用信息化架起办公室工作的高效之路

用信息化架起办公室工作的高效之路

摘要20世纪90年代，办公室工作人员这样形象地比喻自己的工作方式：“剪贴抄写，跑断腿，累倒人”。然而短短十余年后的今天，信息技术的迅猛发展和广泛应用，已经完全颠覆了办公室人员当初对工作的印象，各行各业的工作模式都随着信息化的革命性发展在工作模式上产生了翻天覆地的变化。办公室管理工作的日常事务大部分都需要借助计算机处理技术和计算机信息系统得以实现。作为办公室管理人员要不断地加强自身的完善和学习，提高业务水平，适应现代企事业单位发展的需要。正确、高效的处理好公司的各项事务，维护公司的正常運转，提高企业的经济效益和社会效益。

关键词信息化时代；办公室管理工作；经济效益

1 信息化时代办公室工作的地位和作用

1.1 中心的地位和作用

一是执行部门，负责贯彻执行领导做出的决策和坚定；二是监督部门，负责检查监督各执行部门贯彻实施领导的决策；三是反馈部门，负责发夹下属规模的各种信息并加以分析处理，及时向领导报告。由于办公室兼有多种姑娘，对上要当好领导的参谋、助手，对下要检查监督和组织协调，对外要搞好横向联系，因而处于“决策-执行-监督-反馈”组成的连环的中心[1]。

1.2 枢纽的地位和作用

办公室在一个企业中，是沟通上下、协调左右、联系各方，保证企业正常运转的枢纽。如果把企业比作一个人的话，那么，企业的领导是大脑，各业务部门是四肢，办公室则是中枢神经系统。是办公室把大脑的指令传递给四肢，又把四肢的信息反馈给大脑，以便让大脑及时调整决策，推动整个机体的正常运行。

1.3 窗口的地位和作用

办公室是一个企业的总进出口，对于上、下级企业和客户来说，是信息网络中心，处于联络站的地位，是联络上下左右、沟通四面八方的窗口。办公室负责接收来文来函、接待上下级及客户，处理各种公务往来，一般与外界的联系，都首先通过办公室，客户对企业的第一印象也常常是看到办公室的精神面貌、管理水平和工作效率等等，通过办公室这个窗口体现出来。

2 高质量、高效率推进办公室业务信息化建设

2.1 建好门户网站

以建立门户网站和业务系统为切入点，遵循“透明、服务、便捷”的原则，按

照“业务公开的窗口、服务企业的平台、提高效能的工具”的定位，突出“信息公开、在线办事、员工参与”的功能，持续加强办公室门户网站建设，使网站功能和服务不断贴近办公室业务发展需要，为办公室系统员工提供了优质服务。一是以公开促共享。及时更新完善部门概况中的“主要职能”“机构设置”“领导分工”“岗位职责”“员工手册”“部门通讯”等栏目；梳理办公室相关业务流程，建立网上查询、表格下载等栏目，方便业务办理；每周发布部门重点工作，授权管理各相关业务栏目，打破科室职能设置，加强信息资源整合共享，做到科室工作内容及时上网发布，数据资源信息共享，形成办公室统一的办公决策信息资源库，使之成为办公室成员掌握资源的重要手段。二是以互动促提高。先后设立了办公室主任信箱、机关后勤服务信箱，及时答复、解决和解释员工反映的问题，成为机关、基层员工反映问题的重要渠道，得到了机关部门的一致好评；经常性开展网上问卷调查，征求办公室系统对我办工作的意见建议，帮助我们提高服务水平。三是以动态促建设。在“通知通告”栏目中及时发布办公室业务通知，在“部门动态”栏目中及时发布办公室工作动态，在“工作计划”栏目中及时发布办公室周工作任务，在“秘书工作”栏目中及时上传各类综合材料，等等，并在一定范围内授权公开，方便机关及基层查阅。实现了门户网站常建常新，浏览访问者越来越多，成为宣传办公室形象重要窗口[2]。

2.2 全员参与是基础

在办公室业务信息化建设初期，大家有一种模糊认识：信息化是科技人员的事、是年轻人的事、是个别职能部门的事，对自己无关紧要。针对这种情况，在具体建设中，我们让每一位员工都参与应用系统设计，让相关业务人员都参与其中，讨论设计方案，让大家明白信息化建设不是某几个人的事，也不是运转几台机器那么简单，每个人其实都是某项工作中的“一把手”，通过这种方式激发每位员工的参与热情。此外，还通过集中座谈、个别交流等方法，让大家逐步了解和认识各个系统，并积极参与进来，共同想办法逐步改进和提高。

2.3 加强培训是保障

一是加强选拔培养。注重选拔综合素质高、熟悉计算机应用、协作能力强的人员充实到办公室队伍当中，并结合业务工作需要，每年组织业务学习班加强培训，使办公室每一个员工都具有较高的信息化素养，了解现代信息技术和网络基本知识，并能结合各自业务熟练应用，既是办理综合行政业务的好手，也是信息化骨干，从而有力保障了办公室业务信息化建设的持续推进。二是加强应用培训。基于各个应用系统的建设、维护和深化应用，加强办公室人员计算机技能的培训，先后组织举办了多期电子文件系统安装维护和操作人员培训班，培训办公室系统人员一千余人次，提高了办公室系统的信息化应用水平。三是建立专兼职维护队伍。一方面，依托公司数据中心的专业技术力量，为办公室信息系统的建设、运维提供实时指导和应用服务；另一方面，组织办公室系统人员开展信息系统应用集中培训，并负责办公室信息系统的日常应用和维护。目前，公司机关、基层办公室（综合科）都建立了自己的专兼职信息系统维护力量，为办公室业务信息系统的正常运转维护提供了有力保障[3]。

3 结束语

办公室系统是企业运转的中枢，办公室的工作效率和水平，在一定程度上影响着整个企业运转的效率和水平。办公室业务信息化建设，并不是一个自然而然、一蹴而就的过程，它需要办公室管理者敏锐察觉日新月异的现代信息技术对办公室传统工作方式可能产生的影响和改变，准确把握信息技术有效融入办公室工作的切入点和突破口，结合办公室业务实际进行深入研究、顶层设计，并给予持续关注和大力推进。

参考文献

[1] 石玉华.浅论新形势下如何开展办公室工作[J].山东化工，

2004，（06）：45-46.

[2] 杨玲.浅谈办公室管理工作[J].西南民族学院学报（哲学社会科学版），1998，（xn）：192-194.

[3] 杜光鉴.加强教育引导着力提高办公室人员综合素质[J].秘书之友，2001，（04）：11.