婚姻登记档案管理调研报告

婚姻登记档案是婚姻登记机关在办理结婚登记、撤销婚姻、离婚登记、补发婚姻登记证的过程中形成的具有凭证作用的各种记录，是证明当事人婚姻状况的真实凭证。2006年1月23日，《婚姻登记档案管理办法》（以下简称《办法》）的颁布实施,有力推动了我国婚姻登记档案管理规范化建设工作。但在目前工作中，作为基层仍存在着一些实际问题，严重影响了婚姻登记档案管理工作的开展。针对此问题，我就我县婚姻登记档案管理进行了调研，现将调研结果报告如下：
一、婚姻登记档案管理现状
（一）、标准不一，档案资料保存不完整。一是婚姻登记档案缺失。由于以前机制体制的问题，婚姻登记的档案是在各乡镇办理和保存的，后来各乡镇撤销了登记处，以及人员变动等因素造成了在移交给县民政局的所有档案中，最早的是1987年档案，大部分合并乡镇只移交区划调整以后年份的婚姻档案，且各乡镇移交的档案材料极不完整，有的整年缺失，个别档案缺失的现象十分普遍。二是立档资料不齐。主要表现为当事人身份证或户口簿复印件不齐全，婚姻登记档案的核心材料所用的纸、笔、墨不规范，部分证件复印件模糊不清等，不利于档案的长期保存。究其原因，客观上是因为以往婚姻登记档案分散在各乡镇民政办（所），跨越时间长达几十年。许多档案无专人负责，无固定地点保管，导致婚姻档案在移交中遗失和毁损。主观原因是管理体制不健全以及管理人员素质不高。婚姻登记档案工作人员多是兼职，大部分档案管理人员没经过系统的档案业务培训；档案管理人员责任心不强，对档案工作认识不深，工作懒散马虎，忽视了婚姻登记档案对构建和谐社会的重大作用，导致立卷归档移交不及时、不完整，甚至不归档、不移交，人为造成损毁遗失。
（二）、认识不高，档案硬件建设受限制。档案工作不同于一般的“政绩工程”，它不会产生显著的社会效益和经济效益，工作成绩难以得到肯定，导致少数领导档案管理意识薄弱，没有把婚姻档案工作纳上议事日程，档案管理无专人专职。这样，难免形成两种结果：一是硬件投入无保障。婚姻登记部门无专门的档案室，甚至有的无档案柜，更不用说添置档案室所需的通风防火防潮防损等设施设备，主要体现在以往分散在各乡镇的档案管理上。二是档案管理建设不科学。档案集中管理后，仍有部分单位无专人专职负责档案管理，现代化档案办公设备及安全设施配备不齐全，自上而下无统一的婚姻登记档案管理软件、档案无法按照《办法》规定立卷的内容

和要求实行纸制档案和电子档案双位建档相结合的管理。婚姻档案集中到县级民政部门管理后，也无专人管理，不能及时归档，更谈不上实行电子查档，档案查阅全靠手工。由于当事人反映时间不具体，定位不准确，致使工作人员每查一次档案，耗时短则20多分钟，长则2个多小时，极大加重了工作人员的工作负荷，严重影响了工作效率。
（三）、制度不全，档案利用管理不规范。据调查，婚姻登记档案保管多数未建立档案利用制度，没有明确责任分工和流程安排，没有严格按程序办理，对利用者身份审查不严，保密措施不健全，利用情况未作登记，利用效果未作统计分析，造成在利用过程中对档案内容失泄密，甚至造成档案原件遗失。这些问题既损害了婚姻登记当事人的权益，又可能造成不良的社会影响。婚姻登记档案之所以利用管理不规范，主要原因就是没有健全的管理制度和约束机制，档案管理工作干得好与坏，没有评定标准和奖惩措施。即使建立了管理制度，大多数情况下将相关制度束之高阁，没有按制度办事，行同摆设。
二、加强基层婚姻登记档案管理工作的几点建议
针对档案管理现状，我建议从以下三个方面着手，健全机制，查漏补缺，推动婚姻登记档案管理工作的健康发展。
（一）、提高认识，加大对婚姻登记档案管理工作的投入。加强婚姻登记档案管理，是维护婚姻当事人的合法权益的需要，是促进民政档案工作规范化管理的需要，是构建和谐社会的需要。因此，加强婚姻登记档案管理必须在人、才、物上得到充分保证。一是加强婚姻档案管理的组织领导，配齐专职的婚姻登记档案管理人员；二是加大对婚姻档案工作的经费投入，改善婚姻档案管理的硬件条件；三是稳定从事婚姻登记档案工作人员，以保证工作的稳定性和连续性。
（二）、强化责任，严肃《婚姻登记档案管理办法》的实施。《婚姻登记档案管理办法》是我国第一部关于婚姻登记档案管理的法规性文件，标志着我国婚姻登记档案工作开始步入规范化、法制化轨道。因此，婚姻登记档案管理部门一是要认真贯彻执行《婚姻登记档案管理办法》，明确档案工作职责，掌握婚姻登记材料收集、整理、归档、移交和查档服务的具体规定，确保婚姻登记档案收集完整、整理规范、安全保管、合理利用，强化工作人员科学管理意识和依法利用意识，推动婚姻登记档案的规范管理。二是要根据《婚姻登记档案管理办法》的要求结合本地实际，制定切实可行的实施细则，加强业务指导，严格履行监管职能，监督婚姻登记机关认真履行婚

姻登记档案的管理职责。三是要加大执法力度，开展不定期专题执法检查，重点检查婚姻登记档案的安全保管，加大对违法案件的查处力度，维护法律的严肃性，确保婚姻登记档案的安全，有效保护登记信息，切实维护婚姻当事人的合法权益。四是严格具体操作，按照《婚姻登记档案管理办法》规定立卷归档，婚姻档案分为四类，即结婚登记、离婚登记、补发婚姻登记、撤销婚姻登记，按人立卷，按时间顺序分设流水号，进行分类装订归档，认真填写归档内容、档案盒封面、背脊内容等，确保档案标准规范完整。
（三）、完善制度，切实做好婚姻登记档案的服务和利用工作。虽然《婚姻登记档案管理办法》从婚姻登记档案的收集、整理、保管和利用等各项工作做了相应的规定，但要规范化管理婚姻登记档案工作必须要有具体的约束机制，并制定健全的规章制度，如《婚姻登记档案管理制度》、《婚姻登记档案查阅制度》和《档案移交制度》等，确保工作人员有章可循，有法可依，按制度办事。《办法》第十五条对婚姻登记档案的利用也有明确规定：要求婚姻登记档案管理部门应当建立档案利用规章制度，明确办事程序；对婚姻登记机关、婚姻当事人及其委托人、司法部门、律师及其他诉讼代理人、其他单位组织和个人利用婚姻登记档案，分别做出了实体性和程序性要求，并规定利用婚姻登记档案的单位、组织和个人不得公开登记内容，不得损害婚姻当事人的合法权益；婚姻登记档案不得外借，复印时应加盖档案保管部门印章。因此，婚姻登记档案管理部门要健全制度，依制度按程序，为合法查借阅人员提供准确、及时的信息资料，切实维护婚姻当事人的合法权益，为构建和谐社会服务。