项目设计文件资料管理规定

1 范围

本标准规定了项目设计文件资料的管理方法及相关要求。

本标准适用于公司承担的总承包项目、工程设计项目设计过程中产生的文件资料的管理和

控制。

2 引用文件

08AQS202 项目文件和资料控制程序

05AQS201 项目设计质量控制程序

01AQS306 外来文件和资料管理规定

05AQS326 顾客提供的软件产品管理规定

05AQS321 项目设计文件编号规定

08A314 电子版图纸、资料对外提供管理规定

3 要求及管理方法

3.1 本规定为通用要求，项目设计经理及专业负责人可按05AQS201《项目设计质量控制程序》有关规定并根据工程设计项目特点增减项目文件资料的内容。

项目设计文件资料分项目经理卷册和专业负责人卷册（各专业），最终存档项目设计文件资料目录结构如下树形图所示：

3.2 专业负责人文件建册管理：

第2 页共15页05AQS338-2018

3.2.1分类建册：各阶段设计开始后，各专业负责人负责其专业设计文件资料的分类建册。分类

建册规则参见附表。专业负责人卷册号为XX01-XX99，其中XX代表专业代码。

3.2.2专业负责人应为设计文件资料统一编号，编号规则如下：

流水号

文件分类代码（见附表）

专业代码

单元号：各单元通用为0000

阶段号

项目号

项目号、阶段号、单元号、专业代码参照05AQS321《项目设计文件编号规定》执行；文

件分类代码见附表。

3.3 项目设计经理文件资料建册管理：

3.3.1分类建册：为保证项目文件资料的完整和长期妥善保管，项目文秘应在项目开始后依据便

于管理和查阅的原则为项目设计经理文件资料分类建册，项目设计文件资料分类建册规则参见

附表。项目设计经理文档分类建册应使用统一的黑色或白色5CM文件夹和卷册标签。根据存

放文件数量的多少，可以顺延增加新册或将多个类型的文件合并入一册（不同类型文件之间用

隔页纸分隔），项目经理卷册号为E01~E99，对于难以成册的合同商务文件、设计成品文件和

制造厂商设计资料可直接在文件柜中分类存放。项目文秘应建立项目文件资料卷册存放文件电

子目录，并定期打印输出。

3.3.2 项目文秘应为项目设计经理文件资料统一编号，项目文件资料编号规则如下：

流水号

文件分类代码

文件流向号（联络文件用）

单元号：各单元通用为0000

阶段号

项目号

05AQS338-2008 第3页共15页项目号、阶段号、单元号、专业代码参照05AQS321《项目设计文件编号规定》执行；文

件分类代码见附表；项目联络文件编号两位文件流向号X/X用于定义文件的发送方及接收方（项目可自行定义字母代表不同单位，如在项目中定义L代表LPEC，S代表SINOPEC，L/S 代表LPEC发给SINOPEC的联络文件）。

3.4文件管理

3.4.1 收存管理：项目实施期间，项目文秘负责项目文件资料的收存管理；各设计专业负责人负责本专业文档的收存管理。项目文秘在收存项目设计合同（设计项目合同、设计分包合同）时，应将附件以及招标文件、合同评审文件、付款、变更、索赔等文件共同保存，以保证合同文件的完整性和连续性。项目实施过程中，项目文秘应及时将收存的带签署的纸质文件进行扫描，存放规则同纸版项目文件，以便项目成员使用以及项目结束后的电子文件归档。项目文件资料的存放方式应便于查阅，其使用和借阅应经相关项目组领导批准。项目文秘应记录项目文件资料收存信息，方便文档查阅。

3.4.2 外来文档管理：项目实施期间，项目文秘负责所有外部单位提供文档的接收、分发和收存。对于外来的项目管理文件、工程技术文件和制造厂商资料，接收后应按照质量管理标准05AQS326《顾客提供的软件产品管理规定》对外来文档的完整性和适用性进行验证。项目文秘负责根据01AQS306《外来文件和资料管理规定》和设计经理的处理意见对外来文档进行处理。外来文档在项目实施期间应完整、妥善收存，项目文秘应记录外来文档收存信息，方便文档查阅，并在项目结束后统一归档。

3.4.3 有效版本控制管理：项目文秘负责整理和发布项目文档有效版本目录，并负责向文档接收方发出文档升版通知，提示避免使用废旧版本。项目文秘负责收存文档的版本替换工作，对废旧版本应注明失效标示并单独存放，待项目结束后经设计经理批准后统一销毁。鉴于技术原因，当项目文档带有有效签署的纸版文件和电子版文件不一致时，以纸版文件为准。项目文秘应及时更新项目文档有效版本目录。

3.5文件分发

3.5.1 项目文秘负责项目文档的外部、内部分发；各设计专业负责人负责本专业文档的内部分发。文档外部分发的范围和份数根据相关合同要求确定，如需对外提供电子版文件，应遵照08A314《电子版图纸、资料对外提供管理规定》执行；文档内部分发的范围和份数由项目文秘报设计经理批准后确定；各设计专业文档的内部分发的范围和份数由各设计专业负责人确定。文档内部分发宜采用电子分发方式，在电子分发不能满足工作需要时可采用纸质文件分发。项目文档的对内、对外发放必须提供所发放文档的目录，并完成、保存签收记录。项目文秘应及时记录文档发放信息，确保文档发放记录的可追溯性。

3.6文件归档

3.6.1 阶段设计文件完成后，专业负责人应及时整理并输出专业文件卷册目录和分目录（纸版及电子版），经各自专业质量工程师验收后，将文件资料卷册（纸版及电子版）及技术资料验收卡交到档案馆办理存档手续。归档的文件资料必须包含封面和目录，装订成册(三孔线装)。档案管理人员验收合格后，在验收卡上签署，完成专业设计文件卷册的归档。专业负责人将档案管理人员签署过的技术资料验收卡交给项目统计人员，同时将最终专业文件资料专业负责人