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系統架構-查詢篩選及歸檔

輸入關鍵字詞組條件及指定要查詢的年份、月

系統架構-查詢篩選及歸檔
郵件歸檔運作流程

郵件轉檔擴充能力
系統架構-分散式處理

Portable Search
大綱
知識工作者遭遇的困難 現行的解決方法 簡介 產品定位 產品特色 適用客戶 附錄

知識工作者遭遇的困難(1/2)
銷售人員拜訪客戶時，雖然帶著許多可用資 料，但在需要時，卻難以快速的將準確的資訊 找出呈現給客戶 現場維修人員面臨查詢相關維修資訊的狀況 時，無法從手邊大量文件及維修指南中有效率 的找出需要的資訊 記者在辦公室外寫稿時，需要引用參考資料、 佐證數據時卻常常耗費許多時間體力從眾多文 件、檔案中查找
知識工作者遭遇的困難(2/2)
參與會議，查閱相關資料時，很難由隨身碟上 事先準備好的文件檔案中找出需要的資訊 工程師在使用新的硬體元件時，需花費許多時 間才能從廠商提供的大量規格文件、API手冊 中找到需要的參考資訊 使用電子參考書、工具書、資料庫時，大多無 法提供有效率的搜尋功能，大量的數據內容使 得查詢回應緩慢，查詢結果不理想時又需重新 查詢，耗費時間、精神

現行的解決方法(1/3)
使用目錄名稱、檔案名稱、Metadata等方式 查詢
需花費額外建檔成本 難以一致化及標準化 無法對檔案內容全文查詢
現行的解決方法(1/3)
由公司建立統一的搜尋服務伺服器，供連線查 詢
需要取得網路連線才能使用 部分個人檔案不適合列入公司全域檢索範圍 產生另外需考慮的資訊安全性問題

現行的解決方法(1/3)
使用單機式資料庫運作查詢
針對每一套資料均產生單套系統建置成本 非結構化資料無法轉入資料庫 用資料庫語言查詢會遭遇速度瓶頸
簡介
Portable Search可將原始文件資料及搜尋系 統建立在單一媒體上，例如光碟、USB隨身碟 或硬碟等 使用者可直接在此媒體上進行檔案瀏覽、檢索 查詢及文件調閱，不需安裝軟體也不需使用網 路連線，真正達到可攜式搜尋的目的 Portable Search適合知識工作者及內容(知識) 提供者使用

定位
對知識工作者 知識工作的行動搜尋解決方案 對內容提供者 知識文件散佈的搜尋解決方案
特色(1/2)
使用搜尋功能可免安裝、免網路連線
無使用門檻 不受限於任何使用環境
搜尋結果可依分類過濾篩選
更容易定位到所需的查詢結果

特色(2/2)
操作容易，三個步驟即可完成出版製作
不論知識工作者或內容提供者均可輕鬆、隨時產生 定製的媒體
可確保散佈成品之標準化及一致性
可確保文件散佈的品質
免安裝、免網路連線
• 取得Portable Search產生的媒體後，使用者可不需安裝 直接執行搜尋功能 •使用搜尋功能時，不需要網路連線，可單機、離線使用
免安裝
免網路

依分類篩選搜尋結果(1/2)
Portable Search會根據檔案 日期、作者、檔案類型及資 料夾路徑將搜尋結果予以分類
對於查詢到的郵件，也可以根據郵 件日期、寄件人、收件人、收件副 本予以分類
依分類篩選搜尋結果(2/2)
使用者可利用這些分類組合過濾條件，進一步 篩選搜尋結果，例如
列出2006、2007年的PDF檔 列出位於\Meeting資料夾下，作者為Tom或Alex 的檔案 列出由John寄出，收件人或副本為Mary的郵件

製作容易
只需三個步驟即可產生包含原始文件、搜尋系 統的Portable Search媒體
1. 選擇相關 資料夾 2. 選擇檔案 類型
3. 開始製作!
確保標準化及一致性
由Portable Search所製作產生的媒體，經由 檔案複製或燒錄即可透過光碟、USB隨身碟或 硬碟散佈給使用者 將製作功能與搜尋功能予以區分，搜尋使用者 不需也不會介入製作過程，確保所有被取得媒 體的標準化及一致性

架構(1/2) Producer

Searcher Components Setup Searcher元件的安裝程式

需搭配Portable Search版本

提供不支援動態註冊元件的作業系統使用 Windows 2000 Server/Professional