档案号码编制规则
档号编制规则
档号编制规则档号编制是文书管理的重要组成部分，它为档案工作提供了一种便捷、明确的基础。
国家、地方和机关都要按照国家规定来设计档案编号，并经过实施，以保证各档案编号编制情况的系统性、规范性和严格性，把文书档案合理地组织起来。
本文将从以下几个方面讨论档号编制规则：一、概念：档号编制是指文件、档案等进行编号和记录的过程，专业称作档号编制或档案号码编制。
档号编制主要是为了组织档案的编号、拆分、存储和检索方便和实用。
通过档号编制，可以有效构建档案管理系统和档案存储结构，更好地达到档案的管理和检索的目的。
二、编号规则：当制订档号编号规则时，应注意以下几点：（1）档号编号应当符合规律性，编号要在系统中得到清晰表达，不同类别的文件应该有不同的编号。
（2）在编号时，一般都需要考虑历史、地理、行政区划、部门分类、文书类别、时间、类别等几个因素。
（3）在编号时，应根据不同的档案类型选择不同的字体、字号和符号。
三、归档问题：归档是档号编制的重要组成部分。
归档通常做到完整性和可检索性，使得文件容易被及时地发现，也方便进行后续的查询检索。
根据档号编制规则，对文件进行归档时，应按照档号编制的字母、数字和符号，并在档号中充分体现各类别文件的单位和主题。
四、实施：档号编制规则的实施是档案管理的重要环节。
实施档号编制规则应包括以下几点：（1）确定档案管理的主体，明确档案的编号，以及对文件的归档方法和规则。
（2）编号时应准确标明档案文件的内容，字母、数字、符号之间不可混淆，以免引发误解。
（3）文书档案号码编制完成后，应当制定规范和实施措施，学习档案管理人员的参与情况，检查档案管理的有效性，以确保档案管理的规范性和有序性。
总之，档号编制规则是档案管理的重要组成部分，是合理地组织文书档案的基础。
它是有效推进文书档案管理工作的重要手段，是为了简化档案管理流程，保证档案工作的严格性而制定的。
因此，在实施档号编制规则时，应严格按照规章执行，妥善保存档案，实现档案文件的有效管理。
DA／T13-1994《档号编制规则》
《档号编制规则》（DA/T 13-1994）档号编制规则（中华人民共和国档案行业标准DA/T 13-1994，中华人民共和国国家档案局1995年6月12日发布，1995年10月1日起实施）1 主题内容与适用范围本标准规定了档号的结构、编制原则和编制方法。
本标准适于档案馆（室）编制档号2 术语2.1 档号档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。
档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。
2.2 全宗号档案馆（室）给定每个全宗的代码。
2.3 案卷目录号全宗内案卷所属目录的代码。
2.4 类别号馆（室）藏档案类别的代码。
2.5 项目号产品、工程、课题、设备等档案的代字或代号。
2.6 案卷号案卷排列的顺序号。
2.7 文件号案卷内文件的顺序号2.8 页（张）号码案卷内文件每页（张）的顺序号。
2.9 代码一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。
3 档号编制原则3.1 唯一性原则档案馆（室）内档号应指代单一。
不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。
3.2 合理性原则档号结构必须与馆藏档案的整理分类体系相适应。
3.3 稳定性原则档号一经确定，一般不应随意改变。
3.4 扩充性原则档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。
3.5 简单性原则档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。
4 档号的结构档案号结构分为三种；4.1 第一种结构为：全宗号— 案卷目录号－案卷号－件、页（张）号。
即：（图略）4.2 第二种结构为；全宗号－类别号－案卷号－件、页（张）号。
即：（图略）4.3 第三种结构为：类别号－项目号－案卷号－件、页（张）号。
即：（图略）4.4 档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下位代码之间用“－”（短横）相隔。
4.5 件号、页（张）号根据档案保管和使用的需要，选择一项编号。
5 档号的编制方法5.1 全宗号的编制方法全宗号用四位代码标识。
2022档案编号规则
2022档案编号规则1、主题内容与适用范围本标准规定了档号的结构、编制原则和编制方法。
本标准适用于档案馆(室)编制档号。
2、术语2.1 档号档案馆(室)在整理和管理档案的过程中，以字符形式给予档案的一组代码。
档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。
2.2 全宗号档案馆(室)给定每个全宗的代码。
2.3 案卷名目号全宗内案卷所属名目的代码。
2.4 类别名馆(室)藏档案类别的代码。
2.5 项目号产品、工程、课题、设备等档案的代字或。
2.6 案卷号案卷排列的挨次号。
2.7 件号案卷内文件的挨次号。
2.8 页(张)号案卷内文件每页(张)的挨次号。
2.9 代码一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。
3、档号编制原则3.1 唯一性原则档案馆(室)内档案档号应指代单一。
不同编号对象应给予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。
3.2 合理性原则档号结构必需与馆藏的整理分类体系相适应。
3.3 稳定性原则档号一经确定，一般不应随便转变。
3.4 扩充性原则档号必需留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。
3.5 简洁性原则档号力求简短明白，以便削减代码差错，节约存贮空间，提高处理效率。
4、档号的结构档号结构分为三种：4.1 第一种结构为：全宗号案卷名目号案卷号件、页(张)号。
即：全宗号案卷名目号案卷号件号页(张)号4.2 其次种结构为：全宗号类别名案卷号件、页(张)号即： n全宗号类别名案卷号件号、页(张)号4.3 第三种结构为：类别名项目号案卷号件、页(张号)即：n n类别名项目号案卷号件号、页(张)号4.4 档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下代码之间用"'(短横)相隔。
4.5 件号、页(张)号可依据档案保管和使用的需要，选择一项编号。
5、档号的编制方法5.1 全宗号的编制方法全宗号用四位代码标识。
其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的挨次号。
档案编号规则
档案编号规则(1995年6月12日国家档案局批准,1995年10月1日起实施) 1、主题内容与适用范围本标准规定了档号的结构、编制原则和编制方法。
本标准适用于档案馆(室)编制档号。
2、术语2．1 档号档案馆(室)在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。
档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。
2．2 全宗号档案馆(室)给定每个全宗的代码。
2．3 案卷目录号全宗内案卷所属目录的代码。
2．4 类别号馆(室)藏档案类别的代码。
2．5 项目号产品、工程、课题、设备等档案的代字或代号。
2．6 案卷号案卷排列的顺序号。
2．7 件号案卷内文件的顺序号。
2．8 页(张)号案卷内文件每页(张)的顺序号。
2．9 代码一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。
3、档号编制原则3．1 唯一性原则档案馆(室)内档案档号应指代单一。
不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。
3．2 合理性原则档号结构必须与馆藏的整理分类体系相适应。
3．3 稳定性原则档号一经确定，一般不应随意改变。
3．4 扩充性原则档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。
3．5 简单性原则档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。
4、档号的结构档号结构分为三种：4．1 第一种结构为：全宗号——案卷目录号——案卷号——件、页(张)号。
即：××××……×××××××××全宗号案卷目录号案卷号件号页(张)号4．2 第二种结构为：全宗号——类别号——案卷号——件、页(张)号即：×××××××……n××××××全宗号类别号案卷号件号、页(张)号4．3 第三种结构为：类别号——项目号——案卷号——件、页(张号)即：××××……n ×××…n ××××××类别号项目号案卷号件号、页(张)号4．4 档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下代码之间用“—”(短横)相隔。
档案分类编号规定
档案分类编号规定一、总则为了科学地管理本公司的档案，使之便于查找利用，充分发挥档案的信息作用，更好地为公司各项工作服务，特制定本规定。
二、档案分类本公司档案按照各项业务活动中形成的文件材料内容，具体特征结合分类，本着保持档案材料有机联系和便于保管利用的原则，根据本公司的具体情况，特将公司全部档案分为八大类进行保管。
三、档案编号方法本公司档案编号由企业代号，档案分类号，档案属类号、年代号及案卷顺序号五部分组成。
公司代号与档案代号用“/”隔开，各级属类代号、年代号与案卷顺序号之间用“—”隔开。
“H&H”为公司代号，即为“北京瀚海阳光物业经营管理有限公司”拼音首字母名称的缩写。
档案保管期限的代号：永久卷用“A”表示；长期卷用“B”表示（合同类）；2年卷用“C”表示（人事类），标在挡案袋的封面上。
四、公司各类档案编号模式：1、合同类：H&H /X(XX)—HX—XXXX—XXX案卷顺序号年代号属类号部门名称项目名称合同类属类号分为：F房屋租凭类；T其他类。
2、行政管理类：H&H /X(XX)—GX—XXXX—XXX案卷顺序号年代号属类号部门名称项目名称行政管理类属类号分为：Z政务综合；R人事管理以及培训计划；H会议纪要、总结汇报；D档案信息管理。
3、会计档案类：H&H /X(XX)—KX—XXXX—XXX案卷顺序号年代号属类号部门名称项目名称会计档案类属类号分为：P凭证类；Z帐簿类；B报表类；H综合类。
4、资产类：H&H /X(XX)—ZX—XXXX—XXX案卷顺序号年代号属类号部门名称项目名称资产类属类号分为：D电器类；J家具类；S设备类。
5、声像类：H&H /X(XX)—SX—XXXX—XXX案卷顺序号年代号属类号部门名称项目名称声像类属类号分为：L录像类；Z照片类；P反转片类；G光盘类。
6、荣誉证书类：H&H /R—X——XXX案卷顺序号属类号荣誉证书类属类号分为：Z证书类；B奖杯类。
档案名称编码规则
档案名称编码规则档案名称、编号规则为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性及统一性，合理有效利用档案资料，结合公司实际情况，特制定本细则。
1.档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。
2.档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
3.档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
4.档案编号规则4.1.公司内归档文件的档号结构为“公司名称—一级目录—二级目录—三级目录加流水号”。
具体编码表见附件二（档案分类编码表）。
4.1.1.“公司名称”表示文档归属公司名称,用公司名称的主体部分的拼音缩写形式表示。
各公司名称的缩写见附表一。
4.1.2.“一级目录”表示文档归属类别号。
如：行政管理类、经营管理类、基本建设类等等。
4.1.3.“二级目录”表示类别号下面的细分类别，如三会文件类下面的股东大会、董事会、监事会。
4.1.4.“三级目录”表示更细分的类别，4.1.5.“流水号是在三级目录下，以文件首次发行日期的时间为顺序排序。
4.2.每一档案盒内首页应设“文件存档目录”，文件归档时依序编号、放置存档。
4.3.新档案应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别、编号顺序（文书一般以文件时间从前到后排列顺序），以此来编列档号。
4.4.档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。
4.5.档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。
5.附件一各公司名称及缩写形式序号公司全称缩写档案编码1 深圳嘉德森投资有限公司嘉德森JDS2 深圳市易达恒通供应链管理有限公司易达恒通YDHT3 深圳市粤信恒贸易有限公司粤信恒YXH4 深圳市奥坤信息技术有限公司奥坤AK5 贵阳斯浦林贸易有限公司斯浦林SPL6 深圳市凯富盈投资基金管理有限公司凯富盈KFY7 开阳县龙檀矿业有限公司龙檀矿业LTKY8 深圳市信恒通贸易有限公司信恒通XHT9 珠海凯富盈矿产品有限公司珠海凯富盈ZHKFY10 富佳国际集团有限公司香港富佳HKFJ11 香港信恒通集团有限公司香港信恒通HKXHT附件二：档案分类编码表采购合同 03 财产保险合同 04中介机构签定合同05公司名称一级目录编号二级目录编号三级目录编号流水号嘉德森集团 JDS 三会资料 01 股东会 01 年度董事会 02 年度监事会 03 年度行政管理类 02 总经办办公会议 01 各项管理制度 02 行政类 01(1)（2）..人力资源类 02 下同设备管理类 03 采购类 04 仓储管控类 05 财务管理规定 06 预算管理制度 07 销售管理规定 08电子信息系统控制制度09投资管理、控制制度 10 内部审计控制制度 11信息管理及披露的控制制度12公司下发文件 03 经营管理类 03 合资合同、章程01 证照 02 变更、批复 03 工商局下发 01 贸工局下发 02 其他部门下发 03重大经营合同 04 股权转让合同 01 销售合同 02其他合同06投资项目05 项目前期资料项目实施管理项目终止基本建设类04 按照项目01 建设准备阶段设计阶段施工阶段竣工验收阶段工程维护、改建、扩建阶段事故分析及处理等形成文件设备仪器类05 按照设备签定合同日期01设备购置的立项审批及合同开箱验收及接受等形成文件安装调试等形成文件使用维护改造报废等形成文件事故分析及处理等形成文件财务档案类06 银行01 贷款合同01抵（质）押合同02授信、担保合同03其他04税务部门02 税收优惠01纳税申报表03完税证明02财政部门03 下发文件01中介机构出具报告04 审计报告01验资报告02资产评估报告03基本会计资料05 凭证01帐簿02财务报表03其他04 人事档案类07 人员档案01 按照工号01高管档案02 按人名01(现有人员名单)高管人员备案03 按人名01(历次变更情况)声像档案类08 磁盘\光盘01 按信息类别01 实物档案类09 荣誉品01纪念品02公共关系类10 政府公共关系01 申报项目行业媒体02投资者关系11 媒体宣传01类网络路演02网上说明会03技术研究类12 行业分析01知识产权02 专利01专有技术02 诉讼档案类13 经济诉讼01刑事诉讼02其他03产品档案类14 按照种类01 数码产品01有色金属类02。
公司档案编码管理制度
公司档案编码管理制度一、总则为规范公司档案编码管理工作，提高档案管理的效率和质量，便于档案的检索和利用，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有部门和岗位的档案管理工作。
三、档案编码原则1. 档案编码应当简单、规范、便于辨认和记忆。
2. 档案编码应当按照一定的分类和顺序规则进行，以利于档案的整理和检索。
3. 档案编码应当包括档案所属部门、档案类型、档案年份等信息，以便清晰表明档案的归属和属性。
四、档案编码规则1. 档案编码由数字和字母组成，数字表示档案所属部门和档案年份，字母表示档案类型。
2. 档案所属部门采用公司的部门编码，如人事部为01，财务部为02，市场部为03等。
3. 档案年份采用四位数字表示，如2022年为2022。
4. 档案类型采用字母表示，如合同类档案为C，财务类档案为F，人事类档案为P等。
5. 档案编码示例：人事部2022年合同类档案编码为012022C。
五、档案编码管理1. 档案编码由公司档案管理员负责制定和管理，确保档案编码的准确性和规范性。
2. 档案编码应当在档案建立时进行，由档案管理员记录和归档。
3. 档案编码可根据需要进行修改和调整，但应当及时通知相关人员。
4. 档案编码应当在档案管理系统中进行记录和查询，以便随时查阅和审阅。
5. 档案编码应当定期进行审查和整理，确保档案编码的统一和连续性。
六、违规处理对档案编码违规的个人和部门，公司将进行相应的纪律处分，情节严重者将给予停职或开除处理。
七、附则本制度自发布之日起正式实施，如有需要修改或完善，应当经过档案管理部门的审核和批准。
公司档案编码管理制度将有助于规范公司档案管理工作，提高档案管理的效率和质量，便于档案的检索和利用。
希望全体员工能够严格遵守制度规定，共同维护公司档案管理工作的正常秩序。
档案编号管理制度
档案编号管理制度一、总则为规范档案管理工作，提高档案管理效率，保障档案资料的安全性和完整性，提升档案管理水平，保障档案资料的科学性和真实性，特制定本管理制度。
二、适用范围本管理制度适用于所有单位的档案管理工作，包括档案的编号、归档、存储、借阅、调取等。
三、档案编号的原则1. 根据文件的种类和内容进行分类编号，确保编号的科学性和系统性。
2. 档案编号采用数字字母组合的方式，以保证编号的唯一性。
3. 档案编号应当具有易于辨识、易于管理的特点，避免混淆和错误。
4. 档案编号采用阿拉伯数字，可以根据具体情况添加字母代号。
四、档案编号的管理1. 档案编号由档案管理部门统一制定和管理，对于新建的文件，应当及时进行编号。
2. 档案编号应当依据档案管理规定的分类标准和管理要求进行，确保档案编号的科学性和规范性。
3. 档案编号的变更应当经过档案管理部门的审批和记录，确保变更的合理性和有效性。
4. 档案编号的使用范围应当根据具体的档案管理要求确定，不得擅自使用或篡改档案编号。
五、档案编号的归档和存储1. 档案归档时，应当按照档案编号的顺序进行归档，确保档案的完整性和连续性。
2. 档案存储应当采用专用的档案库房或档案柜，严格按照档案编号进行存放，以便于管理和检索。
3. 不同种类的档案应当根据档案编号进行分类存放，避免混淆和错误。
六、档案编号的借阅和调取1. 对于需要借阅或调取的档案，应当提供有效的档案编号进行申请，确保所需档案的准确性和及时性。
2. 档案借阅应当经过档案管理部门的审批和记录，严格按照档案编号进行借阅，避免混乱和丢失。
七、档案编号的更新与维护1. 对于因档案变更或调整而导致档案编号发生变化的情况，应当及时更新和维护档案编号，确保档案的科学性和规范性。
2. 档案编号的更新和维护应当记录在档案管理系统中，以便于查阅和管理。
八、档案编号的监督和检查1. 档案管理部门应当对档案编号的使用情况进行定期的监督和检查，确保编号的正确性和规范性。
档案编号规则
档案编号规则（1995年6月12日国家档案局批准，1995年10月1日起实施）1、主题内容与适用范围本标准规定了档号的结构、编制原则和编制方法。
本标准适用于档案馆（室）编制档号。
2、术语2.1档号档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。
档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。
2.2全宗号档案馆（室）给定每个全宗的代码。
2.3案卷目录号全宗内案卷所属目录的代码。
2.4类别号馆（室）藏档案类别的代码。
2.5项目号产品、工程、课题、设备等档案的代字或代号。
2. 6案卷号案卷排列的顺序号。
2. 7件号案卷内文件的顺序号。
2. 8页（张）号案卷内文件每页（张）的顺序号。
2.9代码一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。
3、档号编制原则3.1唯一性原则档案馆（室）内档案档号应指代单一。
不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。
3.2合理性原则档号结构必须与馆藏的整理分类体系相适应。
3.3稳定性原则档号一经确定，一般不应随意改变。
3.4扩充性原则档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。
3.5简单性原则档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。
4、档号的结构档号结构分为三种：4.1第一种结构为：全宗号一一案卷目录号一一案卷号一一件、页（张）号。
即：XXXX XXX XXX XXX全宗号案卷目录号案卷号件号页（张）号4.2第二种结构为：全宗号一一类别号一一案卷号一一件、页（张）号即：XXXX XXX .................................. n XXX XXX全宗号类别号案卷号件号、页（张）号4.3第三种结构为：类别号一一项目号一一案卷号一一件、页（张号）即：XXXX ..... n XXX… n XXX XXX类别号项目号案卷号件号、页（张）号4.4档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下代码之间用“一”（短横）相隔。
人事档案编号怎么编
⼈事档案编号怎么编随着⼈才的合理流动，企业⼈单位⼈员的优化组合，需要查档、提档、转档的⼈次越来越多，那么，如何对员⼯⼈事档案进⾏编号⽐较省事，对于初接触⼈事档案整理⼯作的⼈员还不是很了解，今天，店铺⼩编应⼴⼤⽹友的要求，为您整理相关内容。
⼀、⼲部⼈事档案编号⽅法1、笔形编号法。
笔形编号法是按照档案卷名(即⼲部姓名)的笔形取⾓编号的⽅法(如四⾓号码和类似四⾓号码法)，这种编号具有简便、易学、编号效率⾼、误差少，档案存放集中、稳定等优点。
检索⽅法⽐较科学、只要掌握了取笔形编号的基本规则，就能运⽤⾃如。
2、姓⽒笔划编号法。
姓⽒笔划编号法，⾸先按照姓⽒分类，然后再按姓名的笔划多少为序进⾏编号的⽅法。
这种⽅法的优点是：简单、易学，档案存放位置固定，不易错号。
但是由于姓⽒的不均衡，易出现有的号过多，有的号过少，档案存放不整齐、头绪多，编号、检索慢等问题。
3、汉语拼⾳字母编号法。
汉语拼⾳字母编号法是根椐汉语“⾳序检字法”的原理，按⼲部姓名的拼⾳字母次序排列编号的⽅法。
这种⽅法也⽐较科学，只要熟悉掌握了汉语拼⾳⽅法，编号和使⽤都很简便。
缺点是：如拼⾳不熟练或不准，易出差错。
此外，还有的单位采⽤“单位编号法”、“职务(职称)编号法”、按⼲部调进时间顺序“⼤流⽔排列编号法”，等等。
但这些编号⽅法都不同程度地存在档案存放位置不固定或检索费事、效率不⾼以及需要经常调整档案柜等弊病。
档案数量多的单位不宜采⽤这⼏种⽅法编号。
⼆、档案上架(⼊柜)排列的⽅法是否科学，同档案编号、检索⽅法和贮存条件相关。
主要的⽅法有以下⼏种：⼲部⼈事档案上架(⼊柜)排列，是指⼲部⼈事档案⼊库保存，在档案架或档案柜中贮存组合排列的⽅式。
上架(⼊柜)排列科学合理，不仅存取档案⽅便，还能最⼤限度地节省存放空间。
1.⼀条龙排列⽅式。
这种⽅式是把所管理的全部⼲部⼈事档案按照档案号的⼤⼩顺序，从⼩到⼤，依次上架或⼊柜，从左向右，延伸⾄末。
每个架(柜)标出⼏号⾄⼏号，每层档案架或每个档案柜存档案不宜过满，留出适当的空位，以备增加档案存放。
档案怎么编号管理制度
档案怎么编号管理制度一、总则为规范档案管理工作，提高档案管理效率，确保档案的安全性和完整性，制定本档案编号管理制度。
二、适用范围本制度适用于单位内所有档案的编号管理工作，包括电子档案和实体档案。
三、编号规则1、档案编号由统一的编号单位负责编制和管理，编号由数字、字母或符号组成，严格区分大小写；2、档案编号应具有唯一性，不得重复使用，以防混淆和遗失；3、档案编号应具有时效性，根据档案的存储周期，确定编号的有效期；4、档案编号应具有跟踪性，方便对档案的流转和使用进行监管和追踪。
四、编号管理流程1、档案的建立（1）申请建立档案：单位内需要建立档案的部门或个人，应向编号单位提交档案申请表；（2）审批：编号单位根据申请表内容对档案进行审批，并确定档案编号；（3）登记：登记档案编号及相关信息，并通知申请单位。
2、档案的归档（1）入库：完成档案存档工作后，编号单位将存档档案移交至存档室，进行入库操作；（2）备案：备案将档案编号及相关信息录入存档系统，并生成档案存档清单；（3）归类：按照档案分类标准，对档案进行分类、整理和归类；（4）封存：对已归档的档案进行封存处理，保证档案的安全性和完整性。
3、档案的借阅和归还（1）借阅申请：单位内有权限的人员可向存档室提出借阅申请，填写档案借阅申请表；（2）查找档案：存档室根据档案编号或关键词查询档案，确定是否借阅；（3）借阅管理：存档室记录借阅人员、借阅事由、借阅时间等信息，并监管借阅情况；（4）归还档案：借阅人员在规定时间内将档案归还存档室，并填写归还登记表。
五、档案管理责任1、编号单位：负责统一编制和管理档案编号，保证档案编号的唯一性和正确性；2、存档室：负责档案的存储、归类、整理和管理，保障档案的安全性和完整性；3、借阅人员：借阅档案必须遵守相关规定，不得私自调取、复制和传播档案信息；4、档案管理员：负责监督和检查档案管理工作，发现问题及时整改和上报。
六、档案编号管理制度的宣传和培训1、定期组织档案编号管理制度培训和宣讲，提高相关人员的档案管理意识和技能；2、通过内部通知、培训讲座、宣传栏等形式，向全体员工宣传档案编号管理制度，促进制度的落实和执行。
(完整版)档号编制规则
档号编制规则DA/T13-19941995-06-121 主题内容与适用范围本标准规定了档号的结构、编制原则和编制方法。
本标准适于档案馆（室）编制档号2 术语2.1 档号档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。
档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。
2.2 全宗号档案馆（室）给定每个全宗的代码。
2.3 案卷目录号全宗内案卷所属目录的代码。
2.4 类别号馆（室）藏档案类别的代码。
2.5 项目号产品、工程、课题、设备等档案的代字或代号。
2.6 案卷号案卷排列的顺序号。
2.7 文件号案卷内文件的顺序号2.8 页（张）号码案卷内文件每页（张）的顺序号。
2.9 代码一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。
3 档号编制原则3.1 唯一性原则档案馆（室）内档号应指代单一。
不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。
3.2 合理性原则档号结构必须与馆藏档案的整理分类体系相适应。
3.3 稳定性原则档号一经确定，一般不应随意改变。
3.4 扩充性原则档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。
3.5 简单性原则档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。
4 档号的结构档案号结构分为三种；4.1 第一种结构为：全宗号—案卷目录号—案卷号—件、页（张）号。
4.2 第二种结构为；全宗号—类别号—案卷号—件、页（张）号4.3 第三种结构为：类别号—项目号—案卷号—件、页（张）号4.4 档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下位代码之间用“一”（短横）相隔。
4.5 件号、页（张）号根据档案保管和使用的需要，选择一项编号。
5 档号的编制方法5.1 全宗号的编制方法全宗号用四位代码标识。
其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。
5.1.1 全宗属类代码的编制方法5.1.1.1 在一个档案馆内，全宗属类代码不应重复。
档案号码编制规则
5.3.1类别号由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。
5.
3.2不同级位的类别之间可用间隔符“.”分开。
不产生误解时，可省略间隔符。
类别号一般不应超过三级。
5.
3.3在一个档案馆（室）内或一个全宗内，不应有重复的类别号，①本公司一级类别号分为：
A行政管理（所有关于公司行政工作的文件资料）；B人力资料（所有公司人员及人才备用库的相关文件资料）；C工程项目（公司各类运营项目的相关文件资料）。
4.3第三种结构为：
类别号——项目号——案卷号——件、页（张）号。
即：
×××……n-×××……n-×××-×××类别号-项目号-案卷号-件、页（张）号
4.4档号中左边为上位代码，右边下位代码，连写时上、下位代码之间用“-”（短横）相隔。
4.5件号、页（张）号可根据档案保管和使用的需要，选择一项编号。
例六：
中国第一历史档案馆藏明清档案第74号全宗，标识为“0074”。
5.
1.2全宗顺序号的编制方法
5.1.
2.1全宗属类内的各个全宗按排列次序流水编号。
5.
1.2.2在一个属类内不应有重复的全宗顺序号。
5.2案卷目录号的编制方法案卷目录号以三位阿拉伯数字标识。
5.
2.1案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。
例一：
某省档案馆藏新民主主义革命历史档案第13号全宗，标识为“X013”。
例二：
某市档案馆藏旧政权档案第4号全宗教，标识为“J004”。
例三：
某县档案馆藏建国后档案第127号全宗，标识为“0127”。
例四：
河北省档案馆藏原热河省第123号全宗，可标识为“R123”。
档案编号规则
档案编号规则(1995年6月12日国家档案局批准,1995年10月1日起实施) 1、主题内容与适用范围本标准规定了档号的结构、编制原则和编制方法。
本标准适用于档案馆(室)编制档号。
2、术语2．1 档号档案馆(室)在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。
档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。
2．2 全宗号档案馆(室)给定每个全宗的代码。
2．3 案卷目录号全宗内案卷所属目录的代码。
2．4 类别号馆(室)藏档案类别的代码。
2．5 项目号产品、工程、课题、设备等档案的代字或代号。
2．6 案卷号案卷排列的顺序号。
2．7 件号案卷内文件的顺序号。
2．8 页(张)号案卷内文件每页(张)的顺序号。
2．9 代码一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。
3、档号编制原则3．1 唯一性原则档案馆(室)内档案档号应指代单一。
不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。
3．2 合理性原则档号结构必须与馆藏的整理分类体系相适应。
3．3 稳定性原则档号一经确定，一般不应随意改变。
3．4 扩充性原则档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。
3．5 简单性原则档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。
4、档号的结构档号结构分为三种：4．1 第一种结构为：全宗号——案卷目录号——案卷号——件、页(张)号。
即：××××……×××××××××全宗号案卷目录号案卷号件号页(张)号4．2 第二种结构为：全宗号——类别号——案卷号——件、页(张)号即：×××××××……n ××××××全宗号类别号案卷号件号、页(张)号4．3 第三种结构为：类别号——项目号——案卷号——件、页(张号)即：××××……n ×××…n ××××××类别号项目号案卷号件号、页(张)号4．4 档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下代码之间用“—”(短横)相隔。
DAT 13-1994档号编制规则
《档号编制规则》（DA/T 13-1994）档号编制规则（中华人民共和国档案行业标准DA/T 13-1994，中华人民共和国国家档案局1995年6月12日发布，1995年10月1日起实施）1 主题内容与适用范围本标准规定了档号的结构、编制原则和编制方法。
本标准适于档案馆（室）编制档号2 术语2.1 档号档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。
档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。
2.2 全宗号档案馆（室）给定每个全宗的代码。
2.3 案卷目录号全宗内案卷所属目录的代码。
2.4 类别号馆（室）藏档案类别的代码。
2.5 项目号产品、工程、课题、设备等档案的代字或代号。
2.6 案卷号案卷排列的顺序号。
2.7 文件号案卷内文件的顺序号2.8 页（张）号码案卷内文件每页（张）的顺序号。
2.9 代码一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。
3 档号编制原则3.1 唯一性原则档案馆（室）内档号应指代单一。
不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。
3.2 合理性原则档号结构必须与馆藏档案的整理分类体系相适应。
3.3 稳定性原则档号一经确定，一般不应随意改变。
3.4 扩充性原则档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。
3.5 简单性原则档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。
4 档号的结构档案号结构分为三种；4.1 第一种结构为：全宗号—案卷目录号－案卷号－件、页（张）号。
4.2 第二种结构为；全宗号－类别号－案卷号－件、页（张）号。
4.3 第三种结构为：类别号－项目号－案卷号－件、页（张）号。
4.4 档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下位代码之间用“－”（短横）相隔。
4.5 件号、页（张）号根据档案保管和使用的需要，选择一项编号。
5 档号的编制方法5.1 全宗号的编制方法全宗号用四位代码标识。
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DA/T13—94
档号编制规则
1 主题内容与适用范围
本标准规定了档号的结构、编制原则和编制方法。
本标准适用于档案馆（室）编制档号。
2 术语
2.1 档号
档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。
档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。
2.2 全宗号
档案馆（室）给定每个全宗的代码。
2.3 案卷目录号
全宗内案卷所属目录的代码。
2.4 类别号
馆（室）藏档案类别的代码。
2.5 项目号
产品、工程、课题、设备等档案的代字和代号。
2.6 案卷号
案卷排列的顺序号。
2.7 件号
案卷内文件的顺序号。
2.8页（张）号
案卷内文件每页（张）的顺序号。
2.9 代码
一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。
3 档号编制原则
3.1 唯一性原则
档案馆（室）内档号应指代单一。
不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。
3.2 合理性原则
档号结构必须与馆藏档案的整理分类体系相适应。
3.3 稳定性原则
档号一经确定，一般不应随意改变。
3.4 扩充性原则
档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。
3.5 简单性原则
档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。
4 档号的结构
档号结构分为三种：
4.1 第一种结构为：全宗号——案卷目录号——案卷号——件、页（张）号。
即：××××—×××—×××—×××
全宗号-案卷目录号-案卷号-件、页（张）号
4.2 第二种结构为：全宗号——类别号——案卷号——件、页（张）号。
即：××××-×××……n-×××-×××
全宗号- 类别号- 案卷号- 件、页（张）号
4.3 第三种结构为：类别号——项目号——案卷号——件、页（张）号。
即：×××……n-×××……n-×××-×××
类别号- 项目号-案卷号-件、页（张）号
4.4 档号中左边为上位代码，右边下位代码，连写时上、下位代码之间用“-”（短横）相隔。
4.5 件号、页（张）号可根据档案保管和使用的需要，选择一项编号。
5 档号的编制方法
5.1 全宗号的编制方法
全宗号用四位代码标识。
其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。
全宗号的格式是：× ×××
全宗属类代码全宗顺序号
5.1.1 全宗属类代码的编制方法
5.1.1.1 在一个档案馆内，全宗属类代码不应重复。
5.1.1.2 全宗属性单一的档案馆可以“0”作属类代码。
例一：某省档案馆藏新民主主义革命历史档案第13号全宗，标识为“X013”。
例二：某市档案馆藏旧政权档案第4号全宗教，标识为“J004”。
例三：某县档案馆藏建国后档案第127号全宗，标识为“0127”。
例四：河北省档案馆藏原热河省第123号全宗，可标识为“R123”。
例五：四川省档案馆藏已撤销的川东行署003号全宗，可标识为“D003”。
例六：中国第一历史档案馆藏明清档案第74号全宗，标识为“0074”。
5.1.2 全宗顺序号的编制方法
5.1.2.1 全宗属类内的各个全宗按排列次序流水编号。
5.1.2.2 在一个属类内不应有重复的全宗顺序号。
5.2 案卷目录号的编制方法
案卷目录号以三位阿拉伯数字标识。
5.2.1 案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。
可按不同时间，不同组织结构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。
5.2.2 每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。
即，案卷目录内案卷数量不足100时，一般不另立案卷目录，亦不另编案卷目录号；案卷数量超过1000时，一般应另立案卷目录，并另编案卷目录号。
5.2.3 在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。
5.3 类别号的编制方法
5.3.1 类别号由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。
5.3.2 不同级位的类别之间可用间隔符“.”分开。
不产生误解时，可省略间隔符。
类别号一般不应超过三级。
5.3.3 在一个档案馆（室）内或一个全宗内，不应有重复的类别号，
①本公司一级类别号分为：A行政管理（所有关于公司行政工作的文件资料）；B人力资料（所有公司人员及人才备用库的相关文件资料）；C工程项目（公司各类运营项目的相关文件资料）。
②本公司二级类别号按地域分类，其编制代码规则为：取类别拼音首字，如：万州——WZ、忠县——ZX、贵州——GZ。
5.4 项目号的编制方法
项目号引用有关管理部门编制的项目代号。
如：中石油五桥——ZSYWQ。
5.5 案卷号的编制方法。
5.5.1 案卷号用三位阿拉伯数字标识。
5.5.2 目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号。
5.5.3 每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。
如一个目录出现两个以上（含两个）案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录；如一个案卷流水顺序号分登两个以上（含两个）案卷目录时应合并为一个目录号或按目录分编相应数目的案卷流水号。
5.6 件号的编制方法
5.6.1 不装订的案卷，卷内文件必须单件装订编号。
5.6.2 件号用阿拉伯数字标识。
5.6.3 卷内文件按排列次序流水编号，不应有空号。
5.6.4 件号前必须同时列写案卷及其以前各号。
5.7 页（张）号的编制方法
5.7.1 页（张）号用阿拉伯数字标识。
5.7.2 卷内文件各页（张）按排列次序流水编号。
不应有空号。