药房计算机系统的操作和管理程序

药房计算机系统的操作和管理程序

1．目的：为了加强门店计算机系统的管理，充分发挥计算机在实际工作中的作用，根据公司与门店实际情况，特制定该程序。

2．依据：《药品经营质量管理规范>>

3．范围：本制度适用于连锁门店对计算机系统的操作和管理。

4．职责：门店所有人员对本程序负责。

5．内容：

5.1计算机系统采用时空软件进行经营管理，由信息管理部指定专人管理，不得进行与工作无关的操作。

5.2授权：依据各岗位的工作职责，授予相关人员的系统操作权限并设置用户名、密码，任何人不得越权、越岗操作。

5.2.1操作权限由各门店依据工作职责申请，填写《计算机系统操作权限申请表》并交质量管理部部门审核。

5.2.2质量管理部门根据申请人的工作情况进行审核，审核应有明确的处理意见。

5.2.3审核完毕后，由系统管理员授予申请人用户名、

初始密码和相应的权限。

5.2.4质量管理部负责跟踪检查权限使用情况，如若与岗位或职责不符，及时向系统管理员提出调整。

5.3登录：各操作岗位通过输入用户名、密码等身份确认方式登录系统，并在权限范围内录入或查询数据，未经批准不得修改数据信息。

5.3.1修改各类业务经营数据时，操作人员在职责范围内提出申请，经质量管理人员审核批准后方可修改，修改的原因和过程在系统中予以记录。

5.3.2系统对各岗位操作人姓名的记录，根据专有的用

户名及密码自动生成，不得采用手工编辑或菜单选择

等方式录入；

5.3.3系统操作、数据记录日期和时间由系统自动生成，不得采用手工编辑、菜单选择等方式录入。

5.4药品经营过程使用计算系统，分别由相关人员录入和保存：

5.4.1基础数据库：供货单位及其销售人员、购货单位及采购人员、采购品种、委托运输单位等，由专职质量管理

人员依据审批合格的资料据实录入、更新和保存。其他人员只能查询和使用。

5.4.2采购环节：采购人员应依据系统基础数据库生成采购订单，采购订单确认后，生成采购记录。拒绝出现超出经营方式或经营范围的采购订单生成。

5.4.3收货环节：药品到货时，收货人员核对采购订单，对照实物确认相关信息无误后，方可进行收货，并在系统中进行收货确认，通知验收人员验收；冷藏药品到货还须登记收货记录。

5.4.4验收环节：验收人员按规定进行药品质量验收，在采购订单的基础上导入生成验收记录的基础数据，对照药品实物录入药品的批号、生产日期、有效期、到货数量、验收合格数量、验收结果等内容并确认后，生成和保存验收记录。

5.4.5储存环节：入店时，依据质量管理基础数据，自动识别处方药、特殊管理的药品以及其他国家有专门管理要求的药品，将其药品放入相应的储存区域。

5.4.6养护环节:依据质量管理基础数据和养护制度，对

库存药品按期自动生成陈列药品检查计划，养护人员依据养护计划对陈列药品进行有序、合理的养护并生成和保存养护检查记录。

5.4.7销售环节：

5.4.7.1对于国家有专门管理要求的药品，不得超数量销售；

5.4.7.2与结算系统、开票系统对接，对每笔销售自动打印销售票据，并自动生成销售记录；

5.4.7.3据质量管理基础数据，对拆零药品单独建立销售记录，对拆零药品实施安全、合理的销售控制；

5.5对经营过程中发现的质量有疑问的药品的控制：

5.5.1各岗位发现质量有疑问药品，在系统中及时锁定药品，并通知质量管理人员处理。

5.5.2质量管理人员接到通知后，调查确认不属于质量问题的解除锁定，属于不合格药品的在系统生成不合格记录；

5.5.3系统对质量不合格药品的处理过程、处理结果进行记录，跟踪处理结果。

5.6效期控制：对店内药品有效期进行自动跟踪和控制，对近效期药品进行预警提示、超有效期药品自动锁定及停售。

5.7数据安全：

5.7.1采用安全、可靠的方式存储和备份各类记录和数据

5.7.2计算机系统按日备份，备份数据除存于服务器外，另存一份到移动硬盘上。

5.7.3移动硬盘存放在安全场所，防止与服务器同时遭遇灾害造成损坏或丢失；

5.7.4数据至少保存5年。