制造业规范管理之合同管理办法( 订)

第一章总则第一条为规范工厂合同管理，加强合同过程管控，防范与控制履约风险，有效维护工厂的合法权益，作者天空之影根据《合同法》、公司《合同管理办法》，结合工厂的实际情况，特制定本办法。

第二条本办法所称合同是指工厂对外签订的各类合同、协议等。

第三条工厂应当建立合同风险防控体系，制定合同管理预警机制、动态管理、统计分析合同履行情况等制度，逐步推进合同订立、审批、履行、后续结算等信息化管理。

第四条订立合同应当遵守法律、行政法规，尊重社会公德，不得扰乱工厂生产经营秩序、社会经济秩序，损害工厂利益、社会公共利益。

第五条本办法适用于工厂各部门及项目公司以工厂名义对外签订的各类合同、协议等。

第二章管理部门及职责第六条合同管理实行法律事务部和合同经办部门相结合的管理原则。

第七条法律事务部是合同的综合管理部门，合同经办部门是合同的具体管理部门。

第八条法律事务部的工作职责：（一）参与工厂重大合同的商务谈判工作；（二）负责合同统一文本的制定与修订；（三）审核、监督、指导工厂各类合同、招投标文件等商务性文书的签订，建立评审电子台账；（四）监督、检查合同履行情况，对履行中出现的重要问题进行分析，做出法律风险评估并提出处理意见；（五）工厂合同纠纷的处理；（六）负责合同管理员的培训和考评，并对各部门合同管理工作进行考评；（七）工厂授予的其它职责。

第九条合同经办部门的工作职责：（一）负责合同相对方主体资格、资信情况、履约能力、标的物产权等情况的调查审核，收集、整理相应的资信材料证明，并按照工厂《信用管理办法》的规定对客户及项目进行资信评价；（二）负责合同、招投标文本的起草和文本内容的谈判，对合同文本内容进行初审。

对于需上报审批或授权才能签订的合同，应当上报审批或授权；（三）负责合同全过程履约跟踪管理，及时解决履约过程中出现的问题，并对存在的问题进行如实汇集总结上报；（四）负责向法律事务部报送合同统计报表及有关资料；（五）负责所承办合同的登记、送审、管理及归档；（六）工厂赋予的其它职责。

第三章合同的订立审核第十条订立合同应以维护工厂合法权益出发。

合同内容应合法、明确、完备，合同形式应符合合同法要求。

第十一条订立合同均应采用书面形式。

第十二条工厂签订合同应当具备的条款和注意事项：（一）合同签约方的名称或者姓名和住所。

签约方为单位的，名称应当与公章及企业法人营业执照（非法人的独立核算机构营业执照）所载内容一致；签约方为个人的，应与居民身份证所载内容一致；（二）合同中名词解释（或称定义）的内容应与合同具体条款中的内容表述一致；（三）合同标的，应审查标的物名称、规格、型号的完整性和合法性；（四）合同数量，应写明具体数量和国家标准的计量单位；（五）质量，应有明确的质量标准及验收条件，对于质量有国家标准、行业标准或企业标准的，应约定所采用的标准；（六）价款或者报酬及支付方式，应当注明交易币种，并注意大小写的一致、附件分项价之和与总价一致；（七）履行期限、地点和方式，合同约定应尽可能有利于工厂；（八）违约责任，结合己方履约能力、具体情况及常见违约情形，约定适当的违约金计算标准或按照《中华人民共和国合同法》执行；（九）争议解决方式，应尽可能约定在工厂或原告方住所地人民法院诉讼管辖或其它有利于工厂的管辖方式。

（十）合同附件。

合同正本中应列明附件清单，并尽可能的利用合同附件明确合同条款；双方单位资信材料也应当作为合同附件，在双方签订合同时与其他附件一并由双方确认。

第十三条工厂签订合同时应主动争取合同的起草权。

合同经办部门在草拟合同文本时，应视合同履约情况的不同，征询生产部门、技术部门、财务部门对合同中的产品规格、质量、交货期、技术要求、结算方式的评审意见。

第十四条合同在评审时必须按照协调管理系统中的《股份有限公司厂合同审批表》规定的程序，上传电子版合同或协议后依次提交相对应的部门进行审核。

第十五条合同应逐级依次评议、审核。

对于审核同意签订的，提交下一级审批人；不同意签订的，退回申请人进行修改。

第十六条各级主管合同审批的部门负责人作为第一责任人，确保审批流程的执行和审批意见的准确性。

因工作原因无法亲自承办，则由具体受托人员代办，第一责任人和具体受托人员对审批意见承担连带责任。

第十七条法律事务部对合同的主体、内容、形式的合法性、有效性、完整性、对己方的有利性、合同对方资信及项目资信等方面进行全面审核。

第十八条重大项目合同和涉外合同文本，应在财务、审计、科技、外贸等对口部门进行必要的专业审核后，提交法律事务部进行法律审核。

涉及公司内部其他单位的，应事先在内部进行协调，统筹兼顾。

然后按照评审流程进行评审、签约。

第十九条法律事务部应建立合同评审电子台账，详细登录每份合同基本情况及评审意见，并加盖法律事务部审核公章。

第二十条在招、投标和签订销售合同前，合同经办部门未按照工厂《信用管理办法》对客户资信情况进行评估的或评估不符合要求的，法律事务部一律不予评审。

第二十一条合同文本内容实行归口审查制，包括法律评审、专业技术审查、经济商务审查、保函条款审查等。

第二十二条专业技术和经济商务审查由有关业务管理部门负责，保函条款的审查由财务部门负责，法律评审由法律事务部负责。

第二十三条技术协议条款内容不得涉及商业秘密，不得与主合同商务条款相抵触。

合同经办人负责对技术协议中的条款内容进行审查，若条款内容涉及商业秘密和商务条款的，须按照评审流程与商务合同一并提交法律事务部评审。

第二十四条未履行合同评审手续的，财务部门不予办理结算业务。

第二十五条合同经办人应参与合同的调研论证、招标、评标、谈判、签约等事项，并对合同相对人的资信、财务状况的真实性负责。

第二十六条合同评审实行法律评审“一票否决制”。

未经法律事务部评审通过的合同不得签字或盖章。

第二十七条工厂所属的各部门，不得以本部门名义或以工厂名义擅自对外签订合同或出具商务函件。

禁止在招、投标阶段未经工厂领导批准，擅自承诺对工厂不利的条款。

第二十八条禁止与无资质、无履约能力、无履约信用的单位或个人签订合同。

第二十九条禁止在合同中出现字迹模糊、语言书写错误、意思表达不清楚的条款。

第三十条禁止在已签字或盖章的合同中增加、减少、变更任何合同条款。

第三十一条禁止使用、套用工厂印章及其他各类印章（红色）的扫描件等从事业务活动。

特殊情形须按评审流程评审通过盖章后方可复制使用扫描件。

第三十二条签订合同，应由工厂负责人或其受托人签字并加盖企业公章或合同专用章，并注明签订时间、地点。

代理人签订合同的，应持有企业负责人签发并加盖企业公章的《企业负责人授权委托书》，并在授权的范围和期限内签订合同。

第三十三条合同中空白处需加盖空白专用章（或填写“此处空白”“以下无正文”等字样），不得在有空白或填写不全的合同及与合同有关的商务函件上加盖公章。

盖章的合同应标注页码并加盖讫封章。

第三十四条合同专用章应由专人管理，原则上不得在空白合同书上盖章。

确因特殊情况需要在空白合同书上盖章的，必须经厂长批示后，方可办理。

经办人员应对空白合同书的保管负全部责任。

已盖章的空白合同，已签订的合同等遗失的，应及时采取向公安机关报案、登报声明等措施防范风险。

第三十五条合同生效时间一般是以最后盖章日期为准（合同另有约定的除外）。

工厂在加盖合同专用章时，应当注明盖章日期。

合同经办人应当仔细审查合同履约期限和合同生效日期的相关条款，不得出现合同履约期限早于合同生效日期的情形。

第三十六条合同生效后，需要签订变更协议、补充协议的，应审查个别条款的变更是否影响主合同其他条款的按约履行。

签订变更、补充、确认等与合同有关的协议，应首先由合同经办部门提出意见草拟协议内容，按合同评审程序评审。

任何部门及个人不得未经授权私自向客户出具与业务有关的函件和任何带有承诺性的函件。

第三十七条合同经办人应具备法律风险意识，合同存在隐患或发生合同纠纷时，应及时主动提交主管领导批准后转交法律事务部，共同研究解决合同纠纷的办法并提供解决纠纷所需的全部材料，并对资料的真实性、完整性负责。

第四章合同的履行及日常管理第三十八条合同生效后，合同经办部门应当按照合同约定全面履行义务，并督促合同对方及时履行合同约定的义务。

第三十九条合同履行过程中，合同对方因有关合同履行的具体问题要求己方给予答复函件的，按下列情形处理：（一）属于纯技术问题的函件，应根据合同中具体约定及函件中的要求，经征求技术部门审核通过并拟订具体的答复意见后给予回复；（二）属于产品质量问题的函件，经征求质量管理部门审核，拟订具体的答复意见按评审程序评审通过后再正式回函答复；（三）属于商务问题的函件，双方当事人通过各种方式送达对方的商务函件等材料，应当严格审查。

对于往来函件内容与主合同条款内容相抵触、变更和额外附加合同义务的，应当在收到函件当日内提出分析意见并以报告的形式汇报。

如需回函的，复函材料应按合同评审程序执行，并对往来函件与原合同一并存档。

第四十条合同经办人员应积极收集合同相对方有关能够反映资信状况、履约能力等方面的信息。

第四十一条合同经办部门对合同的履行情况实行动态化更新管理，并及时做好记录。

合同经办部门积极配合法律事务部做好合同履约情况的监督检查工作。

第四十二条合同经办部门应当熟悉合同义务，合同履行中如工厂无法满足合同约定义务（如：交货期等）应积极主动采取补救措施，规避不能按约履行的违约责任。

第四十三条合同经办部门对合同履行情况应定期以履约反馈表的形式反馈至法律事务部。

第四十四条法律事务部对各部门签订的合同进行动态抽查，并对有风险的合同评估后提出防范措施并上报。

第四十五条合同经办人员若发现对方当事人有下列情况之一的，应在当日内上报工厂领导及法律事务部：（一）经营状况严重恶化；（二）转移财产，抽逃资金，以逃避债务的；（三）丧失商业信誉；（四）有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形。

第四十六条禁止出现先履行后补签合同的情形（发货前付清全款和长期合作单位公函订货经厂领导审批同意后补签合同的除外）。

第四十七条合同经办部门设专人负责合同的管理，实行岗位负责制。

第四十八条合同文本及有关补充的文书、电报、函件及图表等都是合同的组成部分，应由工厂合同经办部门、财务部门、档案部门妥善保管。

送货回单、发票签收回单以及业务往来中的传真、信函、对账单等资料，业务人员应妥善保管，并及时按规定送交对应部门存档。

未经工厂主管领导同意禁止私自复制或借出。

第四十九条合同经办人员与本单位终止劳动关系前应将空白合同、空白介绍信、授权委托书等有关资料全部交回企管处，经确认后方可办理劳动关系终止的手续。

第五十条合同经办人员与本单位终止劳动关系或者因其他原因发生劳动关系变更的情形，人力资源部门应在劳动关系发生变更时及时告知各相关部门。

合同经办部门应公开声明，通知与合同经办人员有业务往来的企业，以防止欺诈产生的风险。