文件资料标准化管理制度

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文件资料标准化管理制度

1 目的

为进一步加强文件管理，规范文件流程，提高工作效率和办文效率，充分发挥文件上传下达的作用，确保公司政令畅通，特制定本制度。

2 适用范围

2.1 本制度适用于公司文件资料的管理.

2.2 本制度指的文件资料包括公文、管理制度、计划、外来文件和资料等。

3职责权限

3.1行政办负责以公司名义上报、下发执行的各类文件资料的编号、发放、收回、归档和销毁。

3.2 其它各部门负责以部门名义上报、下发的各类文件资料的管理，行政办负责文件资料审查、打印、校对工作。

3.4各部门的对外文件，经行政部文字格式的审核，上报主管副总经理审批。

4 术语定义

4.1 公文——指总公司在处理各种公务时使用的应用型文书，包括：决定、决议、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。

4.2 管理制度——指要求公司成员共同遵守，按一定程序工作、达到一定标准，并进行考核的文件。

4.3 计划——指总公司为完成一定时期内的工作任务，而事先做出安排的文件。

5 工作内容及程序

5.1 文件资料的编写格式

5.1.1 文件资料的用纸标准

型纸张。图样表格等不宜减小时，该页必须按以上尺寸折叠装订。

一般用型A

4

5.1.2 文件和资料章、条、款的编排规则

5.1.2.1 根据文件内容的编排划分，章就是一个章节，包括条和款，条是章的一个部分，款就是章或条的一个层次。

5.1.2.2 章用阿拉伯数字表示，第一章就用“1”表示，以下按顺序依次类推。“章”应左起空两格书写，右侧空一格写该章的标题，该标题一行书写不够，可另起一行，但这一行的第一个字与该标题的第一个字平排书写。章与章之间应空一行编排。

5.1.2.3 “条”用阿拉伯数字表示，分开章的标题另起一行，先左起空两格，书写该条所处章的编号，后加一个小圆点再写该条在该章所处的顺序，如第“4”章第一条，就用“4.1”表示，右侧空一格书写该条的标题内容。一章的各条根据需要再分为若干下一层次的小条，其编号表示方法同上，如第4章第2条，再分3小条，则分另表示为“4.2.1”、“4.2.2”、“4.2.3”，如果“4.2.1”再分为2个小条，则分别表示为“4.2.1.1、4.2.1.2”;条一般只划到第三层次，即只以4位数字表示为限，下一层次的内容用“款”的形式进行叙述。一章的各条和下一层次再分的条有无标题，原则上应一致，条一般要求都有标题，“款”没有编号。

5.1.2.4 “章条”编号最尾阿拉伯数字右下角不加小圆点，“章条”具体内容的第一行应从左起空两格书写，第二行起均应顶格书写。

5.1.2.5 公文的编排格式可不执行以上条款。

5.1.3 文件资料的字体、排版、装订标准

5.1.3.1 文件资料正文为三号仿宋字体、标题为二号宋体加粗；A4型纸左右页边距为上页边距为26mm、下页边距为26mm、左页边距为26mm、右页边距为26mm，普通文件上下行距为26磅，红头、黑头文件上下行距为单倍行距；公文排版按印刷的标准纸张使用。

5.1.3.2 文件资料印刷的文头文头字一律套红印刷、文头文字与正文用红线隔开，一般占文头纸三分之一，函件文头一般占文件首页，文头纸的五分之一或四分之一。

5.1.3.3 文件资料的页面、页眉、页脚编排格式见公司VI形象设计中相关规定。

5.1.3.4 文件资料一般左侧死页装订成册，一些处于需持续改进或修订的文件资料可采用活页装订，但应确保文件资料的完整。

5.2 文件资料的编写格式及内容

5.2.1 公文格式及内容

公文一般由发文机关、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附件、抄送机关，印发机关和时间等部分组成，格式要求参照5.1.3规定。

5.2.2 管理制度格式及内容

管理制度一般由标题、目的、适用范围、职责权限、术语定义、工作内容及程序、考核标准及办法、引用文件、相关记录等部分组成。

5.2.3 计划格式及内容

5.2.3.1 年度工作总结由工作回顾、工作重点、实施对策、指标分解等内容组成。

5.2.3.2 工作计划主要应以表格为主，包括序号、工作内容、工作标准、完成期限、责任人等内容，如需以文字表述，内容应包括前言、工作内容、完成期限、责任人等部分。

5.3 文件资料的处理程序

文件资料的处理分为发文和收文。发文一般包括拟稿、打字、校对、审核、签发、印刷、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等。收文一般包括登记、传递、批办、承办、催办、分发、立卷、归档、销毁等。

5.3.1 文件和资料的拟写要求

5.3.1.1 文件资料编写要符合本制度的相应格式。

5.3.1.2 文件资料送领导批准之前，应当由职能部门进行审核，审核的重点是否需要行文或以制度行式下发，内容是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。

5.3.2 文件资料的审批程序

5.3.2.1 公文的审批

公司各部门根据职责权限起草相关公文，经部门领导审核，主管领导批准实施，各部门进行发放。需用“党发、工发”的公文，由相关部门起草，报请党委书记、工会主席签发。审批公文时，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。

5.3.2.2 管理制度的审批

公司级的管理文件由相关部门组织起草，主管领导审核，总经理批准实施。部门级管理文件由相关部门组织起草，经部门领导审核，主管领导批准实施。

5.3.2.3 计划类文件的审批

公司年度计划由各部门共同编制，经总经理办公会讨论，总经理批准实施。部门工作计划由各部门制定，主管领导批准实施。

5.3.3 文件资料的用印

文件资料的用印见公司《印章管理制度》。

5.3.4 文件资料的分发

5.3.4.1 文件和资料发放前的标识

a) 公司各部门在发放文件和资料前，若属受控文件、应加盖红色受控章，并

填写持有者，属部门使用的文件应填写部门名称，以示是唯一有效使用的文件。属存档的文件应加盖红色“存档”印章，未加标识或盖有“作废章”的文件不得在现场出现。