工程技术资料整理移交工作规范09.12.25

工程技术资料移交整理规范及流程

一、移交监察室归档的资料范围

（按《工程技术资料工作指引》中要求执行）

二、移交资料基本要求

1、归档工程文件组卷分类必须清楚，按照监察室下发的《工程技术资料工作指引》，将不同的文件资料分开装订、同类型的资料装订成册，并按工程进度依次编制流水编号。

2、移交资料类别必须齐全，内容完整。

3、归档的工程文件原则上为原件。没有原件时，复印件要清晰，并注明原件存放位置。

4、归档文件应字迹清楚、签字盖章手续完备。

5、工程资料统一采用A4纸规格，不符合标准的原始资料要通过折叠和粘贴的方式达到A4幅面(297mm×210mm)规格，图标栏露在外面。由政府及专业检测机构编制的装订成册的文件材料（如勘察报告）除外。

三、整理规范程序

（一）资料的整理及排列：

1、整理方法：

日常收集整理：按项目-单位工程进展先后所形成的资料类型装盒，按附件1《工程技术资料归档移交规范整理要求列表》分类组卷。

移交时整理要求：

（1）清整、检查各阶段形成的资料，确保严格按照附件1分类组卷；

（2）督促各工程师清理个人手中资料，将应归档的文件补充归档；

（3）粘贴案卷背脊：根据资料内容编写案卷题名及填写相关内容(参见附件4)；

（4）将已装盒的卷内资料按件进行编号，并编制资料卷内目录。

2、整理步骤：

组卷年度：同类型、同一盒中资料最晚形成的时间就是组卷时间。

（1）根据工程进展顺序清整已装盒的资料，先按“单位工程-类型”的标准分类，然后分别按年度先后依次编顺序号，如：2002、2003、2004……。

A、不同档案盒或卷的排列方法：

同一个项目竣工工程、同一工程阶段的资料，则以组卷年度先后从低年度到高年度依次编号排列，以此类推，案卷盒的排列如：2008、2009……。

B、同一盒或卷内资料的排列方法：

同项目、同类型的资料放置于同一盒中或卷中。同一盒或卷内的资料按形成年度先后从低年度到高年度依次编号排列。

例：某盒中有两卷，即01-02，分别形成年度为2000、2001年，在盒中依次排列为2000、2001；又以某卷为例：某卷最早年度为1999，最晚年度为2001，卷内文件依次排列为1999、2000、2001年，其组卷年度为2001年）。

（2）按工程进展分类型、分专业逐一清查盒中内容，按照类别进行组卷装订，不同类别的资料要分开装订，如工程开工令，同一个单位工程的则按照时间顺序装订在一起组成一卷，即使资料再少，也不能将不同类型的资料装订成一卷。

不同内容的案卷可以放在同一个档案盒中，该盒案卷题名根据盒内案卷的主要内容综合而成，比如一个档案盒中包含工程开工令、工程延期报告两卷资料，可以概括为：某某项目工程开工令、工程延期报告等资料。（详见附件3）

（3）盒中每卷必须编制卷内目录与该卷一起装订，以便及时查阅相关卷内内容。

（4）填写《档案资料移交书》，向档案部门正式办理资料移交手续，并进行清点双方签字认可。

（二）档案盒背脊格式：（参见附件4）

1、背脊内容如下：

公司全宗名称：必须填写；

分类号：不用填写；

年度：必须填写，以该盒中材料最后形成年度为该盒组卷年度,它是项目技术资料规范编号的重要参数；

题名：必须填写，概括盒中内容主题编写而成；

资料涉及年度：必须填写，该盒中案卷文件形成的最早和最晚时间；

卷号：该盒中案卷的编号，先用铅笔填写，最终归档时与档案部门共同填入。

2、背脊格式：

（1）一般要求填写内容在格中的中间位置；

题名填写为竖行格式，起首空两个字的格；

题名填写内容中同类的用顿号分隔，不同类的用分号分隔；

案卷号统一为两位数字。

（2）背脊标签规格：

长不超过盒背所划的上线和下线；

宽以盒本身背宽为准，不超过盒背的两边边沿。

（3）背脊字体要求：

全宗名称：仿宋小一号

项目公司简称：仿宋小四号

分类号：仿宋小二号

年度：仿宋小二号

题名：仿宋四号

卷号：仿宋小二号。

（4）背脊标签的材质：统一使用A4牛皮纸。

四、资料移交流程：（详见附件2）

五、应注意事项

1、工程部资料员必须集中管理本部门的工程资料，任何人不得擅自将工程技术资料保留在个人手中。工程师在收到资料后，必须在规定时间内审批完毕，并及时向工程部资料室归档。

2、工程资料的分类要科学合理，原则上都要按照单位工程进行分柜分类。工程部资料员收到资料后要及时归档编目，不得出现资料堆积的情况。

3、工程部资料室的档案柜要随用随琐。

4、各种资料的收发台帐要登记及时详尽，重要资料的收发台帐（比如设计变更、图纸）要详细登记到时分。

附件1：工程技术资料归档移交规范整理要求列表

层，可能是几栋楼组合在一起才是一个单位工程，对于别墅等资料较少的单体，可以按片区或者组团进行划分。几个项目共用并且无法分开的资料，可以组综合卷。

附件2：工程技术资料移交工作流程图

资

料

预

验

收

阶

段

资

料

正

式

移

交

阶

段

附件3：工程技术资料移交预验收申请表

可以采用OA系统进行流转。

附件4：工程技术资料背脊规范样式图例