辅助项目管理软件的对比研究100103

辅助项目管理软件的对比研究

项目进行时，经常会因为项目头绪过多、资料更新快、数据量大等原因，使得我们需要借鉴管理学方法论和计算机软件辅助项目管理工作。在管理学方法论，尤其是运营管理方法论方面，任务分解结构技术（WBS）、甘特图（Gantt Chart）和关键路径法（CPM）是常用的项目管理方法；在计算机软件方面，Word、Excel、PowerPoint、Outlook、MindManager 和Porject均可以进行项目管理的辅助工作。结合运营管理方法和计算机软件，一方面可以提高我们项目成本、进度和质量的控制效率；另一方面，通过积累数据，便于整个公司的知识管理。

综合运营管理方法和软件的特点，对候选辅助项目管理软件进行逐一分析如下：

1．Microsoft Office Word

定位：文字处理软件，具有强大的文字处理和排版能力。

优点：描述详尽、符合一般人员的阅读习惯——通过文字详细描述项目的流程、任务分解结构、个人职责等。

缺点：一是，Word几乎没有计算能力，无法进行定量分析；二是，Word构图能力较差，进行甘特图和网络图设计时，效率低下；三是，Word动态变化能力差，只能反映项目的截面状况，难以实现项目数据的更新和项目进展的监控；四是，缺乏同步能力，无法实现项目小组内部成员的数据共享与更新。

2．Microsoft Office Excel

定位：表格处理软件，具有强大的表格设计和数据处理能力。

优点：一是，由于Excel数据处理能力强大，具备了一定程度的数据库建构和应用能力，并且界面友好，便于理解，所以能够对项目数据进行实时更新，并通过数据组合与计算生成各种报告；二是，Excel具备简单的构图能力，尤其是甘特图的设计，结合数据属性判断，能够实现甘特图的实时更新。

缺点：一是，当数据结构比较复杂，表格数量较多时，用户理解难度大；二是，对于数据后来的逻辑联系解释能力较差；三是，面对甘特图之外的图形设计能力较差；四是，缺乏同步能力，无法实现项目小组内部成员的数据共享与更新。

3．Microsoft Office PowerPoint

定位：演示材料处理软件，具有强大的图形设计能力。

优点：一是，简单易懂，在设计过程中通过PowerPoint的各种辅助模板和程序，能够有效提高图形设计效率，而在使用过程中，通过图形展示，便于传递思维线索和结果；二是，具备一定整合能力，能够与其他软件配合，实现部分项目数据和进度的实时更新。

缺点：一是，PowerPoint与Word一样属于展示类软件，缺乏计算能力，无法进行定量分析；二是，PowerPoint难以实现图表的自动组合，生成新的图形；三是，只有通过其

他软件配合才可以实现项目数据更新和项目进度监控的功能；四是，缺乏同步能力，无法实现项目小组内部成员的数据共享与更新。

4．Microsoft Office Outlook

定位：个人通信和日程管理软件，具备强大的邮件管理、日程管理和同步能力。

优点：一是，强大的日程管理——通过日历和任务的管理，实现个人的项目进度控制；二是，以邮件和通讯录为基础构建同步系统，能够实现与他人的日程、文件、联系人等信息的同步，实现团队的项目进度控制；三是，强大的整合能力——基于Microsoft Office平台，实现Outlook数据与其他软件数据的转化和同步功能。综上所述，Outlook是唯一一款基于数据共享设计的软件，因此它能够帮助项目小组内部实现即时的数据共享和进度更新，所以在项目进度控制上，具有先天的优势。

缺点：一是，界面种类多样，功能强大，涉及的网络协议繁多，客户需要较长时间以便完全熟悉此软件；二是，由于Outlook整合能力强大，完全发挥Outlook功能需要大量其他软件的配合；三是，除了日程、任务和联系人管理外，Outlook不具备项目管理所需的其他任何功能（构图、报表、计算等）。

5．MindManager

定位：基于脑图理论的图形设计软件。

优点：由于此软件是依据脑图理论设计，可以通过智能化图形辅助，将思考过程形象的展示出来，因此对头脑风暴、思路分析、计划分析等具有强大的处理能力。在项目管理方面，可以通过对项目思路和进度设计的无限细分，帮助我们对每个细节进行分析。

缺点：此软件的优点和缺点同样突出，除了构建脑图之外，完全不具备项目管理所需要的其他所有功能。

6．Microsoft Office Project

定位：项目管理软件。

优点：一款Microsoft专门针对项目管理开发的软件，能够完美实现运营管理中的网络图思想。通过项目进程和资源两个基本元素，实现了项目计划、图表生成、进度控制、项目分析等功能。

缺点：一是，由于Project功能过于强大，并且设计理念是基于网络图思想，因此用户界面非常复杂；用户在没有完成软件使用和管理方法论培训的情况下，难以实现对软件的熟练使用；二是，Project是一个项目管理平台，其结果数据和图形的输出，需要Excel和Visiso的配合；三是，Project可以实现数据共享和同步功能，但是其使用建设难度远远大于Outlook。

综上所述，根据项目特点和个人需要选取适当的运营管理方法和软件，从而达到改进项目管理效率，实现项目增值的目的。然而这些运营管理方法和软件只是我们思维结果的反映，对于客户需求的理解和项目思路的创新是无法取代的。