青岛市企业档案分类编号办法及整理办法-mail

青岛市企业档案分类编号办法

第一条为科学地管理档案，便于档案信息资源的综合开发利用与交流，制定本办法。

第二条本办法规定了企业各项工作中形成的全部档案的分类原则、类目设置、编号办法以及档案实体的排列方法。

第三条档案的分类原则是以企业全部档案为对象，依据本单位职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于档案的科学管理与开发利用。

第四条档案的类目设置

（一）一级类目的设置

设置十个一级类目：即管理类、产品类、科研类、基建类、设备仪器类、会计类、照片类、声像类、实物类、职工类。企业亦可根据具体需要增减一级类目。

（二）档案二级及二级以下类目的设置

1、管理类、照片类档案按年度设置二级类目，按保管期限设置三级类目。

2、产品类档案一般按产品种类或产品型号设置二级类目；需设置三级类目的，一般按产品型号或产品结构设置。

3、科研类档案二级类目一般按课题性质设置，三级类目一般按课题设置；研究项目少，不需设置三级类目，其二级类目可直接按课题设置。

4、基建类档案二级类目一般按性质或用途（如生产设施、非生产设施）设置，三级类目按建筑项目设置；不需设置三级类目的，其二级类目可直接按建筑项目设置。

5、设备仪器类档案二级类目一般按使用性质（如专用、通用）或用途、种类设置，三级类目按设备仪器型号设置；

6、会计类档案按其种类设置二级类目，会计帐簿、凭证分别按年度设置三级类目，会计报告不设置三级类目。

7、音像类档案一般按载体形式设置二级类目，按年度设置三级类目。

8、实物类档案按其种类或年度设置二级类目。按种类设置二级类目的，可按年度设置三级类目。

第五条档号的编制

档号由全宗号、类目（目录）号、件（案卷）号及间隔号组成。

（一）全宗号

全宗号由青岛市档案馆统一确定，在档案未进馆之前该号暂空。

（二）类目号

1、一级类目号采用其类目中有代表性的两个汉字的大写汉语拼音字母编写，即GL：管理、CP：产品、KY：科研、JJ：基建、SB：设备仪器、KJ：会计、ZP（SP）：照片类、SX：声像类、SW：实物类、ZG：职工。

2、管理、会计、照片、声像、实物等类二级及二级以下类目号

采用阿拉伯数字编写；产品、科研、基建、设备仪器类档案，其项目有代号的，一般应优先采用代号（型号）进行编写，无代号的，采用阿拉伯数字编写。

3、年度号采用相应的四位阿拉伯数字表示。

4、采用阿拉伯数字“1”、“2”、“3”分别表示“永久”、“长期”、“短期”三个不同的保管期限。

（三）件（案卷）号

1、管理、照片、声像、实物类档案分别按各年度在各保管期限内编写起止件（案卷）号。

2、产品、科研、基建、设备仪器类档案分别以最低一级类目依次编写件（案卷）号。

3、会计类档案中的财务报告按年度顺序采用“大流水”形式编写件（案卷）号；其他二级类目分别按年度编写起止件（案卷）号。

（四）间隔号

1、阿拉伯数字编写的类目层次中间用间隔号“·”隔离。

2、分类号与件（案卷）号中间用间隔号“-”隔离。

第六条档号示意

（一）GL2006·1—001

件或卷号

保管期限代号

年度代号

管理类代号

（二）JJ1—001

件或卷号

生产设施代号

基建类代号

（三）KJ3·2006—001

件或卷号

年度号

凭证类代号

会计类代号

（四）SP2006100001

件号

保管期限代号

年度代号

照片类代号

（五）SW1·2006—001

件号

年度代号

荣誉证书类代号

实物类代号

第七条档案实体排列

（一）一级类目按管理类、产品类、科研类、基建类、设备仪器类、会计类、照片类、声像类、实物类等大类顺序排列。

（二）各大类内按下列顺序排列

1、管理类档案，在大类内按年度、保管期限、时间或问题顺序排架，即在大类内首先按年度分别排列，在各年度内，按保管期限永久、长期、短期的顺序排列，再将同一保管期限的档案按时间或问题顺序排列。

2、产品类、科研类、基建类、设备仪器类档案，分别按大类、属类、项目（一个产品、一个课题、一项工程、一台设备仪器）顺序排列。

3、会计类档案按财务报告、会计帐簿、会计凭证等二级类目分别排列；在二级类目中分别按年度顺序排列。

4、照片类档案按年度、保管期限、问题顺序排列。

5、声像、实物类档案分别按载体种类、年度顺序排列。

第八条职工档案的类目设置、档号编制与实体排列等执行国家有关规定。

第九条科技事业单位档案的分类编号参照本办法执行。

第十条本办法由青岛市档案局负责解释。

第十一条本办法自发布之日起执行。

归档文件整理规程(文件级)

1 范围

本规程规定了以件为单位对归档文件进行整理的基本要求、程序和方法。

本规程适用于将计算机用于档案管理的企业、科技事业单位纸质归档文件的整理。

2 引用标准

DA/T22-2000 归档文件整理规则

GB/11822-2000 科学技术档案案卷构成的一般要求

DB37/T181-93 工业企业档案案卷格式

3 定义

3.1归档文件

立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为档案保存的文件。

3.2 件

归档文件的整理与保管单位，可以是一份文件，也可以是一组具有内在联系的文件的集合体。

3.3归档文件整理

将归档文件以件为单位进行分类、排列、编号、装盒、编目，使之有序化的过程。