，收取设备开箱资料。
及时向公司档案室移交上述各类需永久或长期保存的资料档案。
协助公司档案室做好达标投产要求的资料整理工作。
第五节、计划部职责（1）负责提交本部门构成档案元素的工程项目资料，包括工程项目的融资、贷款合同、协议，工程项目开工报告和批复文件；（2）工程开工前的审计文件；（3）工程项目的设计合同及其执行文件、纪要、备忘录；（4）工程的设备合同及其执行文件、纪要、备忘录；设备招标投标文件；（5）工程项目的施工（含安装）合同及其执行文件、纪要、备忘录；（6）工程调试合同及其执行文件、纪要、备忘录等，工程监理合同及其执行文件、纪要、备忘录；（7）工程项目招标投标文件；（8）本部门发出的有关工程前期的依据性文件、报告、纪要、备忘录等。
公司建设项目资料管理制度
公司建设项目资料管理制度一、目的与范围本制度旨在规范公司建设项目资料的收集、整理、存储、使用和保管等环节，确保项目资料的完整性、准确性和可追溯性。
适用于公司内所有参与建设项目的部门和个人。
二、资料分类与编码1. 项目资料应根据其性质和用途进行分类，如设计文件、合同文件、会议记录、进度报告等。
2. 每类资料应有统一的编码规则，便于检索和管理。
编码应包含项目名称、资料类别、日期等信息。
三、资料收集与整理1. 项目启动之初，应建立专门的资料管理团队，负责资料的收集和整理工作。
2. 资料收集应全面，包括纸质文档和电子文档，确保信息的一致性。
3. 资料整理应及时，按照分类和编码规则进行归档，保证资料的可查找性。
四、资料存储与备份1. 纸质资料应存放在指定的档案室内，环境要求干燥、通风、防潮。
2. 电子资料应存储在公司服务器或云端，确保有足够的存储空间和安全措施。
3. 定期对电子资料进行备份，防止数据丢失。
五、资料使用与借阅1. 资料的使用应遵循“最小必要原则”，即只提供必要的资料给需要使用的人员。
2. 借阅纸质资料需办理借阅手续，明确借阅人和归还时间。
3. 电子资料的使用应有权限设置，防止未授权访问。
六、资料更新与维护1. 项目进展中产生的新资料应及时更新到资料管理系统中。
2. 定期对现有资料进行审核和维护，确保资料的准确性和时效性。
七、违规处理1. 对于违反资料管理制度的行为，应根据情节轻重进行相应的处理。
2. 严重违规行为可能导致项目延误或损失的，应追究相关人员的责任。
八、附则本制度自发布之日起生效，由公司管理层负责解释和修订。
工程项目资料管理规定
工程项目资料管理制度为加强公司各项目施工技术管理;完善工程质量技术资料的收集、存档工作;保证工程竣工结算及工程交工验收的顺利进行;特制定本制度;望公司各项目部有关人员密切配合;共同遵照执行..一、工程技术资料填写的要求1、相关文件建筑工程竣工验收统一用表填表说明建筑工程文件归档整理规范GB/T50328-20012、资料填写内容必须真实可靠、数据准确、资料的形成与工程形象进度同步..资料所记载的内容必须与实际图物相符;并按规定已通过了一定的审批、检查、验收程序;负有责任的各方在资料指定位置上签署意见;签名或盖章并注明时间..3、作为工程档案;必须用黑色签字笔或碳素钢笔及单面黑色复写纸书写;要求字体端正、清晰易辨、严禁涂改..二、主要工程技术资料填写要求及责任人1、工程基线复核单、单位工程座标定位测量记录、垂直度观测记录、建筑物沉降观测记录;由测量人员按单位工程分层数填写;交项目总工核定..要求所填数字准确无误;所绘简图上各测点应编号;表中应有测量者、校核者签名..由测量员交项目资料员一式四份含原件二份..2、质量、安全整改通知单由质量安全组填写;令工长限期整改;复检无误后;将结果记录在上..由质量员、安全员交项目资料员一式三份含原件一份..3、隐蔽工程验收记录;由负责所办隐蔽工程内容的工长在下一道工序施工前办理..隐蔽记录上应有施工部位及隐蔽项目;重点写出施工及修改依据、质量情况;必要时绘出简图..并须报质检员验收签字、经项目自检合格后;由各相关工长向监理公司工地代表签字及盖章认可..资料填报及所有签字盖章完毕后交项目资料员一式四份含原件二份..4、检验批验收记录;由各主管工长负责填写;要求填写规范;签字盖章齐全;由各主管工长向监理公司工地代表签字及盖章认可..资料填报及所有签字盖章完毕后交项目资料员一式四份含原件二份..5、各分项工程施工安全质量技术交底卡;由负责施工的工长填写..主要是对施工工艺、质量标准、技术安全措施、施工规范要求、对新结构、新规范、新技术以及图纸会审提出的有关问题;解决方法等进行详细且有针对性的技术交底;填写要具体;交接手续应及时且要齐全;所有交底必须要有交底人、接受交底人接受交底人必须是经各分包或民建队书面指定的各班组长的签名及交接时间;以明确责任;班组所有人员必须逐一签字;不得找人代签..本交底一式四份;交项目资料员二份..6、工程质量自检、互检、交接检记录;由工长及班组长负责填写;并有交接双方及有关检查人员签字;质量检查评语;并经质检员及工程技术负责人签字核实;由质检员交项目资料员一式三份含原件一份..7、材料合格证：主要包括钢材、水泥、砂石、砌体、外墙砖、楼梯砖、防水材料、半成品如栏杆、涂料等材料;由负责提供材料的供应商随进场材料同时供应;由项目材料员负责收集..一般应提供一式二份原件;若提供复印件或抄件;必须注明原件存放处并加盖供应商公章;项目材料员必须在材质或检查报告上加盖材料方章;注明工程名称、材料名称、规格、进场数量、使用部位、经办人等内容;资料内容必须齐全..由材料员交项目资料员一式四份含原件二份..8、钢筋原材、焊接试验报告;砼、砂浆试块强度报告包括同条件养护试块及拆模强度试块强度报告;砂浆、砼配合比设计报告;水泥、砂石检验报告及其它材料复检报告均由试验员提供;各施工工长负责提供使用部位;设计要求;构件名称等有关数据;试件组数应符合施工验收规范的有关规定注：实行100%有见证送检;其中另加5%的质监站监督抽检..钢筋焊接试验报告还必须加盖方章注明焊接人员姓名及操作证号;由试验员交项目资料员一式四份含原件二份;如果有..9、钢材力学、工艺性能试验报告;钢筋进场应按直径分批检验;检验内容包括查对标志.外观并按现行国家有关标准规定抽取试件;作力学、工艺性能试验必须见证取样;合格后才可用于工程上..钢材力学、工艺性能试验报告;要求使用部位要填写清楚;按试验结果判定钢材等级;如须降级用或改变使用部位应注明.由试验员交项目资料员一式四份含原件二份;如果有..10、水泥物理性能检验报告:水泥性能指标必须符合GB75—92及其它规范标准.进场的水泥须做到检验合格后使用;杜绝使用无试验和伪劣水泥;防止发生工程质量事故.水泥物理性能检验报告;由试验员交项目资料员一式四份含原件二份;如果有..11、砼质量搅拌记录;由试验员按砼申请报告单向搅拌站索取;由试验员交项目资料员一式四份含原件二份..12、施工日记：必须以单位工程逐日填写;并应填写如下内容:天气情况;工程进展情况及施工部位;因设计与现场不符;由设计单位或建设单位在现场解决的设计问题和对施工图修改记录;劳动力调配.材料设备供应情况;质量安全技术管理情况及各种事故情况及原因分析;处理记录;停水停电待料等意外情况记录及所采取的措施;与本工程有关的其他情况..工程完工交项目资料员存档..项目的施工日志由项目总工填写..13、各分项工程、分部工程验收记录由项目总工根据检验批如实填写;向监理公司工地代表签字盖章齐全后交项目资料员一式四份原件..14、图纸、设计变更发放由项目资料员统一进行发放;并作好记录;所有图纸、设计变更、来函必须发放项目副经理以便指导施工;项目相关管理人员领取图纸、设计变更后要对图纸及时进行标注并妥善保管;不得遗失;要确保图纸、变更的完整性..15、资料的交接必须办理好交接签字手续;以备查验..三、外部文件的处理1、原则上;外部文件的收发工作由项目资料员统一负责..2、对外来所有文件均需办理收文卡;并报项目领导审批后进行处理..资料员对外来文件进行处理时;需严格保证及时;避免在工程施工中造成不必要的损失..3、对材料报验及实验报告向监理公司的报验工作;由项目实验员依据监理公司要求进行报验工作..项目质检组负责报验前的检查工作..若材料的报验过程中出现问题;需及时上报项目领导进行处理..4、对于进场设备、机械的报验;由项目机电工长根据监理公司要求填写报验手续后;交项目资料员统一向监理公司进行报送..5、对分包文件的处理由项目资料员统一负责..四、分包资料的管理1、分包资料的管理由项目资料员在分包进场时;对各分包分别进行交底;明确资料填写要求及资料填写执行标准及统一用语等..2、项目总包管理人员暂为项目经理及项目副经理应协助项目资料员进行分包资料的管理;做到及时准确的收集资料..3、分包资料的收集整理由分包单位负责;完工时交总包单位汇总后上报..4、分包单位施工过程中的报审资料;由分包单位进行填写;并加盖红章后报总包单位;总包单位负责向监理公司上报..5、分包单位完工时;应保证上交总包单位一式五套完整工程资料原件..其原件的要求同前..五、工程技术资料填写统一用语1、工程名称：××××××××××2、设计单位：×××××××建筑设计研究院3、建设单位：×××××公司4、监理单位：×××××建设监理有限公司5、施工单位：×××××建设工程有限责任公司6、工程队别或施工班组：填写一线作业班组.如:XXX班7、施工部位：必须填写栋号、轴线、标高..8、单位填写采用国际单位;书写采用英文缩写;如： m2;m3;t;kg等..9、资料原则上均采用手写;所有签名必须由本人用黑色签字笔签字..10、施工部位层段位置的填写与设计图纸一致;填写时需按轴线+层数+标高..结构施工中填写的层数是指本自然层底板结构;其余与自然层一致..11、当同一层结构需分几个检验批验收时;几个验收部位务必闭合..六、对内资料发放部门一、项目生产会议纪要：劳务队、会议相关分包单位、项目部内部传阅二、分包协调会议纪要劳务队、会议相关分包单位、项目部内部传阅三、技术交底会议纪要劳务队、会议相关分包单位、项目部内部传阅四、设计图纸、变更劳务队、钢筋翻样、相关工长、预算、测量组、质检组、内业组、经理室、总工室五、项目管理办法劳务队、相关分包单位、施工组、质检组、内业组、各相关部门、经理室、总工室六、总阶计划、月计划、周计划劳务队、相关分包单位、施工组、质检组、内业组、各相关部门、经理室、总工室七、发分包商函件相关分包商、抄送监理、业主、项目留底、施工组、经理室、总工室八、发甲方文件业主、监理、项目留底七、其它注意事项1、凡提供资料的部门及责任人;必须按施工工序及时向项目质检员或资料员提供工程上的一切资料;质检人员及时按分工检查资料;收集整理齐全后;移交项目资料员;并向项目总工汇报..2、凡所提供资料未按要求填写或手续不齐、模糊不清、有缺漏项等;资料员有权拒绝接收;并限期整改..3、对项目发放的图纸.设计变更.图纸会审等有关工程技术资料;以及项目内部形成的会议纪要.生产计划等资料;各有关人员必须严格按照ISO9001要求;装订成册;妥善保管;直至工程完工..4、施工人员因工作调离本项目;须将其签收的有关工程资料以书面形式移交接收人;并将移交清单交项目资料核实后;方可离场..5、所有资料的提供者与接收者必须履行交接签字工作;并将收发文登记表装钉成册妥善保管..若因交接不清发生资料遗失;由各相关责任人负责补齐资料并追究相关责任..6、项目总工将定期或不定期对工程资料进行检查..7、各分包单位的资料一律按我司的资料要求收集整理;由总包汇总..资料清单见附表一附表一资料清单。
如何规范施工组织设计的文件与资料管理
如何规范施工组织设计的文件与资料管理在建筑工程中，施工组织设计是一个重要的环节，它直接关系到项目的顺利进行和质量的保证。
而在施工组织设计中，文件与资料的管理是至关重要的一部分。
本文将就如何规范施工组织设计的文件与资料管理进行探讨。
一、建立完善的管理制度要规范施工组织设计的文件与资料管理，首先需要建立完善的管理制度。
这个制度应该包括文件与资料的收集、整理、归档和检索等方面的规定。
同时，还应明确责任人和流程，确保每一个环节都得到有效的执行。
只有建立了科学的管理制度，才能够保证文件与资料的有序管理。
二、制定标准化的命名规范在文件与资料的管理中，命名规范是非常重要的。
通过制定标准化的命名规范，可以使文件与资料的管理更加规范和便捷。
命名规范应该包括项目名称、文件类型、日期等信息，以便于文件的分类和检索。
同时，还应注意避免使用过长或者过于复杂的命名，以免造成混淆和困扰。
三、建立有效的归档系统归档是文件与资料管理的重要环节。
为了规范归档工作，可以建立有效的归档系统。
这个系统应该包括文件分类、编号、整理和存储等方面的规定。
分类可以按照项目、阶段、类型等进行，以便于文件的归类和检索。
编号可以采用统一的编码规则，方便对文件进行标识和管理。
整理和存储要注意保持文件的完整性和可读性，同时还要注意文件的保密性和安全性。
四、加强文件与资料的传递和交流在施工组织设计中，文件与资料的传递和交流是不可避免的。
为了规范这一过程，可以采取以下措施。
首先，建立明确的传递和交流渠道，确保文件和资料能够及时准确地传递给相关人员。
其次，可以使用电子邮件、云存储等方式进行文件的传递和交流，提高效率和准确性。
同时，还要加强沟通和协调，确保文件与资料的传递和交流符合项目的实际需要。
五、定期进行文件与资料的审查和更新文件与资料的审查和更新是规范管理的重要环节。
定期进行文件与资料的审查，可以发现问题和不足，及时进行整改和更新。
审查的内容可以包括文件的完整性、准确性和时效性等方面。
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1 范围
本标准规定了项目设计文件资料的管理方法及相关要求。
本标准适用于公司承担的总承包项目、工程设计项目设计过程中产生的文件资料的管理和
控制。
2 引用文件
08AQS202 项目文件和资料控制程序
05AQS201 项目设计质量控制程序
01AQS306 外来文件和资料管理规定
05AQS326 顾客提供的软件产品管理规定
05AQS321 项目设计文件编号规定
08A314 电子版图纸、资料对外提供管理规定
3 要求及管理方法
3.1 本规定为通用要求，项目设计经理及专业负责人可按05AQS201《项目设计质量控制程序》有关规定并根据工程设计项目特点增减项目文件资料的内容。
项目设计文件资料分项目经理卷册和专业负责人卷册（各专业），最终存档项目设计文件资料目录结构如下树形图所示：
3.2 专业负责人文件建册管理：
第2 页共15页05AQS338-2018
3.2.1分类建册：各阶段设计开始后，各专业负责人负责其专业设计文件资料的分类建册。
分类
建册规则参见附表。
专业负责人卷册号为XX01-XX99，其中XX代表专业代码。
3.2.2专业负责人应为设计文件资料统一编号，编号规则如下：
流水号
文件分类代码（见附表）
专业代码
单元号：各单元通用为0000
阶段号
项目号
项目号、阶段号、单元号、专业代码参照05AQS321《项目设计文件编号规定》执行；文
件分类代码见附表。
3.3 项目设计经理文件资料建册管理：
3.3.1分类建册：为保证项目文件资料的完整和长期妥善保管，项目文秘应在项目开始后依据便
于管理和查阅的原则为项目设计经理文件资料分类建册，项目设计文件资料分类建册规则参见
附表。
项目设计经理文档分类建册应使用统一的黑色或白色5CM文件夹和卷册标签。
根据存
放文件数量的多少，可以顺延增加新册或将多个类型的文件合并入一册（不同类型文件之间用
隔页纸分隔），项目经理卷册号为E01~E99，对于难以成册的合同商务文件、设计成品文件和
制造厂商设计资料可直接在文件柜中分类存放。
项目文秘应建立项目文件资料卷册存放文件电
子目录，并定期打印输出。
3.3.2 项目文秘应为项目设计经理文件资料统一编号，项目文件资料编号规则如下：
流水号
文件分类代码
文件流向号（联络文件用）
单元号：各单元通用为0000
阶段号
项目号
05AQS338-2008 第3页共15页项目号、阶段号、单元号、专业代码参照05AQS321《项目设计文件编号规定》执行；文
件分类代码见附表；项目联络文件编号两位文件流向号X/X用于定义文件的发送方及接收方（项目可自行定义字母代表不同单位，如在项目中定义L代表LPEC，S代表SINOPEC，L/S 代表LPEC发给SINOPEC的联络文件）。
3.4文件管理
3.4.1 收存管理：项目实施期间，项目文秘负责项目文件资料的收存管理；各设计专业负责人负责本专业文档的收存管理。
项目文秘在收存项目设计合同（设计项目合同、设计分包合同）时，应将附件以及招标文件、合同评审文件、付款、变更、索赔等文件共同保存，以保证合同文件的完整性和连续性。
项目实施过程中，项目文秘应及时将收存的带签署的纸质文件进行扫描，存放规则同纸版项目文件，以便项目成员使用以及项目结束后的电子文件归档。
项目文件资料的存放方式应便于查阅，其使用和借阅应经相关项目组领导批准。
项目文秘应记录项目文件资料收存信息，方便文档查阅。
3.4.2 外来文档管理：项目实施期间，项目文秘负责所有外部单位提供文档的接收、分发和收存。
对于外来的项目管理文件、工程技术文件和制造厂商资料，接收后应按照质量管理标准05AQS326《顾客提供的软件产品管理规定》对外来文档的完整性和适用性进行验证。
项目文秘负责根据01AQS306《外来文件和资料管理规定》和设计经理的处理意见对外来文档进行处理。
外来文档在项目实施期间应完整、妥善收存，项目文秘应记录外来文档收存信息，方便文档查阅，并在项目结束后统一归档。
3.4.3 有效版本控制管理：项目文秘负责整理和发布项目文档有效版本目录，并负责向文档接收方发出文档升版通知，提示避免使用废旧版本。
项目文秘负责收存文档的版本替换工作，对废旧版本应注明失效标示并单独存放，待项目结束后经设计经理批准后统一销毁。
鉴于技术原因，当项目文档带有有效签署的纸版文件和电子版文件不一致时，以纸版文件为准。
项目文秘应及时更新项目文档有效版本目录。
3.5文件分发
3.5.1 项目文秘负责项目文档的外部、内部分发；各设计专业负责人负责本专业文档的内部分发。
文档外部分发的范围和份数根据相关合同要求确定，如需对外提供电子版文件，应遵照08A314《电子版图纸、资料对外提供管理规定》执行；文档内部分发的范围和份数由项目文秘报设计经理批准后确定；各设计专业文档的内部分发的范围和份数由各设计专业负责人确定。
文档内部分发宜采用电子分发方式，在电子分发不能满足工作需要时可采用纸质文件分发。
项目文档的对内、对外发放必须提供所发放文档的目录，并完成、保存签收记录。
项目文秘应及时记录文档发放信息，确保文档发放记录的可追溯性。
3.6文件归档
3.6.1 阶段设计文件完成后，专业负责人应及时整理并输出专业文件卷册目录和分目录（纸版及电子版），经各自专业质量工程师验收后，将文件资料卷册（纸版及电子版）及技术资料验收卡交到档案馆办理存档手续。
归档的文件资料必须包含封面和目录，装订成册(三孔线装)。
档案管理人员验收合格后，在验收卡上签署，完成专业设计文件卷册的归档。
专业负责人将档案管理人员签署过的技术资料验收卡交给项目统计人员，同时将最终专业文件资料专业负责人
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卷册分目录电子版传给项目文秘。
3.6.2项目文秘应及时将项目文件资料归档到公司档案馆。
项目文秘整理完成项目设计经理卷册及目录后，还必须将各专业负责人卷册分目录进行汇总整理，与项目经理卷册分目录和专业负责人卷册分目录合并组成项目文件文件卷册总目录，一并到档案馆进行归档。
归档的项目文件资料必须包含封面和目录，装订成册(三孔线装)。
项目文件资料归档卷册应由归档人和项目经理（部门经理）签署，并由归档人填写“归档卡片”后到档案馆归档。
3.6.3 对项目合同（设计项目合同、设计分包合同）进行归档时，需将合同附件以及招标文件、合同评审文件、付款、变更、索赔等文件的原件一并归入公司档案馆项目档案。
3.6.4 使用DOCUMENTUM和PDIS的项目，项目结束后项目DOCUMENTUM系统文档库和PDIS项目文档信息库应在项目IT工程师的协助下同期归档，以项目为单位将全部最终版文件的电子版硬拷贝（带签署的扫描版）及可编辑版电子文件归入档案馆。
3.6.5 公司档案馆负责项目文档归档的技术指导。
05AQS338-2008 第5页共15页
附录A
专业负责人用文件资料卷册封面格式
××××××××（用户及项目名称）
项目文件资料卷册
×××××—××××册（册号名称）
(工程项目号) (专业代号) (卷册号)
整编×××
专业负责人×××
××××—××—××（年月日）
第6 页共15页05AQS338-2018
附录B
项目设计经理用文件资料卷册封面格式
××××××××（用户及项目名称）
项目文件资料卷册
×××××—E××册（册号名称）
(工程项目号) (卷册号)
整编×××
项目设计经理×××
××××—××—××（年月日）
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附录C
卷内目录
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附表
项目设计文档分类建册及存档规则
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第10 页共15页05AQS338-2008
注：1、如无特殊注明，文件均归入公司档案馆；
2、表中所列具体文件为典型或重点检查文件，并非该类文件的全部；
3、对项目各部门编制的文件归档时需归带签署的扫描版电子文件，外单位提供的文件可归扫描版电子文件或光盘；
4、委托资料编号执行公司委托资料管理规定；本规定要求各专业在设计文件资料归档时对委托资料按提出和接收分类重新编号。